Особливості організації та функціонування інформаційних систем обліку основних засобів на прикладі СП „Городнянське виробничо-торгівел

МІНІСТЕРСТВО  ОСВІТИ ТА НАУКИ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ  УНІВЕРСИТЕТ ВОДНОГО ГОСПОДАРСТВА ТА ПРИРОДОКОРИСТУВАННЯ 
 
 

Кафедра обліку і аудиту 
 
 
 
 

Курсова робота

на  тему:

„ Особливості організації та функціонування інформаційних систем обліку основних засобів на прикладі СП „Городнянське виробничо-торгівельне обє’днання ”  
 
 
 
 
 

                                          Виконала:

                                                               студентка 4-ого курсу, ФЕіП      

                                                               спец. 6.050100 «Облік і аудит»

                                                               1 групи

                                                               Зєнченко Т.В. 

                                                                                               Перевірив:

__________________________ 
 
 
 
 
 

                                                  Рівне 2008

ЗМІСТ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      ВСТУП 

    В сучасних економічних умовах діяльність кожного господарюючого суб’єкта являється предметом уваги широкого кола учасників ринкових відносин (організацій і осіб), які зацікавленні в результатах його функціонування. На основі доступної їм звітно-облікової інформації вказані особи намагаються оцінити фінансове положення підприємства, для прийняття рішень.

      Тому  метою написання курсової роботи з дисципліни «Інформаційні системи  обліку» є вивчення особливостей організації та функціонування обліку основних засобів на прикладі СП«Городнянське виробничо-торгівельне обє’днання», співставлення технологічних можливостей декількох інформаційних систем бухгалтерського обліку, розробка рекомендацій по підвищенню ефективності облікового процесу та оцінка впровадження найефективнішого програмного забезпечення.

      Для досягнення підприємством стратегічних та тактичних цілей вимагає від  них постійного поповнення новими засобами праці для оновлення технології виробництва, збільшення обсягу існуючої продукції та виведення на ринок  нової.

      На  перший план виходить проінформованість  зацікавлених осіб про наявність  засобів праці та постійний контроль за їх правильним використанням.

      Сприятливим фактором автоматизації є стабільність постійної облікової інформації, що формується на підприємстві.

      У курсові  роботі потрібно вирішити наступні завдання:

1. Ознайомитися з принципами організації обліку в СП «Городнянське виробничо-торгівельне обє’днання».
2. Вивчити автоматизацію обліку основних засобів в розрізі первинного, синтетичного та аналітичного обліку.
3. Ознайомитися з технологією підготовки звітності в умовах функціонування інформаційних систем з питань обліку основних засобів.
4. Запропонувати шляхи вдосконалення організації обліку на підприємстві.

     Тема  курсової роботи є актуальною, оскільки правильно побудований облік основних засобів і різнобічне використання інформації повинно сприяти ефективному управлінню виробничої діяльності підприємства, а також проведення обґрунтованої зваженої інвестиційної політики 
 
 
 
 
 

1. Принципи  організаціїї автоматизації  обліку на прикладі Спільного підприємства ”Городнянське виробничо-торгівельне обєднання”

1. Економіко-організаційна характеристика підприємства

Спільне підприємство ,,Городянське виробничо-торгівельне  об’єднання” є юридичною особою, керується в своїй діяльності Законом ,,України Про споживчу кооперацію”. Підприємство засноване на колективній власності рай споживспілки та споживчих товариств.

Метою діяльності СП є забезпечення потреб системи споживчої кооперації України  в товарах, матеріалах, обладнанні, виконані роботи, наданні послуг тощо, на основі раціонального використання виробничих потужностей, наявних ресурсів та доходів для реалізації соціальних і економічних інтересів членів споживчих товариств.

      Спільне підприємство здійснює  такі види діяльності:

• виробництво хліба та хлібобулочних виробів;
• роздрібна торгівля в неспеціалізованих магазинах переважно з продовольчим асортиментом;
• діяльність загальнодоступних їдалень;
• будівництво об’єктів виробничого і соціально-побутового призначення;
• посередницька,зовнішньо-економічна діяльність та інші види,не заборонені чинним законодавством України;
• надання послуг виробничого характеру    населенню, установам, підприємствам.

   Майно підприємства складається з основних засобів, оборотних коштів,а також  інших цінностей, вартість яких відображається на самостійному балансі підприємства. Джерелами формування майна є грошові та матеріальні вклади Засновників і Учасників;доходи одержані від реалізації продукції, а також від інших видів господарської діяльності;доходи від цінних паперів;кредити банків та інших кредиторів;

Підприємство, з дозволу власників в особі Ради Засновників або уповноваженого органу, має право:

• здавати в оперативну оренду,надавати за плату в тимчасове користування будівлі,споруди,обладнання,транспортні засоби тощо за попереднім погодженням з Радою Засновників або за її згодою правлінням райспоживспілки;
• приймати протягом року вклади до статутного фонду від фізичних осіб, а також від юридичних, які на добровільних засадач прийняли рішення стати Учасником підприємства;
• залучати до участі в діяльності підприємства третіх осіб на умовах, встановлених Радою Засновників;
• підприємство має право самостійно реалізовувати товари,вироблену продукцію,матеріали, обладнання; створювати відповідні фонди, необхідні для забезпечення діяльності підприємства в установленому порядку;
• створювати філіали,представництва,відділення та інші відділення з правом відкриття поточних та розрахункових рахунків і затверджувати положення про них;
•      самостійно або на договірних засадах встановлювати вільні ціни і тарифи на продукцію товарно-виробничого призначення, ировину і тавари народного господарства, що виробляється і закуповується ними.

                                   Організація бухгалтерського обліку

   Бухгалтерський  фінансовий облік СП„Городянське виробничо-торгівельне об’єднання” здійснюється бухгалтерською службою, а саме - головним бухгалтером, який, призначається на посаду правлінням спільним підприємством „Городянське виробничо-торгівельне об’єднання ” на умовах, передбачається контрактом. Головний бухгалтер СП „ Городянське виробничо-торгівельне об’єднання ”:

• забезпечує контроль та відображення на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій, надання оперативної інформації, складання і подання у встановлені терміни бухгалтерської звітності, здійснює економічний аналіз діяльності фірми;
• підписує разом з керівником документи, що є підставою для приймання і видачі товарно-матеріальних цінностей та коштів, а також розрахункові, кредитні, фінансові зобов’язання, візує господарські договори;
• бере участь у роботі юридичних служб з оформлення матеріалів щодо відшкодувань втрат від нестач і крадіжок власності підприємства;
• забезпечує зберігання первинних документів та облікових реєстрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву.

   З головним бухгалтером також погоджується прийняття (призначення), переведення та звільнення матеріально-відповідальних працівників.

   Під час розподілу прав і обов’язків на даному піжприємстві враховується також правила, що стосуються виконання облікових робіт:

• права працівників на підпис документів визначаються керівником підприємства і оформлюються наказом;
• відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення бухгалтерського обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи;
• вимоги щодо порядку до бухгалтерії необхідних документів та відомостей визначаються головним бухгалтером підприємства.

   Суцільне документування господарських операцій забезпечує наявність доказів їх здійснення. З цією метою при заповненні первинних документів на підприємстві особлива увага звертається на заповнення усіх необхідних реквізитів усіх без винятку документів. Первинні документи складаються у момент здійснення операції або безпосередньо після її закінчення. Усі первинні документи складаються в основному на бланках типових форм. Первинні документи для надання їм юридичної сили і доказовості містять такі обов’язкові реквізити: назва підприємства, від імені якого складено документ, назва документа (форми), код форми, дата і місце складання, зміст господарської операції та її вимірники (у натуральному і вартісному виразі), посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за дозвіл та здійснення господарської операції та складання первинного документа. Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства з Державного реєстру, номер документу, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу – одержувача тощо.

Директор  СП “Городянське торгівельно-виробниче об’єднання ” зафіксовує факти здійснення всіх  господарських операцій, що були проведені, у первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей та документів. Первинні документи обов’язково підлягають перевірці головним бухгалтером за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов’язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству, логічна ув’язка окремих показників.

 Класифікація необоротних активів спільного підприємства:

   -  основні засоби - матеріальні активи, які підприємство  отримує з метою використання у здійсненні адміністра- тивних і соціально-культурних функцій, очікуваний термін корисного використання який перевищує 1 рік та вартістю більше 500 грн. Для цілей переоцінки та нарахування амортизації основні засоби поділяються на такі групи:

1. Земельні ділянки.
2. Капітальні витрати на поліпшення земель.
3. Будинки, споруди та передавальні пристрої,
4. Машини та обладнання:
1. Комп'ютерна та офісна техніка.
2. Касове обладнання та ваги.
3. Холодильне обладнання.
4. Інше технологічне обладнання в тому числі обладнання з конден- сування повітря.
5. Торгівельне обладнання.

5. Транспортні засоби.

1. Легкові автомобілі.
2. Вантажні автомобілі.
3. Інші транспортні засоби.

6. Інструменти, прилади, інвентар (меблі).

6.1 Меблі.

2. Інструменти.
3. Прилади та інвентар.

7. Інші основні засоби.

Підприємство  є платником різних податків і зборів та обов’язкових платежів до різних позабюджетних фондів, що здійснюється у обсязі та в строки встановлені законом.

     Щодо  основних техніко-економічних показників, то їхній аналіз. жерелом аналізу є річна звітність підприємства за  2006 рік, це зокрема:

• Форма № 1 “Баланс”;
• Форма № 2 “Звіт про фінансові результати”;
• Форма № 3 „Звіт про рух грошових коштів”;
• Форма № 4 „Звіт про власний капітал”;
• Форма № 5 „Примітки до річної фінансової звітності”.

2.   Основні принципи організації автоматизації обліку

     Головна мета функціонування бухгалтерської інформаційної системи на підприємстві є забезпечення керівництво підприємства фінансовою інформацією для прийняття обґрунтованих рішень при виборі альтернативних варіантів використання обмежених ресурсів.

     Бухгалтерські інформаційні системи представляють  бухгалтерську інформацію, що відображає повну картину господарської діяльності підприємства. На сучасному етапі в умовах переходу на міжнародні стандарти ведення бухгалтерського обліку змінилась орієнтація бухгалтерської інформації. Якщо зовсім недавно її основним користувачем були органи державного управління, то зараз бухгалтерська інформація є основою для прийняття управлінських рішень як всередині підприємства, так і зовнішніми щодо нього користувачами облікової інформації. Передусім вона надає кількісні дані, необхідні для виконання таких функцій управління виробництвом і комерційної діяльності підприємства, як планування, контроль і аналіз.

     Застосування  комп’ютерної техніки вносить певні  зміни до організації бухгалтерського  обліку, причому обчислювальна техніка  з допоміжного засобу перетворюється на визначний фактор організації обліку, змінюючи не тільки форму обліку, але й зміст. Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обробки інформації, за яких забезпечується різна швидкість надання звітної інформації. Вона забезпечується, як правило, раціональною організацією облікових даних, одноразовим їх отриманням та передачею по всіх напрямках.

     Виділяють дві послідовні стадії автоматизації  обліку: механізацію облікових робіт  на окремих ділянках обліку за допомогою  обчислювальних пристроїв та комплексну автоматизацію  бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої системи управління підприємством.

     Способи обробки облікової інформації поділяють  на три види:

• паперовий;
• механізований;
• комп’ютеризований;

     Обчислювальна техніка не вносить жодних змін до принципів облікової реєстрації, і ці принципи є незмінною основою облікової реєстрації при використанні комп’ютерної техніки. Використання обчислювальної техніки в обліку не зачіпає методологічних принципів того або іншого виду обліку, а тільки змінює технологію обробки облікової інформації.

     Найважливіші  відмінності організації бухгалтерського  обліку за допомогою комп’ютерної техніки надано у вигляді таблиці (табл. 1.2).

     Спосіб  обробки облікової інформації на даному підприємстві – паперовий. Однак, автоматизація обліку внесла б певні зміни до технології роботи бухгалтерії. Так, один виконавець поєднує функції декількох суміжних ділянок обліку. При проведенні оплати за придбаний основний засіб платіжним дорученням одночасно можна обробити рахунок постачальника, дані якого розносяться по об’єктах та шифрах аналітичного обліку. При цьому одразу ж формуються відомості про витрати на виробництво. Всі названі вище операції може виконати одна людина, до того ж, тільки вона відповідає за результати своєї роботи. 

Таблиця 1.2

Основні відмінності організації  обліку при комп’ютеризованому та безкомп’ютерному способах обробки  облікової інформації 

     Реальний  масштаб часу ведення бухгалтерських операцій за допомогою комп’ютерної мережі дозволяє суттєво прискорити весь процес обліку. При зміні даних  на одному робочому місці результати одразу ж стають доступними всім користувачам, які працюють в цій мережі.

     Стандартні  вимоги до обробки даних дають  можливість взаємо замінювати бухгалтерів  на різних ділянках роботи. Завдяки цьому скорочується кількість часу працівників бухгалтерії на виконання облікових функцій, зростають можливості для аналізу, статистичної обробки та підготовки аналітичної інформації, призначеної для ефективного управління підприємством.

     Спеціалізовані  бухгалтерські програми дозволяють:

1. Складати оборотну відомість і баланс в будь-який момент часу при будь-якій кількості введених господарських операцій. Це надає можливість в процесі обліку складати кілька проміжних оборотних відомостей для визначення собівартості продукції з урахуванням незавершеного виробництва, обороту по реалізації, прибутку тощо:
2. В будь-який момент часу коригувати введені операції:

• змінювати суму, дату, зміст і коментарі;

• доповнювати журнал операцій новими операціями в будь-якому місці і порядку;
• цілком і безслідно знищувати будь-які операції;

3. Будувати різноманітні звіти на підставі журналу операцій.

     Головним  призначенням бухгалтерської програми є полегшення рутинної роботи бухгалтера зі складання різних відомостей, журналів та звітів. За умови правильного  рознесення сум первинних документів по синтетичним рахункам, точного зазначення аналітичних об’єктів зведені дані розраховуються комп’ютером автоматично. До того ж, вкрай низькою є імовірність припущення арифметичних помилок.

     Використання  засобів автоматизації дозволяє практично повністю вирішити проблему точності і оперативності інформації. Протягом декількох хвилин можуть бути підготовлені різноманітні і деталізовані дані, необхідні для прийняття ефективних рішень.

     До  того ж, правильний вибір засобів  автоматизації та програмного забезпечення дозволяє легко і миттєво адаптувати роботу бухгалтерії до правових норм, які часто змінюються.

     Основні принципи автоматизації системи  обліку:

• Комп’ютер з допоміжного засобу стає визначальним фактором організації праці бухгалтера;
• Розподілена обробка облікових даних;
• Комп’ютеризація охоплює всі етапи обробки облікової інформації; збір первинної інформації, накопичення та обробку даних, формування звітності;
• Можливість організації без паперового накопичення первинних облікових даних і передачі їх по дистанційних каналах з наступним автоматичним складанням бухгалтерських проводок шляхом використання залежності між кореспондуючими рахунками;
• Забезпечення збереження, виявлення і недопущення несанкціонованого доступу до облікової інформації;
• Отримання інформації за запитом на будь-який момент часу;
• Можливість моделювання на підставі облікових даних в процесі аналізу господарських операцій;
• Створення об’єктивних умов, які виключають дублювання показників обліку, шляхом формування єдиного підходу до оцінки значимості інформаційної системи на всіх рівнях прийняття управлінських рішень, прогнозування, узагальнення, контролю, а також здійснення економічного аналізу.
3. Інформаційне забезпечення розв’язання задач обліку

     Вивчаючи  особливості господарської діяльності СП ”Городнянське виробничо-торгівельне об’єднання”, отримавши об’єктивну інформацію про діяльність підприємства – можна обґрунтувати необхідність створення комп’ютерної системи бухгалтерського обліку в лісгоспі.

     Облікова  система надає інформацію користувачам, що приймають рішення, яке може вплинути на наступні події. Обліковий працівник повинен передбачити взаємозв’язок між інформаційною системою, прогнозом користувача, який приймає рішення і процесом обраної дії, а також подіями які можуть відбутися.

     Інформаційні  ролі бухгалтера:

• приймач інформації;
• розповсюджувач інформації;
• професійний представник у зовнішньому середовищі.

     Форма бухгалтерського обліку на підприємстві – журнально-ордерна. Ця форма застосовується на використанні принципу систематизації та накопичування даних первинних документів безпосередньо в регістрах аналітичного і синтетичного обліку. Основними регістрами при цій формі обліку є журнали-ордери, що ведуться по кредиту синтетичних рахунків і дебету кореспондуючих рахунків.

     Функції бухгалтерського апарату значно зміняться в умовах автоматизації обліку, оскільки:

• комп’ютерна система бухгалтерського обліку характеризується повною автоматизацією обробки і систематизації облікової інформації. При цьому будь-які дані можуть відображатися в обліку одразу після їх введення в інформаційну базу даних;
• систематизація і узагальнення облікових і аналітичних даних, що існують в інформаційній базі, здійснюється автоматично. Узагальнення даних аналітичного і синтетичного обліку здійснюється одночасно на підставі однієї і тієї ж інформації;
• за бажанням можна перевірити правильність розрахунків, отримати розшифровки кожного результату із зазначенням всієї вхідної інформації і порядку проведення розрахунків.

     Значною мірою автоматизується контроль ведення бухгалтерського обліку, що сприяє підвищенню достовірності і правильності облікових даних. На бухгалтерський апарат покладається обов’язок контролювати виконання облікових робіт.

     Для ведення бухгалтерського обліку на СП ”Городнянське виробничо-торгівельне об’єднання” найбільш підходячими були б програмні продукти:

1. 1С: Бухгалтерія 7.7;
2. Парус-Підприємство.

     Під час вибору програмного продукту важливим є: функціональні вимоги (можливість розрахувати підсумки по рахунках бухгалтерського  обліку на будь-який момент часу; облік  в розрізі кількох валют); технічні вимоги (можливість редагування документів і звітів, що дозволяє користувачу створити форму звіту, засоби створення архівів даних та автоматичне відновлення інформації у випадку збою); комерційні вимоги (прийнятна ціна програми; оперативні консультації з проблем, які виникають в ході роботи).

     Кожна програма бухгалтерського обліку містить  певний набір інструментів, необхідних для роботи користувача з програмою. До них належать довідники, що застосовуються для збереження однотипної інформації.

     Кожна програма містить початково вбудовані сервісні механізми, які використовуються при виконанні будь-яких облікових операцій.

     Набір програм „1С: Підприємство 7.7” є  універсальною програмою автоматизації  діяльності підприємства, яка використовується для будь-яких розрізів економічної діяльності підприємства, в тому числі й різних ділянок бухгалтерського обліку.