Задачи, направления и формы использования архивных документов

Краевое  государственное  автономное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

« Добрянский гуманитарно-технологический  техникум

им. П.И. Сюзева»

 

 

 

 

 

Курсовая работа

Тема: «Задачи, направления и формы использования архивных документов»

 

 

 

Выполнил:

Студент 5 курса, группы

Специальности:

Документационное  обеспечение

управления и архивоведение

 

 Попова Дарья Александровна

 

   Руководитель:

   Расторгуева Ольга Олеговна

 

 

 

 

Добрянка 2013

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………3

ГЛАВА 1 НАПРАВЛЕНИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ  АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ………………………………………………………………..

1. Цели использования архивных документов……………………...

ГЛАВА 2 ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ  АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ...

1. Исполнение запросов социально-правового характера………….
2. Использование документов в средствах массовой информации
3. Организация информационных мероприятий
4. Выдача подлинных документов и дел во временное пользование
5. Публикация документов
6. Информирование руководства и структурных подразделений организации о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании

ГЛАВА 3 ЗАДАЧИ АРХИВОВ………………………………………………..

1. Функции архивов…………………………………………………….

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………...

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Основными принципами использования  документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность  и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и  использования. Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный документальный характер.           Людям в современном обществе постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременности и правильности принятия управленческих решений.                 Использование документов – сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в архивах использование документов считают разновидностью научной работы.

Использование архивных документов в нашей стране основывается на принципах  открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково  важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности.

Исходя из этого целью  курсовой работы, является изучение вопроса  использования, задачи и формы архивных документов.

В связи с поставленной целью в работе решались следующие  задачи:

1. Изучение направления использования архивных документов
2. Изучение форм использования архивных документов
3. Изучение задач и функций архивных документов

Актуальность данной работы заключается в том, что архивные документы используются в любом  предприятии. Все архивные документы  имеют свои задачи, формы и направления. Любое предприятие не имеет смысла без документов. Цель работы - объективная и полная характеристика направлений и каждой формы использования документов. Использование документов Архивного фонда Российской Федерации , хранящихся в государственных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", который в статье 26 указывает, что «пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом»  Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ.

«Архивоведение» - пособие, в котором в комплексе рассматриваются  проблемы направлений использования  документов, вопросы анализа целей  использования архивных документов и связанных с ними форм использования.

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1 НАПРАВЛЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Использование документов архива - это комплекс работ по обеспечению  информационных потребностей общества в ретроспективной документной  информации. В современном архивоведении основными направлениями использования архивных документов являются;

1. Укрепление российской  государственности;

2. Удовлетворение информационных  потребностей общества;

3. Обеспечение законных  прав и интересов граждан.

В процессе использования  документов архива участвуют две  стороны - архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации , негосударственные объединения, предприятия и фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже.

Использование документов в  России - сложная и ответственная  работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации.

Использование документов основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов.

Использование документов - применение пользователями и архивом  архивных документов и/или информации, в них содержащейся, в целях  удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства.

Порядок использования архивных документов устанавливается Федеральной  архивной службой России в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, другими федеральными законами и нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, относящимися к информации, информационному обеспечению и обмену информацией.

Основными принципами использования  документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность  и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования.

 

 

 

 

 

 

 

1. Цели использования архивных документов

 

Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми. Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления.

Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных  партий и группировок, для пропаганды официальной идеологии и политики правительства, для укрепления государственности, для укрепления государственной  безопасности, при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления, для заключения международных  договоров и пр.

Использование документов в  экономических целях применяется  при прогнозировании и планировании экономического развития, при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ, при осуществлении научных и прикладных исследований, для оптимизации производственных и технологических процессов.

Использование документов в  научных целях предполагает проведение научных исследований по исторических источникам , хранящимися в архивах.

Использование архивных документов в культурно-просветительских целях  предполагает подготовку юбилейных  выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов с СМИ, публикацию документов и обзоров. Использование  документов в социально-правовых целях  предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц и пр.

ГЛАВА 2 ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ  АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Формы использования архивных документов – это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования.

В соответствии с Основными  правилами работы архивов организаций  использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

 

2.1 Исполнение  запросов социально-правового характера

 

Запрос – это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой  заявителю информации. Исполнение запроса – поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.Существуют следующие виды запросов:

Тематические (выявление  информации по конкретной теме или  документальное подтверждение какого-либо факта);

Персональные , в том числе  биографические и генеалогические;

Социально-правовые.

Наиболее часто запрашиваются  сведения о трудовом стаже и заработной плате, об образовании, о службе в  Советской Армии, о пребывании в  плену, фашистских концлагерях, исправительно-трудовых учреждениях, о ранениях в годы ВОВ и других войн, об участии в партизанских движениях, о награждении медалями, орденами и другими знаками отличия, о гражданском состоянии, об имущественных правах, о государственной и общественной деятельности.

 

Консульские (направлены на защиту законных прав и интересов  граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства). Эти запросы являются разновидностью социально-правовых запросов, но отличаются от них тем, что поступают через Министерство иностранных дел РФ, посольства зарубежных стран в РФ, зарубежные организации, Центр розыска и информации ЦК общества Красного Креста РФ и др.

Исполнение запросов осуществляется в три этапа:

1. Прием запроса и работа с заявителем.
2. Поиск запрашиваемой информации.
3. Составление и выдача заявителю ответов на запросы.

При приеме запроса необходимо уделить внимание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель  изложил в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного  архива, рассказов родственников, из других архивов.

Если запрос относится  к категории платных, следует  известить об этом заявителя.

Государственный архив не может взимать плату за исполнение социально-правовых и консульских запросов, запросов органов государственной власти и органов местного самоуправления для использования в служебных целях, а также за научно-техническое информирование организаций системы Росархива и др.

 Архив организации  обязан предоставить информацию  бесплатно по требованию тех  организаций и лиц, которых  она касается. Ограничения возможны  лишь в случаях, предусмотренных  законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации.

При поиске запрашиваемой  информации следует помнить о  сроках исполнения.

 

1. Использование документов в средствах массовой информации

 

Организация использования  архивной информации через СМИ (печать, радио, телевидение, кино) включает в  себя информирование широкого круга  потребителей ретроспективной документной  информации о составе и содержании документов Архивного фонда РФ в целом, группы архивов, отдельного архива, информирование о работе Федеральной архивной службы и предоставляемых ею услугах, формирование потребностей общества в архивной информации.

Для периодической печати могут быть подготовлены газетные и  журнальные подборки архивных документов, документные очерки, газетные и журнальные статьи, тематические газетные полосы, корреспонденции, информации и пр.

Газетные и журнальные подборки архивных документов представляют собой публикацию полностью или извлечение нескольких документов на одну тему, помещаемых в газете или журнале под общим заголовком и расположенных в тематическом или хронологическом порядке. Публикация подборки архивных документов сопровождается пояснительным текстом, включающим характеристику публикуемых документов, описание исторической обстановки и пр.

Документальный очерк  представляет собой статью, на основании  архивных документов, конкретных исторических событий или описание деятельности конкретных людей. Документальный очерк  состоит из двух частей: исторической, где описываются исторические события, и описательной, где раскрываются конкретные факты, нашедшие отражение в документах, может содержать обобщения, выводы.

Тематические газетные полосы представляют собой газетную страницу, отведенную для освещения какой-либо темы. Тематические газетные полосы могут  быть посвящены историческим событиям большого масштаба.

Корреспонденция – сообщение  с места события, например, о выставке архивных документов, присланное в газету от корреспондента данного издания.

Информация – краткое  сообщение о текущих событиях архивной жизни, о выявлении, поступлении  в архив новых документов, конференциях архивистов, работе научных советов  государственных архивов и пр.

Архивные учреждения организуют также использование информации по радио и телевидению в виде тематических бесед и бесед-интервью, докладов, лекций, репортажей, пресс-конференций, рекламы и пр. Передачи могут быть как единичными, так и объединенными  в циклы, постоянные рубрики. Для  создания радио (теле) передач подготавливаются сценарные планы.

Архивные документы широко используются при создании документальных и научно-популярных и учебных фильмов. Для ретроспективного показа кинодокументов государственные архивы готовят кинопрограммы и киносборники. Киносборники монтируются из специально скопированных позитивных фрагментов фильма, спецвыпусков, киножурналов и отдельных фрагментов.

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Использование  документов в средствах массовой  информации

 

Организация использования  архивной информации через СМИ (печать, радио, телевидение, кино) включает в себя информирование широкого круга потребителей ретроспективной документной информации о составе и содержании документов Архивного фонда РФ в целом, группы архивов, отдельного архива, информирование о работе Федеральной архивной службы и предоставляемых ею услугах, формирование потребностей общества в архивной информации.

Для периодической печати могут быть подготовлены газетные и      журнальные подборки архивных документов, документные очерки, газетные и журнальные статьи, тематические газетные полосы, корреспонденции, информации.

Газетные и журнальные подборки архивных документов представляют собой публикацию полностью или  извлечение нескольких документов на одну тему, помещаемых в газете или  журнале под общим заголовком и расположенных в тематическом или хронологическом порядке.

Документальный очерк  представляет собой статью, на основании  архивных документов, конкретных исторических событий или описание деятельности конкретных людей.

Корреспонденция – сообщение  с места события, например, о выставке архивных документов, присланное в газету от корреспондента данного издания.

Тематические газетные полосы представляют собой газетную страницу, отведенную для освещения какой-либо темы. Тематические газетные полосы могут быть посвящены историческим событиям большого масштаба.

Информация – краткое  сообщение о текущих событиях архивной жизни, о выявлении, поступлении  в архив новых документов, конференциях архивистов, работе научных советов государственных архивов и пр.

Архивные учреждения организуют также использование информации по радио и телевидению в виде тематических бесед и бесед-интервью, докладов, лекций, репортажей, пресс-конференций, рекламы и пр. Передачи могут быть как единичными, так и объединенными в циклы, постоянные рубрики. Для создания радио (теле) передач подготавливаются сценарные планы.

Архивные документы широко используются при создании документальных и научно-популярных, и учебных  фильмов.

 

2.3. Организация  информационных мероприятий

Информационные мероприятия  включают организацию выставок документов, организацию встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации, дни открытых дверей, лекции и доклады, читательские конференции, уроки для студентов и школьников.

Выставка – художественно  оформленная подборка документов, предназначенная для их публичной демонстрации.

По масштабу деятельности выставки бывают международными и внутрироссийскими, которые в свою очередь делятся на межархивные, региональные и всероссийские.

По времени функционирования различают:  постоянно действующие (композиция или ее часть меняется раз в полгода), временные (со сроком действия от 2 недель до нескольких месяцев), краткосрочные (от 1 до 10 дней).

Встречи с общественностью  проводятся в виде вечеров встреч, экскурсий в архивы, лекций, докладов. В деятельности государственных  архивов сложились два вида встреч: тематические и информационные (обзорные). Тематическая встреча предполагает выступления на определенную тему с краткой характеристикой содержания документов архива. Информационная встреча предполагает информирование общественности о составе документов архива, группы фондов, о новых поступлениях.

Дни открытых дверей служат популяризации состава и содержания фондов архива, работы его основных отделов. В программу дня могут  быть включены методические консультации по актуальным вопросам работы государственных архивов: по комплектованию, по выдаче архивных справок, по приему работ исследователей, по организации текущего делопроизводства в архивах, по подготовке дел к сдаче в государственный архив.

Экскурсии организуются в  соответствии с планом, в котором  указывается тема экскурсии, ее содержание, порядок и сроки проведения. План проведения экскурсии согласовывается с заинтересованными учреждениями.

Тематические экскурсии  сопровождаются информацией о функциях архива, его истории, составе документов.

Доклады и лекции направлены на подготовку слушателя к восприятию архивных документов. Тексты лекций, докладов, а также тексты сообщений на вечерах-встречах должны быть литературно обработаны, т.е. текст должен быть доступен данной категории слушателей, занимателен, обеспечивать максимальное сохранение содержания лекции, доклада в памяти слушателя.

 

2.4. Выдача подлинных  документов и дел во временное  пользование

Подлинные дела и документы  выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, ФСБ или МВД в случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа.

Дела выдаются во временное  пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также  его наследников или правопреемников, в котором указывается для каких целей и какие именно документы должны быть выданы.

Выдача дел во временное  пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется  актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

Дела выдаются на срок не более трех месяцев.

 При выдаче дел во  временное пользование каждое  дело заносится в книгу выдачи  дел из хранилища, а на место  выдаваемого дела помещается  отдельная для каждого дела  карта-заместитель. Карты-заместители  хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.

Каждое выдаваемое из хранилища  для временного использования дело должно иметь лист использования  дела.

2.5. Публикация  документов

Публикация архивных документов – совокупность работ по подготовке документов к изданию.

Существуют различные  типы, виды и формы публикаций документов.

Типы публикаций:

• научный (предназначен для научного исследования и заменяющие непосредственное обращение к источнику. В них приводится история текста, его внешние особенности);
• научно-популярный (рассчитан на широкую аудиторию. К изданиям прилагается справочный аппарат);
• учебный (предназначен для освоения учебных программ).

Виды публикаций:

• пофондовые: публикуются из документов одного архивного фонда;
• тематические: публикуются из документов различных фондов, но по одной теме;
• публикации документов одного вида;
• публикации документов одного лица.

Формы публикации:

• корпус – свод источников по определенной теме;
• том – часть продолжающегося или многотомного издания;
• серия – часть периодического издания;
• часть, раздел – часть одной книги.

Публикация готовится  в несколько этапов:

1. Предварительный отбор.

На этом этапе определяется тип, вид и форма публикации. Проводится расследование на предмет того, были раньше подобные публикации. Изучаются все документы, использовавшиеся в подобных публикациях.

2. Выявление и отбор документов.

Выявление проводится во всех хранилищах, где могут храниться  документы. На этапе отбора предпочтение отдается подлинникам документов и  обобщающим материалам.

3. Археографическое оформление и составление научно-справочного аппарата к публикации.

На этом этапе определяются цели, задачи публикации, описываются  порядок и принципы отбора документов.

Могут добавляться указатель, приложения.

4. Способ передачи текста

Существуют следующие  способы:

• факсимильный (дословное воспроизведение документа);
• дипломатический (передача части особенностей документа);
• критический (определенная обработка текста, сам текст не редактируется, устраняются очевидные ошибки).

5) Формирование макета  публикации.

• После создания макета, публикация передается в издательство.

 

2.6.Информирование  руководства и структурных подразделений организаций, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержание

 

Эта форма использования  осуществляется либо по инициативе пользователя (исполнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное информирование).

Информирование руководителей  организации может производиться  в форме перечня заголовков дел  или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.

Информирование руководителей  может производиться также в  форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы

 

ГЛАВА 3: ЗАДАЧИ АРХИВОВ.

Основными задачами архива являются:

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Архиве.
2. Комплектование Архива документами Архивного фонда Российской Федерации, относящимися к профилю Архива.
3. Оказание научно-методической помощи в работе с документами профиля Архива учреждениям Федеральной архивной службы России, ведомственным архивам организаций-источников комплектования Архива, федеральным органам исполнительной власти и организациям, осуществляющим временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации на основе соглашений с Росархивом, а также архивам организаций, осуществляющих хранение документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации.
4. Информационное обеспечение органов государственной власти, организация научной информации о составе и содержании документов Архива, их использование и публикация; обеспечение потребностей граждан, общества и государства в ретроспективной документной информации профиля Архива.