Законодательная и нормативная регламентация документирования организационно-распорядительных документов

Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО  «Магнитогорский государственный  университет»

Кафедра 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

Законодательная и нормативная  регламентация документирования организационно-распорядительных документов. 
 
 
 
 
 

______________________          ___________________              _______________________

Должность руководителя                    Подпись                                 И.О.Фамилия 
 

Магнитогорск 2010

Оглавление

Введение..................................................................................................................3

1. Законодательная и нормативная регламентация делопроизводства.

1.1 Нормативно - методическая база делопроизводства………………..……...7

1.2 Законодательные  и правовые акты РФ……………………………………..10

1.3 Государственные стандарты (ГОСТ) на документацию…………………..12

1.4 Нормативные  документы………………………………..…………………..14

1.5 Классификаторы………………………………………………………..........16

1.6 Государственная  система документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) ……….………………………………………………………………...17

1.7 Типовая инструкция  по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти»………………………………………………………...19

2. Унификация и стандартизация организационно-распорядительной документации (ОРД)

2.1 Понятие и  классификация организационно - распорядительной документации…………………………………………………………….………20

2.2 Оформление  организационно - распорядительной  документации……………….……………………………………………..……..21

2.3 Унификация  и стандартизация документации…………………………….24

3.Анализ  организационно-распорядительной документации

3.1 Анализ приказа  № 109 от 17 февраля 2010 года………………………..…31

3.2 Анализ распоряжения № 30 от 03 февраля 2010 года……………………..34

3.3 Анализ письма  №205 от 08.02.2010 года ………………………………..   37                                                                                                              

Заключение ……………………………………………………………………..40

Список центрированной и использованной литературы

Источники………………………………………………………………………..42

Учебники и учебные пособия…………………………………………………..43

Приложения………………………………………………………………..…...45 
 

Введение

   Документационное  обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление  деятельности, которое заключается  в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

   Организация и ведение делопроизводства требуют  профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари).

     «Роль и место информационно-документационного  обеспечения в работе аппарата управления;

• история организации делопроизводства в дореволюционной России и в советских государственных учреждениях;
• современная технология и организация делопроизводства;
• задачи и функции службы ДОУ, должностной и технический состав работников, функциональные обязанности;
• нормативная база, регламентирующая организацию и технологию информационно-документационного обеспечения деятельности учреждения;
• организация документооборота, регистрация и контроль за исполнением документов в учреждении;
• информационно-справочная система по документам учреждения, особенности работы с обращениями граждан;
• организация текущего хранения документов;
• номенклатура дел, формирование дел, организация и проведение экспертизы ценности документов, уничтожение документов; подготовка документов к передаче на ведомственное хранение».

        В условиях стремительного прогресса,  рыночных отношений  и  конкурентной экономики своевременное и правильное решение  стратегических  и  тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

       Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

        Организация работы с документами   влияет  на  качество  работы  аппарата управления, организацию  и  культуру  труда  управленческих  работников.  От ого,  насколько  профессионально  ведется   документация,   зависит   успех управленческой деятельности в целом.  Деловая  информация  представляется  виде разного рода документов,  исследования  показывают,  что  75%  рабочего времени сотрудников организаций тратится на  их  подготовку,  сопровождение, заполнение,  копирование  и  передачу.  По  данным   ISO   (International Standards Organization), управление документами становится одним из  главных факторов конкурентоспособности любого предприятия.  Оно означает  особую организации работы с документами и данными, координацию процессов  создания, изменения   распространения.  Правильно  организованное  управление   делами снижает время необходимое для поиска, повышает  точность  и  своевременность информации, устраняет ее избыточность. Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и  автоматизации   делопроизводственных   процессов,   которые   увеличивают производительность труда работников  занятых  в  управлении.  Рационализации документационного  обеспечения  управления   в  предприятиях   любой   формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки  в постановке  этой  работы  приводят   к   серьезным   трудностям   в   работе руководителя и предприятия  в  целом.  За  счет  более  совершенной  системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое  движение и  исполнение  служебных  документов,   их   сохранение,   использование   и правильный отбор на государственное хранение.

        Работа любого  управленческого  аппарата,  как  и  вообще  любая  работа сегодня, держится на основах  научной   организации  труда.  Всякий  процесс организации работы  должен  быть  методически  разложен  на  свои  составные части,  вплоть   до   простейших   операций.   Из   продуманных,   правильно организованных операций и  строится  полная  цепочка  научно-организационной работы.

        Принцип работы по информационно-документационному  обслуживанию  сводится к  набору  одних  и  тех  же  операций.  Только  в  одних  организациях  они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в  третьих  – эти   процессы   полностью    автоматизированы.    Но    все    эти    этапы делопроизводственного  цикла  работы  с  документами   аналогичны.   Поэтому грамотный  работник  управленческого  аппарата  должен   уметь   не   только правильно составлять и оформлять сами документы,  но  и  знать,  какие  виды работ выполняются с этими документами.

        К сожалению, многие руководители  предприятий, работники,  отвечающие  за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами  современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

        Вместе  с  тем,  правильное  составление  и  оформление   документов   в соответствии  с  новыми  нормативами  –  важнейшая  обязанность   работников делопроизводственных служб.

        Информация фиксируется в документах, которые придают ей  организационную форму и перемещают  во  времени  и  пространстве.  Документы  и  документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их  материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Законодательная  и нормативная регламентация делопроизводства..

1.1.Нормативная - методическая база делопроизводства.

     В нашей курсовой работе мы рассмотрим юридическую сторону делопроизводства. нормативная база в общем случае – это законы и другие правовые акты, которые регламентируют определенную деятельность. Нормативно – правовая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства.

Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативная база делопроизводства устанавливает данные правила

     Нормативно  – методическая база – это совокупность законов, нормативно правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.

     Нормативно – правовую базу делопроизводства  в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых, и нормативных актов и методических документов, регламентирующие вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу делопроизводства на всех уровнях управления. 
 
 

      Нормативно - методическая база  включает в себя:

• Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.
• Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на  федеральном уровне.
• Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера.
• Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы делопроизводства.
• Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий.
• Государственные стандарты на документацию.
• Унифицированные системы документации.
• Общероссийские классификаторы технико-экономической информации.
• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения. Этот документ ГСДОУ.
• Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.
• Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.2. Законодательные  и правовые акты  РФ

   К законодательным и правовым актам  в сфере информации и документации относятся:

• законы РФ;
• указы и распоряжения Президента;
• постановления и распоряжения Правительства;
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств, и других) – как общественного, так и ведомственного характера;
• правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера.

   Эти документы имеют высший приоритет  и общефедеральную значимость. Рассмотрим примеры таких документов.

1. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».
2. Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59 – ФЗ « О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации».
3. Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53 – ФЗ « О государственном языке Российской Федерации».
4. Федеральный закон от 22 октября 2004 года « 125 – ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации».
5. Федеральный закон от 29 июля 2004 года № 98 – ФЗ « О коммерческой тайне».
6. Федеральный закон от 10 января 2002 года №1 – ФЗ « Об электронной цифровой подписи»
7. Федеральный закон от 30 июня 2006 года № 90 – ФЗ « О внесении изменений в трудовой кодекс Российской Федерации».
8. федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152 – Фз « О персональных данных»Распоряжение Правительства РФ от 5 января 2005 гола № 5 – р « Об утверждение перечня организаций, подведомственных Росархиву, Роскультуре и Роспечати».
9. Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года « 290 «О Федеральном архивном агентстве».
10. Постановление Правительства РФ от 7 апреля 2004 года « 177 «Вопросы Федерального архивного агентства».
11. Постановление Правительства РФ от 123 августа 1997 года № 1009 « Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».
12. Письмо Росархива от 2 марта 2006 года №2/407-К « Об «Информационно- справочной системе архивной отрасли (ИСССАО)»».
13. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 года № 536 « О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
14. Письмо Росархива от 11 марта 2005 гола « 2 /476-А « О модернизации «Информационно- справочной  системы архивной отрасли (ИССАО)» в 2004 году планах развития на 2005 год».
15. Постановление Гокомстата России от 5 января 2004 года №1 « Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты!.
16. Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 года № 177н « О трудовых книжках»
17. Письмо Росархива от 24 ноября 2003 года №2 /2047-А « О модернизации «Информационно- справочной системы архивной отрасли»».
18. Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 « Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

1.3 Государственные  стандарты (ГОСТ) на документацию.

   Оформление  документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец , которому должны соответствовать документы. системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяется государственными органами управления.  В соответствии с законом « О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт.

   Ниже  приведены основные стандарты в  области делопроизводства:

• ГОСТ Р 6,30 – 2003 «Унифицированные системы документации. унифицированная система организационно – распорядительной документации. требования к оформлению документов»
• ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. термины и определения»
• ГОСТ Р 50992 – 96 «Защита информации. основные термины и определения»
• ГОСТ 6.10.4 – 84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документа на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. основные положения»
• ГОСТ 6.10.5 – 87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра – образца».
• ГОСТ 17914 -72 « Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования».
• ГОСТ Р34.10 – 2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».
• Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1-2001 Information and documentation. Records management.General, который был разработан в Европе в 2001 году и выдвигал единые нормы делопроизводства. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 является аутентичным переводом этого международного стандарта, утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15.03.2007 № 28-ст. Стандарт содержит общие требования к методологии управления документами на всех носителях, а также процедуры разработки и внедрения современных систем делопроизводства. Главная идея стандарта  заключается в признании делопроизводства неотъемлемой частью управления.

     Область применения ГОСТ Р ИСО 15489-1-207:

• Распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы;
• Содержит положения об ответственности , политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организации;
• Содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТЬ Р ИСО 14001;
• Содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы;

1.4 Нормативные документы.

     Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объема выполняемых работ. В настоящее время действует несколько нормативных документов.

1. Межотраслевые нормативы времени на работы про документационному обеспечению управления. Разработаны Центральным бюро нормативов труда (ЦБНТ) Минтруда РФ в 1995 году и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Нормативная часть этого документа содержит:

• нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению управления (обработку, регистрацию, учет количества и контроль исполнения документа, ведение карточек и т.д.);
• нормы затрат времени на работы сотрудников архива (каталогизацию, создание справочного аппарата к архивам, учет документов, контроль за сохранностью и т.д.).
2. Нормативы времени на работы по совершенствованию. документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Разработаны ВНИИДАД в 1992 году и содержат нормативы времени для составления планов и договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.
3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечения органов управления. разработаны ЦБНТ Минтруда в 1993 году. Предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в обычных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов. Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:
• нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработку должностных инструкций, номенклатуры дел организации, унифицированных форм и типовых текстов документов и т.д.).
• нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску документов и т.д.).

     1.5 Классификаторы.

     Классификаторы  предназначены для автоматизации  работ с документами. Они позволяют  при поиске, сортировке и обработке  использовать специальные коды, которые  присваиваются документам. Классификатор – нормативный документ, представляющий систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации¹.

     Классификация и кодирование применяются в  статистике, экономике, банковском и  таможенном деле. Классификаторы сокращают  многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов.

     Все классификаторы , а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и  кодирования технико-экономической  и социальной информации (ЕСКА ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

     К сфере делопроизводства можно отнести  следующие классификаторы:

• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
• Общероссийский классификатор предприятий и организаций;
• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

     1.6 Государственная  система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ).

     ГСДОУ была принята в 1988 году как совокупность принципов и правил, устанавливающих  единые требования к документационному  обеспечению управленческой деятельности и к работе с документами. Основная цель ГСДОУ – «упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных и технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления»

   ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.

1. Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие:
• состав управленческих документов;
• порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;
• оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;
• общие требования к составлению текстов управленческих документов.
2. Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок:
• документооборота организации;
• построения информационно- поисковой системы (ИПС) по документам; контроля исполнения документов;
• подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.
3. Механизация и автоматизация работы с документами.
4. Организация службы документационного обеспечения управления.

   Основные  цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.7 «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»,

     В соответствии с Постановлением Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30  «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»,  на основе федеральных  законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской федерации была разработана «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная Приказом министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (далее – Типовая инструкция). Типовая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами (организация документооборота и исполнение документов, создание поисковой системы по документам, осуществление контроля исполнения документов, составление номенклатуры дел, правила формирования и оформление дел, организация оперативного хранения и порядок передачи документов на хранение в архив), а также правила подготовки и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции.

     Каждая  организация на основе Типовой инструкции разрабатывает свою, индивидуальную инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для  каждого сотрудника. 
 
 
 
 
 
 

     2.Унификаация и стандартизация организационно- распорядительной документации.

     2.1 Понятие  и классификация организационно - распорядительной документации.

     Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятии и в организациях, организационно - распорядительная документация занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД. ОРД является наиболее широко используемым видом документации.