Законодательная и нормативная регламентация документирования организационно-распределительной деятельности

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО  ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ФИЛИАЛ ГОУ ВПО «ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

В г. БРАТСКЕ

Кафедра общегуманитарных дисциплин

Курсовая  работа

По дисциплине: Документоведение

Тема: ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ И НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Выполнил

Студент группы

ДиДОУз 08-1:                                            ________                           Т.А. Лыжина                            

Руководитель:                                            ________                           Т.А. Варюхина

Братск – 2010

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

     Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

     Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе ин-формация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, служат осно-вным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками организации в народном суде.

     Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой инспекции, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами. Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную научно-историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат последующему хранению в государственных и муниципальных архивах.

     В настоящее время регламентации делопроизводственных процессов уделя-ется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся, как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения.

     Тема работы актуальна потому, что в числе организационных задач, решае-

мых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача законодательной и нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов — положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

     Теоретические положения по проблеме управленческих документов в своих трудах описали: П.П. Блонский, Л.А. Венгер, Л.С. Выготский, А.Н. Леонтьев, В.Н. Мясищев,С.Л. Рубинштейн, Б.М. Теплов, В.Э. Чудновский, В.Д. Шадриков и др. Вопросам регламентации в отечественной литературе уделено недостаточно внимания. По данной проблеме до сих пор не существует полноценной монографии, полностью посвященной данной теме. Но, несомненно, исследуемая тема нашла частичное освещение в трудах ряда зарубежных и российских ученых – теоретиков и практиков в области делопроизводства. Автор опирается, в свою очередь, на научные труды и учебную литературу таких исследователей как: Андреева В.И., Кузнецова Т.В., Кузнецов И.Н.,  Куреев К. А,  Кирсанова М.В и другие.

     Настоящая курсовая работа позволила автору глубоко и системно изучить российский опыт законодательной и нормативной регламентации организационно-распорядительной документации, и определить наиболее оптимальные пути для применения теоретических знаний на практике.

     Объектом исследования является законодательная и нормативная документация. Предметом исследования нормативно-правовая база современного делопроизводства.

     Целью работы является исследование законодательной и нормативной регламентации документирования организационно-распорядительной деятельности.

     Для достижения цели необходимо решить ряд важных задач:

     - исследовать понятие организационно-распорядительная документация;

     - исследовать историю законодательной нормативной регламентации доку-

ментирования  организационно-распорядительной деятельности;

 - проанализировать законодательную  и нормативную регламентацию документирования организационно-распорядительной деятельности в современном делопроизводстве.

     Объем работы составляет 50 листов, объем списка литературы составляет 18 источников.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

1.1 Понятие организационно-распорядительной  документации

     Организационно-распорядительные документы (ОРД) имеют огромное значение в деятельности как организации в целом, так и ее структурных   подразделений.

     Практически все руководители и служащие не только прямо связаны              организационно-распорядительными документами, но и причастны своей  повседневной деятельностью к их созданию.

     Организационно-распорядительная документация - это и права, и обязанности объединения в целом; это и документация, касающаяся взаимоотношений объединения с вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями; это и документы, регламентирующие процесс управления в объединении, в структурных подразделениях.

     Организационно-распорядительные документы в равной степени должны представлять интерес как для работников канцелярии, так и для специалиста, и в первую очередь для учетно-экономических работников всех подразделений и уровней. На протяжении длительного времени в документах этой группы встречалось разностилье в отличие, скажем, от документов по финансово-расчетным операциям. Документы различались по названиям и оформлению, хотя по содержанию были одинаковыми. Но когда стала внедряться электронно-вычислительная техника, положение осложнилось, поскольку разноликую документацию невозможно было ввести в ЭВМ.

     Разберемся с понятием ОРД. Внутренняя форма этого слова указывает на то, что к ОРД относятся организационные (организационно-правовые) и распорядительные документы. Но этот термин, как и всякий другой, условен, и в число организационно-распорядительных документов включают широкий круг документов, с которыми работает любой аппарат управления. Согласно ГОСТу Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ОРД - это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Следовательно, к ОРД относятся организационно-правовые документы (уставы, положения, инструкции, должностные инструкции, правила, регламенты и др.), распорядительные документы (указы, постановления, распоряжения, приказы, указания), информационно-справочные документы (переписка, докладные и служебные записки, справки, сводки, акты и др.), договорные документы (договоры, контракты, соглашения, протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий и др.). Мы будем рассматривать более подробно организационные и распорядительные документы, так как они составляют основу ОРД.

      К организационным документам относятся: положения, учредительные договора, уставы, инструкции, правила, а к распорядительным - приказы, решения, постановления, распоряжения, указания.

     Привести полный перечень видов документов, входящих в эту систему, не представляется возможным, так как в сфере управления применяется много других видов документов, аналогичных перечисленным как по функциональному назначению, так и по составу информации [14, С.51]. Все эти документы зафиксированы в ОКУД – Общероссийском классификаторе управленческой документации.

     Организационные документы, их так же называют организационно-право-выми, являются основополагающими, так как они закладывают основу работы будущей организации.

     Учредительные  договора, уставы являются учредительными документами. И так как все организации действуют на основе учредительных документов, особенно важно составить эти документы по всем нормам и правилам.

     Обособленно можно вынести положения, так как оно, как правило, определяет порядок образования, компетенцию, организацию работы государственных и некоммерческих организаций, например, «Общее положение о министерствах», «Положение о государственной автоинспекции», так же в них отражены права и обязанности отдельных должностных лиц; а учредительный договор и устав являются учредительными документами коммерческих организаций.

     Положения могут быть индивидуальными и типовыми. Индивидуальные положения чаще всего разрабатываются на базе типового. Примером типового положения является «Типовое положение о централизованных бухгалтериях, утвержденное Министерством здравоохранения РФ». Положение об учреждении утверждается распорядительным документом вышестоящие организации.

     Положение  оформляют на общем бланке  организации, то есть этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает в себя следующие разделы: общие положения, цели и задачи, функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения [15, С. 149].

     Статья 52 «Учредительные документы юридического лица» части первой Гражданского кодекса РФ гласит: «Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только  учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида» [16, С. 6].

     В тексте учредительных документов должно содержаться:

     - наименование юридического лица, содержащее указание на его организационно-правовую форму; наименования некоммерческих организаций, а также унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях других коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица;

    - место нахождения юридического лица, которое определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом в учредительных документах юридического лица не установлено иное; 

     - предмет и цели деятельности юридического лица (для некоммерческих и унитарных предприятий);    

      - порядок управления деятельностью юридического лица; другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

     Учредительный договор заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками). Юридическое лицо, созданное в соответствии с ГК РФ одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем, а несколько юридических лиц заключают между собой договор. В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются усло-вия и порядок распределения между участниками прибыли, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

     Устав – это правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы их деятельности. Однако структура текста устава не может быть единой для всех учреждений, организаций и предприятий. Структура текста устава государственного предприятия будет отличаться от структуры текста устава среднего специального учебного заведения.

     Тексты учредительного договора и устава являются типовыми и требуют лишь незначительной доработки с учетом специфики создаваемого акционерного общества.

     Положение о хозяйственной деятельности регламентирует порядок функционирования организации. Оно играет роль экономического приложения к пакету учредительных документов, в котором даются конкретные разъяснения и количественные характеристики отдельных положений учредительного договора и устава, важнейших моментов деятельности. При государственной регистрации юридического лица, при изменениях, вносимых в учредительные документы юридического лица, а также при представлении уведомления о внесении изменений в учредительные документы юридического лица документы, предусмотренные Федеральным законом от 8.08.2001 г. № 129-ФЗ  «О государственной регистрации юридических лиц», представляются в регистрирующий орган по месту нахождения юридического лица.

     Государственная регистрация является завершающим этапом создания юридического лица, с которым закон связывает возникновение правоспособности.

     Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления с целью установления правил, регулирующих специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан.

     Особенностью инструкций является их обязательное утверждение             специальным приказом или подписью руководителя в грифе утверждения.        В приказе или в самой инструкции устанавливается срок введения инструкции. Текст инструкции состоит из разделов, которые могут быть разбиты на пункты и подпункты, и излагается в третьем лице или же в безличной форме.

      Существуют еще и так называемые должностные инструкции, определяющие организационно-правовое положение работника в структурном подразделении, они разрабатываются, как правило, на базе типовых должностных инструкций для работников отдельных категорий. Утверждают должностные инструкции руководители структурных подразделений.

     Решение наиболее важных вопросов излагается в таких распорядительных документах, как постановление, решение, приказ, распоряжение, указание. Издание распорядительных документов обязательно в следующих случаях:

     - по организационным вопросам - со здание, реорганизация, ликвидация организации или структурного подразделения; утверждение структуры организации, определение прав и обязанностей должностных лиц, подведение итогов деятельности организации;

     - в области планирования - определение порядка и сроков составления бизнес-планов; утверждение перспективных и. годовых бизнес-планов, изменение плановых показателей и заданий, подведение итогов выполнения бизнес-планов,

     - в области производства - проведение мероприятий по внедрению             научно-технического прогресса, выпуску новой продукции или оказанию             новых специализированных видов услуг,

     - в области капитального строительства - определение объема и целевого назначения капитальных вложений; утверждение технико-экономических нормативов и показателей оптимальных мощностей предприятий; утверждение технико-экономических обоснований и заданий; утверждение титульных списков строек и т. п., нормативов на виды работ; приемка в эксплуатацию готовых объектов;

     - в области финансов и кредита - разработка и внедрение путей повышения рентабельности; эффективное использование основных фондов,

     - оборотных средств и банковских кредитов, утверждение отчетов и балансов по вопросам выполнения финансовых, кредитных и кассовых планов;

     - по вопросам труда и заработной платы - должностные оклады и ставки, поощрения и наказания, командировки и т. п.

     Приведенный перечень не является исчерпывающим и включает в себя лишь наиболее характерные и стабильные основания обязательного издания распорядительных документов. В практике управления из распорядительных документов чаще других применяется приказ [15, С.47].

     Приказы издаются руководителями организаций, действующих на основе единоначалия, в то время как главы исполнительной власти субъектов РФ - губернаторы, мэры издают распоряжения и решения. Одна из главных задач всякого руководителя - установление строгой дисциплины труда. Распоряжения и приказы руководителя должны точно выполняться подчиненными. При этом требуется не слепое и формальное выполнение приказов и распоряжений, а сознательное, с добавлением своей творческой инициативы. Исполнитель не только имеет право, но и должен высказать свои соображения, замечания и даже возражения. Эти возражения могут быть приняты во внимание, и распоряжения изменены. Однако дисциплина заключается в том, чтобы распоряжения выполнялись без задержки независимо от оценки их исполнителем. Руководитель должен уметь влиять на своих подчиненных и заставить их работать по внутреннему убеждению, а не из-за страха взысканий. Многолетний опыт показал, что короткие, немногосложные распоряжения  и приказы всегда выполняются точнее и своевременнее, чем длинные и  многосложные. К сожалению, иные руководители издают множество приказов и распоряжений, в большинстве многосложных, остающихся на бумаге.

     Проект приказа, как правило, готовит структурное подразделение или должностное лицо, возглавляющее это структурное подразделение, к  работе которого в наибольшей степени имеет отношение приказ. Лицо, подготавливающее проект приказа, должно проверить в кодификационной картотеке приказов, нет ли ранее изданного приказа по данному вопросу. Это поможет избежать дублирования в работе.

     Затем составители проекта приказа должны согласовать его со всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами и получить их визы. Если на проект есть  замечания, то в нем делается соответствующая пометка, а само замечание излагается на отдельном листе.

     Во всех случаях обязательна виза составителя приказа и руководителя структурного подразделения, которое вносит или готовит проект  приказа. Они же определяют структурные подразделения и должностных лиц, которым следует направить приказ.

     Приказы,  как правило, состоят из 2-х  частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются основания для приказа, а в распорядительной – непосредственно предписание приказа. Распорядительная от констатирующей части отделяется словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (пишется прописными буквами, с новой строки от нулевого положения табулятора) и излагается в повелительной форме. В распорядительной части содержатся предписания, излагаемые по пунктам с указанием исполнителей и сроков исполнения. Срок исполнения может быть общим для всех предписываемых действий или дифференцированным по отдельным пунктам. Отдельным пунктом определяется орган или должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением приказа. При  необходимости текст разделяют на составные части и нумеруют арабскими цифрами.

     После подписания приказы регистрируются, а затем размножаются в количестве, необходимом для рассылки заинтересованным организациям и структурным подразделениям. Список на рассылку готовит исполнитель. Список адресатов печатают либо на обороте последнего листа приказа, либо на отдельном листе бумаги.

     Приказ вступает в силу с момента его подписания.

     Все лица, указанные в приказе, расписываются на первом экземпляре или на отдельном листе бумаги в том, что они ознакомлены с содержанием.

     Приказами по личному составу производятся оформление на работу граждан, их перемещение, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений и мер воздействия и т. п.

     Решения по вопросам нормативного характера, оперативным,  организацион-ным, кадровым и другим внутренним вопросам организации  могут оформлять-

ся как приказами, так и распоряжениями.

     Распоряжение - это документ, издаваемый руководителем организации или его заместителями по вопросам их компетенции. Правом издавать распоряжения могут наделяться руководители самостоятельных подразделений (отделов, цехов, филиалов и др.), что отражается в организационно-распорядительных документах (положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях и т. д.). Оформление распоряжений схоже с оформлением приказов, но в распоряжениях может не быть констатирующей части. В таком случае оно начинается сразу со слов «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

     Решение - правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов. Порядок подготовки проектов решений совпадает с порядком подготовки других распорядительных документов, разница лишь в том, что решения утверждаются коллегиально и записываются в протоколы.

     В решении  также присутствует констатирующая  и распорядительная части. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий и основания, вызвавшие принятые решения. Если основанием к  подготовке решения является законодательный акт или нормативный документ, то указывается его вид, кем издан, дата и номер, заголовок  к тексту этого документа. Распорядительная часть начинается с названия органа его принимающего и слова «РЕШИЛ».

     В последнем пункте распорядительной части решения указываются учреждения и должностные лица, на которых возлагается контроль за исполнением решения. Исполнители и сроки исполнения могут выделяться в отдельный пункт, если решение не регламентирует конкретные сроки исполнения каждого отдельного действия.  Распорядительная часть может быть оформлена в виде таблицы. Возможно также сокращение распорядительной части за счет вынесения предписываемых действий в приложение в виде отдельного плана  мероприятий. В последнем случае распорядительная часть может содержать лишь пункт об утверждении прилагаемого плана мероприятий. На каждое принятое решение заполняются учетные карточки. В них указываются номер решения, дата принятия, номер протокола заседания, заголовок решения, наименование структурного подразделения (кто готовил).

     Решение должно быть своевременно доведено до всех лиц и подразделений, которых оно касается. Решение рассылается по списку, приобщенному к подлиннику решения. Рассылаемые экземпляры решений  руководители коллегиального органа не подписывают, хотя должности и  фамилии указываются.

1.2 История возникновения,  существования и развития организационно-распорядительной  документации. Законодательная и  нормативная                  регламентация организационно-распорядительной документации                        с древних времен до наших дней

     История  развития организационно-распорядительных  документов на протяжении всего периода образования и становления русского государства напрямую связана с развитием органов власти и управления.

     Зарождение  Древнерусского государства сопровождалось  появлением соответствующих функций управления, но помимо решения внутренних проблем государству было необходимо налаживать и международные связи. Договорные отношения с государствами оформлялись соглашениями – сначала устными, сопровождавшимися определенными процедурами и ритуалами, со временем договоры стали оформлять письменно. Договоры 911 г., 944 г., 971 г. – это первые организационные документы, дошедшие до наших дней, они свидетельствуют о высоком уровне развития права в Русском государстве, о большом удельном весе Киевской Руси в международных отношениях Х в.

     Уже  в то время при составлении  договоров придерживались соблюдения  определенных требований к тексту, правилам их подписания, составу удостоверения, языку договора. Так, договоры Руси с Византией составлялись в количестве не менее 2 экземпляров – «противнях». Один экземпляр, написанный от имени Руси на древнерусском языке, скрепленный печатями и подписями послов и купцов (гостей), передавался на хранение в Византию, другой – написанный от имени Византии на греческом языке и с византийскими знаками удостоверения, применявшихся в подобном случае, отсылался на Русь. При этом для практических потребностей каждая сторона в соответствии с обычаем составления международных соглашений Х в. делала переводы на свой язык с «противня» договора другой стороны, хранившегося в их архиве.

      В договоре кроме клятв в  дружбе и мире,  содержатся  правовые нормы, определяющие наказание за ту или иную провинность, порядок судопроизводства, выкупа пленных, торговли. Была сделана попытка регламентировать правила разрешения конфликтных ситуаций как внутри Руси и Византии, так и между этими странами. В этом плане договор носил организационный характер.

     Согласно  Повести временных лет, договор  911 г. состоит из заголовка,  вступительной части, статей договора, даты, подписей и печати. Во вступительной части говорится о цели заключения договора: установить мирные отношения с Византией. Подчеркивается, что результатом переговоров должен быть именно письменный документ, и называется его вид – «договор».

     Далее  текст излагается постатейно: определяются  мера наказания за виды преступления, порядок судопроизводства и разрешения конфликтных ситуаций. Завершается договор клятвой в нерушимом соблюдении принятых условий. В последней статье говорится о количестве экземпляров договора и о составе удостоверения. Это говорит о том, что уже в Х в. существовали требования к реквизитам, придающим документу юридическую силу. Причем в договоре подчеркивается, что на Руси и в Византии существуют разные требования к этим реквизитам, и каждый заверяет документ по-своему. В конце договора проставляется дата.