Законодавчо-нормативне регулювання діловодства в Україні
Міністерство освіти та науки молоді та спорту України
Міністерство аграрної політики та продовольства України
Вінницький національний аграрний університет
Кафедра правознавства Кафедра української та іноземних мов
Реферат
із дисципліни:
Загальне діловодство
На тему:
Законодавчо-нормативне регулювання діловодства в Україні
Підготував:
Студент 3-го курсу
31-ПЗ
Гедзенко А.Г
Перевірила
Викладач: Чечель О.М.
Вінниця – 2013
Зміст
Вступ 3
Розділ 1. Законодавчо-нормативне
регулювання документаційними
1.1. Законодавчо-нормативна база діловодства в Україні 5
1.2. Нормативне регулювання документаційних процесів в зарубіжних країнах 7
Розділ 2. Особливості
Керування документаційними
2.1. Сутність керування документаційними процесами 13
2.2. Характеристика міжнародних стандартів керування документацією 16
Розділ 3. ВІТЧИЗНЯНИЙ СТАНДАРТ ЯК БАЗА ФОРМУВАННЯ і РОЗВИТКУ СИСТЕМИ КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ В УКРАЇНІ 21
3.1. Необхідність вдосконалення
нормативно-законодавчої бази
3.2. Створення вітчизняного стандарту системи керування документацією 24
Висновок 38
Список використаних джерел 40
Вступ
Актуальність
теми. Глобалізація сучасних
Україна не залишилися осторонь світових процесів. З 1998 р. діє затверджена Президентом України Стратегія інтеграції України до Європейського Союзу. Мета стратегії - забезпечити входження нашої держави до європейського політичного, інформаційного, економічного і правового простору. Одним з основних напрямів інтеграційного процесу є адаптація законодавства України до законодавства ЄС. Вона передбачає, зокрема, поступове приведення законодавства України у відповідність з європейськими стандартами.
У сучасній
інформаційній інфраструктурі
Дослідженням питань законодавчо-нормативного регулювання і курування документаційними процесами займалися такі науковці, як Антоненко І. Є., Асєєв Г., Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н., Бардаев Э.А., Бездрабко В., Добровольська В.В., Загорецька О.М., Кулешов С.Г., Кушнаренко Н.Н., Ларин М.В., Митченко О.Ю., Морозюк І., Сокова А.Н., Храмцовская Н. А., Юзьків Я. та інші.
Отже, мета даної курсової роботи – дослідити законодавчо-нормативне регулювання і курування документаційними процесами в Україні та світі.
Для досягнення поставленої мети в курсовій роботі вирішуються наступні завдання:
проводиться характеристика законодавчо-нормативна база діловодства в Україні,
аналізується нормативне
регулювання документаційних
визначається сутність керування документаційними процесами,
характеризуються міжнародні
стандарти керування
з’ясовується необхідність
вдосконалення нормативно-
обґрунтовується створення
вітчизняного стандарту системи
керування документацією в
Об’єктом дослідження в курсовій роботі є документаційні процеси, а предметом дослідження – особливості законодавчо-нормативного регулювання і курування документаційними процесами.
Курсова робота складається зі вступу, двох основних розділів, шести підрозділів, висновків та списку використаної літератури.
Розділ 1. Законодавчо-нормативне регулювання документаційними процесами
1.1. Законодавчо-нормативна база діловодства в Україні
Нормативну
базу діловодства України
Другу групу
становлять правові акти з
діловодства, що мають
Третю групу складають різноманітні типові та примірні інструкції з діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, розроблені на основі Примірної інструкції та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян.
Окрему групу становлять нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство. Наприклад, у сфері юридичної діяльності Міністерство юстиції України затвердило Правила ведення нотаріального діловодства, Інструкцію з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби, Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції. Закон України "Про судоустрій і статус суддів" регламентує організацію роботи щодо здійснення діловодства в судах[13].
Отже, нормативно-правові
акти, що регулюють організацію
діловодства в Україні, мають
обмежені сфери застосування
і стосуються або окремих
Стандарт ISO 15489:2001 стосується всіх документів, які організація (державна чи приватна) створює або отримує в процесі своєї діяльності. Він описує процеси, методи і процедури, яких слід дотримуватися, щоб досягти належної організації роботи з документами. Його можна використовувати як інструмент для оцінки узгодження з вимогами до ведення документів та формування відповідного регуляторного режиму. Це сприяє підвищенню якості роботи, змушуючи установи і людей працювати за певними правилами. Тому цілком доцільним вбачається впровадження норм міжнародному стандарту ISO 15489:2001 в Україні[14].
1.2. Нормативне
регулювання документаційних
Визначним і водночас визначальним явищем в історії records management на початку ХХІ ст. стала поява міжнародного стандарту у сфері КДП – ISO 15489– 2001 «Information and documentation. Records management» («Інформація та документація. Керування документацією»). Після ухвалення делегатськими зборами Міжнародної ради архівів на ХХХV Міжнародній конференції Круглого столу архівів – СІTRA (Рейк’явік, 10–13 жовтня 2001 р.) рекомендацій до впровадження й користування ISO 15489–2001 «Інформація та документація. Керування документацією», документ потрапляє до переліку міжнародних стандартів, що потребували національної гармонізації, тобто розроблення відповідної, адаптованої до умов організації діловодства на державному рівні версії, з тим, щоб міжнародний стандарт рекомендаційного характеру набув чинності як обов’язковий для виконання нормативний документ[15].
Хрестоматійним став факт, що оповідає про основу ISO 15489–2001 – національний стандарт Австралії AS 4390. Однією із причин розроблення останнього називають введення стандарту систем управління якістю ISO 9000[16]. Констатація потреби «якісних документів» не супроводжувалася визначенням порядку, умов середовища їх створення та функціонування, чинників, які визначають рівень його «якості». Тому, коли на початку 1990-х рр. Австралійська професійна спілка керуючих документацією виступила із пропозицією забезпечити операційну сумісність і розробити досконалу методику керування документаційними процесами, відразу знайшлися однодумці, бажаючі підтримати проект. До організаційного комітету виконавців увійшли професійні асоціації, провідні заклади фахової освіти, урядові установи тощо. У ході роботи над стандартом їх склад розширився за рахунок залучення незалежних експертів.
Результатом
кількарічного вивчення
Його прогресивність була відзначена Міжнародною радою зі стандартизації, що підтверджувалося бажанням поважної інституції уподібнити модифікований варіант AS 4390 на міжнародному рівні. Наступним кроком розроблення міжнародного стандарту з КДП із посиланням на досвід австралійських колег було заснування спеціального підкомітету Технічного комітету (далі – ТК) 46/ ПК 11 ISO, котрий мав узгодити дискусійні моменти, пов’язані з упровадженням стандарту, зокрема питання меж сфери застосування, термінології, користувачів, структури тощо[17].
У результаті тривалих консультацій учасники ТК 46 / ПК 11 ISO ухвалили такі:
1) відсутність архівної ланки у схемі КДП;
2) рекомендаційний
характер стандарту у зв’язку
із відсутністю механізмів
3) укрупнення структурних одиниць.
Підкомітет розробив також методичні вказівки, які давали відповідь на питання: «Яким чином здійснювати керування документаційними процесами?». Особливу увагу автори приділили докладному технологічному опису розроблення і впровадження систем ведення документації, інструментарію здійснення класифікування діяльності установи, укладання переліків документів зі строками зберігання, класифікації забезпечення збереженості та доступу, словниковому контролю, а також засобам, методам відбирання, реєстрування, класифікації документів, визначення рівнів доступу і забезпечення збереженості, передавання документів на зберігання, проведення експертизи цінності документів, їх пошуку та користування ними.
Обговорення
проекту майбутнього стандарту
викликало низку цікавих
Структурно ISO
15489–2001 складається з двох частин:
частина перша – Загальні
Тут же обґрунтовано необхідність керування документацією, схарактеризовано середовище, в якому здійснюється це керування, визначено загальні принципи державної, корпоративної політики щодо організації документообігу (у т. ч. й електронного), головні умови та вимоги її реалізації, процеси формування та функціонування системи КДП, перспективи їх розвитку, викладено вимоги до документування процесів КДП, їх моніторингу та поопераційного перевіряння, а також змісту основних положень щодо організації навчання фахівщців КДП. Також визначається відповідальність установ за створювані документи та раціональну роботу з ними. У другій частині стандарту в узагальнюючому вигляді представлено технологію практичної реалізації процедур (реєстрація, контроль, класифікація, зберігання документа і т. д.), зазначених у першій частині стандарту, з їх описом, що допомагають забезпечувати керування документацією.
Творення ISO 15489-2001
- яскравий приклад узагальнення
часткового випадку,
Хоча основною сферою застосування стандарту є робота з документами у різних галузях економіки, проте, він може мати місце, наприклад, у роботі з науко-во-технічною документацією. Стандарт не торкається питань, пов’язаних із керуванням архівними документами в архівних закладах, незважаючи на те, що в деяких країнах поняття «керування документаційними процесами» охоплює й керування архівними документаційними процесами. З огляду на зміст стандарту, під «керуванням документаційними процесами» розуміють:
1) керування
континуумом документа (
2) забезпечення
послуг у галузі керування
та користування документами
для задоволення потреб і
3) створення
повної, точної, достовірної, придатної
для користування документації,
що відображає діяльність
4) керування
документаційними процесами як
цінним майном і
5) підвищення ефективності, раціоналізація керування документацією, діяльності установи шляхом правильного окреслення практичної роботи з документацією.
Після набуття чинності ISO 15489–2001 у багатьох країнах Європи, Азії, Америки до групи нормативних документів з інформації та документації ввійшли національні аналоги міжнародного узагальнюючого нормативного документа у сфері керування документацією ISO 15489–2001. Випадки копіткої адаптації загальних інтернаціональних положень у сфері КДП до конкретних національних умов його застосування, зокрема щодо технологій реалізації, засвідчили зворотній напрям дій фахівців на державному рівні: від міжнародного до національного. Так, упродовж 2000-х рр. задля вищої ефективності функціонування стандарту уповноважений орган із питань стандартизації Великої Британії – British Standard Institution підготував серію посібників, присвячених тлумаченню й деталізації окремих його положень[18]. З метою пристосування спеціальної термінології ISO 15489–2001 до традицій уживання понятійно-категоріального апарату КДП провідні галузеві інституції різних країн розробили спеціальні термінологічні словники чи доповнили текст документа додатковими супутніми роз’ясненнями, як це трапилося, на- приклад, у Латвії[19].
Розділ 2. Особливості Керування документаційними процесами
2.1. Сутність
керування документаційними
Серед найактуальніших
питань в умовах глобалізації
інформаційного суспільства
Одними із
перших, хто звернувся до теми
КДП в межах умовно «
Про доцільність вивчення records management дослідники наголошували ще в 1970-х рр., утім активно мусуватися дослідження з оперування документальними ресурсами, якісного продукування інформації, документального забезпечення управління розпочали з 1980-х рр. Головним поясненням цієї хронологічної мітки стала підготовка нової редакції Єдиної державної системи діловодства (далі – ЄДСД, 1973)[21]. Одним із найпомітнішим і найавторитетнішим провідником розроблення проекту була А.М. Сокова. Їй належать ґрунтовні студії стосовно структури і змістового наповнення ЄДСД, варіативні пропозиції її удосконалення з урахуванням поширення автоматизованих систем управління діловодства. Започатковане відомим дослідником вивчення оптимальної схеми організації діловодних процесів, їх урегулювання у загальнодержавному масштабі вилилося в докладний аналіз можливостей пристосувати досягнення зарубіжної практики до вітчизняного діловодства й архівної справи. Пізніше затверджена наказом Головархіву СРСР «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (далі – ГСДОУ)[22], уперше у вітчизняній практиці зафіксувала визначення керування документацією як «організація роботи з документами», а документування роз’яснювалося як створення будь-яких документів у процесі реалізації будь-яких функцій установи. Такий підхід уможливив, до певної міри, ототожнення всієї сукупності знань (теоретичних і практичних) у сфері діловодства з records management.
Отже, російські
колеги раніше й активніше
розпочали освоєння ідей records management,
що дозволило їм уже в 1990-х
рр. запропонувати науковому
У вітчизняному документознавстві до теми керування документаційними процесами звернулися лише наприкінці 1990-х рр. Пошуки відповідей на назрілі питання документаційного забезпечення управління, усунення розбіжностей між практикою і науково-технологічними пропозиціями часу вимагали вжиття рішучих заходів. Одним із варіантів розв’язання проблеми стало вивчення іншого досвіду і можливостей його застосування в Україні. У цьому аспекті значний інтерес представляють відомості, зібрані у 1998 р. Центральним державним архівом ви-щих органів влади та управління України спільно з Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства Державного комітету архівів України (далі – УНДІАСД) під час обстеження організації роботи з документами на рівні центральних органів виконавчої влади. Опитування показало, що з досвідом організації керування документацією за кордоном тоді було ознайомлено лише 15 % керівників служб діловодства центральних органів виконавчої влади України. Здебільшого респонденти отримали інформацію про зарубіжні досягнення в цій галузі з публікацій у наукових виданнях, на семінарах чи конференціях, а також на курсах підвищення кваліфікації.
І лише незначна
кількість опитуваних мала
Таким чином, необхідність реалізації комплексних програм розвитку діловодства в Україні наприкінці минулого століття усвідомлювалася лише частиною керівного складу діловодних служб вищих органів влади й управління, не коментуючи розуміння важливості проведення подібних заходів керівниками нижчих управлінських ланок. Утім, інтегральний вектор зовнішньої політики України спонукав багатьох критиків до перегляду «установок» минулого століття щодо вивчення зарубіжної практики КДП.
2.2. Характеристика міжнародних стандартів керування документацією
Стандартизація
управління документацією
Стандарт стосується управління документами всіх видів та на всіх носіях, створених або отриманих організацією (державною і недержавною) в процесі її діяльності, а також фізичними особами (суб'єктами підприємницької діяльності), які зобов'язані створювати та використовувати документи. Він визначає обов'язки організації під час реалізації процесів документування, надає рекомендації щодо розроблення політики управління документацією в організації та пов'язаних з нею процедур, систем і процесів, а також щодо розроблення та впровадження систем документації[25].
Управління документацією розглядається у міжнародному стандарті як частина системи управління якістю, що базується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO 14001. Стандарт ISO 15489 є викладом оптимальної методики управління документацією, яка призначена як для фахівців в галузі управління документацією, так і для спеціалістів з інших сфер діяльності, зокрема, розробників нових інформаційних програм і систем, щоб забезпечити відповідність цих програм та систем вимогам управління документацією. Загальний концептуальний характер стандарту робить його придатним для використання в будь-якій організації, незалежно від її статусу та напрямку діяльності, забезпечуючи при цьому сучасний підхід до управління документацією.
Стандарт складається з двох частин. Частина 1 "Загальні положення" містить виклад загальних принципів управління документацією в державних і недержавних організаціях, що створюють документи. Ці принципи полягають у визначенні й документальному оформленні:
основних правил та стандартів роботи з документами в організації (політика організації в сфері управління документацією);
повноважень та відповідальності працівників організації у роботі з документацією;
діловодних технологій і процедур.
Крім того, управління
документацією повинно
У цій частині
також викладені загальні
Частина 2 "Методичні рекомендації" містить опис методики, що дозволяє реалізувати принципи управління документацією, описані у першій частині Стандарту.
Частина 1 призначена
для використання менеджерами
в організаціях, спеціалістами з
управління документацією,
- Законодавчо-нормативні основи обліку доходів від операційної діяльності підприємства
- Законодательная база в области бзопасности жизнедеятельности
- Законодательная база и организация государственного прогнозирования и программирования социально-экономического развития в России
- Законодательная база оценки пакетов акций
- Законодательная база пенсионного обеспечения в России
- Законодательная база по регулированию торговой деятельности аптеки
- Законодательная база, регулирующая отношения в сфере информационной безопасности
- Законодавча влада та її функції
- Законодавча влада та її функції
- Законодавче визначення договору страхування
- Законодавче визначення сутності, видів та функцій прибутку
- Законодавче регулювання державної служби
- Законодавче регулювання питань у сфері промислової власності
- Законодавчі основи маркетингової діяльності