Порядок и правила делопроизводства в нотариальной деятельности Республики Казахстан

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Первоисточником слова «нотариус» является средневековое латинское «notarius » - «писец», скорописец, секретарь». Само слово «notarius » восходит к латинскому noto - отмечаю, обозначаю, пишу, а оно в сою очередь, к слову notа - знак, отметка, пометка. [1]

Нотариат, как правовой институт, имеет  свою историю возникновения  и развития, восходящую к временам Республики в Древнем Риме. Уже в тот период у римлян существовал особый институт должностных лиц, именуемых писцами, в функции которых входило оформление письменных распоряжений, даваемых магистратами. В их обязанности входило и ведение судебных журналов и различного рода записей, которые носили публично-правовой характер.

Нотариат в Республике Казахстан - это законодательно, закрепленная система защиты прав и законных интересов  физических и юридических лиц  путем совершения нотариальных действий, направленных на удостоверение прав и фактов, а также на осуществление иных задач, предусмотренных законом «О нотариате» от 14.07.1997г. [2]

Нотариальные действия могут совершаться  любым нотариусом Республики Казахстан, за исключением случаев, предусмотренных инструкцией о порядке совершения нотариальных действий в Республике Казахстан, когда согласно законодательству РК нотариальное действие должно быть совершено определенным нотариусом в пределах его деятельности.

Специфика работы нотариусов в отличие от представителей других юридических профессий заключается в совершении нотариальных действий. Понятие нотариального действия неоднозначно. Выделяют динамическое и статическое понятия нотариального действия. Динамическое содержание процедуры нотариальной деятельности, выражается в последовательном совершении целой системы юридических фактов, статическое понятие нотариального действия трактуется как результат нотариального производства, как юридический факт. [3]

Из самой сути Конституции  вытекает значительная роль нотариата в развитии гражданско-правовых отношений, которая способствует стабильности и защите прав граждан и юридических лиц. Возложив на себя конституционную обязанность по защите прав и свобод граждан, государство тем самым возлагает на себя другую обязанность создание соответствующих механизмов. В полном объеме функцию такой защиты, выполняли и выполняют нотариусы, удостоверяя гражданско-правовые акты и договоры, свидетельствуя определенные факты и документы. [4]

Как любая иная работа с документацией, нотариальная деятельность сопряжена с необходимостью ведения делопроизводства, которое отягчено специфическими требованиями, установленными законодательством РК.

Специфичность требований к организации  нотариального делопроизводства заключается в особом подходе к составлению и хранению столь важных документов, как нотариальные документы.

Актуальность данной темы объясняется интересом к нотариальному делопроизводству с его слабой изученностью в специальной литературе, а также в возможности нахождения путей совершенствования нотариального делопроизводства под современные реалии нотариата.

Цель заключается в исследовании особенностей нотариального делопроизводства в Республике Казахстан.

Исходя из поставленной цели, были определены задачи исследования, среди которых:

1. изучение понятия, сущность  и видов нотариальной деятельности;

2. рассмотрение правил и порядка  регистрации нотариальных действий,

3. анализ особенностей нотариального  делопроизводства в Республике  Казахстан;

4. исследование видов и форм нотариальных документов и удостоверительных надписей;

5. изучение правил составления  нарядов нотариальных документов  и порядка передачи их на  хранение;

6. исследование внедрения в нотариальную  деятельность государственной системы  электронного нотариата;

7. определение возможности и  необходимости использования в  нотариальной практике автоматизированных  систем нотариального делопроизводства;

8. подведение итогов и формулирование  выводов.

Объект исследования – нотариальная деятельность в Республике Казахстан.

Предмет исследования – нотариальное делопроизводство в Республике Казахстан  и его особенности.

Теоретическая значимость данного  исследования заключается слабой изученности  и слабой освещенности данной тему в специальной литературе.

Практическая значимость исследования состоит в возможности использования полученных результатов в учебной практике, при подготовке студентов юристов, а также в практическом совершенствовании нотариального делопроизводства в Республике Казахстан.

 

 

 

1. Порядок и правила делопроизводства в нотариальной деятельности Республики Казахстан

нотариальный  наследственный автоматизированный реестр

1.1 Особенности нотариального делопроизводства в Республике Казахстан

 

Теоретические основы существования развития института нотариата в казахстанской правовой системе можно сформулировать следующим образом:

1. Институт нотариата Казахстана  имманентен всем странам, правовая  система которых построена на  принципах континентальной системы  права и определяется как «латинский»

2. Нотариат рассматривается как  институт «предупредительного»  правосудия по гражданским делам,  в пределах бесспорной гражданской  юрисдикции, придающий нотариальному  акту особую доказательственную  силу.

3. Нотариат является одним из  эффективнейших способов осуществления со стороны государства необходимого контроля, и адекватного реагирования на реальное развитие гражданско-правовых отношений.

4. Нотариат является одним из  ведущих правовых институтов  в правовых системах большинства  демократических государствах. [10]

Таким образом, присутствие института  нотариата в правовой системе  Казахстана носит не субъективный, а объективный характер.

От правильной постановки ведения делопроизводства в нотариальной конторе в значительной мере зависит  надлежащая организация нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления документов.

Делопроизводство в государственной  нотариальной конторе и у частнопрактикующего  нотариуса подчиняется одним  и тем же требованиям, закрепленным в Инструкции по делопроизводству. Соответствующая законодательству организация делопроизводства в нотариальных конторах имеет важное значение для надлежащего исполнения всеми нотариусами принятых на себя обязательств. [11]

Нотариальное производство заключается в нескольких частях:

1. регистрация нотариальных действий, предполагающая строгое соблюдение порядка ведения реестров для регистрации нотариальных действий;
2. заполнение нотариальных свидетельств и совершение удостоверительных надписей.

Порядок ведения нотариального делопроизводства разрабатывается на основе единой государственной системы делопроизводства, а также требований стандартов на управленческую документацию. В соответствии со ст. 90 Закона Республики Казахстан «О нотариате» правила ведения делопроизводства устанавливаются Министерством юстиции Республики Казахстан. [2]

Закон РК «О нотариате» в  ст. 9 содержат понятие «нотариальное  делопроизводство». В статье не дается раскрытия этого понятия. Что  же касается комментаторов, то здесь  высказаны следующие точки зрения.

Репин В. С. отмечает: «Все нотариальное делопроизводство можно  разделить на три взаимосвязанные  части: делопроизводство в нотариальных конторах; порядок ведения реестра  регистрации нотариальных действий; заполнение нотариальных свидетельств и утвердительных надписей (формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах)». [20]

Но есть и другая точка  зрения.

Полтавская Н.. по сути дела отделяет понятия нотариального делопроизводства - более широкое и более узкое: «Нотариальное производство с их точки зрения, - понятие объемное и включает в себя несколько составных частей. [5]

Во-первых, регистрация  нотариальных действий.

Во-вторых, порядок заключения нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей.

В-третьих, собственно делопроизводство, включающее в себя ведение журналов, нарядов, книг, предусмотренных инструкцией  по делопроизводству в нотариальных конторах».

Нотариальное производство это своего рода нотариальный процесс, определяющий порядок рассмотрения и ведения нотариусом дел на всех стадиях, от начала до стадии обжалования.

Что касается нотариального  делопроизводства, то его содержание в настоящее время определено Инструкцией по нотариальному делопроизводству, утвержденной Министерством юстиции Республики Казахстан.

Итак, нотариальное производство включает:

• ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий, то есть порядок ведения реестра регистрации нотариальных действий, заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей (формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах);
• ведение канцелярии и нотариального архива. [6]

Регистрации подлежат все  документы, поступающие в контору  и требующие исполнения.

Не регистрируются письма в адрес общественных организаций, личная переписка, любые другие документы, не связанные с деятельностью  конторы.

На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп.

Все документы, подлежащие регистрации, вносятся в журнал входящей корреспонденции под порядковым номером; этот номер указывается  в регистрационном штампе. В журнале обязательно указывается и номер наряда, в котором будет храниться этот документ после его исполнения. [6]

При оформлении любого нотариального  действия устанавливается личность обратившегося, поэтому в третьей  графе указываются наименование и место жительства лиц, по просьбе которых совершено нотариальное действие, или их представителей. В случае если за лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, расписались другие, то указываются фамилии, имена, отчества этих граждан, а также переводчиков.

Прежде чем приступить к удостоверению  сделок и ряда других нотариальных действий, нотариус обязан проверить  дееспособность граждан, по просьбе  которых сделка оформляется. Дееспособность проверяется по документу; удостоверяющему  личность.

Реестры должны вестись аккуратно, подчистки и заштриховывание не допускаются. Исправление должно быть оговорено нотариусом. В случае ошибок в нумерации нотариальных действий в реестре составляется акт об этом и приобщается к данному реестру. Все свободные строки в реестре прочеркиваются, оставление пустых мест недопустимо.

Согласно ст. 11 Закона РК «О нотариате» для совершения нотариальных действий нотариусы имеют личную печать; штампы удостоверительных надписей; личные бланки или бланки государственной  нотариальной конторы. Личная печать нотариуса имеет круглую форму, стандартные размеры (32 - 38 мм). [12]

В центре печати изображен  Государственный герб Республики Казахстан, по кругу печати указаны фамилия, инициалы, должность нотариуса, место  его нахождения или наименование государственной нотариальной конторы5. Штампы удостоверительных надписей выполняются в форме прямоугольного клише, текст удостоверительных надписей должен соответствовать тексту удостоверительных надписей, данных в приложении № 2 к Инструкции по нотариальному делопроизводству, утвержденной Министерством юстиции. [7]

В соответствии с законодательством  все нотариальные действия, совершаемые  нотариусом, регистрируются в реестре  с присвоением каждому номера.

После обязательной регистрации в  реестре отдельные совершаемые нотариусами нотариальные действия записываются и в другие книги учета. Поступившие к нотариусам различные заявления, имеющие отношение к тем или иным совершаемым ими нотариальным действиям, также регистрируются в специальных книгах в хронологической последовательности в день их поступления.

В одних случаях дополнительный учет совершаемых нотариальных действий и поступивших заявлений облегчает  самим нотариусам выполнение возложенных  на них функций (например, поиск завещаний  или наследственных дел), в других - обеспечивает соблюдение законности в нотариальной деятельности (например, исключает возможность принятия заявлений по имеющимся наследственным делам от наследников, пропустивших срок для принятия наследства, задним числом) и т.д.

В соответствии со ст. 51 Закона РК «О нотариате» формы регистрации нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствующих документах устанавливаются Министерством юстиции РК. [2]

Заявление о принятии наследства, выдаче свидетельства о праве на наследство об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, претензии кредиторов, извещения о наложении запрещений отчуждения жилых домов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на жилые дома обязательно регистрируются в журнале входящей корреспонденции, если они поступили по почте, а затем передаются нотариусу для исполнения.

После этого они подлежат обязательной последующей регистрации  в соответствующих книгах и журналах согласно Инструкции о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами Республики Казахстан. [6]

В свидетельствах о праве на наследство нотариус обязательно указывает  состав наследственного имущества, его оценку; в случаях наследования недвижимости - ее адрес. При наследовании денежных вкладов их сумма не указывается.

Если наследуется имущество, в  отношении которого были приняты  меры к охране, то в свидетельстве  о праве на наследство может быть сделана ссылка на акт описи, составленный нотариальной конторой, с указанием даты описи и суммы описанного имущества.

Если в состав этого имущества  входят предметы, право собственности  на которые возникает лишь после  государственной регистрации, то свидетельства  на такие предметы должны быть выданы отдельно или эти предметы должны быть указаны в них отдельными пунктами. [13]

Если наследование осуществляется по завещанию несколькими наследниками, причем каждый наследует конкретное имущество, то в свидетельстве о  праве на наследство должно быть указано  имущество, завешанное каждому; и его оценка.

Следует отметить, что современная  нотариальная практика отказалась от выдачи одного свидетельства о праве  на наследство всем наследникам независимо от того, наследуют ли они по завещанию  конкретное имущество, или по закону или по завещанию в долях.

Такое свидетельство является правоустанавливающим документом, и в жизни нередко  возникают сложности из-за того, что единственный документ, устанавливающий  право собственности многих, находится  у одного из собственников.

В настоящее время нотариусы выдают каждому наследнику свидетельство о праве на наследство отдельно на каждое имущество, на причитающуюся ему долю или вид имущества.

Особым требованиям должны отвечать свидетельства о праве на наследство на недвижимое имущество - дом, квартиру; дачу; земельный участок и автотранспортные средства.

В тексте свидетельства необходимо указать размер дома, квартиры, дачи, земельного участка; полезную и жилую  площадь, если речь идет о жилище; хозяйственные  и бытовые надворные постройки; адрес; документ, на основании которого данное имущество принадлежит наследодателю; данные об оценке по справке бюро технической инвентаризации с указанием всех ее реквизитов. Кроме того, обязательно указание на то, что свидетельство подлежит регистрации в регистрирующем органе по месту нахождения наследуемого имущества. [14]

Содержание свидетельств о праве  на наследство не может быть неизменным и зависит от обстоятельств конкретного  наследственного дела.

Если на имущество наследодателя  выдается и свидетельство о праве собственности пережившему супругу, то в свидетельстве о праве на наследство делается отметка об этом с указанием доли имущества, на которое выдано свидетельство о собственности, и наоборот выдаче свидетельств о праве собственности обоим супругам в свидетельстве указывается доля каждого из них; если же свидетельство выдается одному из супругов, то указывается, что право собственности принадлежит такому-то супругу в 1/2 доле.

При выдаче свидетельств об удостоверении  фактов нужно учитывать некоторые особенности, если удостоверение фактов происходило не в помещении нотариальной конторы. В таких случаях необходимо указывать, по какому точному адресу нотариус удостоверился в этом лично. В обязательном порядке следует указывать наименование и адрес лечебного учреждения в нотариально удостоверяемых документах, если они оформлялись там. [6]

Важно отразить в свидетельстве  тот факт, что несовершеннолетний гражданин явился в сопровождении  отца или матери. В случае если несовершеннолетний пришел в нотариальную контору в сопровождении опекуна или попечителя, то вместо слов «отцом (матерью)» указывается; «опекуном (попечителем)». В свидетельстве должно быть указано, что личность граждан установлена, факт назначения гражданина Н, опекуном (попечителем) проверен.

Принимая на хранение документы, нотариус составляет их опись, которая подписывается  гражданином, сдавшим документы  на хранение, и нотариусом, Данная опись  скрепляется со свидетельством о  принятии документов на хранение.

Свидетельство о передаче заявления  может быть изложено на обороте экземпляра поданного заявления. В случаях, когда лицо, подавшее заявление, просит указать содержание полученного на заявление ответа или то, что к назначенному сроку ответа не последовало, то в свидетельстве следует указать: «На заявление через означенную нотариальную контору от«_»___ 200_ г. получен ответ следующего содержания: «___»; или: «Ответ на заявление через означенную нотариальную контору до «_» _____ 200_ г. получен не был».

Документ считается  исполненным, когда решены все поставленные в нем вопросы и дан, если это необходимо, ответ корреспонденту. После исполнения документ подшивается в соответствующий наряд, на нем делается отметка об исполнении, если нет документа, к примеру ответа, подтверждающего факт исполнения документа.

Отметка об исполнении представляет собой краткую справку об исполнении, а также указание «в наряд» или  «в дело», сообщающее, где этот документ будет храниться. Такая отметка  делается на первой странице первого  листа, а если там нет места - на его обороте.

Нотариальные документы являются окончательно оформленными после совершения нотариусом удостоверительной надписи  и подписания им документа. Только после  этого нотариальное действие регистрируется в реестре.

Текст удостоверительной надписи  может быть напечатан на машинке, аккуратно написан от руки, проставлен мастичным штампом. В удостоверительной надписи четко и разборчиво должна быть указана фамилия и инициалы нотариуса, наименование нотариальной конторы; при этом могут использоваться штампы с фамилией нотариуса. Удостоверительная надпись обычно излагается на лицевой стороне документа, но может быть и на оборотной, Если удостоверительная надпись находится на лицевой стороне, то на обратной стороне против нее делается прочерк. Когда удостоверительная надпись излагается на обратной стороне документа, на лицевой его стороне указывается часть наименования населенного пункта, где расположена контора, а на обратной стороне - остальная часть наименования. [8]

В случае, когда удостоверительная  надпись не помещается на документе, она может быть изложена на отдельном листе, прикрепленном к документу. В таком случае листы, на которых изложено содержание документа и удостоверительная надпись, прошнуровываются, число листов заверяется подписью и печатью нотариуса.

В тексте договоров, доверенностей, завещаний  дата их совершения указывается полностью  словами, в связи с этим в тексте удостоверительной надписи дата может быть указана сокращенно, например, 1 октября 1997 г.

Если стороны представили 6 нотариальную контору надлежащим образом оформленный и уже подписанный договор, то в удостоверительной надписи нотариус не указывает, что договор подписан в его присутствии, а вносит такую запись: «Стороны лично подтвердили, что договор подписан ими». Такое требование касается любых документов, подписанных гражданами не в присутствии нотариуса.

В случае совершения нотариального  действия не в помещении нотариальной конторы, а на дому, в лечебном учреждении и т.д. об этом делается отметка, как  в реестре, так и в удостоверительной надписи с указанием места и точного адреса совершения нотариального действия.

Если лицо, по просьбе которого совершается нотариальное действие, не может расписаться по болезни  или другим причинам, за него расписывается  другое лицо; это обязательно должно быть отражено в удостоверительной надписи. В настоящее время все чаще граждане обращаются с просьбой одновременно оформить и перевод нотариального документа. В таком случае в удостоверительной надписи указывается о совершении двух нотариальных действий. [7]

Прием, регистрация и  отправление корреспондентской  документации в нотариальных контора  регулируется разделом 3 Инструкций по нотариальному делопроизводству в  Республике Казахстан, исходя из которых  регистрация регистрации подлежат все документы (в том числе заявления), поступившие в государственную нотариальную контору или нотариусу, занимающемуся частной практикой. [6]

Не регистрируются и  не вскрываются конверты с грифом «лично», поздравительные открытки и другие подобные документы. Конверты с поступившими документами не уничтожаются в том случае, если только по ним можно определить время отправки или получения документа или адрес отправителя.

При приеме поступивших  документов, прежде всего, отбираются документы, доставленные не по назначению, а также проверяется целостность вложения. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности.

В том случае, если обнаружено отсутствие документов или приложений к ним, об этом делается сообщение  отправителю.

Для учета документов и контроля за их использованием нотариальные конторы и частные нотариусы должны вести следующие журналы:

- журнал входящей корреспонденции  (приложение В);

- журнал исходящей  корреспонденции (приложение Г).

Все исходящие документы  регистрируются в журнале исходящей  корреспонденции. На зарегистрированных в нем документах ставится номер, соответствующий порядковому номеру по журналу исходящей корреспонденции и номеру наряда (дела), в котором будет храниться копия этого документа. Корреспонденция отправляется по почте или через рассыльного. Рассыльный вручает документ адресату под расписку в разносной книге.

При составлении документов организационно - распорядительного  характера следует руководствоваться  основными положениями Единой государственной  системы делопроизводства, а также  инструкцией по делопроизводству.

На любом документе  должно быть указано его наименование: приказ, справка, отчет, сведения и т.д.; кроме того, должен быть составлен  заголовок, который формулируется  составителем. Он должен быть предельно  кратким и точно отражать содержание документа. [2]

Определенные правила должны быть соблюдены и при написании  адреса: наименование учреждения или  его структурного подразделения  указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в дательном; почтовый адрес указывается после названия учреждения. Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца - прописью, например: «05 февраля 2011 года», или тремя парами арабских цифр: «01.05.11 г.». если документ составлен на чистом листе бумаги, а не на бланке, то дата проставляется слева внизу ниже подписи. В состав подписи входит обозначение должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи.

Контроль за сроками и качеством  исполнения документов осуществляет руководитель государственной нотариальной конторы и нотариус в конторе частнопрактикующего нотариуса. [15]

Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе составляется номенклатура дел. В каждой конторе составляется своя номенклатура, но ее основой является примерная номенклатура. В номенклатуру дел должны быть включены все наряды (дела), которые ведутся в данной нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы. В конце каждого года номенклатура уточняется и вновь вводится с 1 января следующего года. В номенклатуре должны быть предусмотрены резервные номера на тот случай, если в течении года возникает необходимость введения нового, не предусмотренного ранее наряда. По окончании года в номенклатуре делается итоговая запись о количестве заведенных нарядов (дел) и их экземпляров. [16]

Экземпляр номенклатуры дел с итоговой записью является учетным документом для дел временного хранения, в связи с чем, хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.

Все документы до сдачи их в архив  должны храниться в закрывающихся  шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих сохранность.

По окончании года в нотариальной конторе производится подготовка дел  для архивного хранения: уточняется систематизация документов в нарядах (делах), производится их оформление, дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердый переплет, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в 3 - 4 прокола. Листы нарядов (дел) нумеруются карандашом в правом верхнем углу каждого листа документа. [9]

Если на листах уже была нумерация, но она не совпадает с новой, то прежние номера зачеркиваются простым  карандашом, а новые становятся рядом. В конце каждого наряда производится запись о количестве прошитых и пронумерованных листов с подписью ответственного лица.

На обложке наряда должен быть заголовок  в соответствии с номенклатурой  дел, другие необходимые надписи - о  количестве листов, годе образования. Записи должны быть совершены четко, светостойкими чернилами или тушью.

 

 

 

1.2 Виды и формы нотариальных документов и удостоверительных надписей

 

Целый ряд прав и действий подлежит обязательному нотариальному удостоверению. Нотариус как советник, а при необходимости доверенное лицо участников юридических соглашений. В любом случае прибегнувший к нотариальной защите может быть уверен: нотариальный акт надежно закрепляет его права и интересы, защищает от юридических рисков.