Порядок инвентаризации основных средств, нематериальных активов, материально – производственных запасов

МДК.02.02. Бухгалтерская  технология проведения и оформления инвентаризации

 

Тема: Порядок инвентаризации основных средств, нематериальных активов, материально – производственных запасов

Содержание:

1. Инвентаризация основных средств
2. Инвентаризация нематериальных активов
3. Инвентаризация материально- производственных запасов

 

Нормативная документация:

ПБУ 6/01.

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств 

Инвентаризационная опись  основных средств (форма № ИНВ-1);

Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма № ИНВ-18).

 

1. Инвентаризация основных средств

 

Целью инвентаризации основных средств является выявление и  сопоставление фактического наличия объектов основных средств с данными бухгалтерского учета.

Понятие инвентарного объекта  основных средств дано в п.6 ПБУ 6/01. Отдельным инвентарным объектом может быть признан как обособленный объект, так и комплекс конструктивно сочлененных предметов, предназначенный для выполнения определенной работы.

Пример:

Организация арендует производственную площадку, где установила свой электрический счетчик и подвела к нему силовой кабель. Если использование кабеля и электрического щитка предполагается только в комплексе, они должны учитываться как единый инвентарный объект.

Однако следует иметь  в виду, что если сроки полезного  использования частей одного объекта существенно отличаются, то каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

При этом, определяя срок полезного использования объекта для целей бухгалтерского учета, можно руководствоваться как постановлением Совета Министров СССР от 22.10.1990 г. № 1072, так и постановлением Правительства РФ от 01.01.02 № 1, которое используется для целей налогового учета.

В соответствии с пунктом 3.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств  до начала инвентаризации рекомендуется проверить:

а) наличие и состояние  инвентарных карточек, инвентарных  книг, описей и других регистров  аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.

 При отсутствии  документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, кроме случаев, когда ее проведение является обязательным.

 Проведение инвентаризации  обязательно: 

• при выдаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

 

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. Если проводится инвентаризация зданий, сооружений и другой недвижимости, то комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

В случае выявления объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Например, по зданиям - указать  их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т. д.), год постройки и др.; по каналам - протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам - местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам - тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т.п.

Оценка выявленных инвентаризацией  неучтенных объектов должна быть произведена  с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

По рыночным ценам  определяется и излишек основных средств. При этом если рыночная цена определяется с помощью независимых оценщиков, то расходы по независимой оценке должны быть оплачены за счет чистой прибыли организации, поскольку они непосредственно не связаны с производственной деятельностью.

В бухгалтерском учете  данная операция отражается следующим образом:

ДЕБЕТ 26    КРЕДИТ 60

- отражены расходы по оплате услуг независимого оценщика по 
оценке стоимости излишка основных средств, выявленных при 
проведении инвентаризации. Данные суммы не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль;

ДЕБЕТ 60    КРЕДИТ 51

- оплачены услуги независимого оценщика.

Сумма недостачи основных средств рассчитывается на основании  их остаточной стоимости. Для этого  из первоначальной стоимости надо вычесть  сумму начисленной амортизации.

Пример:

В ходе инвентаризации основных средств в ЗАО «Комета» была выявлена недостача объекта основных средств - мобильного телефона. Его первоначальная стоимость- 12 000 руб., а сумма начисленной амортизации - 2000 руб. Сумма НДС, принятая к вычету по этому объекту основных средств, составила 2400 руб.

За сохранность пропавшего телефона отвечал финансовый директор ЗАО «Комета» Ложкин А.А. В своих объяснениях по поводу недостачи он заявил, что мобильный телефон был утерян по его вине.

Поэтому он добровольно согласился возместить рыночную стоимость телефона, которая составила 12 500 руб.

В бухгалтерском учете  ЗАО «Комета» были сделаны следующие  записи:

ДЕБЕТ 01 субсчет «Выбытие основных средств» КРЕДИТ 01 субсчет  «Основные средства в организации»

- 12 000 руб. - списана первоначальная стоимость мобильного телефона;

ДЕБЕТ 02    КРЕДИТ 01 субсчет «Выбытие основных средств»

• 2000 руб. - списана сумма начисленной амортизации; ДЕБЕТ 94    КРЕДИТ 01 субсчет «Выбытие основных средств»
• 10 000 руб. - списана остаточная стоимость основных средств; ДЕБЕТ 94    КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»

• 2000 руб. (10 000 руб. х 20%) - восстановлена предъявленная к вычету сумма НДС, соответствующая остаточной стоимости телефона;

ДЕБЕТ 73     КРЕДИТ 94

- 12 000 руб. - сумма недостачи основного средства по остаточной 
стоимости отнесена на виновное лицо;

ДЕБЕТ 73     КРЕДИТ 98

- 500 руб. (12 500 руб. - 12 000 руб.) - отражена разница между 
рыночной и остаточной стоимостью основного средства.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в  соответствии с основным назначением объекта. Объект, подвергшийся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию, вследствие чего изменилось основное его назначение, вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и  транспортные средства заносятся в  описи индивидуально с указанием  заводского инвентарного номера, организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, приводятся в описях по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые  в момент инвентаризации находятся  вне места нахождения организации (в дальних рейсах морские и  речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т. п.), инвентаризируются до момента временного их выбытия.

На основные средства, непригодные к эксплуатации и  не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. п.) (пункт 3.6 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

При проведении инвентаризации по основным средствам применяются следующие формы инвентаризационных описей:

инвентаризационная опись  основных средств (форма № ИНВ-1);

инвентаризационная опись  многолетних насаждений (форма №  ИНВ-22 АПК);

инвентаризационная опись рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчелосемей (форма № ИНВ-21 АПК);

сличительная ведомость  результатов инвентаризации основных средств (форма № ИНВ-18). Применяется  для отражения результатов инвентаризации основных средств и нематериальных активов, по которым выявлены отклонения от данных бухгалтерского учета;

акт инвентаризации незаконченных  ремонтов основных средств (форма №  ИНВ-10). Применяется при инвентаризации незаконченных ремонтов зданий, сооружений, машин, оборудования и других объектов основных средств.

Инвентаризационные описи, сличительные ведомости и акты инвентаризации составляются в двух экземплярах и подписываются ответственными лицами комиссии отдельно по каждому месту нахождения объектов и лицом, ответственным за сохранность объекта. Один экземпляр  передастся в бухгалтерию, а второй  остается у материально ответственного лица.

Инвентаризация завершается  составлением протокола. В нем указываются  сведения о выявленных недостачах или  излишках, в том числе о причинах их возникновения с указанием виновных лиц и мер, которые следует к ним применить. Протокол утверждает руководитель организации

Одновременно с инвентаризацией  собственных основных средств проверяются  основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные основные средства. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Пример:

ООО «Крокус» проводит инвентаризацию основных средств.

Всю информацию по основным средствам инвентаризационная комиссия записывает в опись (форма № ИНВ-1). Объекты вносятся в опись в  соответствии с их прямым назначением. ООО «Крокус» имеет основное средство, которое было реконструировано, после чего изменилось его назначение, поэтому данный объект вносится в опись в соответствии с новым назначением.

У ООО «Крокус» есть группа однотипных объектов (станки, инструмент, хозяйственный инвентарь и т.д.), которая записана в карточку группового учета. В описи приводится наименование этой группы и указывается количество предметов в ней.

Машины, оборудование и  транспортные средства заносятся в  описи индивидуально с указанием их заводских номеров (по техпаспорту изготовителя), года выпуска, назначения, мощности и т.д.

При ревизии обнаружены основные средства, которые пришли в негодность и их нельзя восстановить, по ним составляется отдельная опись. В ней указываются время ввода  объекта в эксплуатацию и причины, которые привели его в негодность (порча, полный износ и т.д.).

По основным средствам  производственного и непроизводственного назначения также составляются отдельные описи. Кроме того, отдельно оформляется опись по не принадлежащим фирме основным средствам (арендованным или находящимся на ответственном хранении). В ней делаются ссылки на документы, по которым эти основные средства находятся у организации.

2. Инвентаризация нематериальных активов

При инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить:

• наличие документов, подтверждающих права организации на его использование;
• правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

Результаты инвентаризации отражают в описи нематериальных активов (форма № ИНВ-1а). Если же данные описи отличаются от данных бухгалтерского учета, составляют сличительную ведомость (форма № ИНВ-18).

Для инвентаризационной описи предусмотрен типовой бланк. Опись составляют в 2 экземплярах:

• один экземпляр передают в бухгалтерию;
• второй - работнику, ответственному за сохранность документов на нематериальные активы.

Выявленные при инвентаризации не учтенные ранее нематериальные активы приходуют на баланс:

ДЕБЕТ 04    КРЕДИТ 911

- оприходованы ранее не учтенные нематериальные активы, вы 
явленные в процессе инвентаризации.

Списание нематериального  актива, на который у организации отсутствуют документы, отражают так: ДЕБЕТ 05    КРЕДИТ 04

• списана амортизация по нематериальным активам; ДЕБЕТ 94    КРЕДИТ 04

• списана остаточная стоимость нематериального актива.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Инвентаризация материально – производственных запасов

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). При этом инвентаризация готовой продукции осуществляется так же, как и инвентаризация материалов.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться  в порядке расположения ценностей  в данном помещении. При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии  заведующего складом (кладовой) и  других материально ответственных  лиц проверяет фактическое наличие  товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания . Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Некоторые продовольственные  и промышленные ценности в процессе хранения под влиянием внешних факторов могут высыхать, испаряться, вымораживаться, высыпаться, разбиваться и проливаться. Для таких материалов разрабатываются и утверждаются отраслевые нормы естественной убыли.

 При инвентаризации  подобных материалов часть недостачи (в пределах норм естественной убыли) может быть списана на издержки производства и обращения (счета: 20 «Основное производство» и 44 «Расходы на продажу»), а оставшаяся часть должна быть отнесена на материально ответственное лицо. Нормы естественной убыли могут применяться только тогда, когда установлен факт недостачи. Их нельзя использовать просто как инструмент списания части материалов.

Недостачи товарно-материальных ценностей, выявленные при инвентаризации, учитываются по дебету счета 94:

1. Выявлена недостача:

 

      Дт  94    Кт 10 (41) 

 

2. Списание недостач отражается по кредиту счета 94.

       Списана  недостача в пределах норм  естественной убыли:

 

       Дт  20 (44...)    Кт   94

 

3.   Недостача сверх норм естественной убыли отнесена на виновных лиц:

 

Дт  73-2    Кт  94

 

4.   Списана недостача сверх норм естественной убыли при отсутствии виновных лиц (или если во взыскании отказано судом).

      Дт   91-2     Кт   94

 

В ходе инвентаризации можно  обнаружить неучтенные товарно-материальные ценности. Их следует оприходовать при помощи проводки:

      Дт  10 (41)     Кт   91-1  - оприходованы неучтенные материалы (товары), выявленные при инвентаризации.

 

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на  дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях  и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут  отпускаться материально ответственными лицами и присутствии членов инвентаризационной комиссии. Такие ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению - члена комиссии.

Согласно п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина. РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н, по результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:

 излишки запасов  приходуются по рыночным ценам,  и одновременно их стоимость  относится в коммерческих организациях  на финансовые результаты:

Дт 10 Кт  91 + 100 руб. - рыночная стоимость неучтенных ТМЦ, выявленных в результате инвентаризации.

В налоговом учете  на момент оформления результатов инвентаризации должен быть отражен внереализационный доход в сумме рыночной  стоимости оприходованных ТМЦ (100 руб.). По этой же стоимости данные ТМЦ должны числиться в налоговом учете и приниматься в расчет расходной части налоговой базы по налогу на прибыль. Расхождений в налоговом и бухгалтерском отражении данной операции нет.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально-ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами:

• по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами,
• по отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т. д.),
• по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка;
• по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету «Товары отгруженные» следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах («Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т. д.) или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся  в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся  на складах других организаций. В  описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные:

• наименование,
• количество и стоимость,
• дата отгрузки,
• перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описи на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке вносятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения,

номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку  другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации; инвентаризируются по местам их нахождения и материально-ответственным. лицам, на хранении у которых они находятся. Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

При инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц,, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Пример

В ООО «Ромашка» проводится инвентаризация. Данные о товарах, материалах, полуфабрикатах и готовой продукции отражают в описи по форме № ИНВ-3. Там указывают их виды, группы, артикулы и сорта.

Все ценности в присутствии  членов комиссии пересчитывают, перемеривают, перевешивают. Опись составляют в двух экземплярах:

• один экземпляр передают в бухгалтерию для составления сличительной ведомости;
• второй экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность ценностей.

В графе «Товарно-материальные ценности» описи (столбец «Код (номенклатурный номер)») должен быть указан номенклатурный номер товарно-материальных ценностей. Чтобы заполнить эту графу, можно воспользоваться Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции и услуг - (ОК 004-93) или разработать собственные кодировки.

В графе «Единица измерения» проставляются данные из Общероссийского классификатора единиц измерения ОК 015-94.

Товарно-материальные ценности, поступающие в ООО «Ромашка» в период ревизии, кладовщики приходуют в присутствии комиссии по реестру или товарному отчету уже после инвентаризации. Данные о них заносят в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».

Отпущенные в период ревизии ценности также отражаются в отдельной описи «Товарно-материальные ценности, отпущенные в период инвентаризации». В расходных документах председатель комиссии делает соответствующую отметку и ставит свою подпись.

По отгруженным, но не оплаченным товарам, которые находятся  на складе фирмы, оформляется отдельная опись. В ней делается запись о покупателях, наименовании товаров, их стоимости и дате отгрузки.

В описи, которая заполнена  не до конца, ставится прочерк в виде латинской буквы «2». Это делают, чтобы нельзя было дописать туда что-либо после окончания инвентаризации. С этой же целью внизу описи проставляется количество порядковых номеров по каждой странице и общее количество единиц ценностей.

Кроме проверки фактического наличия и состояния материально-производственных запасов, при проведении инвентаризации осуществляется также анализ обоснованности оценки активов, по которым они числятся в учете.

Обусловлено это положениями  пункта 25 ПБУ 5/01, согласно которому по морально устаревшим материалам, по материалам, полностью или частично утратившим свое первоначальное качество, а также по материалам, по которым текущая рыночная стоимость, стоимость продажи снизились, стоимость на конец года для отражения их в бухгалтерском балансе может меняться посредством создания резервов под снижение стоимости материальных ценностей.

Такой резерв создается  в конце каждого отчетного  года за счет финансовых  результатов  организации на величину разницы  между текущей рыночной стоимостью и фактической себестоимостью, если последняя выше текущей рыночной стоимости. Создание резерва оформляется записью по дебету счета 91, субсчет «Прочие расходы» и кредиту счета 14 Резервы под снижение стоимости материальных ценностей» в конце декабря отчетного года.