Роль офис-менеджера в организации работы с документами в фирме

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ и НАУКИ РФ

ГОУ ВПО  Иркутский государственный университет

ФИЛИАЛ  ГОУ ВПО «ИГУ» В г. БРАТСКЕ 

Факультет бизнеса и информационных технологий

Кафедра социальной философии и социально-культурных технологий 
 
 
 

Реферат 

по  дисциплине Офис-менеджер 

на тему: «РОЛЬ ОФИС-МЕНЕДЖЕРА В ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ФИРМЕ» 
 
 
 

Выполнила:

Студентка группы

ДиДОУз-07-2                      ____________  

Проверила:                                ____________  
 
 
 

Братск  – 2011

СОДЕРЖАНИЕ 
 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

1. ПРОФЕССИЯ  ОФИС – МЕНЕДЖЕР…………………………………………4

2. ОСНОВНЫЕ  ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ И ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ОФИС-МЕНЕДЖЕРУ………………………………….5

3. ОРГАНИЗАЦИЯ  РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ…………………………..11

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….13

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРА…........15 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 
 

     Актуальность  темы данной работы обусловливается  тем, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением офис-менеджера со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций.

     На  сегодняшний день офис-менеджер –  это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря  или администратора офиса.

     Вряд  ли это обоснованно, так как и  секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий. Так как все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе, предполагают наделение работника руководящими полномочиями.

     Объект исследования: офис-менеджер.

     Предмет исследования: организация работы с документами офис-менеджера.

     Цель  исследования состоит в комплексном  изучении проблемы организации работы офис-менеджера, являющегося координирующим центром конкретного структурного подразделения.

     Исходя  из данной цели, решаются следующие  задачи:

     - разобрать в чем заключается  помощь офис-менеджера в работе  руководителя;

     - проанализировать в чём заключается работа с документами офис-менеджера.

     Структура исследования. Цели и задачи исследования обусловили выбор структуры работы. Данная работа состоит из введения, трёх вопросов, заключения, списка литературы.

1. ПРОФЕССИЯ  ОФИС – МЕНЕДЖЕР 
 

     Офис-менеджер (office-manager) – это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия (но не структурного подразделения вообще). Образно говоря, офис-менеджер - это «хозяин офиса», «начальник штаба», первый помощник руководителя в решении бесчисленного множества административно-хозяйственных вопросов деятельности предприятия (организации, учреждения).

     Офис-менеджер является координирующим центром конкретного  структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров. Всё это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами.

     Офис-менеджер не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако он непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь личные качества офис-менеджера, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием играют большую роль.  
 
 

2. ОСНОВНЫЕ ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ И ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ОФИС-МЕНЕДЖЕРУ 
 

     В перечень обязанностей офис-менеджера  входят такие, которые и обеспечивают выполнение функций.

     Условно их можно разделить на пять групп:

     1. Управленческие. Эти обязанности  подразумевают:

     - построение организационной структуры  офиса;

     - планирование работы офиса;

     - руководство персоналом офиса  – администратором, секретарями,  курьерами, телефонными операторами  и другими (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала, планирование его карьеры и так далее);

     - разработку и внедрение в офисе  корпоративной культуры в соответствии  с принятой на предприятии  в целом;

     - разработку политики общения  с клиентами.

     2. Административные. Под административными  обязанностями понимаются организация  делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и так далее.

     3. Хозяйственные обязанности. Они  начинаются с организации закупки  офисной техники, комплектующих,  расходных материалов и заканчиваются  руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.

     4. Контрольные обязанности. Здесь  подразумевается проведение инвентаризаций  и ревизий материальных ценностей,  аттестация персонала, организация внутренней отчётности и осуществление иных мероприятий по контролю.

     5. Отчётные. Они включают в себя организацию подготовки отчётов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего.

     Как видно из перечисленных обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса. Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней – повышенные.

     Надо  сказать, что всё вышеперечисленное относится, прежде всего, к «идеальному» офис-менеджеру и характерно для достаточно крупных компаний.

     В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными, полномочиями, а с другой – дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как то: непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и так далее).

     Иногда  на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению первичной  бухгалтерии – он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные  и приходные ордера и так далее. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж.

     Синтез  обязанностей, возлагаемых на офис-менеджера  на российских предприятиях, позволяет  сказать, что этот работник:

     1. Организует структуру (зонирование) офиса, исходя из поставленных вышестоящим руководством задач и профиля предприятия.

     2. Выбирает на основе рекомендаций  технической службы предприятия  и организует закупку офисной  техники (компьютеров, принтеров,  факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и других), её установку и ввод в эксплуатацию.

     3. Разрабатывает и составляет графики  проведения профилактических и  текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных  материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс.

     4. Обеспечивает подготовку и организацию  работы офиса (осуществляет руководство  организацией рабочих мест персонала  офиса, организует проверку офисного  оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, прочее).

     5. Организует использование в работе  офисной оргтехники; осуществляет  контроль за надлежащим состоянием  офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).

     6. Организует обеспечение необходимыми  для работы офиса товарно-материальными  ценностями (анализирует и определяет  потребности в материально-техническом  обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и другое; проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).

     7. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку, оформляет доверенности.

     8. Организует работу по ведению  бюджета расходов на офисные  нужды, по оптимизации прямых  и косвенных хозяйственных затрат.

     9. Обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и тому подобное), необходимых для работы офиса, организует учёт и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.

     10. Организует работу по инвентаризации  хозяйства офиса.

     11. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организует документооборот офиса.

     12. Организует приём и рассылку деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведёт в пределах своих полномочий деловую переписку.

     13. Организует:

     - встречу, приём, регистрацию и необходимое обслуживание визитёров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;

     - приём визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;

     - материально-техническое обеспечение  переговоров, презентаций, совещаний,  конференций, семинаров и других  мероприятий.

     14. Организует и проводит деловые  переговоры (планирует деловые встречи,  определяет линию деловых переговоров,  управляет переговорами с соблюдением  правил этикета и протокола,  организует документальное оформление  переговоров, анализирует результаты  деловых встреч).

     15. Руководит работниками офиса:  распределяет обязанности между  ними; доводит до сведения работников  задания и принятые в отношении  их решения; определяет степень  ответственности работников; разрабатывает  стандарты качества работы и  критерии оценки качества работы; анализирует эффективность работы; осуществляет контроль за исполнением принятых решений.

     16. Организует работу секретарей  на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров  (приём входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков), приёму и отправке телефонограмм; контролирует культуру речи секретарей (операторов).

     17. Осуществляет контроль за трудовой  дисциплиной работников офиса  (составляет распорядок работы  офиса, контролирует его соблюдение, ведёт учёт нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).

     18. Назначает работников, несущих материальную  ответственность за переданные  им для выполнения рабочих  заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.

     19. Обеспечивает выполнение работниками  корпоративных правил и норм  поведения.

     20. Разрабатывает и внедряет системы  мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.

     21. Оказывает работникам офиса помощь  в разрешении возникающих в  ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.

     22. Координирует работу офиса по  подготовке к закрытию (приведение  в порядок рабочих мест, отключение  офисного оборудования, в том числе освещения, активирование систем охранной сигнализации и прочее) и подготовке к новому рабочему дню.

     23. Обеспечивает взаимодействие офиса  с другими структурными подразделениями  предприятия.

     24. Организует совместно со службой  безопасности проведение работ  по планированию и внедрению  мероприятий по поддержанию внутриофисного  режима и информационной безопасности.

     25. Руководит подготовкой отчётной документации для вышестоящего контроля.

     К офис-менеджеру предъявляются следующие  требования:

     Знание: назначения и задач работы офиса, принципов его зонирования; структуры  и оборудования офиса; правил пользования оргтехникой; основ менеджмента; сферы деятельности и видов ответственности работников офиса; принципов организации снабжения офиса; методов стратегического планирования; целей, способов и методов проведения контрольных мероприятий; мотивационных методов и мотивационных стратегий; основ психологии; делового этикета; основ делопроизводства и стандартов        делопроизводства; основ этики и эстетики; основ трудового законодательства; правил внутреннего трудового распорядка; правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; основ бухучёта и отчётности.

     Стаж  и опыт. От претендентов на должность  офис-менеджера высшего уровня в  крупных компаниях, как правило, требуется опыт работы не менее 3-х лет на руководящих должностях. Средние и малые предприятия обычно снижают эту «планку» до 1-го года, а то и вообще не требуют опыта руководящей работы.

     Личные  характеристики. Возраст — как  правило, от 25 лет и старше. Претендент на должность офис-менеджера должен быть эрудированным; обладать высокой степенью самоорганизации, хорошими организаторскими способностями, устной и письменной коммуникацией; иметь высокую стрессоустойчивость; уметь руководить персоналом в «проблемных» ситуациях. Отдельные предприятия желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.

     Образование. Высшее, предпочтительно – экономическое. Приветствуется повышение квалификации на курсах, в том числе – профильных. Основными правовыми документами, регулирующими деятельность офис-менеджера, являются трудовой договор и должностная инструкция. 

3. ОРГАНИЗАЦИЯ  РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 

     Основной  задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его  материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное — персоналом офиса (секретарями, референтами, переводчиками, диспетчерами на телефоне, прочее). Зачастую на офис-менеджеров небольших компаний возлагаются обязанности по ведению кадрового      делопроизводства (оформление и учёт офисных работников), оформлению первичных бухгалтерских документов, проведению переговоров с посетителями офиса.

     Главное в любом деле можно найти, только обладая критерием важности, то есть умение определять различные по значению цели: общие, частные. Поэтому необходимо выработать в себе способность как можно быстрее и точнее это сделать. Рассматривая проблему рациональной организации работы офис-менеджера, определяется, что сюда относят, прежде всего. Порядок расположения документов:

     1. Входящая корреспонденция: материалы,  которые поступают в секретариат.

     2. Текущая обработка: материалы,  которые уже отработаны или  должны быть скоро закончены.

     3. Исходящие материалы: то, что уходит  из секретариата. Эти группы документов  должны быть собраны в папки  или обложки. Исходящие документы  необходимо разделить на: а) собственно исходящую почту, идущую за пределы предприятия; б) документы, рассылаемые в пределах предприятия; в) документы, предназначенные для подшивки в дела. Текущую работу следует разделить на:

     1. Срочную – к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно).

     2. Менее срочную. Следует сложить  все вместе то, что относится  к определённому делу, в одну папку или обложку.

     3. Назначенные сроки выполнения  работы и приёма посетителей.

     Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.

     4. Документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть  слишком обширным. В нём может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее время. Если этого вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски. Проверку лучше выполнять в свободное от основной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не перепутать. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 
 

     Масштабные  социально-экономические изменения, происходящие в нашем обществе, обновление системы управления и составляющих её элементов, динамичное и повсеместное внедрение новейших информационных технологий – все эти факторы предъявляют повышенные требования к качеству современного управленческого персонала.

     Расширение  масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители в большей степени  должны заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение многих тактических и оперативных функций своим подчинённым. Незаменимым помощником руководителя в структуре управления сейчас становится офис-менеджер.

     Офис-менеджер – это сотрудник, управляющий  офисом – его информационными, техническими, материальными и человеческими ресурсами.

     Следовательно, он является самым настоящим управленцем.

     Совершенно  точно можно сказать, что должность  офис-менеджера включает в себя более  широкие обязанности, чем любая  другая схожая. На нём лежит вся  входящая и исходящая корреспонденция, входящие и исходящие телефонные звонки — в общем, обработка всего информационного потока, идущего через офис.

     Делопроизводство  – отдельная большая область  знаний, без освоения которой эффективная  деятельность офис-менеджера не может  быть эффективной. Это и документы, связанные с сопровождением хозяйственной деятельности (договоры, накладные, акты, отчеты), и организационно-распорядительные документы (решения и распоряжения, протоколы и справки, письма и служебные записки), а также кадровые документы. Важно уметь грамотно организовать и поддерживать документооборот офиса, как бумажный, так и электронный.

     Если  сотрудников в компании немного, то офис-менеджер справится с организацией документооборота. В крупной фирме  такие процессы переданы в секретариат. Но в любом случае офис-менеджер обязан знать основные правила делопроизводства, так как ему приходится самостоятельно оформлять большое количество разнообразной документации и еще больше документов проходит через его руки.

     Можно без преувеличения сказать, что  качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний офис-менеджера, его умение чётко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.

     Итак, офис-менеджер – это один из руководящих  работников предприятия, который подчиняется непосредственно руководителю. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРА 
 

1. Валинуров И., Устименко М. Офис начинается с  офис-менеджера. // Молодость Сибири. – 2007. – 52. – с. 13-14
2. Дёмин Ю.М. Эффективный офис-менеджер / Дёмин Ю.М. – СПб.: Питер, 2004. – 203 с.
3. Иванова О.А. Офис-менеджер - это… Секретарь-референт. – 2005.
4. Корнеев И.К. Профессиональная подготовка офис – менеджера / Корнеев И. К. // Справочник секретаря и офис – менеджера. – 2002. - № 4. –         с. 17-25.
5. Щур Д.Л., Труханович Л.В. Офис-менеджер. Кадры предприятия. – 2007. – 3. – с. 15-20.