Совершенствование управления структурными подразделениями в современных условиях на примере ООО «Фиона»

Тема  диплома: Совершенствование  управления структурными подразделениями  в современных  условиях на примере  ООО «Фиона» 

СОДЕРЖАНИЕ 
ВВЕДЕНИЕ……………..………………………………………………………...3 
ГЛАВА 1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ ………….....…...6 
1.1. Сущность управления структурными подразделениями в современных условиях…………………………………………………………………………...6 
1.2. Роль и место структурных подразделений в организационной структуре…………………………………………………………………………10 
1.3. Показатели эффективности управления структурными подразделениями в современных условиях ….. …………………………………………………...17 
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ УПРАВЛЕНИЯ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ООО «Фиона»…..……………………………..……..31 
2.1. Технико-экономическая характеристика ООО «Фиона» ..…………..…..31 
2.2. Анализ финансово-хозяйственной деятельности ООО «Фиона»……..…33

3. Анализ структуры управления ООО «Фиона»…………………………....55

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ………………….58

3.1. Совершенствование организационной структуры ООО «Фиона»……....58

3.2 Отдел маркетинга как важный фактор повышения эффективности управления ООО «Фиона»…………………………………….………………..65

ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………………70

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………….…72 
ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………….………75 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

    Экономическая стабильность организации, ее выживаемость и эффективность деятельности в  условиях рыночных отношений неразрывно связаны с ее непрерывным совершенствованием и развитием. При этом совершенствование  организации должно осуществляться по принципу адаптации к внешней среде. Сегодня четко прослеживаются факторы, определяющие необходимость постоянного совершенствования и адаптации организации. Это:

- рынок  сбыта продаваемой продукции  и вида услуг; 
- рынок поставщика или рынок потребителя товаров и услуг;

- финансовый  рынок;

- рынок  труда;

- окружающая  природная среда.

      Система управления предприятиями  должна отвечать современным  рыночным условиям:

- обладать  высокой гибкостью, позволяющей  быстро менять ассортимент товаров  (услуг);

- быть  адекватной сложной технологии  продаж, требующей совершенно новых  форм контроля, организации и  разделения труда; 
- учитывать серьезную конкуренцию на рынке товаров (услуг), в корне изменившую отношение к качеству товара, потребовавшую организовать послепродажное обслуживание и дополнительные фирменные услуги; 
- учитывать требования к уровню качества обслуживания потребителей и времени выполнения договоров, которые стали слишком высокими для традиционных торговых систем и механизмов принятия управленческих решений;

- учитывать  изменение структуры издержек;

- принимать  во внимание необходимость учета  неопределенности внешней среды. 
       Это далеко не полный перечень проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. Для реализации их существует объективная необходимость в исследованиях, анализе существующего положения. 
        Различного рода нововведения проявляют себя на предприятиях в форме организационного совершенствования системы управления, что требует уточнения отдельных связей, параметров системы, применения более эффективных способов их реализации, повышения уровня надежности и т.д.¹ Организационное совершенствование системы (ее подсистем или элементов) затрагивает уже не только отдельные связи, но и структуру управления в целом. А это, в свою очередь, требует установления и обеспечения новых связей, устранения излишних связей, существенного изменения функций управления и способов принятия управленческих решений. Развитие и совершенствование предприятия базируется на тщательном и глубоком знании деятельности организации, что требует проведения исследования систем управления.

        Поэтому управление структурными  подразделениями занимает важное  место в жизнедеятельности организации. Эта тема была актуальной всегда.

    Сейчас политика организации полностью изменилась и руководство вынуждено включать в аппарат управления службу маркетинга. Задачами службы маркетинга являются исследования рынка, товаров, конкурентов, потребителей и других областей. Она занимается разработкой тактики фирмы и осуществлением товарной, ценовой, сбытовой политики и стратегии продвижения товара на рынке.

    Цель  работы – показать теоретическое значение маркетинга в повышении эффективности предприятия и доказать его важность на практике, используя это на примере ООО «Фиона».

    Объект  исследования – работа управления структурными подразделениями.

    Предмет исследования – модернизация управленческих структур подразделения.

    В соответствии с целью и предметом  исследования были определены следующие  задачи:

    - организация и способы увеличения её эффективности;

    - маркетинг, как один из наиболее важных и действенных инструментов увеличения эффективности;

    - показать высокую роль маркетинга путем приведения и анализа результатов.

    Теоретической основой исследования явились труды как западных специалистов– Филипп Котлер, Гельмут Шмален и др., – так и отечественных маркетологов – Завьялов, Афанасьев, Голубков, Хруцкий и др.

    Будут предложены факторы повышения эффективности  работы, а также внесено предложение  по изменению расчетов в  оплате труда сотрудников магазина. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ  
1.1. Сущность управления структурными подразделениями в современных условиях 

    В условиях рыночной экономики предприятие нуждается в решении задач управления на качественно новом уровне. Необходимость оперативного реагирования на конъюнктуру рынка и быстро меняющуюся экономическую ситуацию требует перестройки внутренней микроэкономики предприятия, постановки управленческого учета, оптимизации процессов управления.

    Охарактеризуем  основные черты управления предприятием как процесса с точки зрения теории управления.

    В общем виде процесс управления во всех сферах деятельности можно представить  в виде так называемой «петли управления», включающей циклическую последовательность следующих этапов: прогноз – планирование - контролируемая деятельность  по реализации планов – учет  и анализ результатов - коррекция прогнозов и планов (рис. 1.1).

    Процесс управления имеет иерархическую  структуру и включает несколько  подуровней по направлениям деятельности (закупка, продажа,  финансы и др.), которые в свою очередь включают соответствующие подпроцессы.

    Процесс управления предприятием реализуется  в рамках системы управления предприятием. Система управления существует на любом предприятии независимо от того, задумывались ли вы явно о ее структуре и задачах. В рамках системы управления можно выделить объект управления и управляющую часть. В качестве объекта управления здесь выступает торговый процесс, а в качестве управляющей части – управленческие службы организации. На каждом уровне иерархии системы управления в той или иной степени реализуется набор функций управления, входящих в рассмотренную выше «петлю управления»².

    В процессе управления предприятиями  необходимо эффективное решение  комплекса задач, основные виды которых в общем случае могут быть определены следующим образом

• управление финансами;
• управление сбытом и снабжением;
• управление внутренними службами;
• управление кадрами.

    В зависимости от особенностей и масштаба организации каждый из выделенных видов может включать в себя значительное число отдельных задач. В принципе подобные задачи возникают и при управлении малым предприятием, однако их реальный объем позволяет обеспечить удовлетворительное решение традиционными средствами бухгалтерского учета.

    В настоящее время в России резко возрос интерес к общепринятым на Западе стандартам менеджмента, однако многих руководителей до сих пор поставит в тупик вопрос об организационной структуре компании или о схеме существующих бизнес-процессов.

    Как раз в этот момент четко проявляется необходимость иметь перед глазами модель деятельности организации, которая отражала бы все механизмы и принципы взаимосвязи различных подсистем в рамках одного бизнеса. С помощью моделирования различных областей деятельности можно достаточно эффективно анализировать «узкие места» в управлении и оптимизировать общую схему бизнеса.

    К настоящему времени разработаны  десятки методологий построения формализованных моделей функционирования организации и концепций построения систем управления.

    Укрупненно методы построения моделей организаций можно разделить на структурные и объектно-ориентированные. Каждая из этих групп методов включает в себя несколько вариантов конкретных методик. Структурные методы на сегодняшний день имеют наибольшее распространение. Структурные методы

    Структурным принято называть такой метод  исследования системы или процесса, который начинается с общего обзора объекта исследования, а затем  предполагает его последовательную детализацию.

    Структурные методы имеют три основные особенности:

• расчленение сложной системы на части, представляемые как «черные ящики», а каждый черный ящик реализует определенную функцию системы управления;
• иерархическое упорядочение выделенных элементов системы с определением взаимосвязей между ними;
• использование графического представления взаимосвязей элементов системы;

    Модель, построенная с применением структурных  методов представляет собой иерархический  набор диаграмм, графически изображающих выполняемые системой функции и  взаимосвязи между ними. Попросту говоря, это рисунки, на которых показан набор прямоугольников, определенным образом связанных между собой. В диаграммы также включается текстовая информация для обеспечения точного определения содержания функций и взаимосвязей.

    Пример  структурной диаграммы IDEF приведен на рис. 1.2.

    Объектно-ориентированный  подход к построению моделей системы  управления отличается от структурного большим уровнем абстракции и основывается на представлении системы в виде совокупности объектов, взаимодействующих между собой путем передачи определенных сообщений. В качестве объектов предметной области могут служить конкретные предметы или абстрагированные сущности – заказ, клиент и т.п.

    В конкурентной борьбе побеждает тот, кто быстрее других реагирует  на изменения в бизнесе и принимает  более верные решения. Именно информационные технологии помогают руководителям  организаций в решении этих сложных задач.

    Формализованные методы построения модели организации применяются при проведении так называемого обследования организации, имеющего целью отразить состояние деятельности организации по принципу «как есть»³.

    Дело  в том, что для автоматизации принятия управленческих решений на верхнем уровне необходимо учитывать очень большое число трудно формализуемых факторов. Поэтому автоматизация управления сегодня – это, в основном, автоматизация различных областей учета, документооборота и др. с целью оперативной подготовки информации для принятия руководителями различных уровней обоснованных управленческих решений. Таким образом основным результатом внедрения автоматизированной системы управления для вас явится возможность получения необходимой информации. А поскольку информация эта необходима именно организации, следует принять самое непосредственное участие в процессе автоматизации.   

1.2. Роль и место  структурных подразделений  в организационной  структуре 

    В современном положении организаций рассматривается множество самых разных организаций, которые представляют собой «совокупность» людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда и распределения обязанностей. Это могут быть государственные учреждения, общественные объединения, научно-производственные объединения, частные предприятия .

    Организации создаются для удовлетворения разнообразных потребностей людей в продукции либо услугах и поэтому имеют самое различное назначение, размеры, строение и другие параметры.

    Такое разнообразие имеет большое значение при рассмотрении организации как объекта управления. Множество целей и задач, стоящих перед организациями разного класса сложности и разной отраслевой принадлежности приводит к тому, что для управления ими требуются специальные знания и искусство, методы и приемы, обеспечивающие эффективную совместную деятельность работников всех структурных подразделений⁴. Рассмотрим роль и место структурных подразделений в организационной структуре организации.

    Любая организация, вне зависимости от ее конкретного назначения, может быть описана с помощью ряда параметров, среди которых главными являются: цели организации, ее организационная структура, внешняя и внутренняя среда, совокупность ресурсов, нормативная и правовая основа, специфика процесса функционирования, система социальных и экономических отношений и, наконец, организационная культура.

    Каждая  организация имеет конкретную систему  управления, которая также является объектом исследования. Исследовать систему управления можно только на основе выбранной научной концепции.

    Прежде  всего необходимо отметить, что концепция  «системы» используется как средство для изучения характеристик объекта управления. Ценность этой концепции заключается в том, что она способствует более глубокому пониманию характеристик изучаемой системы и процесса функционирования организации как системы.

    Любой вид управленческой деятельности связан с управлением людьми, объединенными  в рамках предприятия в отделы, подразделения, службы и т.д. Следовательно, управленческая деятельность — это, прежде всего, управление социальными коллективами людей, которые должны рассматриваться как социально управляемые системы. В качестве социально управляемой системы может рассматриваться организация любого уровня: министерство, научно-производственное объединение, организация, магазины, холдинги и отдельные компании. Каждая из этих систем представляет собой самостоятельный объект исследования и имеет свои особенности.

    Система управления любой организации является сложной системой, созданной для  сбора, анализа и переработки информации с целью получения максимального конечного результата при определенных ограничениях (наличия ресурсов, например).

    Говоря  об управлении организацией, в частности предприятием, мы употребляем термин система. Например, торговая система, система материально-технического снабжения, система сбыта, различные обеспечивающие и обслуживающие системы. Прежде всего потому, что любой объект рассматривается с точки зрения кибернетики и тем самым пытаемся понять его цели, из каких элементов он состоит, как он функционирует и в этом смысле мы рассматриваем любой конкретный объект, в том числе и предприятие как систему⁵.

    Как правило, представление объекта в виде системы всегда связано с некоторыми трудностями из-за наличия множества определений системы и трудностью выбора единого определения, целиком используемого при построении реальной системы управления.

    В настоящее время можно выделить, по крайней мере, пять типов системных представлений: микроскопическое, функциональное, макроскопическое, иерархическое и процессуальное.

    Каждое  из указанных представлений системы  отражает определенную группу ее характеристик.

    Микроскопическое  представление системы основано на понимании ее как множества наблюдаемых и неделимых величин (элементов). В принципе абсолютно неделимых элементов нет, однако в каждом конкретном случае проектирования системы элемент принимается неделимым. Структура системы фиксирует расположение выбранных элементов и их связи.

    Под функциональным представлением системы  понимается совокупность действий (функций), которые необходимо выполнять для реализации целей функционирования системы.

    Макроскопическое  представление характеризует систему как единое целое, находящееся в «системном окружении» (среде). Это означает, что реальная система не может существовать вне системного окружения (среды), а окружающая среда представляет собой ту систему, в рамках которой выбраны интересующие нас объекты. Следовательно, система может быть представлена множеством внешних связей со средой.

    Иерархическое представление основано на понятии  «подсистема» и рассматривает всю  систему как совокупность подсистем, связанных иерархически.

    И, наконец, процессуальное представление характеризует состояние системы во времени.

    Следовательно, система управления как объект исследования обладает следующими признаками: состоит из множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных иерархически; элементы систем (подсистемы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей; система — это единое и неразрывное целое, являющееся целостной системой для нижестоящих иерархических уровней, имеются фиксированные связи системы с внешней средой.

    Изучая  систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся:

    • детерминированность элементов  системы;

    • динамичность системы;

    • наличие в системе управляющего параметра;

    • наличие в системе контролирующего  параметра;

    • наличие в системе каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.

    Соблюдение  этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

    В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

    Вторым  требованием системы управления является динамичность, т.е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.

    Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответственных работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы⁶.

    Под воздействием таких внешних и  внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.

    С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

    Под управляющим параметром в системе  управления следует понимать такой  ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

    При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы — позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.

    Несоблюдение  данного требования, т.е. наличия  управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

    Следующим, четвертым требованием, предъявленным  к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.

    Контроль  субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в системе управления должны проходить только через элемент, выполняющий функции контролирующего параметра.

    Наличие прямых и обратных связей (пятое  требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений.

    Итак, мы рассмотрели требования, предъявленные к системе управления как объекту исследования. Что дает нам такое рассмотрение?

    1. Рассматривая конкретную организацию как объект исследования, мы всегда должны фиксировать и сравнивать ее системные характеристики. Это позволяет лучше понять эту организацию и определить, к какому классу сложности она относится.

    2. Чтобы совершенствовать систему управления с использованием компьютерной техники, организационное проектирование необходимо доводить до такого уровня, при котором обеспечивается четкость распределения обязанностей руководителей и исполнителей.

    3. Необходима персональная ответственность руководителей и исполнителей. При проектировании системы управления нужно четко фиксировать, кто и что делает в системе управления, кто за что отвечает.

    4. Необходима информационная проработка системы на уровне управленческих решений.

    5. Исследование и проектирование должно быть непрерывным процессом. В системе управления необходимо предусматривать отдел или группу сотрудников, которые должны постоянно прорабатывать технологию подготовки новых решений, обусловленных новыми целями.

    6. Должна существовать четкая документация, регламентирующая деятельность организации. Зачастую Положения об отделах, должностные инструкции не конкретны и не обеспечивают персональной ответственности при принятии управленческих решений⁷.