Бухгалтерский учет в торговле

Содержание

1.      Задачи и основные принципы учета товарных операций в

организации торговли…………………………………………………………2

2.      Материальная ответственность, ее документальное оформление………..11

Список литературы……………………………………………………………...16
1.  Задачи и основные принципы учета товарных операций в организации торговли.

Организация бухгалтерского учета помимо прочих задач, стоящих перед бухгалтерскими службами любой организации, независимо от сферы деятельности, на предприятии торговли должна позволять решать следующие задачи:

1.      Обеспечение организации, совместно с другими службами материальной ответственности за товары;

2.      Правильное документальное оформления товарных операций (поступления и продажи, прочего выбытия товаров), своевременное и правильное отражение их в учете;

3.      Проверка полноты и своевременности оприходования товаров материально ответственными лицами, правильности и своевременности списания реализованных и выбывших по другим причинам товаров;

4.      Проведение инвентаризации товаров в соответствии с действующими правилами, своевременное и правильное отражение ее результатов в учете;

5.      Обеспечение контроля за соблюдением нормативов товарных запасов (оптимального размера товарных запасов, обеспечивающего бесперебойную продажу товаров при минимуме затрат).

6.      Своевременное и правильное определение валового дохода и прибыли от продажи товаров.

Для выполнения указанных задач при постановке учета товаров в торговой организации следует основываться на следующих принципах:

1.      Организация учета по каждому материально ответственному лицу (бригаде).

2.      Выбор схемы учета товаров наиболее целесообразной в условиях работы данной организации.

3.      Возможны три схемы:

а) индивидуальная – фиксируется движение каждой единицы товаров; применяется в комиссионной розничной торговле, в организациях розничной торговли, использующих соответствующих технические средства при помощи которых сканируется штрих-код, нанесенный на каждую единицу товара;

б) натурально-стоимостная – фиксируется движение товаров по отдельным наименованиям в натуральном и стоимостном выражении; применяется, как правило, для учета товаров на складах;

в) стоимостная -  фиксируется движение товаров в общем объеме в денежном измерителе.

4.      Единство оценки товаров при их оприходовании и при выбытии; если товары были оприходованы по продажным ценам, то и списываться они должны по продажным ценам.

5.      Предоставление отчетности материально ответственных лиц (бригад) о движении товаров в установленные сроки.

6.      Периодическая проверка путем проведения инвентаризации фактических остатков товаров и сравнение их с данными бухгалтерского учета для проверки обеспечения сохранности ценностей.

Для приемки товаров на территории торгового предприятия администрацией торгового предприятия назначается материально ответственные лица (заведующий складом, секцией, отделом, кладовщик). Обязанности этих работников по приемке товаров и условия ответственности закрепляются в трудовых контрактах, договорах о материальной ответственности этих лиц, должностных инструкциях и т.д.

В зависимости от характера приемки товаров различают  приемку по количеству, качеству и комплектности. По сути, приемка товаров по перечисленным основаниям является проверкой соответствия товара его характеристике.

При приемке товара в первую очередь проверяется соответствие количества товара указанного в договоре и фактически поставленного. Производится проверка на основании транспортных сопроводительных документов (накладной, счета-фактуры, спецификации, описи). Если такие документы отсутствуют, то составляется акт.   

Проверка количества товара в зависимости от того, в каких единицах выражается количество (товарно-весовых или объемных) производится различными способами.

Если товар выражен в договоре в весовых единицах, его количество устанавливается взвешиванием (установлением веса брутто или нетто). Если товар выражен в договоре в объемных единицах, проверка количества производится подсчетом количества мест.

Следует отметить, что если в условиях договора, а также в сопроводительных документах количество указано и в весовых и в объемных единицах, при приемке проверяется и то и другое.

Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может производиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на товаре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительных документах.

Приемка товара по качеству осуществляется двумя способами:

-         на основе документа, подтверждающего соответствие качества товара;

-         путем проверки качества фактически поставленного товара в месте приемки.

При первом способе в зависимости от вида товара, условий договора качество товара может определяться по сертификатам, техническим условиям, стандартам, образцам и т.д. Для продовольственных товаров обязательной является проверка сроков годности и реализации поставленного товара – просроченные товары являются некачественными.

Проверка по комплектности применяется по большей части для технически сложных изделий, в частности, к бытовой технике. Если договором предусмотрено условие о комплектности, принимая товар, материально ответственное лицо обязано удостоверится, что поставленный товар соответствует этим условиям.

Комплектность проверяется, как правило, путем установления наличия перечисленных составных частей (комплектующих изделий или узлов, пр.) указанных в договоре или государственных стандартах, отраслевом стандарте, стандарте предприятия, технических условиях и т.д.

Проверка количества, качества, комплектности товара осуществляется двумя основными способами: сплошной и выборочный. Сплошной проверке, как правило, подвергаются товары, поставленные в таре или упаковке. Выборочной – товары, поставленные валом и иногда в упаковке. Как правило, выборочная проверка производится с условием о распространении ее результатов на всю партию. Возможность или обязательность такой проверки должна быть предусмотрена условиями договора, стандартами, техническими условиями, иными  обязательными правилами.

Так, для большинства продовольственных и ряда непродовольственных товаров законодательством установлена обязательная процедура сертификации – установления соответствия продукции определенным требованиям. Документом, подтверждающим, что товар сертифицирован, является сертификат (декларация) соответствия. Подтверждением сертификации товара также являться знак соответствия на упаковке. При приемке ряда продовольственных товаров документами, подтверждающими качество товара, является ветеринарный сертификат, гигиеническое заключение.

При приемке машинно-технической продукции или товара, на который отсутствуют стандарты, а также при приемке единичной продукции, к которой предъявляются специальные требования, качество товара определяется техническими условиями, согласованными сторонами и являющимися неотъемлемой частью договора. В этом случае, если условием договора предусмотрено определение качества товара по образцу (как правило, это непродовольственные товары), в договоре дается его техническое описание, либо предоставляется торговому предприятию образец, после чего образец становится эталоном.

При втором способе проверка качества может осуществляться путем проведения качественного анализа, сличения ранее отобранных образцов,  осмотра товара, проведение различного рода испытаний и анализов.

Документальное оформление поступления товаров осуществляется в соответствии с требованиями Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденной письмом  Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5.

Порядок приемки и документального оформления зависит от места приемки (на складе поставщика, на станции железной дороги, пристани, в аэропорту, на складе покупателя).

В любом случае поставщик, отпуская или отгружая товар, выписывает товарную накладную (форма ТОРГ 12), утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 г. № 132 . Товарная накладная выписывается в двух экземплярах: один экземпляр остается у поставщика, второй передается покупателю. В накладной указываются: номер и дата выписки, наименование поставщика и покупателя, наименование и краткое описание товара, его количество, цена и общая сумма (с учетом НДС) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами,  сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглой печатью поставщика. Обязательными реквизитами также являются наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровка.

При отгрузке (отпуске) товаров поставщик выписывает не позднее пяти дней, считая со дня отгрузки товаров счет-фактуру (в двух экземплярах, один – у поставщика, другой – покупателю). Счет-фактура – документ, выписываемый в соответствии со ст. 169 ч. II  Налогового Кодекса РФ и являющийся основанием для осуществления расчетов за товар и служащий основанием для принятия к вычету или возмещению предъявленных сумм НДС. Форма счета – фактуры утверждена Правительством РФ от 02.12.00 № 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость». При этом поступившая на предприятие счет – фактура подлежит регистрации в соответствующем журнале, а после оприходования товаров по данному счету  - в книге покупок.

1. Приемка  товаров может осуществляться на складе поставщика. В данном случае работник, принимающий товар должен иметь доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара.

Порядок оформления доверенностей и получения по ним товара установлен инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности, утвержденной МФ РФ СССР  от 14.01.67 г. № 17 и п. 185 ГК РФ.  Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью руководителя и главного бухгалтера организации и заверяется печатью. Отрывная часть доверенности с указание паспортных данных выдается под расписку работнику, уполномоченному на получение товаров, а корешок доверенности остается в бухгалтерии.

При приемке товара представитель покупателя, предъявив доверенность, проверяет товар и при соответствии количества и качества сопроводительным документам (накладной, счет-фактуре, сертификатам)   принимает его по товарной накладной, подписывая ее. При доставке на склад покупателя в накладной проставляется штамп и печать организации – покупателя. Таким образом, товарная накладная, выписанная поставщиком и заверенная покупателем, является первичным документом по оприходованию товара на склад покупателя. 

2. Приемка товара на станции железной дороги (водной пристани, аэропорте). В этом случае поставщик отгружает товар, передавая его транспортной организации для доставки покупателю. При этом транспортная организация выписывает соответствующий документ (железнодорожную накладную, коносамент, накладную при доставке авиатранспортом). При поступлении на станцию железной дороги  (пристань, аэропорт) товаров покупателю сообщается об этом. Для приемки  товаров и доставки их на склад торговой организации отправляется работник с выданной ему доверенностью. 

Представитель покупателя совместно с представителем транспортной организации проверяет, была ли обеспечена сохранность груза при перевозке (наличие и целостность пломб, исправность тары и упаковки и т. д.). Если в ходе осуществления такого контроля никаких повреждений не обнаружено, то об этом делается отметка в транспортном документе. Там же фиксируется факт выдачи товаров без проверки массы (путем проставления подписей лиц выдавшего и принявшего товар). Незатаренные грузы при приемке перевешиваются. При этом выписывается специальный документ – приходный грузовой отвес (форма ТОРГ №17), в котором указывается состояние груза, его количество согласно транспортным документам и по факту. Отвес подписывается представителем покупателя и транспортной организации.

В случаи установления при приемке товаров повреждений упаковки, тары, порчи груза, несоответствия наименования и массы груза или количества мест, несоблюдения сроков доставки, а также в других случаях получатель требует от транспортной организации проверки количества мест и проверки содержимого каждого поврежденного места. Если в результате проверки будут установлены факты утраты (недостачи), повреждения или порчи товаров составляется коммерческий акт. Акт является основанием для предъявления организацией получателем иска (претензии) к транспортной организации или поставщику, если транспортная организации не виновна в возникновении ущерба, установленного при приемке товара.

В тех случаях, когда выявленные недостачи не превышают норм естественной убыли, коммерческий акт не составляют, а делают о недостаче отметку в транспортном документе. Такая недостача возмещается, как правило, за счет организации - покупателя и включается ею в издержки обращения.

Экспедитор доставляет товар на склад покупателя, что оформляется товарно-транспортной накладной, а материально-ответственное лицо на складе принимает товар, проставляя штамп об оприходовании и свою подпись на сопроводительном документе (товарной накладной)  -   в случае отсутствия расхождений или составляя акт о приемке товаров.

1.      Приемка товара на складе покупателя. В этом случае груз доставляется автотранспортом и транспортной организацией (поставщиком) выписывается товарно-транспортная накладная.   Материально ответственное лицо (кладовщик) принимая товар, проверяет его и при соответствии количества и качества сопроводительным документам проставляет штамп об оприходовании товара и свою подпись на сопроводительном документе (товарная накладная) или, в случае расхождения, составляется акт об оприходовании товара.

В любом случае приемки товаров первичным документом по оприходованию товара на склад является:

1.      При полном соответствии количества и качества поступивших товаров сопроводительным документам - сопроводительный документ (товарная накладная), выписанный поставщиком с проставлением штампа об оприходовании и подписи лица принявшего товары.

2.      При несоответствии количества и качества товаров данным сопроводительных документов (или при их отсутствии) – акт приемки товаров, который составляется комиссией, при этом в сопроводительном документе по данной партии товаров (товарной накладно) делается отметка об актировании. 

Госкомстат РФ установлено несколько форм актов о приемке товаров:

1.      Акт о приемке товаров (Форма № ТОРГ 1) – указывается количество и стоимость товара по данным сопроводительных документов и фактически, акт подписывают все члены комиссии.

2.      Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (Форма № ТОРГ 3)

3.      Акт при приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ – 4)

4.      Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика (форма № ТОРГ – 5).

2.      Материальная ответственность, ее документальное оформление.

Необходимой предпосылкой правильной организации учета товаров на складах является разработка товарной номенклатуры – систематизированного перечня товаров.

На организацию складского учета товаров влияет применяемый способ хранения товаров:

1.      Партионный способ хранения, т.е. каждая вновь поступившая по одному транспортному документу партия товаров не смешивается с ранее поступившими и хранится отдельно;

2.      Сортовой способ хранения товаров, когда товары хранятся по сортам, каждый вновь поступивший товар присоединяется к имеющимся товарам того же наименования и сорта.

В любом случае складской учет товаров ведется материально ответственным лицом, как правило, в натуральном выражении на основании приходных и расходных товарных документов в карточках складского учета (карточка учета материалов (товаров) – Форма № М –17). Однако можно учитывать движение товаров в натуральном и стоимостном измерениях одновременно.

При партионном способе хранения на каждую партию товаров материально ответственное лицо выписывает партионную карту в двух экземплярах, где указывается наименование, артикул, сорт, цена и количество товаров. Партионные карты регистрируют в специальной книге. Порядковый номер регистрации в этой книге является номером данной партии товаров. Один экземпляр партионной карты остается на складе и служит регистром складского учета товаров, второй передают в бухгалтерию. По мере отпуска товаров материально ответственное лицо указывает в партионной карте дату отпуска, номер расходного документа и количество отпущенного товара. Одновременно в расходном документе указывают номер партионной карты.

После полного выбытия данной партии товаров партионную карту склада передают в бухгалтерию для проверки. Если при проверке по данной партии выявляют недостачу товаров, то, не ожидая инвентаризации, недостачу в пределах норм естественной убыли списывают за счет торговой организации, а сверх норм естественной убыли  - списывают на материально ответственное лицо. Излишки товаров, выявленные при проверке, приходуют.

Для учета товаров в местах хранения товара при партионном способе хранения и учета  товаров материально ответственному лицу необходимо заполнять товарный ярлык (Форма № ТОРГ – 11). Товарный ярлык заполняется в одном экземпляре на каждое наименование товара с проставлением порядкового номера ярлыка. Товарный ярлык хранится вместе товаром по месту их нахождения. Данные товарного ярлыка применяются для заполнения инвентаризационной описи товаров.

Партионный учет, обеспечивая возможность выявления недостачи и излишков товаров сразу после отпуска каждой партии и возможность контролировать сроки реализации товаров, представляется целесообразным  в плане контроля за сохранностью товаров. Однако, вместе с тем, партионный способ хранения и учета товаров имеет недостатки. Менее рационально используется складская площадь и емкость хранилищ, ухудшается возможность оперативного управления товарными запасами, поскольку затрудняется получение информации о наличии тех или иных товаров из-за того, что они могут храниться в нескольких местах, а следовательно, остатки по ним отражаются в нескольких партионных картах.

При сортовом способе хранения материально ответственные лица ведут учет товаров в карточках (товарных книгах). При этом отдельные карточки (страницы в товарной книге) открываются на каждое наименование и сорт товаров. Для сокращения числа аналитических счетов товары различного наименования, имеющие одинаковую цену, могут учитываться на одной карточке. В заголовке карточки (страницы товарной книги) указывают наименование, артикул, сорт, цену и другие отличительные признаки товара. В остальной части карточки отражают приход, расход и остатки товара.     

Материально ответственные лица обязаны составлять на основании приходных и расходных документов товарный отчет (Форма № ТРГГ – 29) . Сроки предоставления товарного отчета устанавливаются администрацией в зависимости от объема товарных операций, системы документооборота. Товарные отчеты  могут составляться ежедневно, за 3, 5, 7, 10 дней.

Товарный отчет состоит из двух частей: адресной и предметной.

В адресной части указывается наименование организации, вид деятельности, название «товарный отчет», дата составления, за какой период составляется отчет, должность, фамилия и инициалы  материально ответственного.

В предметной части товарного отчета можно выделить четыре раздела:

-         остаток товаров на начало отчетного периода (одна строка);

-         приход товаров (для каждого приходного документа отводится отдельная строка);

-         расход товаров (для каждого расходного документа отводится отдельная строка);

-         остаток товаров на конец отчетного периода.

В приходной части товарного отчета построчно  указывается наименование поставщика, дата и номер приходного документа, итого приход в стоимостном выражении, итого приход с остатком. Соответственно в расходной части товарного отчета построчно -  вид расхода, номер и  дата расходного документа, итого расход. Товарный отчет ведется в стоимостном выражении.

Общее число документов, на основании которых составлен товарный отчет, указывают прописью в конце товарного отчета. Товарный отчет составляется в двух экземплярах, подписывается материально ответственным лицом и бухгалтером. Первый экземпляр с приложенными приходными и расходными документами, на основании которых он составлен, передается в бухгалтерию. Документы прикладываются к товарному отчету в порядке последовательности записей. Второй остается у материально ответственного лица.

При большом  документообороте материально ответственные лица по решению администрации могут составлять к товарному отчету сопроводительный реестр сдачи документов (Форма № ТРГ –31). В данном реестре в предметной части отражают приходные и расходные документы с указанием их даты и номера, наименования поставщика и получателя, количество листов документа по каждому поставщику или покупателю и в целом по реестру.

Сопроводительный реестр составляется в двух экземплярах на приходные и расходные документы по операциям за отчетный период. Первый экземпляр с приложенными к нему документами под расписку передается в бухгалтерию. Второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

На складах с небольшим ассортиментом товаров и незначительным количеством операций материально ответственные лица могут вести аналитический учет товаров без карточек – непосредственно в товарном отчете. В товарных отчетах указываются поставщики, от которых получены товары за отчетный период, покупатели товаров, даты и номера документов, стоимость товаров по приходной и расходной частям отчета в отдельности по каждому документу.

После проверки товарного отчета и реестра документы подлежат бухгалтерской обработке путем проставления корреспонденции счетов, группировки однородных операций по счетам и составления регистров по учету поступления и списания товаров.

Складской учет товаров непосредственно связан с бухгалтерским учетом, при сортовом учете в бухгалтерии ведут карточки количественно-стоимостного учета (Форма № ТОРГ – 28), тем самым, дублируя складской учет (на складе ведутся карточки в натуральном выражении). Для избежания параллельного аналитического учета возможно применять сальдовый (оперативно-бухгалтерский) метод учета товаров. При этом бухгалтерия не ведет карточки количественно-стоимостного учета, складской учет, благодаря систематической его проверки работником бухгалтерии, становится частью бухгалтерского учета. Ежемесячно составляется сальдовая ведомость по каждому материально ответственному лицу, по данным которой и сверяются данные аналитического (складского) учета с данными бухгалтерского учета.

При партионном учете аналитический учет товаров ведется во втором экземпляре парионной карточке, переданной в бухгалтерию.

В условиях автоматизации учета представляется вполне целесообразным и оправданным параллельного ведения аналитического учета движения товаров на складе и в бухгалтерии, так это позволяет в любой момент получить информацию о наличии и движении товаров по их наименованиям, что способствует более повышению уровню управления товарными запасами.

Список литературы

1.       Закон РФ «О бухгалтерском учете» 21 ноября 1996г. №129 ФЗ

2.       Налоговый Кодекс РФ. Часть вторая (введена в действие Федеральным законом от 5 августа 2000 г. №118ФЗ)

3.       План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению. – М.: Информационное агентство ИПБ- БИНФО, 2001. – 176 с.   

4.       Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности Российской Федерации. Утверждено Приказом МФ РФ от 29 июля 1998 года № 34 н

5.       Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98). Утверждено Приказом МФ РФ от 9  декабря 1998 г. № 60н

6.       Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2000). Утверждено Приказом МФ РФ от 10 января 2000 г. № 2н

7.       Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99.). Утверждено Приказом МФ РФ от 6 июля 1999г. № 43 н

8.       Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01). Утверждено Приказом МФ РФ от 9 июня 2001 № 44н

9.       Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» (ПБУ 9/99). Утверждено Приказом МФ РФ от 6 мая 1999 года № 32 н

10.  Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99) Утверждено Приказом МФ РФ от 6 мая 1999 года № 33 н

11.  Методические рекомендации по бухгалтерскому учету затрат, включаемых в издержки обращения и производства и финансовых результатов на предприятиях торговли и общественного питания, утверждены приказом Комитетом РФ по торговле от 20.04.1995 г. № 1-550/32-2

12.  Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утверждены письмом Роскомторга от 10.07.96 г. №1-794/32-5

13.  Постановление Госкомстата «Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций», утверждено от 25.12.1998 г. № 132

14.  Бухгалтерский словарь. – 2-е издание., доп. – М.: Финансы и статистика, 2006.    

15.  Бухгалтерский учет в торговле / Баканов М.И., Дмитриева И.М., Тарасова Н.А., и др.; Под ред. М.И. Баканова.- М.: Финансы и статистика, 2002.

1