Бюджетирование деятельности организаций

Введение

Бюджетирование представляет собой управленческий инструмент распределения (планирования) ресурсов, охарактеризованных в денежных и натуральных показателях для достижения стратегических целей бизнеса. Бюджетирование также можно представить как процесс ранее принятых решений (контроль), через которых предприятие оценивает целесообразность фактического использования активов предприятия, «добротности и качества используемых источников».

Основная сложность бюджетного процесса определяется тем, что принятие управленческих решений связано  с будущими событиями и необходимостью прогнозирования. Неопределенность внешнего окружения может вызывать искушение  утверждать о невозможности планирования. Однако здесь все как раз наоборот: если существует стабильное окружение, то не существует потребности в планировании. Структурное бюджетирование представляет собой целостную систему, включающую все основные вопросы: от обоснования целей и задач, до контроля за их исполнением.

Компании, ориентированные  на рынок с высокой конкуренцией вынуждены планировать «от продаж». Для таких компаний бюджет продаж является ключевым и одним из самых  важных и сложных бюджетов. Ниже будут рассмотрены все виды бюджетов, контроль за их исполнением и вообще, вся суть вопроса: «Бюджетирование предприятий».

1. Понятие бюджетирования

1.1 Суть и преимущества  бюджетирования

Бюджетирование представляет собой метод краткосрочного проектирования будущих значений финансовых отчетов, основанный на том, что каждая их статья получает ответственного за ее исполнение. Внутрифирменное финансовое планирование предполагает использование бюджетов. Составление бюджетов или бюджетирование является составной частью финансового менеджмента и управленческого учета.

Преимущества бюджетирования проявляются в принудительном краткосрочном долгосрочном планировании ресурсов предприятия, поведения конкурентов и особенно текущего и проектируемого рыночного спроса продукции. По этим стратегическим аспектам разрабатываются планы и формируются бюджеты всех уровней и разной периодичности.

Такое качество бюджетирования как системность означает, что в бюджетном процессе совокупность бюджетов отдельных центров ответственности в обязательном порядке формируется сводный бюджет предприятия в целом. Иными словами, в конечном итоге объектом бюджетирования служит хозяйственная деятельность предприятия как единое целое, и бюджетные показатели для отдельных подразделений и по отдельным сегментам хозяйственной деятельности устанавливаются исходя из критерия максимилизации конечных финансовых результатов предприятия в целом, а не повышения эффективности данного отдельного сегмента.

Центральное звено бюджетирования составляет бюджет - количественное выражение планов текущей деятельности развития предприятия. Бюджет может составляться как в стоимостном, так и в натуральном выражении.

Бюджетирование присутствует в любой эффективной системе управления предприятием и позволяет видеть будущее хозяйствующего субъекта: материальные потоки, структуру затрат, финансовые потоки и т.д. Утвержденный бюджет формирует и организует работу подразделений в соответствии с выбранными целями предприятия, повышает ритмичность протекающих в ней процессов.

Бюджетирование в совокупности с учетом по центрам ответственности и нормативным учетом повышает эффективность информационного обеспечения управления на предприятии. Качество показателей бюджетов становиться выше, если в основу их расчета положены не приблизительные данные, а нормативные расчеты. Выявленные отклонения по факторам в системе аналитических счетов является информационной базой анализа исполнения бюджетов.

Организация бюджетирования включает создание финансовой структуры управления предприятием по центрам ответственности и распределение ответственности за показатели, которые формируют бюджетные статьи.

Таким образом, организация  бюджетирования на предприятии включает в себя следующие мероприятия:

- разработка структуры  генерального бюджета предприятия;

- проектирование финансовой  структуры управления;

- закрепление ответственности  за бюджетами и их статьями;

- разработка бюджетной  политики, включая методические  и организационно-технические вопросы;

- разработка положений  и регламентов бюджетирования;

- создание специализированной  структуры и закрепление функций  по составлению, согласованию, контролю  бюджетных статей за должностными  лицами.

1.2 Разработка структуры  генерального бюджета предприятия  и отдельных бюджетов

Структура генерального бюджета  предприятия включает в себя взаимосвязанную  систему финансовых и операционных бюджетов.

Основными финансовыми бюджетами  предприятия являются:

- бюджет доходов и расходов;

- бюджет движения денежных  средств;

- бюджет баланса.

Операционные бюджеты  поддерживают финансовые и включают в себя различный состав блоков:

- бюджет продаж;

- бюджет производства;

- бюджет закупок;

- бюджет запасов товарно-материальных  ценностей и т.д.

После формирования принципов  структуры операционного и финансового  бюджетов, разработки форм бюджетов и  их внутренней структуры следует  провести мероприятия по формированию классификации бюджетов и бюджетных  статей по закреплению полномочий по работе с бюджетами за ответственными специалистами.

Проектирование и утверждение  финансовой структуры управления на основе центров ответственности. Разработка финансовой структуры управления необходима для разграничения полномочий в  части составления конкретных бюджетов менеджерами звеньев системы  управления предприятием и закрепления  ответственности за их выполнением. Данный вопрос связан с организацией учета по центрам ответственности. Финансовая структура - это иерархическая  система центров финансовой ответственности, которым придается определенный статус. Центр финансовой отчетности может быть образован на базе подразделения  предприятия, группы подразделений  или части подразделения.

Закрепление ответственности  за бюджетами. Для закрепления ответственности за формированием, исполнением, учетом и контролем бюджетных статей рекомендуется применять методику матричных проекций: наложение видов бюджетов и бюджетных статей на организационные звенья финансовой структуры формирует таблицу закрепления ответственности.

В результате производится детальная проверка связей между  всеми компонентами. В результате создаются Положение о бюджетной  структуре и Положение о конкретных бюджетах. Положение о бюджетной  структуре включает описание состава  бюджетов, структуры бюджетных статей. Положения по конкретным бюджетам детализируют информацию предыдущего положения. Эти положения включают в себя цели и задачи их составления, таблицу  закрепления статей бюджетов за центрами финансовой ответственности и т.д.

1.3 Разработка бюджетной  политики

Определение политики бюджетирования и регламентация бюджетных форм и процедур может проводиться в специальных положениях или в специальной главе учетной политики предприятия.

Методологический раздел бюджетной политики формируется  с целью выработки и закрепления  принципов формирования показателей  бюджетных статей, методов их оценки. В ней отражаются:

- методы оценки имущества;

- методы оценки и принципы  формирования плановой себестоимости  продукции;

- методы отражения дебиторской  и кредиторской задолженности;

- принципы планирования  выручки от продаж и т.д.

В бюджетной политике определяются основные методы и процедуры для  составления и контроля стратегического  и текущего бюджетов. Например, выбирается метод бюджетирования, последовательность процедур по составлению бюджетов, временной период и т.д.

Бюджетирование может осуществляться методом фондирования, последовательного бюджетирования, а также с использованием записей на счетах. На российских предприятиях наиболее распространен метод последовательного бюджетирования. Таким образом, бюджетирование как часть финансового планирования является важнейшим элементом обеспечения устойчивой производственной деятельности.

2. Виды бюджетов

Составной частью управленческого  учета является бюджетирование, которое связано с формированием информации для постановки целей деятельности организации, с созданием информации об ожидаемых доходах, расходах, активах, обязательствах и анализом выполнения этих целей. Центральное звено бюджетирования составляет бюджет.

Бюджет- это количественное выражение планов текущей деятельности и развития предприятия в натуральном и стоимостном выражении. Бюджет представляет собой плановый документ установленной формы с соответствующей структурой статей на определенный период времени. Целесообразность, чтобы формы бюджетов и бухгалтерских отчетов совпадали, так как это повышает эффективность контроля за их исполнением.

Существуют различные  виды бюджетов:

- статистические;

- гибкие;

- операционные.

2.1 Статистический бюджет

- это твердый план, в  котором доходы и расходы планируются  исходя только из заданного  объема реализации. Исполнение данного  вида бюджета контролируется  по фактическим показателям без  корректировок. Статистический бюджет  дает возможность оценить только  абсолютные показатели исполнения  бюджета.

Статистический бюджет отражает факт полученного результата. Такой  вид бюджета используется для  внутрихозяйственных служб, в подразделениях, работа которых не зависит от объемов  производства или реализации продукции. Статистический бюджет, как правило, предназначен для определенного  уровня деловой активности предприятия, он не может использоваться для контроля затрат при изменении уровня активности. Провести детальный анализ результатов деятельности предприятия используя статистический бюджет невозможно. Поэтому на практике чаще всего используется гибкий бюджет.

2.2 Гибкий бюджет

предусматривает несколько  альтернативных вариантов объема реализации и всевозможные корректировки затрат и доходов в зависимости от изменения объемов. Такой вид  бюджетов представляет более объективные  данные для анализа выполнения плановых заданий. Гибкий бюджет можно использовать как для планирования, так и  для анализа и оценки различных  хозяйственных ситуаций в условиях возможных непредвиденных обстоятельств.

2.3 Операционные бюджеты

поддерживают финансовые бюджеты и включают в зависимости  от отраслевой принадлежности различный  состав блоков. Информация, которая  содержится в данном виде бюджета, используется для оперативного управления деятельностью  ряда подразделений предприятия: производства снабжения, логистики и т.д.

3. Основные принципы разработки  бюджетов предприятия

Составление бюджета в  любой организации имеет несколько  аспектов: организационных, технических  и методологических.

3.1 Организационный аспект  составления бюджетов

Одним из важнейших принципов  формирования и представления руководству  бюджетов является принцип своевременности. При составлении бюджета необходима четкая регламентация ответственности  и сроков их предоставления. Целесообразно  назначение лиц, которые будут заниматься планированием на постоянной основе. Взаимоотношения между сотрудниками являются важным моментом в процессе бюджетирования, поэтому целесообразно выстраивать их в иерархическом порядке, в соответствии с организационной структурой предприятия:

- администраторы бюджета  - финансисты, отвечающие за бюджетный  процесс в целом;

- консалидаторы - финансовые и функциональные специалисты, отвечающие за бюджетирование на уровне функциональных подразделений и \ или региональных структур;

- планировщики - рядовые  сотрудники, отвечающие за отдельные  участки учета и планирования.

Составление бюджета в  иерархической организационной  среде может производиться при  помощи двух основных подходов - сверху вниз (исходя из целевых параметров, намеченных руководством) и снизу  вверх (при формировании подразделениями  свих планов). Во многих организациях применяется  комбинированный подход, когда определяются общие цели, вытекающие из стратегии компании и рыночных прогнозов (сверху вниз), а затем уже составляется реальный бюджет (снизу вверх).

Другой важной задачей  является доведение составляющих бюджет сотрудников информации о целях  разработки бюджетов. Иначе возможна ситуация, когда информацию о целях  бюджетирования имеет только высшее руководство. В этом случае качество составляемых бюджетов значительно падает, так как сотрудники, занимающиеся бюджетированием, не понимают, каков будет конечный результат их работы.

3.2 Технический аспект  составления бюджетов

Успешность и своевременность  составления бюджетов зависит от того, в какой программной среде  они составляются.

Обычно составление бюджета  выполняется при помощи электронных  таблиц, в которых заносятся данные по каждому подразделению. Если имеются  различные версии бюджета, а также  необходимо отображать фактические  прогнозные данные по его выполнению, то в этом случае каждое подразделение  будет представлено несколькими  таблицами вместо одной.Такая ситуация остается приемлемой, пока отделов, которые участвуют в разработке бюджета, мало. Затем ситуация может усложниться за счет увеличения объема информации, в результате чего увеличивается вероятность ошибки в несколько раз, возникает проблема числового контроля данных, полученных от других работников. Данную проблему можно решить с помощью программного обеспечения, которое имеет следующие характеристики:

- комплексный контроль  версий, обеспечивающий каждому  пользователю работу с правильной  версией;

- возможность связи с  другими системами при помощи  мощного механизма интеграции  данных;

- возможность постоянного  отслеживания динамики поступления  данных;

- встроенная проверка  правильности, сообщая пользователям,  соответствует ли их данные  требованиям руководства

3.3 Методологический аспект  составления бюджетов

Форма составления бюджетов произвольна и определяется потребностям людей, которые их составляют. Однако бюджет должен иметь четкую и логическую структуру. Содержащаяся в нем информация должна быть ясна и понятна: излишние данные перегрузят бюджет и затруднят  его восприятие.

Единицы, в которых составляется бюджет, могут быть как денежными, так и натуральными. При подготовке бюджета необходимо ясно сформулировать его назначение и период, для которого он составляется.

Процесс построения системы  бюджетов начинается с составления  бюджета продаж - сначала определяется цель, а потом способы ее достижения .

Данный бюджет является основой  для составления всех остальных  бюджетов. Так, на его базе составляется бюджет денежных средств, так как  он на прямую зависит от наличных поступлений за реализованную продукцию. Смета расходов предприятия также зависит от полученных доходов объемов производства. Поэтому бюджет продаж должен быть тщательно продуман и подготовлен, так как в случае его неточного составления, то все другие сметы финансовые результаты деятельности предприятия будут заведомо содержать неверную и ненадежную информацию.

Для подготовки данного бюджета  используются различные способы  оценки спроса на производимую предприятием продукцию, например, экспертные оценки специалистов отдела сбыта, статистические прогнозы на основе спроса за прошлые  сопоставимые периоды; эконометрические модели методики, на основе которых  определяются способы прогнозирования  объемов продаж. Потенциально возможный  объем продаж в организации может  определяться на основе полученных, на следующий бюджетный период заказов  или на основе прогнозов объемов продаж службы маркетинга. На базе запланированного объема продаж определяется объем и номенклатура производства. Планирование объемов производства включает определение товарного выпуска и валового выпуска.

Объем производства, и объем  валового выпуска определяются по формулам:

Объем производства =объем продаж + остатки на конец (остатки на начало)

Валовая выручка = товарный выпуск + незавершенное производство на конец (начало)

На основе плановой величины валового выпуска рассчитывается потребность  в основных материалах и трудовых затратах. Такой расчет составляется на основе норм затрат основных материалов труда на производство единицы изделия. Следующим этапом планирования является составление бюджета закупок.

Для составления бюджета  закупок необходимо дополнительно рассчитать потребность организации во вспомогательных материалах. Расчет осуществляется на основе анализа внутренней производственной статистики прошлых периодов с целью определения ставки начисления, характеризующей соотношение расхода вспомогательного материала с показателем объема деятельности или отдельной статьи прямых затрат в физическом выражении. Потребность во вспомогательных материалах для хранения, отгрузки и сбыта продукции может рассчитываться на основе калькуляции ставок начисления. В качестве базы начисления используют показатели физического объема реализации.

Затем калькулируется общая  потребность организации в материалах путем суммирования плановых величин  расхода материалов на основные и  вспомогательные цели и составляется проект бюджета закупок с учетом начального остатка запасов материалов на складе и целевого конечного остатка  запасов материалов:

Начальные запасы + закупки (потребность в материалах)= Конечные запасы

Для получения бюджета  закупок в стоимостном выражении  следует количество закупаемых материалов умножить на планируемые цены закупки. Следующим этапом является определение  себестоимости списания материалов в хозяйственную деятельность и  составление бюджета прямых материальных затрат бюджета прямых затрат.

Расчет плановой себестоимости  осуществляется на основе принятых в  организации методов списания материалов в производство: по средневзвешенной себестоимости; ЛИФО. ФИФО, по себестоимости  единицы материалов. На основе полученной величины себестоимости списания в  производство и потребности в  основных материалах калькулируются бюджетом прямых материальных затрат.

Бюджет прямых затрат составляется путем объединения бюджетов прямых материальных затрат прямых затрат труда. В данном бюджете представлены затраты труда в часах, необходимые для производства запланированного объема продукции, и планируемые расчетные расходы на оплату производственного труда. Помимо составления бюджета прямых затрат необходимо составить бюджет общепроизводственных расходов. Основными методами планирования общепроизводственных расходов являются:

- калькулирование на основе расчета плановой ставки начисления (вспомогательные материалы);

- технологическое нормирование (затраты на отопление и освещение  производственных помещений, рассчитываемые  исходя из норм освещенности  и площади производственных помещений);

- сметное планирование (например, фонд оплаты труда общепроизводственных  рабочих);

- расчетные методы (например, амортизация производственных помещений).

Бюджет прямых затрат общепроизводственных расходов формируют бюджет производственных затрат.

Составление бюджета переменных коммерческих расходов производится на основе определения плановой ставки начисления по отдельным показателям объема продаж. В качестве баз начисления обычно выбираются показатели тех сторон сбытовой деятельности, которые определяют возникновение данной статьи коммерческих расходов.

Затем составляется бюджет постоянных расходов, основой составления которого является сметное планирование в разрезе подразделений организации, контролирующих соответствующие расходы. На основе запланированных величин расходов определяется себестоимость продажи продукции, что в совокупности с рассчитанной себестоимостью производства позволяет определить конечные финансовые результаты и составить проект отчета о прибылях и убытках.

При составлении проекта  бюджета инвестиций организации  исходят из планов по обновлению парка  оборудования и возможному капитальному строительству. Расходы по подобным инвестиционным проектам определяются на основе смет с учетом реального  выполнения графика основания средств  на начало бюджетного периода. После  составления инвестиционного бюджета  организация может составить  бюджет движения денежных средств, в котором прогнозируется поступление и выбытие денежных средств. Составление этого типа бюджета является важным этапом в планировании. Разработка бюджета денежных средств или кассовой консолидированной сметы предприятия преследует одну цель - обеспечение денежными средствами для покрытия всех необходимых расходов на данном производственном предприятии. Для ее составления используются практически все ранее подготовленные сметы. Данный бюджет разрабатывается на год, квартал, месяц, неделю и может быть рассчитан даже на день. Так как существует некоторая степень неопределенности, особенно в поступлении денежных средств за реализованную продукцию, в этом бюджете допускаются некоторые пределы погрешности, поэтому бюджет подлежит частым значительным корректировкам. Тем не менее, кассовая смета, в частности, годовая или квартальная, помогает принять решение о привлечении банковских кредитов в случае нехватки денежных средств или об инвестициях в случае превышения текущих потребностей предприятия. При этом принимается во внимание следующее:

- осуществляет ли организация  торговлю или нет;

- на основе данных прошлых  периодов были ли безнадежные  долги, которые следует учитывать  в бюджете при прогнозировании  поступления выручки за проданную  продукцию;

- сроки погашения полученных  кредитов и выплата процентов  по ним;

- сроки выплаты заработной  платы;

- сроки осуществления  расчетов с поставщиками за  полученные товарно-материальные  ценности.

Следующим этапом является составление прогнозного баланса на конец бюджетного периода на основе использования информации всех предыдущих бюджетов. Прогнозный баланс отражает состояние имущества организации источников их образования на конец планируемого бюджета с учетом планируемых изменений.

На основе прогнозного  баланса составляется прогнозный отчет  об изменении финансового состояния. Таким образом, методологический аспект составления основного бюджета предприятия можно представить схематично .

4. Контроль за исполнением бюджетов

4.1 Общая суть вопроса

Предприятие на этапе разработки бюджета должно также создать  эффективную систему контроля за использованием бюджета. Система мероприятий, связанных с организацией внутреннего контроля, называется контролингом. Суть данного процесса заключается в постоянном мониторинге состояния бюджетного процесса. Источником информации для контролинга может служить бухгалтерская система предприятия. Однако данные в этом случае чаще всего запаздывают, поэтому организация оперативного контроля за исполнением бюджета, необходимая для принятия управленческих решений, невозможна.

В связи с этим подразделения  должны оперативно готовить информацию об исполнении бюджета и передавать ее в соответствующие службы для  свода и подготовки отчета об исполнении бюджета. В результате осуществляется контроль за исполнением бюджета, включающий сравнение фактических и плановых затрат и поступлений по статьям бюджета и подразделений.

Устанавливается порог значимости отклонений между плановыми и  фактическими показателями. При превышении этого порога необходим детальный  анализ причин неисполнения бюджета. Анализ выполнения смет можно сделать в  форме финансовых отчетов, которые  позволяют сравнить фактические  результаты с данными, представленными  в смете. Отчеты должны составляться периодически для каждой сметы. Такого рода обратная связь позволяет определить существенные отклонения фактических  данных от сметных, выявить их причины  и принять меры по устранению отклонений. Если отклонения вызваны изменившимися  со времени сопоставления сметы  условиями, то сметные данные должны быть соответствующим образом пересмотрены. Общие принципы анализа отклонений заключаются в их фиксации, проведении первичного анализа, данные которого в дальнейшем могут быть использованы для проведения факторного анализа влияния каждого отклонения на общий итог деятельности.

Бюджетирование является довольно сложным процессом, так как при этом требуется обработка большого объема информации, но его внедрение на предприятии, за частую окупается со временем. Наибольшего эффекта можно достичь, применяя специализированное программное обеспечение, которое позволит избежать рутинных операций, связанных со сбором и передачей данных, консалидацией бюджетов. Таким образом, можно представить следующие этапы контроля за использованием бюджетов на предприятии:

- подготовка информации  для свода в отчет об исполнении  бюджета;

- сравнительный анализ  фактических и плановых затрат  и поступлений по статьям бюджета  и центрам ответственности;

- установление порога  значимости отклонений между  плановыми и фактическими показателями;

- детальный анализ причин  неисполнения бюджета (в случае  превышения порога значимости);

- анализ выполнения смет;

- составление отчета об  использовании бюджета предприятия.

4.2 Виды контроля за бюджетами

Существуют несколько  видов контроля: предварительный, текущий, последовательный.

4.2.1 Предварительный контроль

является самым важным видом контроля, так как основной его целью является показать эффективность  использования ресурсов предприятия  при выборе того или иного варианта производства и реализации продукции. Данный вид контроля осуществляется на стадии планирования при анализе  представленных альтернатив. В результате проведенного анализа и оценки принимается  вариант бюджета, которые наиболее соответствует установленным критериям. Предварительный контроль должен осуществляться на каждой стадии составления основного  бюджета предприятия. Каждая смета  в отдельности должна пройти предварительный  контроль. Например, предварительный  контроль сметы трудовых затрат должен подтвердить:

- установленные нормы  использования трудовых затрат  на производство единицы продукции  каждого вида; правильность проведенных  расчетов по производству годовых  объемов продукции;

- оптимальность установленных  ставок почасовой заработной  платы с учетом качества производимой  продукции, квалификации персонала  и т.д.

В целом на стадии предварительного контроля каждая смета подвергается пересмотру и пересчету. Тщательно  проведенный предварительный контроль обеспечивает устранение всякого рода ошибок и погрешностей, как случайных, так и умышленных.

4.2.2 Текущий контроль

бюджета осуществляется в  ходе его использования путем  сопоставления плановых показателей  с фактическими учетными данными, в  процессе которого выявляются отклонения. Выявленные отклонения подвергаются анализу, выявляются причины их появления. Затем  либо эти выявленные причины устраняются, либо производится корректировка бюджета в случае существенности последних.