Анализ применения аутсорсинга в деятельности организации, на примере ОАО «РЖД»

Содержание

Введение……………………...…………………………….……………………...3

1. Теоретические основы  аутсорсинга в менеджменте…..……………………..6

1. Общие понятия аутсорсинга в менеджменте…………….………………...6
2. Виды и формы аутсорсинга……………………..…………..………………8
3. Роль аутсорсинга в предпринимательской деятельности..……………....13
2. Анализ применения аутсорсинга в деятельности организации, на примере ОАО «РЖД»……………………………………………………………………...18

2.1. Организационно-экономическая характеристика ОАО «РЖД»…..……..18

2.2. Анализ эффективности  применения аутсорсинга на предприятии  
ОАО «РЖД»……………………………………………………………….…..…27

2.3. Пути решения проблем  аутсорсинга………………..……………………...36

Заключение………………………………………………………………….…....42

Список использованных источников……………………………………….…..45

Приложения……………………………………………………………………...47

Введение

Понятие «аутсорсинг» вошло  в практику в конце 80-х гг. XX века в результате углубления разделения труда. Первым опытом аутсорсинга стали услуги американских и английских юридических фирм, которые передавали решение юридических вопросов высококвалифицированным и опытным специалистам (например, разрешение деловых споров в судебном порядке). Но в дальнейшем спектр услуг расширился за счет внедрения практики бизнес-консультирования. Суть аутсорсинга заключается в передаче неосновных функций предприятия и всех связанных с ними активов в управление профессиональному подрядчику. Смысл перехода на аутсорсинг заключается в том, что услуги подрядчика обходятся предприятию дешевле, чем самостоятельное управление непрофильной деятельностью, а качество услуг при этом повышается [3]

Главными причинами  распространения аутсорсинга являются, во-первых, усложнение бизнес-процессов, создающее неприемлемую для предприятий нагрузку; во-вторых, появление новой коммуникационной среды; и в-третьих, развитие сетевой экономики, то есть, установление бизнес-цепочек на основании принципов самоорганизации. Исходя из сложившихся ситуаций в деятельности многих  предприятий, выбранная мною тема курсовой работы актуальна на сегодняшний момент времени.

Применение аутсорсинга позволяет повысить эффективность предприятия, помогает компаниям устранить проблемы с функционированием и развитием в условиях современной экономики, сократив издержки, улучшив качество продукции и услуг, уменьшив возможные риски, что обуславливает актуальнось. В настоящее время выгоду перевода части хозяйственных процессов на аутсорсинг признали многие организации. Особенно процесс перехода на аутсорсинг стал заметен в период кризиса, когда вопрос экономии средств стал как никогда актуальным. Этим же вызвана и актуальность изучения темы аутсорсинга – кризисные процессы в экономике порождают все новые его виды, такие например, как аутсорсинг руководящих сотрудников.

Применение аутсорсинга на Западе началось в конце 80-х годов в сфере информационных технологий, но к настоящему времени практика вывода непрофильных активов распространилась уже достаточно широко, охватив практически все отрасли экономики. По свидетельству журнала Fortune, как минимум 90% современных западных предприятий уже передали на аутсорсинг хотя бы одну функцию своего производства. А такие предприятия, как Toyota, Honda, Chrysler делегируют сторонним организациям порядка 70% бизнес-процессов, которые ранее они выполняли самостоятельно [11].

Цель данной работы состоит  в том, чтобы раскрыть сущность аутсорсинга, и его роли в управлении организацией. Для достижения поставленной цели предполагается решить ряд задач:

1. рассмотреть истоки возникновения аутсорсинга;

2. изучить текущее положение дел в данном бизнесе в России и за рубежом;

3. исследовать специфику аутсорсинга, основные характеристики данного вида деятельности;

4. на примере организации, занимающейся аутсорсингом, оценить перспективность данного процесса, основные опасности и дать рекомендации по внедрению аутсорсинговых схем.

Объектом исследования является ОАО «РЖД» – одна  из организаций, занимающихся аутсорсингом персонала на рынке труда. Методологической основой данной работы выступило учебное пособие под редакцией Аникина Б. А. «Аутсорсинг и аутстаффинг: высокие технологии менеджмента», Михайлов Д. М. «Аутсорсинг. Новая система организации бизнеса», Хейвуд Д. Б. «Аутсорсинг: в поисках конкурентных преимуществ». Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы и приложения.

1. Теоретические  основы аутсорсинга в менеджменте

1.1. Общие понятия аутсорсинга в менеджменте

В последние годы практика аутсорсинга в нашей стране получила широкое распространение. Термин «аутсорсинг» заимствован из английского языка (от английского «outsourcing») и дословно переводится как «использование чужих ресурсов».

Аутсорсинг заключается  в передаче какой-либо деятельности одной компании – другой – на длительное время. Предметом аутсорсинга могут быть все бизнес-процессы. На аутсорсинг часто передается ведение какой-либо непрофильной деятельности организации, которая может осуществляться и самостоятельными силами (документооборот, составление отчетности и др.) Однако значимые, стратегические функции компании также могут являться предметом аутсорсинга. К примеру, аутсорсинг маркетинговой службы, обучающего центра компании. Экономический аспект применения аутсорсинга представлен в таблице 1.1.

Таблица 1.1.

Экономический аспект применения аутсорсинга

Изначально аутсорсинг развивался в таких отраслях как  бухгалтерия и юриспруденция. Однако сейчас отраслевой спектр аутсорсинга  существенно расширился. Среди функций, отдаваемых на аутсорсинг, на сегодняшний день лидерами являются: поддержка информационных систем (72% компаний-потребителей ИТ-услуг делают выбор в пользу аутсорсинга), поиск и подбор кадров (так называемый HR-аутсорсинг), PR и рекламные услуги, клининговые услуги, охрана и служба безопасности, организация транспортных перевозок, административная поддержка и другие. Популярность аутсорсинга растет и прочно укореняется в сознании мирового бизнес-сообщества. Но, как известно, у медали две стороны. Давайте проследим достоинства аутсорсинга, принимая во внимание его возможные негативные последствия [11].

Чтобы извлечь максимальную выгоду из аутсорсинга, компания, прежде всего, должна четко определить, решение  каких задач будет эффективнее  делегировать внешнему провайдеру. Среди недостатков аутсорсинга можно выделить уменьшение контроля над качеством (часто он становится возможен лишь по факту выполнения работ), временные затраты для выстраивания доверительных отношений между компаниями, сложности выбора поставщика. Несмотря на то, что схемы аутсорсинга активно используются в зарубежных странах (США, Германия, Япония и др.), в России модная практика появилась не так давно, но уже успела заявить о себе как о передовой технологии в области управления.

«Основными трудностями, тормозящими развитие отечественного аутсорсинга сегодня, являются недостаточность культуры делового взаимодействия, законодательная незащищенность работодателя и сравнительно малый опыт аутсорсинга в российской действительности», - вот что говорит Л. Р. Куликова, HR-директор фармацевтической компании «Вертекс». Л. Р. Куликова прогнозирует широкое распространение аутсорсинга в России в ближайшем будущем: «Уже через 2-3 года аутсорсинговая практика в России будет так же широко развита, как и на Западе» [14].

Формированию рынка аутсорсинговых услуг послужила продолжительная конкуренция между такими автомобильными гигантами, как Ford и General Motors. В свою очередь, автомобильные компании Японии с 1970-х гг. начали отвоевывать рынок тройки автомобильных гигантов США (General Motors, Ford и Chrysler) за счет передачи производства комплектующих на аутсорсинг. Состояние последних стабилизировалось после создания альянсов с японскими автомобильными компаниями и опять-таки за счет совместного использования аутсорсинга [1].

В случае, если аутсорсинговые услуги были оказаны некачественно, со сторонней организацией проще было расторгнуть договор по сравнению с увольнением штатного сотрудника и, тем более, роспуском целого отдела. Если обратить внимание на положительные аспекты аутсорсинговых моделей, то одним из явных плюсов можно выделить возможность для руководства сосредоточиться на ключевых бизнес-процессах. Отдавая определенную функцию на аутсорсинг, топ-менеджеры компании приобретают возможность использования передового мирового опыта в обеспечении непрофильных процессов. Аутсорсинг позволяет перераспределить ресурсы компании, снижая операционные издержки или переводя их из категории постоянных в переменные. многие специалисты считают, что аутсорсинг получил дальнейшее распространение в связи с развитием информационных технологий.

Таким образом, развитие аутсорсинга обусловлено стремлением  компаний использовать новейшие достижения НТП для улучшения качества и  повышения конкурентоспособности  и привлекательности производимой продукции. В то же время современные технологии и знания, как правило, сосредоточены в руках специализированных компаний. В результате каждая сторона выполняет то, что у нее лучше всего получается. Это приводит к снижению себестоимости продукции за счет сокращения издержек.

1.2. Виды и формы аутсорсинга

Аутсорсинг (англ. outsourcing) – передача традиционных неключевых функций организации (таких, например, как бухгалтерский учет или рекламная деятельность для машиностроительной компании) внешним исполнителям – аутсорсерам, субподрядчикам, высококвалифицированным специалистам сторонней фирмы [12] .

Существует большое  количество видов аутсорсинга, которые  применяет организация. Виды аутсорсинга представлены на рисунке 1.1.

Рис.1.1. Виды аутсорсинга

Можно выделить следующие  два вида аутсорсинга:

- IT-аутсорсинг;

- аутсорсинг бизнес-процессов – АБП (BPO – business process outsoursing).

IT-аутсорсинг является  новым видом аутсорсинга и  еще полностью не изучен, то  есть требует весьма подробного рассмотрения. Все компании начинают использование схемы аутсорсинга в самую первую очередь с IT-аутсорсинга, и только потом, переходят к остальным видам современного аутсорсинга, если это требуется. АБП подразумевает передачу другой организации каких-либо определенных процессов, которые не являются для компании ведущими в основной деятельности [2].

Для производственных предприятий  на аутсорсинг могут быть переведены:

- управление персоналом;

- бухгалтерский учет;

- маркетинг;

- реклама;

- логистика.

Выделяют также и производственный аутсорсинг, который предполагает, что компания отдает часть существующей цепочки производственных процессов или целиком весь цикл производства сторонней компании. Возможен также и вариант продажи ряда собственных отделений иным компаниям, и последующее взаимодействие происходит с ними уже непосредственно в рамках аутсорсинга.

Производственный аутсорсинг позволяет  компании:

- сосредоточиться на разработке совершенно новых продуктов и услуг для обеспечения конкурентного преимущества;

- увеличить гибкость производства, то есть осуществление перестройки производственного процесса и диверсифицикации выпускаемой продукции.

В применении аутсорсинга  компании разрабатывают собственные  формы, классифицировать которые можно следующим образом :

- полный аутсорсинг: фирма передает своим подрядчикам выполнение каких-либо операций;

- частичный аутсорсинг: фирма передает только часть своих определенных задач, к примеру программирование WEB-сайта, а выработка всей стратегии, ее внедрение в практику становятся по-прежнему внутренним делом;

- усовершенствованный аутсорсинг: как правило, используется уже известными компаниями, которые передают аутсорсерам определенные функции, оставляя за собой роль распределителя [9].

Рассмотрим подробнее  указанные формы.

1. Полный аутсорсинг.

Данный вид аутсорсинга  появился в середине 90-х годов – понятия «BPO», которое поясняется как передача не отдельных функций какого-либо отдела, а определенного производственного или сервисного процесса всецело. Фирма обеспечивает компанию-партнера необходимой документацией для проведения конкретных курсов обучения. Компания-партнер со своей стороны качественно выполняет всю администраторскую работу, обеспечивает обслуживание именно каждого клиента, тиражирует и распространяет необходимую для обучения литературу, выставляет обязательные счета за обучение и точно управляет всем процессом платного обучения. Совместно с процессом обучения ВРО применяется и для традиционных видов деловой активности, а именно для управления финансами, недвижимостью, кадровым набором сотрудников, административными функциями и документооборотом.

2. Частичный аутсорсинг.

Данная форма аутсорсинга  может проявляться только при  изготовлении различной дорогостоящей  продукции (например, бытовая техника). Кроме того, частичный аутсорсинг может включать в себя переадресацию конкретного пакета функций другой фирме или созданной для этой цели дочерней компании, поскольку опыт, который накопился ими в определенных областях производства, позволяет получить из этого выгоду. Использование данного вида аутсорсинга позволяет фирмам устранить традиционную рыночную конкуренцию.

3. Усовершенствованный аутсорсинг.

Данная форма аутсорсинга  представляет собой совершенно новое  его направление. Компании, занимающиеся аутсорсингом, постоянно вкладывают средства в инновационные технологии и работают над совершенствованием методологии внедрения технологий. Кроме того, работая с большим количеством клиентов, компании сталкиваются с  проблемой решения о том, куда инвестировать средства. Это одно из важнейших решений, которое принимается на самом высшем уровне управления [7].

Использование компанией аутсорсинговых услуг ведет к ее укреплению и процветанию и дает возможность занять  прочные позиции на рынке. Фирма обычно принимает решение об использовании аутсорсинговых услуг в расчете на то, что исполнение некоторых конкретных функций фирмой-подрядчиком является более качественным, эффективным и менее затратным, чем их исполнение в данной компании.

Таким образом, к преимуществам аутсорсинга относятся:

- сокращение управленческих издержек (в частности, экономия на оплате труда работников бухгалтерии);

-  гарантированная ответственность за получение конечного результата;

- обеспечение высокого уровня качества услуг;

- оптимизация налоговых платежей.

В то же время, с аутсорсингом, конечно, связан и ряд проблем. Так, одной из основных проблем является проблема доверия, которая зачастую мешает клиенту обратиться к услугам аутсорсера, а, обратившись –заключить с ним контракт и передать ему свою бухгалтерскую отчетность. Доверие можно разделить на две части – доверие в части сохранения конфиденциальной информации и доверие в части качества переданных на аутсорсинг процессов отношений с клиентами. Проблема конфиденциальности решается формальным способом, то есть  правильно составленным контрактом. Более сложной в плане доверия представляется  проблема доверия исполнителю ответственности за клиентские бизнес-процессы, ведь исполнитель, являясь, сторонней организацией, действует от лица компании заказчика, и ему доверена репутация заказчика. Плюсы и минусы аутсорсинга представлена на рисунке 1.2.

Рис. 1.2. Плюсы и минусы аутсорсинга

В результате изучения видов и форм аутсорсинга можно сказать, что аутсорсинг снижает необходимость инвестирования средств в развитие основных фондов, связанных с второстепенными и непрофильными функциями. Кроме того, он может улучшить определенные финансовые показатели компании, так как отпадает необходимость показывать отдачу от вложения капитала в отдельные виды деятельности.

1.3. Роль аутсорсинга в предпринимательской деятельности

Аутсорсинг в различных  отраслях современного бизнеса набирает обороты день ото дня. Это новый и потому довольно сложный бизнес-процесс, требующий от руководства четкого понимания соответствия принимаемого решения стратегическим задачам компании. Анализируя опыт зарубежных и отечественных коллег, важно совершенствовать аутсорсинг как необходимый инструмент финансового успеха. Понятие «аутсорсинг» в стандарте ИСО 9001:2000 употреблено только один раз, однако в зарубежной литературе по качеству оно применяется активно [3].

Понятие проблема качества является достаточно неясным. Это объясняется наличием в русском тексте стандартов ИСО 9000 терминов, являющихся «калькой» соответствующих английских слов, что затрудняет понимание основной идеи стандартов, искажая их «русское лицо». Пример «калькирования» с английского языка можно рассмотреть на примере объявления фирмы, оказывающей «клининговые услуги», которые при рассмотрении оказались простым мытьем полов и чисткой окон.

Система менеджмента качества отражает ситуацию, когда организация, в случае необходимости, поручает одному или нескольким партнерам выполнение части бизнес-процессов или подпроцессов. Иными словами, предполагается кооперация с партнерами по бизнесу – поставщиками [6].

Отношения с поставщиками имеют различные уровни глубины  и зрелости. Согласно современной  трактовке TQM, поставщики и их потребители рассматриваются как партнеры, процессы которых дополняют друг друга. Поставщик имеет свои ценности и определенный опыт, которые могут использоваться организацией-потребителем для достижения своих целей. Хорошие отношения с поставщиками и партнерские связи - основа конкурентоспособности организации. Партнерская сеть является продолжением организации. Ее характер и функционирование могут иметь стратегическое значение для организации. Конкуренция внутри партнерских отношений существенно отличается от конкуренции на рынках. Процесс поставщик-потребитель и процесс сотрудничества с поставщиками организации протекают совместно. Здесь обе стороны несут ответственность за свои собственные процессы, но сотрудничество реализуется на принципах взаимной выгоды. В долгосрочных отношениях с поставщиками важно взаимное доверие и взаимовыгодные отношения. При решении данного вопроса стандарты ИСО серии 9000 дают общую основу, которая может быть гибко изменена для конкретных нужд. Эти стандарты в данном случае создают предпосылки для инновационных решений, в том числе и в вопросах организации аутсорсинга [8].

Таким образом, следует понимать, что аутсорсинг – это не передача каких-либо этапов выполнения заказа из одного филиала организации в другой, даже если они находятся в разных странах мира. Аутсорсинг предполагает партнерское взаимодействие двух совершенно независимых друг от друга организаций. Например, имеется фирма, изготавливающая электронные блоки бесперебойного питания для атомных электростанций. Сборку электронной части блоков она выполняет собственными силами, а металлические корпуса для них выпускает фирма-партнер. В данной ситуации имеются все основания говорить об аутсорсинге. Поскольку качество корпусов существенным образом влияет на качество продукта в целом, организация-производитель блоков питания должна оказывать управляющие воздействия на предприятие, изготавливающее корпуса для них. Сказанное означает, что процессом аутсорсинга нужно управлять. Следует понимать, что подобное управление обязательно будет сопряжено с некоторыми трудностями, поскольку речь идет об управлении процессами, пусть даже партнерской, но все же другой организации [10].

При выборе организации-поставщика, которой может быть передан ряд  работ в рамках аутсорсинга, необходимо соблюдать требования стандарта ИСО 9001, а именно: полностью исследовать возможности поставщика в соответствии с установленными требованиями; разработать четкие критерии одобрения поставщика; периодически отслеживать его деятельность по всем параметрам [13].

Аутсорсинг – это своего рода индикатор, показывающий степень фактического освоения организацией принципов TQM. Совершенно ясно, что процесс аутсорсинга будет протекать корректно только в случае, если обе взаимодействующие организации имеют определенные результаты в создании и дальнейшем развитии собственной модели TQM. Только в этом случае организация готова воспринимать и развивать партнерские отношения со своими поставщиками. Большинству российских организаций лишь предстоит научиться этому в ближайшие несколько лет. Можно только надеяться, что руководители российских компаний осознают, что успех организации невозможен без руководящей и направляющей роли лидера. Успех достигается только там, где руководитель организации осознает свою роль и берет на себя функции лидера. Таким образом, в проблеме аутсорсинга, как в капле воды, отражаются все важнейшие вопросы менеджмента качества.

И еще одно важное положение. Ни при каких обстоятельствах  аутсорсинг не может быть средством  уменьшения ответственности в области менеджмента качества и обеспечения качества. Обеспечение качества вызывает доверие только в том случае, когда оно основано на значительных усилиях компании в отношении качества, что, в свою очередь, предполагает менеджмент качества, построенный на процессном подходе. Основное положение стандартов ИСО серии 9000 состоит в том, что деятельность, связанная с качеством, должна быть систематической и открытой. Применение данного положения к процессам аутсорсинга делает очевидным следующий вывод: процессы, переданные партнеру, не могут быть без ущерба для качества продукции оставлены без внимания или совсем забыты.

Изучив стандарты качества, можно сделать вывод, что цель стандартов ИСО серии 9000 – превосходство в бизнесе – не может быть достигнута без инноваций. Конкурентоспособность требует отличия от других, что, в свою очередь, требует инновационного подхода. Инновационный подход справедлив для менеджмента качества и обеспечения качества и необязательно постоянно приходит с новыми вещами, но включает также перегруппировку старых, известных элементов новым способом. Примером инновационного подхода может служить заключение соглашения по обеспечению качества, выгодное и потребителю и поставщику, которое будет являться частью контракта на поставку в рамках аутсорсинга.

В результате проделанной работы в первой главе можно отметить, что сущность аутсорсинга сводится принципам:

1. каждый должен заниматься своим делом и иметь возможность сконцентрироваться только на нем;

2. решение сопутствующих задач всегда можно поручить тому, кто справится с ними лучше;

3. такое распределение работы экономит средства заказчика и приносит доход исполнителю;

4. цель стандартов ИСО серии 9000 не может быть достигнута без внедрения инноваций;

5.конкурентоспособность  не может существовать без инновационных разработок.

2. Анализ применения аутсорсинга в деятельности организации, на примере ОАО « РЖД»

2.1. Организационно-экономическая характеристика ОАО «РЖД»

Согласно уставу предприятия «Российские железные дороги» является открытым акционерным обществом, входит в мировую тройку лидеров железнодорожных компаний (Приложение 1) .

Это определяют следующие факторы:

- огромные объемы грузовых  и пассажирских перевозок; 

- высокие финансовые рейтинги;

-квалифицированные специалисты  во всех областях железнодорожного  транспорта;

- большая научно-техническая база;

- проектные и строительные мощности;

- значительный опыт международного  сотрудничества.

ОАО «РЖД» было учреждено постановлением Правительства РФ от 18 сентября 2003 года № 585. Создание Компании стало итогом первого этапа реформирования железнодорожной отрасли в соответствии с постановлением Правительства РФ от 18 мая 2001 года № 384. 1 октября 2003 года – начало деятельности ОАО «РЖД».

Учредителем и единственным акционером ОАО «РЖД» является Российская Федерация. От имени Российской Федерации полномочия акционера осуществляет Правительство Российской Федерации.

Имущество компании было сформировано путем внесения в уставный капитал ОАО «РЖД» по балансовой стоимости активов 987 организаций федерального железнодорожного транспорта.

Главные цели деятельности общества – обеспечение потребностей государства, юридических и физических лиц в железнодорожных перевозках, работах и услугах, оказываемых железнодорожным транспортом, а также извлечение прибыли.

Стратегические цели компании:

- увеличение масштаба  транспортного бизнеса; 

- повышение производственно-экономической  эффективности; 

- повышение качества  работы и безопасности перевозок; 

- глубокая интеграция в Евроазиатскую транспортную систему;

- повышение финансовой  устойчивости и эффективности.