Анализ товарных запасов и оптового товарооборота оптовой базы за отчетный период

ВВЕДЕНИЕ

Каждый руководитель и менеджер должен рассматривать запасы как важную часть активов, в которую иммобилизуются денежные средства. Это стадия в оборотном капитале, продолжительность которой определяет потребность в денежных средствах предприятия. Размер запасом зависит от масштабов деятельности предприятия. Обычно чем крупнее предприятие, тем больше должна быть величина запасов в сумме. Одновременно на размеры запасом влияют число поставщиков, их надежность и отдаленность, складские мощности, разнообразие покупателей и их постоянство, количество заказов, прогноз цен, ассортимент, реальная экономия от ускорения оборота запасов, дефицит рабочей силы, надежность поставок и т.д.

В процессе управления товарными запасами постоянно решаются следующие задачи: определение целей управления; анализ состояния товарных запасов; оперативный учет и контроль состояния товарных запасов; осуществление экономических и организационно-технических мероприятий по формированию и регулированию товарных запасов и поддержанию их на оптимальном уровне (в определенном соответствии с объемом и структурой его продаж).

Цель управления товарными запасами — это формирование и поддержание их величины на таком уровне, который позволяет обеспечить бесперебойную торговлю каждым товаром при минимальных затратах. Для достижения этой цели руководители или менеджеры предприятия должны определить, сколько надо хранить запасов, когда размещать заказы и сколько заказывать единиц товара за один раз. От руководителей и менеджеров торгового предприятия требуется умение не только определять необходимую величину запасов, но и разрабатывать графики поставок, рассчитывать оптимальные партии новых заказов, добиваться увязки объема продаж с величиной запасов, при необходимости организовывать складирование запасов, учитывать требования логистики и маркетинга, постоянно проводить финансовый анализ потребностей в запасах, рассчитывать расходы, связанные с запасами, и учитывать политику в области цен.

С учетом указанных факторов в деле управления товарными запасами каждый руководитель торговой организации должен знать ответ на такие вопросы: сколько и каких запасов должно быть в наличии, каков их оптимальный размер и как ускорить оборачиваемость средств, вложенных в запасы? В условиях рыночных отношений товарные запасы создаются для достижения поставленных целей перед торговой организацией: для обеспечения роста доли продаж на рынке, поддержания конкурентоспособности, обеспечения прибыльной работы в процессе движения и реализации товаров.

1 Теоретические  основы управления товарными запасами в оптовой торговле

1.1 Экономическая  сущность и классификация товарных  запасов

Товарные запасы представляют собой товары, находящиеся в сфере товарного обращения, а также у изготовителя и в пути. Их наличие характеризует статичное состояние и местоположение товарной массы в процессе товародвижения на определенный момент времени. Они обеспечивают непрерывность производства, потребления и бесперебойность реализации. Определенные размеры запасов создаются                                                                                                                                                                                                                                                                         в связи с сезонными колебаниями спроса на некоторые непродовольственные товары при относительно равномерном их производстве и сезонном производстве сельскохозяйственной продукции при равномерном ее потреблении. Необходимость запасов обусловливают и такие факторы, как специализация и размещение промышленных предприятий, уровень развития транспортных связей, изменение средней дальности и скорости доставки товаров, размещение магазинов и другие.

Товарные запасы группируют по месту нахождения (в розничной и оптовой торговле, в пути, промышленности и др.), по товарному составу и многим другим признакам. Так, их делят на текущие, страховые, сезонные и т. д.

Товарные запасы являются сложной экономической категорией. Они выражают многогранные взаимоотношения между участниками хозяйственной деятельности.

Для оценки состояния товарных запасов, эффективности их использования и надежности товароснабжения используется определенная система показателей. Основные из них приводятся ниже.

Величина товарных запасов в сумме (в натуральных показателях, выраженных в физических единицах количества, веса, длины, площади, объема) на конкретную дату и их уровень в днях к объему продаж.

Первый из показателей определяется по данным бухгалтерской и статистической отчетности. Уровень же рассчитывается путем деления суммы товарных запасов на определенную дату на однодневный объем продаж того периода, в котором эти запасы будут реализовываться. Оценка уровня запасов проводится путем сравнения рассчитанного размера в днях на конкретную дату с необходимой величиной, обоснованной предприятием на каждый квартал. Уровень запасов показывает, на сколько дней данные товарные запасы обеспечивают плановый объем продаж.

На его основе изучают состояние товарных запасов в динамике и сравнивают их в разрезе предприятий (организаций). Этот показатель (уровень запасов) характеризует запасаемость объема продаж. Величина товарных запасов в сумме и днях к объему продаж и особенно их изменения служат индикатором соотношения спроса и предложения.

Средний размер товарных запасов за определенный период. Этот показатель устанавливается при наличии информации на три и более дат по среднехронологической (на первую и последнюю дату путем деления пополам, плюс в полном объеме на промежуточные даты, и полученную таким образом сумму делят на количество данных о товарных запасах (п) за минусом единицы (п-1)), а при наличии запасов на начало и конец периода каждую из величин делят на два и суммируют (в целях упрощения этих расчетов запасы на начало и конец периода суммируют и делят на два).

На этой основе затем определяется товарооборачиваемостъ в днях. Для этого средние товарные запасы в сумме делят на однодневный объем продаж того периода, за который этот показатель рассчитывается. Оборачиваемость товаров в днях к обороту (оборачиваемость оборотных средств, вложенных в товарные запасы) сравнивают с их величиной, установленной предприятием как один из плановых показателей и в разрезе предприятий, особенно тех, которые являются конкурентами.

При ускорении на один день оборачиваемости средств, вложенных в товарные запасы, высвобождается из сферы торговли сумма, равная среднему однодневному объему продаж. Однако это только часть эффекта. За счет сокращения времени обращения товаров ускоряется процесс воспроизводства, обеспечиваются интенсификация развития торговли и повышение ее эффективности, уменьшаются потребность в заемных средствах (кредитах банков и т. п.) и расходы торговых предприятий (организаций) за их использование. Перед торговлей и другими отраслями экономики стоит задача обеспечить ускорение оборачиваемости всех материальных и денежных ресурсов и так организовывать хозяйственно-финансовую деятельность, чтобы не допускать сверхнормативных (излишних для обеспечения нормальной деятельности) запасов товарно-материальных ценностей.

В этих целях в странах с развитой рыночной экономикой структура потребности в запасах товаров (или в сырье и материалах в сфере производства) изображается с помощью кривой концентрации (или распределения) Лоренца.

В случае если на каждый вид товарных запасов приходятся равные доли от их общей стоимости, кривая Лоренца преобразуется в прямую, проходящую через начало координат и точку с координатами (100%, 100%). Чем неравномернее распределение общей стоимости по видам товарных запасов, тем круче угол наклона кривой к оси ординат. Руководители торговых предприятий должны делать расчеты объемов инвестиций в запасы (с учетом общих тенденций изменения совокупных запасов) и тщательно контролировать их по объему и структуре.

Все показатели продаж имеют тесную взаимосвязь, которая изучается (анализируется) на всех уровнях управления и особенно торговыми предприятиями (оптовыми и розничными юридическими лицами). Речь идет о балансовой увязке показателей реализации товаров, суммы товарных запасов и объема поступления товаров. Формула этой балансовой связи имеет следующий вид:

Р+В+Тзк=П+Тзн (1)

где Р — объем продаж за определенный период;

П — объем поступления товаров за тот же период;

Тзк и Тзн — суммы товарных запасов соответственно на начало и конец рассматриваемого периода;

В — выбытие товаров по различным причинам.

В левой части балансовой увязки показателей объема продаж розничной и оптовой торговли представлена потребность в товарах (Р + В +Тзк) и в правой — источники обеспечения потребности (П + Тзн ). С 1995 г. ведутся статистические наблюдения по источникам поступления товаров в организации торговли различных форм собственности. Обычно учитывают все поступление продовольственных и непродовольственных товаров и оценивают роль предприятий-изготовителей, организаций оптовой торговли, посреднических фирм и физических лиц. Роль последних двух источников резко увеличилась и превышает 50% всего поступления. Сложная экономическая ситуация в стране заставляет много времени тратить на поиск возможных поставщиков товаров.

Указанные соотношения показателей продаж являются основой для расчета потребности в товарах по следующей схеме: П = Р + В + Тзк – Тзн . Из этого расчета легко установить, какова зависимость между показателями. Так, Р = П + Тзн- В – Тзк . Отсюда — увеличение объемов поставок товаров и наличие достаточного количества запасов пользующихся спросом товаров на начало периода, что ведет к увеличению объема продаж, и обратная зависимость объема продаж от величины выбытия товаров и размера товарных запасов на конец периода.

Оптовая продажа товаров, организуемая дистрибьютором, должна обеспечить ритмичное снабжение потребителей товарами, отвечающими по ассортименту, количеству и качеству их спросу.

Наличные запасы — это фактическое количество всех хранящихся на складе товаров. К ним относятся все товары, предназначенные для продажи, включая недоходные и некондиционные товары, возвращённые потребителями. В случае негодности для дальнейшего использования товар отправляется поставщику или списывается, как производственный брак.

Товар, находящийся в стадии заказа, представляет то необходимое количество, которое требуется для восполнения уже проданных или ожидающих продажи товаров.

Максимальный размер заказа не следует путать с максимально допустимым количеством наличных запасов. Максимальный размер заказа — это максимальное количество товаров, включаемых в заказ на поставку продукции. Максимальный уровень наличных запасов — это совокупное количество наличных и заказанных товаров на установленный период времени.

Размер, продолжительность выполнения и момент возобновления заказа (точка заказа) следует устанавливать для каждого товарного наименования на основе результатов предыдущей работы с данным товаром. Время возобновления заказа рассчитывается на основании частоты обращения товара, транспортных тарифов, а также нормативов, Минимального и максимального уровня запасов, установленных для данного товара.

Обычно возобновление заказа предпринимается в тот момент, когда количество товара на складе достигает критической точки. Некоторые товары закупаются только в комплекте, серийной партией. Момент возобновления заказа таких товаров выбирается в период времени, когда один из товаров, входящих в серию, достигает минимального уровня. При этом размер заказа конкретного вида товара в серии может быть ниже установленного для данного товара уровня. Обычно фирмы-производители предпочитают получение заказов на поставку полной серии товаров. В случае серийной поставки производитель оговаривает с оптовой фирмой дату поставки, ограничивая при этом приём других заказов.

Момент возобновления заказа обычно связывают с конкретным количеством наличных запасов. Однако при возобновлении заказа не всегда обязательно опираться точно на конкретное количество. Например, возможно возобновление заказа при запасах товара, равном 29 единицам, хотя норматив возобновления заказа установлен при количестве товара в 25 единиц.

Ритмичное, хорошо налаженное производство, имеет большое значение не только непосредственно для производителя (поставщика), но и для дистрибьютора, поскольку все просчёты в производстве продукции отражаются в той или иной мере на стоимости товара. Производственный цикл — это сложный процесс, для осуществления которого необходимы людские ресурсы, транспортные средства, оборудование, помещения для хранения товаров в течение производственного цикла, материалы для производства продукции и её упаковки. Стоимость производимых товаров должна покрывать расходы на организацию и осуществление производственного цикла. Для каждого наименования товара производитель устанавливает соответствующий производственный цикл. Производитель вправе задерживать производственный цикл некоторых товаров до тех пор, пока производство заказанного количества не становится экономичным и прибыльным. Многие дистрибьюторы считают заказ больших партий товара выгодным в финансовом отношении. Закупка больших партий товаров хотя и требует больших затрат капитала, однако позволяет осуществлять ритмичное обслуживание потребителей и обеспечивает равномерное получение прибыли. При закупке небольших партий стоимость товаров увеличивается, а это обстоятельство создаёт определённые трудности в реализации товаров. Оборудование должно использоваться производителем экономично и на полную мощность. В случае неполной загрузки оборудования производитель может повысить стоимость заказа, либо потребовать увеличения размера заказа до объёмов, позволяющих покрыть производственные расходы. То же самое делает дистрибьютор при продаже товаров своим потребителям, включая в стоимость товара расходы по их транспортировке, хранению, упаковке перемещению.

Хорошо налаженная система учёта товаров имеет больное значение для правильного определения объёмов закупок. В учётных документах фиксируются все изменения в наличных запасах, содержатся данные о характере и объёме закупок. Они являются основанием для принятия решений, связанных с закупочной деятельностью, и должны быть максимально точными. Периодически учётные документы необходимо сравнивать с данными инвентаризации для установления действительного количества товарных запасов. В случае несоответствия учётные документы следует корректировать в соответствии с результатами инвентаризации.

Данные учётных документов являются своеобразным сигналом к действию. По ним можно проследить тенденции движения товаров в определённый момент времени, сравнить частоту обращения товаров с целью установления наиболее прибыльного ассортимента, определить максимальные объёмы для хранения и закупок, а также бюджетного ассигнования для каждого вида товара.

Товарные запасы – это масса товаров находящихся в сфере обращения или в каналах товарного обращения и предназначенные для продажи. Товарные запасы влияют на величину затрат книготоргового предприятия. Формирование оптимального торгового запаса. Норматив товарных запасов показывает тот размер запасов, который необходим книготорговому предприятию для организации бесперебойной торговли.

Товарные запасы можно классифицировать по ряду признаков:

1. по назначению: запасы  текущего хранения, сезонного хранения, досрочного завоза.

2. по месту хранения: запасы  оптовые, запасы розничные, запасы  в пути.

3. по отношению к рассматриваемому  периоду: отчетные и плановые.

4. по размеру: минимальные, максимальные, средние.

Показатели измерения товарных запасов

1. Абсолютные показатель  – стоимостные, натуральные (число  названий – количество экземпляров). 2. относительные показатели –показатель обеспеченности товарооборота товарными запасами исчисляемый в днях.

Здн = сумма товарных запасов на отчетную дату \ однодневный товарооборот (Р1нд)  (2)

Р1дн = реализация (Р) \ число дней (Д)  (3)

Здн = Тз * Д \ Р  (4) 

Для расчета обеспеченности товарооборота товарными запасами в днях в предстоящим планируемом периоде необходимо сумму запасов разделить на однодневный товарооборот по плану предстоящего периода.

Товарооборочиваемость – скорость реализации товаров. 2 показателя.

1. Время товарного обращения. (товар в днях – Тдн)

2. Коофициент оборачиваемости (или товарный оборот в числе оборотов). Показатель количества дней в течение которых был реализован средний товарный запас.

Тдн = Тз (средняя сумма запаса) * Д \ Р   (5)

3. Товарооборачиваемость в числе оборотов. Показатель сколько раз обернется средний товарный запас за отчетный период, чем большее число оборотов, тем меньше времени товарного обращения.

Тоб = Р \ ТЗ  (6)

Тоб = Д \ Тдн  (7)

1.2 Нормирование  товарных запасов

Нормирование товарных запасов торгового предприятия существенно отличается от организации и методики осуществления этого процесса в других отраслях народного хозяйства.  Причина разницы в характере расходов.

Использование производственных запасов строго обусловлено производственной программой их можно учесть, если знать план выпуска продукции и нормы использования сырья, материалов на единицу изделия или выход продукции из единицы сырья.  Это обстоятельство при  идеально отлаженной доставке позволяет почти отказаться от складских помещений и базы снабжения.

Использование товарных запасов в торговле носит непоследовательный и трудно прогнозируемый характер, поскольку это связано с такой динамичной категорией, как спрос населения.  Поэтому нередки случаи, когда дефицитным ни на момент заказа товары во время поступления в торговую сеть подпадают под категорию, пользуется слабым спросом и оседает в запасах, или, наоборот, товары из ряда неходовых начинают пользоваться  повышенным спросом.  Товарные запасы являются функцией спроса индивидуальных потребителей (населения), подверженных большому влиянию случайных обстоятельств, а это требует систематического изучения.

Методы нормирования товарных запасов

При нормировании товарных запасов часто используются следующие методы:

-метод технико-экономических  расчетов;

-экономико-статистический  метод;

-метод экспертных оценок;

-экономико-математические  методы

Суть нормирования товарных запасов с помощью метода технико-экономических расчетов заключается в определении норм по сегментам запасов, которые выделяются, исходя из целевого использования товарных ресурсов.  Расчет товарных нормативов при этом осуществляется по товарным группам с выделением трех составных элементов запасов: рабочего запаса, запаса пополнения, страхового запаса.  Рабочий запас, связанный с пополнением, в совокупности составляют торговый запас.

Рабочий запас представляет собой совокупность трех важнейших элементов:

1. Представительского ассортиментного  набора;

2. Запасов на однодневную  реализацию;

3. Запасов на время  приема и подготовки товаров  к реализации;

Представительский ассортиментный набор - это часть общего норматива товарных запасов, предназначенных для обеспечения в торговом зале оптимального количества разновидностей товаров.  Его объем зависит от широты ассортимента, объема товарообороту, специализации предприятия и специфических особенностей; стоимостная оценка устанавливается по данным о среднем розничная цена и количество разновидностей в каждой товарной группе.

Общий размер рабочего запаса в днях оборота определяется как количество разновидностей, умноженных на цену, плюс однодневный товарооборот, разделенный на однодневный товарооборот.

Комплектность одной партии устанавливается путем деления общего количества разновидностей на количество поставок.  Используют коэффициент комплектности, т.е. отношение количества разновидностей в одной партии й к количеству разновидностей в ассортиментном минимуме.

В период между очередными поступлениями товаров запас пополнения колеблется от максимума (в день поставок) до минимума (перед завозом).  Поэтому при определении норм запаса используют среднее время периодичности, т.е. половину интервала поступления товаров. В процессе нормирования выходят из оптимального размера партии и интервала завоза, рационального ассортимента по типам торговых предприятий.

Расчет норматива запаса текущего пополнения производится путем деления периода завоза конкретного товара на 2 период завоза товара рассчитывается путем деления количества разновидностей, которые должны быть в ассортименте магазина, на количество разновидностей, есть в одной партии, и умноженный на среднюю частоту завоза.  В случае, когда ассортиментные разновидности товаров нельзя заменить другими, запас текущего пополнения в днях выражается уровнем среднего интервала поставки в товарной группе.

Страховой и гарантийный запас создается для обеспечения бесперебойной торговли и значительного увеличения спроса в отдельные периоды, возможного нарушения сроков и объемов поставки товаров.

Величина этого запаса определяется в процентах от размера товарного запаса в зависимости от способов и частоты доставки товаров, транспортных условий, а также от степени колебания случайных факторов На ос сну изучение опыта работы торговых предприятий принято учитывать страховой запас в размере до 100% с товаров простого ассортимента и до 50% размера торгового запаса сложного ассортимента.

Для определения размера страхового (гарантийного) запаса скорбят рабочий запас с запасами текущего пополнения.  Нормы резервирования по каждой товарной группы могут рассчитываться индивидуально с использованием теории вероятности.  Норматив товаров в пути определяется отдельно по товарам и товарными запасами учетной номенклатуры.

Метод технико-экономических расчетов имеет ряд преимуществ. В нем учтены не только общий объем товарных запасов по стоимости, но и его вещевой склад. Он предусматривает разработку ассортиментного минимума вдля каждого магазина и контроль за его соблюдением.

Нормирование товарных запасов базируется на следующих принципах:

1. Оптимальность. Нормативы  должны предусматривать самые  маленькие размеры товарных запасов, при которых обеспечивается непрерывность  процесса обращения, удовлетворение  спроса населения на товары. Критерии оптимальности определяются по-разному в зависимости от того, на каком уровне решаются задачи управления запасами.

Критериями оптимальности могут быть такие показатели, как:

- Уровень совокупных  издержек обращения, связанных с  доставкой и хранением товаров  при условии наиболее полного  удовлетворения спроса населения  на товары народного потребления (для розничных предприятий);

- Время обращения товаров  при максимальной надежности  снабжения розничной торговли (для  оптовых предприятий);

- Степень концентрации  запасов нерегулярного обновления  в отдельных звеньях торговли  или местах хранения;

- Доля неходовых запасов  в общем объеме и др.

2.Надежность. Реализация  этого принципа достигается за  счет формирования страховых  запасов в целях защиты торгового  процесса от непредвиденных колебаний  со стороны спроса (возникновение  ажиотажного спроса) или предложения  товаров (в результате нарушения  графиков завоза). Особенно важно  с социальной точки зрения  обеспечить образование страховых  запасов в объемах, которые полностью  исключают возможность возникновения  дефицита товаров первоочередного  спроса (мука, крупа, макаронные изделия, сахар, соль, спички, мыло  и прочее).

3.Научность. Согласно данному принципу нормирования товарных запасов должно осуществляться на базе применения технико-экономических и экономико-математических методов, основываться на выявленных в результате анализа основных закономерностях формирования товарных запасов (их изменении во времени, соотношении между товарными запасами и товарооборотом, зависимости от важнейших экономических и организационных факторов, распределении товаров между оптовыми и розничными звеньями и прочее).

4.Реальность. При разработке нормативов следует учитывать материальные предпосылки формирования их размера: объем товарных ресурсов, которые может быть закуплен предприятием; складские площади и емкости, обеспечивающие хранение определенного количества товаров, их техническая оснащенность; объем собственных оборотных средств, который обусловливает реальные возможности накопления товарных запасов. При использовании экономико-математических моделей реальность нормативов обеспечивается введением ряда ограничений.

5.Эффективность. Нормирование  товарных запасов должно обеспечить  ускорение их оборачиваемости, рациональное  размещение между оптовым и  розничным звеном, по предприятиям  и местах хранения, сократить  совокупные расходы, связанные с  доставкой и хранением товаров.

В процессе нормирования должен обеспечиваться не только собственно экономический эффект, но и учитываться социальные аспекты проблемы ритмичности и непрерывности поставок необходимых товаров населению.

Особенности расчета товарных запасов в оптовой торговле

Любое предприятие или организация, занимающаяся в той или иной степени торговыми операциями, обязана вести учет всех торговых отношений, как с поставщиками, так, собственно, и с покупателями. В этом отношении не исключением является учет товаров в оптовой торговле. Естественно, что расчет с покупателями в случае розничной торговли осуществляется с применением наличных денег, например, через кассу, а вот в случаях оптовой торговли в подавляющем большинстве применяется система безналичного расчета, в некоторых случаях – бартерные отношения. С поставкой товара или продукции для конкретного предприятия в большинстве случаев связано непосредственное поступление определенных материальных ценностей, которые, в дальнейшем, могут быть непосредственно проданы или использованы для производства окончательного товара, продукции или услуг. Но кроме этого стоит помнить, что существует еще целый комплекс поставок, так называемых, сопутствующих, таких как поставка оборудования, например холодильного на склад или оказание услуг по энергоснабжению.

1.3 Факторы, влияющие  на величину товарных запасов

Величина товарных запасов и оборачиваемость зависят от многих факторов. Одни из этих факторов ускоряют товарооборачиваемость и тем самым объективно уменьшают необходимую величину запасов, другие, наоборот, замедляют скорость товарного обращения и тем самым увеличивают размер запасов. Зная это, можно выявить резервы ускорения оборачиваемости запасов предприятия; улучшить снабжение населения товарами потребления; снизить затраты на образование и содержание товарных запасов.