Анализа работы ГУРК «Национальный архив Республики Коми»

Введение

Архивы – это незаменимые нити, которые связывают день сегодняшний с ушедшим. Хорошо организованные и правильно комплектуемые архивы – это условие нашего «нового знания о прошлом», которое современная наука способна значительно обогатить и уточнить.

Сложнейшая жизнедеятельность общества и государства, их кардинальные и востребованные потребности вызвали к жизни максимально развитые системы государственной архивной службы: систему открытости, без которой современные общественно-экономические и общественно-политические системы не могли бы существовать.

Деятельность государственных архивов направлена на осуществление учета, комплектования, обеспечения сохранности  архивных документов, создание и совершенствование научно-справочного аппарата и информационных технологий, а также на осуществление информационного обслуживания органов государственной власти и граждан в интересах укрепления российской государственности.

Архив обеспечивает удовлетворение общественных потребностей в ретроспективной документной информации и поэтому вызывает несомненный интерес со стороны исследователей ввиду ее социально-правовой значимости, в связи с заинтересованностью граждан в работе архива, а также в малоизученности данной проблематики.

Возникший взрыв интереса общества и личности к своему прошлому, стремление к исторической и культурной самоидентификации регионов и другие процессы сделали именно архивоведение сегодня максимально востребованным.

Архивоведение в XXI веке, несомненно, стало самостоятельной, касающейся всех и каждого, сферой практической и научной деятельности, занимающей принципиально важное место в системе современных научных дисциплин и в общественной жизни.

Центральное место в архивоведении занимает Государственный архив.

Государственный архив – это специализированное государственное учреждение, основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы России.

Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации – исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.

В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации, государственные архивы участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации, представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов.

Наряду с государственными архивами Российской Федерации существуют государственные архивы субъектов РФ, в частности Государственное учреждение Республики Коми «Национальный архив Республики Коми», которые, как и государственные архивы РФ, осуществляют учет, комплектование и обеспечение сохранности  архивных документов.

При написании работы использовались различные источники и литература.

Большую часть библиографического списка составляют нормативно-правовые и нормативно-методические документы:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года;
• Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ;
• Федеральный закон «О государственном языке Российской Федерации» от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ;
• Закон РФ «О государственной тайне от 21 июля 1993 г. № 5485-1;
• Закон РК «Об архивном фонде Республики Коми и архивах» от 29 октября 1996 г. №33-РЗ;
• Закон РК «О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории Республики Коми» № 122-РЗ от 07 декабря 2005 года;
• Приказ Министерства Культуры «Об утверждении типовой инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 8 ноября 2005 г. № 536
• Основные правила работы государственных архивов РФ. М., 2002.
• Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986.
• Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.
• Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов». М., 1998;
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН. М., 2007;
• Регламент государственного учета документов Архивного фонда  РФ. М., 1997;
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000;
• Устав (положение) ГУРК «Национальный архив РК», 2004;
• Положение об экспертно-проверочной комиссии ГУРК «Национальный архив РК», 2004.

Использованная литература может быть разделена на две группы:

• Научные издания и книги;
• Периодические издания.

Также в работе были использованы государственные и отраслевые стандарты:

• ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
• ГОСТ Р 6.30—2003. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
• ОСТ 55.6–85. Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования.

Объектом исследования курсовой работы является Государственное учреждение Республики Коми «Национальный архив Республики Коми» (ГУРК «Национальный архив Республики Коми»).

Предмет исследования – деятельность ГУРК «Национальный архив Республики Коми».

Целью данной курсовой работы является попытка изучения и анализа работы ГУРК «Национальный архив Республики Коми» в различных аспектах его деятельности.

Задачи:

1. Определить общие положения и нормативно-правовую базу деятельности архива;
2. Рассмотреть организацию хранения документов архива;
3. Раскрыть ведение учета документов в архиве;
4. Описать организацию комплектования архива документами;
5. Рассмотреть организацию использования документов в архиве.

Постановка цели и задач исследования определила структуру работы, которая состоит из введения, 5 глав, заключения, библиографического списка, списка используемых терминов и списка приложений.

Во введении обосновывается выбор темы, формулируется цель работы, ставятся задачи исследования, дается анализ использованных источников и литературы, описывается структура работы.

Первая глава является вводной; ее главная цель – изложить общие положения, правовую базу для профессиональной работы архива с архивными документами, а также раскрыть существующую типологию архива. Принципиально важными моментами являются изложение роли архива как части информационных ресурсов государства и тесно связанных с этой ролью вопросов информационной безопасности по отношению к архивам.

Вторая глава посвящена изложению вопросов организации хранения документов. В главе подчеркивается сохранение теоретических положений отечественного архивоведения о фондировании документов; закреплена осуществленная ранее работа по формированию архивных фондов и коллекций; изложены основные требования к фондированию документов современных организаций в зависимости от новых государственно-правовых и социально-экономических реалий.

В третьей главе раскрываются положения, относящиеся к учету документов; более полно раскрыты особенности учета копий на правах подлинников, документов личного происхождения, по личному составу, принятых на временное хранение; изложены основные требования к ведению учетных баз данных; более обстоятельно освещены вопросы хранения и учета копий фонда пользования.

Четвертая глава, посвящена вопросам комплектования и экспертизы ценности документов – с учетом действующего законодательства определены правовые основы приема документов негосударственной собственности, в том числе приема на временное и депозитарное хранение, вопросы приема документов от ликвидированных организаций; изложены вопросы комплектования архива в процессе инициативного документирования. Новыми являются положения, относящиеся к взаимоотношениям государственных архивов и негосударственных организаций. При изложении вопросов экспертизы ценности документов раскрыта роль государственных архивов в отнесении документов к составу государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации.

В последней, пятой главе раскрыты вопросы использования документов, рассекречивания архивных документов, исполнения запросов пользователей и выдачи архивных справок. Определен порядок обеспечения доступа пользователей к документам; детально изложены вопросы, связанные с копированием документов по запросам пользователей. В главе усилены положения, относящиеся к юридическому оформлению информационных документов архива. Более кратко изложены вопросы работы читальных залов архивов.

Заключение посвящено обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу результата их решения, выводам по теме.

Методы исследования:

В работе используются эмпирические и теоретические методы исследования.

Эмпирические методы включают в себя изучение литературы по данной теме.

Теоретические методы включают сравнение, обобщение, систематизацию и анализ.

Глава I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ГУРК «НАЦИОНАЛЬНЫЙ АРХИВ РЕСПУБЛИКИ КОМИ»

Государственное учреждение Республики Коми «Национальный архив Республики Коми» является государственным учреждением, финансируемым из республиканского бюджета. В своей деятельности ГУРК «Национальный архив Республики Коми» подчиняется непосредственно Архивному агентству Республики Коми, Федеральной архивной службе, а также органам государственной власти Республики Коми и Российской Федерации. Архив выполняет социально-культурные и другие функции некоммерческого характера во взаимодействии с органами власти, государственными, общественными, научными, культурными и иными организациями, а также гражданами.

В пределах, установленных законом, ГУРК «Национальный архив Республики Коми» осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению частью документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществляет их постоянное хранение в режиме охраны и использования, обеспечивающем целостность исторически сложившихся документальных комплексов, их доступность для пользователей. В этих целях архив на основе единых научно-методических принципов обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.

Государственное учреждение Республики Коми «Национальный архив Республики Коми» представляет собой информационную систему – упорядоченную совокупность архивных фондов, коллекций, документов и создаваемых и используемых справочников к ним.

Архив в качестве субъекта информационных процессов участвует в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении документной информации. Документы и информационно-поисковые системы архива являются объектами права собственности, авторских и смежных прав, распределяются по категориям доступа к ним, подлежат защите в соответствии с законодательными и иными актами Российской Федерации.

В своей деятельности ГУ РК «Национальный архив РК» руководствуется законодательством Российской Федерации, Республики Коми и нормативно-методическими документами:

Закон ФЗ РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года;

Закон РК «О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории Республики Коми» № 122-РЗ от 07 декабря 2005 года;

Регламент государственного учета документов Архивного фонда  РФ. М., 1997;

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН. М., 2007;

Основные правила работы архивов организаций. М., 2002;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000;

Устав ГУ РК «Национальный архив РК», 2004;

Положение об экспертно-проверочно-методичесой комиссии ГУ РК «Национальный архив РК», 2004;

Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов». М., 1998;

Инструкция по организации работы читальных залов ГУ РК «Национальный архив РК», 2005;

Инструкция об охранном режиме в архивохранилищах 1, 2 ГУ РК «Национальный архив РК», 2005;

Административный регламент Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод», утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23.10.2007 № 1259;

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2008.

Архив в своей деятельности применяет другие нормативные акты федеральных органов государственной власти и органов государственной власти Республики Коми, а также ведомственные нормативные акты, если они не противоречат федеральному законодательству и законодательству Республики Коми, имеют непосредственное отношение к деятельности архива и хранимой им документации (военной, картографической, актам гражданского состояния и т.п.).

Основными нормативными документами по организации деятельности архива являются устав (положение) архива, положения о его структурных подразделениях, структура и штатное расписание архива, смета расходов, должностные инструкции работников.

Устав (положение) архива (приложение № 1) разрабатывается на основе примерного положения об архиве, утвержденного Федеральной архивной службой России. В уставе (положении) определяются задачи, функции, права и организация деятельности архива, состав (профиль) хранящихся в нем документов. Устав (положение) архива утверждается вышестоящим органом управления архивным делом.

Положения о структурных подразделениях архива (приложение № 2, 3, 4) разрабатываются на основе положения об архиве, примерных положений о структурных подразделениях архива, утвержденных Федеральной архивной службой России. Положения определяют задачи, функции, права и организацию деятельности структурных подразделений архива и утверждаются директором архива.

Должностные инструкции составляются на всех работников архива согласно штатному расписанию (за исключением директора, его 
заместителей и обслуживающего персонала) и закрепляют их обязанности, права и ответственность. Должностные инструкции составляются руководителями структурных подразделений на основе отраслевых и межотраслевых квалификационных характеристик по должностям работников и положений о структурных подразделениях архива. Должностные инструкции утверждаются директором архива.

Делая вывод, можно сказать, что деятельность ГУРК «Национальный архив Республики Коми» заключается в обеспечении сохранности документов, осуществлении комплектования и учета документов, совершенствовании научно-справочного аппарата, а также в осуществлении информационного обслуживания и удовлетворении информационных потребностей в интересах граждан, общества и государства.

Глава II. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

В ГУРК «Национальный архив Республики Коми» документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям – архивным фондам*.1По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация.

К архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации* и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим).

По степени ценности документы Архивного фонда Российской Федерации делятся на ценные, особо ценные и уникальные.

Все отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации документы, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.

В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.

В составе особо ценных документов выделяются уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.

Архивные документы временного хранения, имеющиеся в составе архивных фондов, в том числе от ликвидированных организаций, или поступивших в архивы вследствие чрезвычайных обстоятельств, выделяются к уничтожению в установленном порядке.

По категориям доступа архивные документы делятся на открытые, ограниченного доступа и хранящиеся на особых условиях доступа к ним.

Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных документов, и к документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

Одним из главных принципов организации хранения документов является фондирование документов*.

Работа по фондированию осуществляется в источниках комплектования архивов (фондообразователях) в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архив, а также в архивах – при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

Определение фондовой принадлежности архивных документов заключается в отнесении их к архивному фонду соответствующего фондообразователя.

В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения.

Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.

Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.

Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда.

Документы по личному составу, а также научно-технические документы в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.

В архиве также допускается нефондовая организация документов.

Нефондовая организация архивных документов – организация созданных в деятельности различных источников комплектования аудиовизуальных документов (кино-, фото-, фоно- и видеодокументов) по их видам, одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и др.).

Кинодокументы* и видеодокументы* систематизируются по видам - фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты различной цветности. На кинодокументы и видеодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

Фотодокументы* систематизируются по видам - негативы различной цветности и размера; слайды (диапозитивы) различной цветности; позитивы, фотоотпечатки; фотоальбомы; диафильмы. На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

Фонодокументы* систематизируются по видам записи звуковой информации - фонографическая, граммофонная, шоринофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись.

Электронные документы* систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты); внутри видов - по форматам представления информации, и далее - по характеру зафиксированной информации.

Немаловажным принципом организации хранение документов в архиве является обеспечение сохранности архивных документов*.

 Архив размещается в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании или отдельных помещениях здания, удаленном от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и др.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и др.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.

Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архивохранилище* должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

Архивохранилище оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами. В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В архивохранилище без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Для обеспечения сохранности документов в архиве используются нормативные режимы*.

Противопожарный режим - правила поведения людей, порядок организации производства и (или) содержания помещений (территорий), обеспечивающие предупреждение нарушений требований безопасности и тушение пожаров.

Меры пожарной безопасности - действия по обеспечению пожарной безопасности, в том числе по выполнению требований пожарной безопасности.

Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив, и в архивохранилищах регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.