Денежные средства. 3

4

Модуль 1. Учет денежных средств.

Денежные средства организаций находятся в кассе в виде налич­ных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых книжках и т.д.

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств явля­ются: точный, полный и своевременный учет этих средств и операций по их движению; контроль за наличием денежных средств и денежных до­кументов, их сохранностью и целевым использованием; контроль за со­блюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины; выявление воз­можностей более рационального использования денежных средств.

Учет денежных средств в кассе.

Ведение и документальное оформление кассовых операций.

К кассовым относятся операции связанные с получением и расходованием наличных денег из кассы организации. Эти действия регулируются документом «Порядок ведения кассовых операций в РФ». В соответствии с этим документом организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хра­нить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Организации производят расчеты по своим обязательствам с други­ми организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Бан­ком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая орга­низация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установлен­ной форме.

Прием наличных денег организациями при осуществлении расче­тов с населением производится с обязательным применением конт­рольно-кассовых машин.

Наличные деньги хранятся в кассе в пределах лимита. Лимит устанавливается банком по соглашению с руководителем организации.

Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение 3 рабочих дней в период выплаты заработной пла­ты работникам организации, пособий по временной нетрудоспособ­ности, стипендий, пенсий и премий (в районах Крайнего Севера —5 дней).

Всю наличность сверх лимита организация обязана сдавать в банк. Ис­ключение составляют дни выдачи заработной платы, пенсий, стипендий. Для ведения кассовых операций в штате организации имеется должность кассира.

С кассиром должен быть заключен договор о полной материальной от­ветственности. Кассир не может передать свои обязанности другому че­ловеку, при необходимости обязанности могут быть переданы на осно­вании приказа руководителя.

Сейфы по окончанию рабочего дня должны закрываться и опечатывать­ся сургучной печатью. Ключи от сейфа и печать хранятся у кассира, а дубликаты в пакете опечатанном кассиром должны храниться у руково­дителя. И не реже одного раза в квартал эти дубликаты проверяются. В кассе не должны храниться ценности не принадлежащие организации.

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регист­ров: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассо­вый ордер (форма КО-2), Журнал регистрации приходных и расход­ных кассовых ордеров (форма КО-3), Кассовая книга (форма КО-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (фор­ма КО-5).

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приход­ными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записы­вают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные орде­ра подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные — руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. Приходный  кассовый  ордер  состоит  из  двух  частей: самого  ордера  и квитанции. Квитанция является отрывной частью и служит оправдательным документом.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расход­ным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешитель­ная подпись руководителя организации, подпись руководителя на рас­ходных кассовых ордерах не обязательна.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассо­вые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами и шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машинке. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выда­ча денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособ­ности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордеpa после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении де­нег кассир указывает: «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платеж­ной ведомости.

Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздат­чикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов кассир ведет Книгу учета приня­тых и выданных кассиром денег. Выдача и возврат денег и оплачен­ных документов оформляются подписями.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты по­собий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

б) составить реестр депонированных сумм;

в)  в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скре­пить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись:

«Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и   раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г)  записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №____».

. Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдают в банк и на сданные суммы состав­ляют один общий расходный кассовый ордер.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их до­кументы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Рас­ходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-пла­тежных) ведомостях на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответ­ствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сум­му наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по при­ходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые доку­менты по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронуме­рована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кас­сир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступле­ние денежных средств в кассу, а в кредит — выбытие денежных средств

из кассы.

К счету 50 «Касса» могут быт открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные сред­ства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иност­ранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обо­собленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и экс­плуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, -судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот суб­счет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящие­ся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные до­кументы. Денежные документы учитывают на счете 50 «Касса» в сум­ме фактических затрат на их приобретение.

По Дебету счета 50 отражается поступление наличных денежных средств в кассу организации, а по Кредиту – выбытия или расходование наличных денег.

Порядок обобщения данных об остатках и движении средств по счету 50 зависит от применяемой в организации формы бухгалтерского учета. При использовании журнально-ордерной формы учета составляются журнал – ордер №1 (по кредитовым оборотам) и ведомость №1 (по дебетовым операциям).

Инвентаризация  должна проводиться не реже одного раза в месяц. Она проводится инвентаризационной комиссией назначенной приказом руко­водителя.

На день инвентаризации кассир обязан оформить все приходные и рас­ходные документы и сдать их в бухгалтерию. Комиссия сверяет сальдо по ведомости №1 с остатком по кассовой книге и с фактической кассо­вой наличностью. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах. Один остается у кассира, а другой передается в бухгалте­рию. Выявленный излишек будет оприходован по Дт50 Кт91. Обнаружен­ная недостача будет списана с Кт50 в Дт94. Если вина кассира установ­лена, то недостача будет удержана с него по Дт73 Кт94. А если вина кас­сира не будет доказана, то сумма недостачи списывается как не реали­зационные расходы с Кт94 в Дт91.

Ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций.

Наиболее часто происходят следующие нарушения:

-    нет приказа о назначении кассира;

-    не заключен договор о полной материальной ответственности;

-    кассовая книга не прошнурована и не пронумерована;

-    ведется несколько кассовых книг;

-    в кассовых документах имеются исправления, подчистки.

За данные нарушения на должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 2 - 7 МРОТ.

Прием наличных денег от населения должен производиться с обязатель­ным применением кассовых машин. При нарушении этого правила мо­жет налагаться штраф в размере от 50-100 МРОТ. Если лимит по кассе не установлен, то любой остаток по кассе будет считаться сверхлимитным. За накопление в кассе налично­сти сверх лимита на организацию накладывается штраф в двукратном размере выявленной сверхлимитной наличности, а на руководителя в размере 50 МРОТ. Расчеты между юридическими лицами наличны­ми деньгами могут производиться в пределах лимита. За несоблюдение данного правила на организацию налагается штраф в двукратном разме­ре суммы произведенного платежа, а на руководителя в размере 50 МРОТ. При этом штраф налагается на ту организацию, которая вно­сит наличные деньги в кассу другой организации. Наказания за некото­рые нарушения установлены и уголовным кодексом. Уголовная ответственность наступает в случае фальсификации докумен­тов и при служебном подлоге. Лицо, совершившее служебный подлог может быть наказано или штрафом от 100-200 МРОТ или обязательными работами на срок от 180-240 часов или лишением свободы до двух лет.

За изготовление фальшивых документов имеются следующие наказания: штраф в размере заработной платы или иного дохода за период от 5 - 7 месяцев или в размере от   500 - 700 МРОТ или лишение свободы до 6 лет.

Безналичные расчеты

Безналичные расчеты осуществляют посредством безналичных перечислений по расчетным, текущим и валютным счетам клиентов и банках, системы корреспондентских счетов между различными банками, клиринговых зачетов взаимных требований через расчетные палаты, а также с помощью векселей и чеков, заменяющих наличные деньги.

Безналичные расчеты осуществляются в основном через банковс­кие, кредитные и расчетные операции. Их применение позволяет су­щественно снизить расходы на денежное обращение, сокращает спо­собность в наличных денежных средствах, обеспечивает их более на­дежную сохранность.

Безналичные расчеты осуществляют по товарным и нетоварным операциям. К товарным операциям относят куплю-продажу сырья, материалов, готовой продукции и т.п. Их учитывают на счетах 60 «Рас­четы с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 45 «Товары отгруженные» и др.

К нетоварным операциям относят расчеты с коммунальными учреждениями, научно-исследовательскими организациями, учебны­ми заведениями и т.п. Их учитывают на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В зависимости от местонахождения поставщика и покупателя безна­личные расчеты разделяют на иногородние и одногородние (местные).

Иногородними называют расчеты между организациями, обслу­живаемыми учреждениями банка, которые находятся в разных насе­ленных пунктах, а одногородними — расчеты между организациями, обслуживаемыми одним или двумя учреждениями банка, которые на­ходятся в одном населенном пункте.

Формы безналичных расчетов. Формы безналичных расчетов определены ст. 862 ГК РФ и Положением Центрального банка РФ:

а) расчеты платежными поручениями;

б) расчеты по инкассо;

в) расчеты по аккредитиву;

г) расчеты чеками.

Формы безналичных расчетов избираются организациями само­стоятельно и предусматриваются в договорах, заключаемых органи­зациями с банками. В рамках безналичных расчетов в качестве участ­ников расчетов рассматриваются плательщики и получатели средств (взыскатели), а также обслуживающие их банки и банки-корреспон­денты.

Все операции по банковским счетам осуществляются только на основании расчетных документов. Расчетный документ — это оформленное на бумажном носителе или в электронном виде распоряжение: плательщика — о списании денежных средств со своего счета и перечислении их на счет получателя;

получателя — о списании денежных средств со счета плательщи­ка и перечислении на счет, указанный покупателем.

Расчетные документы должны быть представлены в банк в тече­ние 10 календарных дней, не считая дня выписки расчетного документа. В банк представляется столько экземпляров расчетных документов, сколько необходимо для всех участников расчетов. Копии расчетных документов могут быть изготовлены с применением копи­ровальной бумаги, множительной техники или ЭВМ.

Первый экземпляр расчетного документа (кроме чека) подписы­вают два уполномоченных лица (или одним лицом, если в организа­ции отсутствует лицо с правом второй подписи). Кроме того, на доку­менте ставится оттиск печати.

Порядок оформления, приема, обработки электронных расчетных документов и осуществления расчетов с их использованием регулиру­ется не Положением, а другими нормативными актами Центрального банка РФ, а также договорами банков с клиентами.

Порядок открытия расчетного счета

Каждая организация вправе открывать в любом банке раек и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций. Организации могут иметь неограниченное количество расчетных счетов, но они обязаны ежеквартально давать сведения в налоговую об имеющихся расчетных счетах. Банк может открывать расчетные счета только при предъявлении организацией документа подтверждающего постановку на учет в налоговой инспекции. При открытии или закрытии расчетного счета банк обязан в пятидневный срок известить об этом налоговые ор­ганы.

Для открытия расчетного счета организация должна представить в учреждение выбранного банка следующие документы:                                                                   

 заявление на открытие счета установленного образца;

 нотариально заверенные копии устава организации, учредительного договора и регистрационного свидетельства;

 справку налогового органа о регистрации организации в качестве налогоплательщика;

       копии протокола собрания участников о создании организации, об избрании руководителя;

 копии документов о регистрации в качестве плательщиков в Пенсионном фонде Российской Федерации и Фонд обязательного медицинского страхования;

 карточку с образцами подписей руководителя, заместителя руш­им и главного бухгалтера с оттиском печати организации по установленной форме, заверенную нотариально.

В случае отсутствия в организации должности главного бухгалтера на карточке ставится подпись только руководителя организации.

В государственных организациях подписи руководителя и главного бухгалтера могут заверять вместо нотариусов вышестоящие организации.

Иностранным юридически лицам (нерезидентам) рублевые счета могут быть открыты только по месту нахождения их представительств и филиалов.

При временном отсутствии печати у созданной организации руководитель банка разрешает в течение срока, необходимого для изготовления печати, представить в банк документы без оттиска печати.

С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в безналичном порядке, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета или с их согласия. Исключения составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению Государственного арбитража, суда или финансовых органов.

В бесспорном порядке со счетов организации списывают платежи, не внесенные в срок в государственный бюджет, внебюджетные фонды и т.п.

При недостаточности денежных средств на счете списание денежных средств со счета осуществляется в последовательности, определенной Гражданским Кодексом РФ:

1) по исполнительным документам, предусматривающим перечис­ление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;

2) по исполнительным документам, предусматривающим перечисление пли выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда лиц, работающих по трудовому договору,

3) по платежному документу, предусматривающему перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору,

4) по платежным документам, предусматривающими платежи в бюджет.

Учет денежных средств на расчетном счете.

С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы производи­мые в безналичном порядке, а так же выдает средства на выплату зара­ботной платы и на текущие хозяйственные нужды. Зачисление или спи­сание сумм с расчетного счета могут производиться только на основа­нии письменных распоряжений владельцев счета. Ежедневно или в дру­гие сроки установленные по соглашению сторон, банк выдает выписки с расчетного счета. Выписка является банковским документом, дающим бухгалтерии информацию о состоянии расчетного счета. К выписке бан­ка должны быть приложены документы, подтверждающие операции по расчетному счету. В выписке указывают начальный и конечный остатки и отражаются суммы операций по расчетному счету. Бухгалтерия проверяет правильность сумм и при обнаружении ошибки немедленно изве­щает об этом банк. Спорные суммы могут быть опротестованы в тече­ние 10 дней с момента получения выписки. Каждая операция, указанная в выписке банка должна быть подтверждена соответствующим докумен­том. Прилагаемые к выписке документы должны быть сгруппированы в следующем порядке:

1.  Документы по приходу;

2.  Документы по расходу;

Полученная из банка выписка обрабатывается бухгалтерией, т. е на полях выписки напротив проверенных сумм проставляются корректирующие счета. Для банка сч.51 является пассивным, по этому если в выписке банка поступление средств отражается по Кт 51, а выбытие по дебету, то в организации должны быть сделаны обратные записи.

Синтетический учет операция по расчетному счету ведется на одноименном счете 51.

Дебетовое сальдо показывает остаток свободных денег на расчетном счете. Поступление средств отражается по дебету счета, а списание по кредиту. Обороты по дебету сч.51 учитываются в ведомо­сти №2 . Обороты по кредиту счетов записываются в журнале - ордере №2 . Основанием для заполнения ведомости и журнала - ордера №2 служат обработанные выписки банка.

Учет операций по валютному счету.

Расчеты с использованием наличной иностранной валюты на территории России запрещены и могут производиться только в безналичном порядке через валютный счет. Валютный счет могут   открывать только те бан­ки, которые имеют лицензию центрального банка на совершение опера­ций с иностранной валютой. Для открытия валютного счета организация должна предоставить те же документы, что и при открытии расчетного счета. Банк открывает валютный счет только после проверки подлинно­сти предъявленных документов. Операции по наличию и движению ва­люты отражаются в учете одновременно в рублях и иностранной валю­те. При покупке и продаже валюты применяется рыночный курс рубля и в связи с этим могут возникнуть курсовые и суммовые разницы. Курсовая разница является следствием изменения рублевой оценки от­дельных видов имущества, стоимость, которых выражена в иностранной валюте. Курсовая разница может быть положительной и отрицательной. К учету разница принимается как внереализационные доходы и расходы. Положительная курсовая разница отражается в учете Дт52 Кт91. Отрица­тельная курсовая разница отражается по Дт 91 Кт 52.

Суммовая разница возникает при расчетах по договорам заключенным в рублях и возникает по причине несовпадения момента поставки и мо­мента оплаты.

Валютные операции учитываются на сч.52, к которому открываются суб­счета:

1.  Транзитный валютный счет

2.  Текущий валютный счет

3.  Валютный счет за рубежом

Вся валютная выручка в начале должна быть оприходована на первый субсчет. С первого субсчета списание валюты производится в следующих случаях: при возвращении займа, полученного в валюте; при перечисле­нии валютной выручки посредника; при оплате таможенных пошлин в иностранной валюте.

По этому же субсчету отражается обязательная продажа валюты. Все ор­ганизации обязаны продавать 50% (25%) валютной выручки. Продажу осуществ­ляет банк после получения от организации платежного поручения на обязательную продажу валюты.

Текущий валютный счет открывается для учета средств, которые остались у организации после обязательной продажи валюты. С этого субсчета ва­люта может списываться в безналичном и наличном порядке в следующих случаях: при переводе иностранной валюты в порядке расчета и на ко­мандировочные цели при поездке работников за рубеж. По дебету третьего субсчета отражается неиспользованная наличная иностранная валюта, ранее снятая со счета. С валютного счета за рубежом средства могут списываться на содержание производства и на оплату банковских услуг по ведению счета.

Учет операций по прочим счетам банка.

Кроме расчетного и валютного счета организации могут открывать в банке   специальные счета. Учет наличия и движения средств на специ­альных счетах происходит по сч.55, к которому могут быть открыты следующие субсчета: аккредитивы, чековые книжки и депозитные счета. По первому субсчету происходит учет аккредитивов, которые могут быть гарантированными и негарантированными, отзывными и безотзывными. Аккредитив-это поручение банка покупателя банку поставщика об от­крытии специального аккредитивного счета, для немедленной оплаты счетов поставщика на условиях и в пределах суммы, указанной в аккре­дитивном заявлении.

По второму субсчету происходит учет полученных чековых книжек. Че­ковые книжки могут быть лимитированными и не лимитированными. Лимитированная чековая книжка выдается для расчета с одним постав­щиком или подрядчиком. Количество чеков и сумм по ним ограничено. Чек - это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряже­ние чекодателя своему банку выплатить указанную в чеке сумму чеко­держателю.

На депозитных счетах учитывают вложение денежных средств в банков­ские и другие вклады. Перечисление денежных средств во вклады отра­жают по дебету сч.55 и по кредиту сч.51,52. При возвращении вкладов производят обратные записи.