Изменение организационной структуры в ООО "Айсберг-плюс"

Введение

 

В структуре любого современного предприятия отдел кадров занимает одну из наиболее важных и значимых позиций. Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала и постоянная работа с коллективом. Если в задачи данного подразделения будет входить лишь непосредственный прием на работу, без проведения сбора информации о трудовой жизни коллектива, такому предприятию мало чего удастся добиться в бизнесе.

Сегодня кадровая работа состоит в целом комплексе организационных мер и грамотных шагов, направленных на максимальное использование профессиональных способностей персонала. Если сотрудники компании будут правильно мотивированы и заинтересованы в эффективном выполнении своих обязанностей, предприятие сможет вести продуктивную борьбу с конкурентами. Сложно сегодня представить успешную компанию без отдела кадров, работа которого на предприятии заключается в ведении, учете и сопровождении персонала.

Именно такая ситуация наблюдается на исследуемом предприятии ООО "Айсберг-Плюс". В структуре данной организации отсутствует сотрудник, специализирующийся на кадровой работе. Полномочия по ведению кадров переданы сотруднику сторонней организации. Данный факт именно в этой организации усложняет кадровую работу, поэтому есть необходимость внедрения новой должности – специалиста по кадрам – в штатное расписание организации.

Таким образом, целью проекта является изменение организационной структуры организации за счет расширения штатного расписания. Для достижения указанной цели необходимо решение следующих задач:

• определение заказа  на проектирование;

• определение обстоятельств проектирования,  уточнение  значимых обстоятельств;

• разработка цели, стратегии и задач проекта;

• определение ожидаемых результатов проекта;

• разработка мероприятий проекта;

• определение ресурсов проекта;

• составление плана-графика проектных работ;

• определение команды проекта;

• выявление рисков проекта;

• составление плана  коммуникаций проекта;

• разработка бюджета проекта;

• определение эффективности проекта.

Объектом проекта является кадровая работа в ООО "Айсберг-Плюс", предметом – введение новой должности в штатное расписание данного предприятия.

 

1. Определение заказа  на проектирование

 

Компания ООО «Айсберг-Плюс» была основана в 1999 году. В основные направления деятельности данной организации входит продажа мясосырья, колбасной оболочки и специй.

Компания работает в партнерстве со многими отечественными и мировыми производителями, что свидетельствует о надежности и добросовестности сотрудников данной организации.

Вместе с тем в организационной структуре организации имеются серьезные пробелы. В структуре данной компании (см. приложение 1) нет сотрудника, отвечающего за кадровые вопросы. Обязанности по обеспечению организации карами возложены на стороннюю организацию. При небольших размерах организации это является приемлемым. В данном случае в организации задействовано 25 сотрудников, но важным является тот факт, что офис организации территориально достаточно отделен (офис расположен в п. Дубки) от офиса организации, занимающейся кадровыми вопросами, что осложняет своевременную передачу информации, подписание и передачу документов. Следует отметить, что, в связи с отдаленностью офиса компании от г. Саратов не представляется возможным воспользоваться услугами другой организации для решения кадровых вопросов. Поэтому в данном случае видится целесообразным внедрение должности специалиста по кадрам в структуру организации.

 

2. Определение обстоятельств проектирования

 

Практика показывает, что для российских предприятий является оптимальным соотношение работников предприятия и сотрудников кадровой службы 100 к 1. Так как в исследуемой организации задействованы всего 25 человек, видится возможным внедрение штатной единицы на неполный рабочий день и со свободным графиком. Такое положение будет выгодным как для организации, так как нет необходимости оплачивать полный рабочий день сотруднику, так и для будущего специалиста по кадрам, так как для него предусматривается возможность совмещения.

Подготовка рабочего места для сотрудника будет являться немаловажным обстоятельством. При подробном изучении структуры организации было выяснено, что наиболее удобным вариантом расположения будет являться кабинет административного помощника, так как именно в этом кабинете имеется возможность для внедрения дополнительного рабочего места. Кроме того, деятельность административного помощника и специалиста по кадрам изначально более схожа, чем деятельность других сотрудников, поэтому наиболее оптимальным будет вариант внедрения рабочего места специалиста по кадрам в кабинет административного помощника.

При проектировании будем учитывать, что ОАО ООО "Айсберг-Плюс" является достаточно развитым предприятием, в котором процессы поставки и сбыта продукции постоянно оптимизируется. Поэтому при достаточно обоснованной необходимости предприятие в состоянии выделись средства на повышение эффективности работы отдельных подразделений, если такие меры будут результативными.

 

3. Разработка цели, стратегии и задач проекта

 

Уже было выяснено, что в исследуемой организации существует проблема недостаточно эффективности кадровой работы вследствие недостатков организационной структуры предприятия. Даная проблема влияет на все сферы деятельности организации, так как кадровая работа затрагивает всех сотрудников компании.

Целью проектной разработки является изменение организационной структуры организации за счет расширения штатного расписания. Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

- привести локальные нормативные  акты в соответствие с изменениями  в структуре организации;

- оборудовать помещение  для размещения в нем рабочего места специалиста по кадрам;

- организовать рабочее  место для нового сотрудника;

- нанять нового сотрудника;

- провести адаптацию нового  сотрудника на рабочем месте  с учетом специфики работы  в данной компании;

По разработке проекта, в обязанности специалиста по кадрам будет входить:

- определение потребности  в персонале;

- поиск персонала, его  отбор, качественная оценка;

- учет личного состава  предприятия;

- оформление документации  по кадрам;

- заполнение и хранение  трудовых книжек;

- выдача справок о трудовой  деятельности;

- упорядочение рабочих  мест.

4. Таким образом, в результате преобразований кадровая работа будет осуществляться в необходимые сроки, что окажет положительное влияние на деятельность всей организации. 
   Ожидаемые результаты проекта

 

ООО "Айсберг-Плюс" должно стремиться к оптимизации всех рабочих процессов в организации, в том числе кадровой работы.

Достижение этой цели поможет решить некоторые из проблем.

Показателями эффективности в данном случае буду являться следующие факты:

- снижение затрат на  оплату услуг специалиста по  кадрам. Так как в настоящее  время кадровую работу осуществляет  сотрудник сторонней организации, затраты на оплату его услуг  превышают сумму, которую организация  оплачивала бы своему работнику  при условии неполного рабочего  дня. Внедрение должности специалиста  по кадрам в структуру организации  способствует уменьшению расходов  на ведение кадровой работы.

- оптимизация кадровой работы. В настоящее время осуществление основных элементов кадровой работы усложняется отдаленностью офиса компании от офиса организации, осуществляющей кадровую работу. При этом нарушаются процессы кадрового делопроизводства, не соблюдаются сроки подписания документов, происходит утеря документов. То есть в целом кадровая работа усложнена. Внедрение специалиста по кадрам решит данные проблемы.

Кроме того, внедрение должности в структуру организации позволит в большей степени учитывать индивидуальные особенности организации при кадровой работе, так как сотрудник сторонней организации не может полностью вникнуть во все аспекты деятельности ООО «Айсберг-Плюс».

Таким образом, вследствие внедрения проекта ожидаются значительные перемены в кадровой деятельности организации.

 

5. Мероприятия проекта

 

 

Выше, при определении задач проекта, были указаны действия, которые необходимо совершить для внедрения проекта. Рассмотрим их подробнее как мероприятия, которые нужно совершить для достижения целей проекта:

1. Привести локальные нормативные акты в соответствие с изменениями в структуре организации.

То есть необходимо определить спецификацию работы нового сотрудника, разработать должностную инструкцию для специалиста кадрам, внести изменения в штатное расписание в соответствии с новой структурой организации.

Предполагаются, что разработкой вышеуказанных актов будут заниматься административный помощник совместно с директором. За проведение данной работы указанные сотрудники получат финансовое вознаграждение.

2. Оборудовать помещение для размещения в нем рабочего места специалиста по кадрам.

Для этого в кабинете административного помощника необходимо провести ремонт. Для ремонта будет необходим найм строительной бригады, с которой организация уже неоднократно работала.

3. Организовать рабочее место для нового сотрудника.

Для решения данной задачи необходимо произвести закупку необходимого для работы сотрудника оборудования и оргтехники. То есть необходимо закупить:

- письменный стол;

- стул;

- компьютерную технику: системный  блок, монитор, мышь, клавиатуру, лицензионные  программы для работы на компьютере;

- шкаф для хранения  документов;

- канцелярские товары.

После закупки технику необходимо доставить до места назначения. Доставка будет производиться транспортом организации, поэтому в данном случае будут произведены затраты только на оплату топлива и заработную плату водителя.

Доставку мебели непосредственно в кабинет и расстановку мебели будут осуществлять грузчики организации.

Подключение и настройка компьютерной техники будет произведена наемным программистом за отдельную плату.

4. Нанять нового сотрудника;

Для найма сотрудника необходимо будет выбрать оптимальный канал распределения информации о вакансии. Найм нового сотрудника будет осуществляться посредством размещения объявлений о вакансии в локальных печатных и телевизионных средствах массовой информации, а также в газете «Работа для вас», на всевозможных досках объявлений в сети Интернет, таких, как avito.ru, slando.ru и других. Размещение объявления будет возложено на сотрудника сторонней организации, в связи с тем, что, пока новый сотрудник не нанят, поиск персонала входит в часть договора между организациями.

Отбор кандидатов будет производиться директором в результате собеседования. Минимальными критериями для соответствия должности будет являться образованием не ниже среднего специального и стаж работы не менее 3-х лет, или высшее профильное образование с опытом работы не менее одного года.

5. Провести адаптацию нового сотрудника на рабочем месте с учетом специфики работы в данной компании.

После подписания трудового договора сотрудник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией и другими локальными актами организации.

Директор должен будет ознакомить нового сотрудника со спецификой работы в данной организации, с традиционно принятыми в организации правилами оформления документов и прочими аспектами работы именно в этой организации.

Таки образом, описанные выше мероприятия помогут внедрить новую должность в структуру организации и нанять на нее нового сотрудника.

 

6. Ресурсы проекта

 

Для внедрения проектной разработки требуются следующие ресурсы:

1. Материально-технические:

- помещение для расположения  специалиста по кадрам;

- материалы для проведения  ремонта;

- мебель и компьютерная  техника для оборудования нового  рабочего места.

2. Информационно-методические  ресурсы необходимы административному помощнику для разработки локальных нормативных актов. Данный вид ресурсов включает в себя:

- законодательную базу;

- нормативно-методическую  базу;

- статьи и исследования  ученых на данную тему;

В настоящее время перечисленные ресурсы можно найти в сети Интернет в свободном доступе.

3. Человеческие ресурсы  необходимы на каждом этапе  внедрения проектной разработки:

- при изменении и разработке  локальных нормативных актов  в соответствии с изменениями  в структуре организации;

- при проведении ремонта  нужны строители;

- при доставке мебели  нужны водитель и грузчики;

- подключение и настройка  компьютеров требует участия  программиста;

- при адаптации нового  сотрудника в данной организации.

4. Управленческие ресурсы  необходимы для получения разрешения  от руководства на внедрение  проекта, а также для регулирования  внедрения проектных разработок. То есть при внедрении контролировать  и регулировать процесс должен  начальник, в данном случае –  директор.

5. Финансово – экономические  ресурсы также нужны на каждом  этапе. Мебель и технику необходимо  покупать, поэтому часть ресурсов  уходит на это. Работники, представляющие  человеческие ресурсы, нуждаются  в оплате. За доступ в Интернет  необходимо платить, чтобы иметь  возможности найти информационно-методические  ресурсы для внедрения проекта. Как уже говорилось ранее, организация в состоянии выделись часть средств на оптимизацию структуры.

Таким образом, ООО «Айсберг-Плюс» располагает многими ресурсами, необходимые для внедрения проекта: человеческими, управленческими, информационно-методическими. В то же время почти отсутствуют материально-технические ресурсы, но эту проблему можно легко решить, использовав финансово-экономические ресурсы организации и купив все необходимое.

 

7. План-график проектных работ

 

№	Задачи	Мероприятия	Дата проведения	Сумма в руб.	Ответственный	Результат- продукт	Результат-эффект
1.	Привести локальные нормативные акты в соответствие с изменениями в структуре организации.	Разработать должностную инструкцию для специалиста по кадрам, внести изменения в штатное расписание	01.02.2014-28.02.2014	3000 р.	Административный помощник	Локальные акты регламентации деятельности специалиста по кадрам	Регламентация деятельности нового сотрудника
2 2.	Произвести ремонт в кабинете административного помощника	Закупить материалы для ремонта, нанять строительную бригаду, проконтролировать проведение ремонта	01.02.2014-28.02.2014	50000 р.	Зам. Директора по финансам	Повышение комфортности рабочего места	Повышение производительности труда сотрудников
3.	Оборудовать рабочее место для нового сотрудника.	Провести закупку необходимого для работы сотрудника оборудования и оргтехники, оборудовать рабочее место	01.03.2014 - 10.03.2014	100000 руб.	Зам. директора по финансам, зам. директора по логистике	Рабочее место для нового сотрудника.	Возможность найма нового сотрудника
4.	Нанять нового сотрудника.	Разместить объявления о вакансии специалиста по кадрам, провести отбор из кандидатов на должность.	11.03.2014-31.03.2014		Административный помощник, директор.	Задействование нового сотрудника	Исправление недостатков кадровой работы в ООО
5. 5.	Ознакомить нового сотрудника со спецификой работы в данной организации	Предоставить к ознакомлению локальные нормативные акты ООО.	01.04.2014- 05.04.2013		Административный помощник	Введение нового сотрудника в работу	Устранение недостатков кадровой деятельности

 

8. Команда проекта

 

Команда проекта – участники-исполнители непосредственно связанные с реализацией проекта (это могут быть как постоянные участники, так и временные – эксперты, волонтеры, консультанты);

Команда управления проектом – члены команды, выполняющие управленческие функции (руководитель, менеджеры по направлениям, бухгалтер);

Руководитель (менеджер)  проекта – член команды проекта, лично отвечающий за все результаты проекта.

Команда проекта:

- Директор;

- Зам. директора по финансам;

- Зам. директора по логистике;

- Административный помощник;

Руководителем проекта является директор.

К функциям бухгалтера относится: планирование затрат на проект и осуществление расчета

К функциям административного помощника – осуществление проекта.

Функции зам. директора по логистике и зам. директора по финансам – контроль осуществления проекта.

Для реализации проекта команда взаимодействует со следующими подразделениями:

1. С бухгалтерией – для расчетов и выделения средств на реализацию проекта.
2. Со складом – для выделения рабочей силы при осуществлении мероприятий проекта;

Члены команды помимо базисных критериев вхождения в команду обладают дополнительными навыками. К ним относят:

- профессионализм выше  среднего уровня;

- умение понять «политику»  проекта;

- самостоятельность;

- предприимчивость;

- способность решать проблемы;

- желание разделить как  успех, так и неудачи, а затем  перейти к решению очередных  задач;

- коммуникабельность, стрессоустойчивость;

- низкий уровень конфликтности;

- соответствие ценностных  установок целям  и ценностям  проекта

Руководителем проекта (директор) будет координироваться деятельность членов группы и отслеживаться успешное внедрение проекта.

 

9. Риски проекта

 

1. Риск отклонения директором ООО «Айсберг-Плюс» проекта о введении новой должности в структуру организации.

2. Риск подбора неподходящего  кандидата может иметь место  по следующим причинам:

а) Неправильный выбор источника кандидатов (из какой сферы деятельности, какие должности).

б) Неправильная оценка кандидатов на этапе отбора: низкий профессиональный уровень кандидата, несовместимость с уже сложившимся коллективом, низкая мотивация кандидата работать в организации, несоответствие целей компании и личных целей человека.

3.Отсутствие в процедуре подбора этапа проверки кандидата в целях безопасности организации. Здесь возможен риск психологических отклонений, наличие негативных действий со стороны сотрудника по отношению к организации на предыдущем месте работы. Основной инструмент обеспечения безопасности - проверка рекомендаций.

5. Финансовый риск при  внедрении проекта.  При отрицательных результатах организация может потерять значительные средства, затраченные на внедрение проекта.

 

10. План коммуникации проекта

 

Продвижение проекта будет осуществляться путем взаимодействия команды проекта со структурными подразделениями:

1. С бухгалтерией – для расчетов и выделения средств на реализацию проекта.
2. Со складом – для выделения рабочей силы при осуществлении мероприятий проекта;

Объявления о приеме на работу в ООО «Айсберг-Плюс» будут распространяться через средства массовой информации (газеты, журналы); размещение рубрики «вакансии» на Интернет сайте компании; взаимодействие с кадровыми агентствами для подбора сотрудника.

Кроме того, будут необходимы коммуникации с привлеченными сотрудниками:

1. Взаимодействие со строительной бригадой для проведения ремонта в помещении.
2. Взаимодействие с программистом для подключения и настройки компьютерной техники.

Также следует отметить взаимодействие с организациями по продаже компьютерной техники и офисной мебели при покупке указанных товаров.

 

11. Бюджет

 

ООО «Айсберг-Плюс» располагает необходимыми ресурсами для введения новой должности, которое в перспективе будет способствовать оптимизации кадровой деятельности в организации.

На осуществление проекта планируется выделить денежные средства в размере 144 100 рублей.

Подробные расчеты бюджета, который понадобится для реализации проекта, приведены ниже в виде таблиц.

1. Постоянный работники

 

№	Должность	Зарплата за 1 месяц за 100% рабочего времени	Кол-во рабочего времени по проекту в % отношении	Зарплата за 1 месяц за указанный процент рабочего времени	Кол-во рабочих месяцев или часов	Общая сумма
1.	Директор	40000	25 %	10000	1	10000
2.	Административный помощник	15000	50 %	7500	2	15000
3.	Бухгалтер	16000	25 %	4000	1	4000
4.	Грузчики	20000	5 %	1000	2	2000

 

2. Привлеченные работники

 

№	Должность	Зарплата за 1 час	Кол-во часов	Кол-во раб-ов	Общая сумма
1.	Программист	200	4	1	800
2.	Кадровый работник	200	4	1	800

 

Итого на оплату труда

33600

 

 

Найм строительной бригады для проведения ремонта (включая затраты на материалы)

50000 р.

 

3. Оборудование

 

№	Наименование	Стоимость за ед.	Кол-во	Общая сумма
1	Письменный стол	20000	1	20000
2	Стул	7000	1	7000
3	Компьютер	20 000	1	20 000
4	Принтер	5 000	1	5 000
5	Ксерокс	6 000	1	6 000
6	Телефон-факс	1 500	1	1 500
7	Модем	1 000	1	1 000
	ИТОГО			60 500

 

 

12. Эффективность проекта

 

Введение новой должности в структуру ООО «Айсберг-Плюс» будет способствовать бесперебойной работе, оптимизации кадровой деятельности и организации в целом.

Для обеспечения эффективной работы специалиста по кадрам в данной организации необходимо, чтобы основными функциями специалиста по кадрам были:

-  подбор, найм, формирование персонала организации для наилучшего достижения целей компании;

- развитие организационной  структуры и морального климата  организации, способствующих проявлению творческой активности каждого работника;

- наилучшее использование  потенциала каждого работника  и его вознаграждение;

- обеспечение гарантий  социальной ответственности организации  перед каждым работником.

В практическом смысле можно выделить такие функции, как:

- четкое понимание и  реализация стратегических и  тактических целей организации;

- прогнозирование ситуации  на рынке труда и в собственном  коллективе для принятия своевременных  упреждающих мер;

- анализ имеющего кадрового  потенциала и планирование его  развития с учетом перспективы;

- мотивация персонала;

- оценка и обучение  кадров;

- содействие в адаптации  работников к нововведениям;

• создание социально-комфортных условий в коллективе;

• решение частных вопросов психологической совместимости сотрудников и др.;

• традиционная кадровая работа (кадровое делопроизводство);

• внедрение современных методик работы с персоналом.

Таким образом, в ООО «Айсберг-Плюс» может сложится более успешная кадровая работа.

 

Заключение

 

В современных условиях в теории управления организациями происходит существенное изменение общей парадигмы управления. Сегодня отдел кадров рассматривается как основной ресурс организации, в значительной степени определяющий успех всей ее деятельности и представляет собой один из основных ресурсов организации, которым надо грамотно управлять, создавать оптимальные условия для его развития, вкладывать в это необходимые средства.

Отдел кадров становится сегодня долгосрочным фактором конкурентоспособности и выживания предприятия. В условиях нестабильности российской экономики, неустойчивости финансового рынка, откровенной слабости и неразвитости отечественного рынка труда для организации одной из наиболее сложных, но в то же время жизненно важных и необходимых задач является задача создания и обеспечения эффективного функционирования отдела кадров.

Команда проекта спроектировала введение новой должности в структуру ООО «Айсберг-Плюс». В результате ожидается следующая оптимизация кадровой деятельности:

Специалист по кадрам будут реализовывать весь комплекс задач, возложенных на них; процесс кадрового делопроизводства ускорится, работники предприятия смогут своевременно получить необходимые сведения или документы. Работа с персоналом будет проводиться эффективно, будут отсутствовать нарушения внутреннего трудового распорядка в отношении кадровой работы, будет повышаться эффективность кадровой деятельности.