Коммерческая переписка

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

Высшего профессионального  образования

«Приамурский государственный  университет имени Шолом-Алейхема»

Факультет экономики, управления и права

Кафедра документоведение и  права

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

На тему: Ведение коммерческой переписки

 

 

 

Выполнила: студент Мануйлова

Алёна Константиновна

Курс 2, группа 7111

Научный руководитель:

Каштанюк Валерия Александровна

 

 

 

 

 

Биробиджан 2012

Содержание

• Введение………………………………………………………………… 
• Глава 1. Документационно-лингвистические правила………................
• 1.1 Язык, стиль и особенности официально-делового стиля…. 
• 1.2 Классификация деловых писем…………………………….. 
• Глава 2. Оформление делового письма

• 1.1 Основные части делового письма
• 1.2 Дополнительные части делового письма

• Заключение……………………………………………………………… 

• Список литературы ……………………………………………………..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Коммерческая переписка  является одним из основных средств  обмена информацией между учреждениями, организациями, предприятиями и  различными фирмами. Поэтому очень  важным является умение правильно писать деловые письма в нужном стиле  и тоне. В связи с этим целью  данной работы принимается научиться  правильному ведению коммерческой переписки в целом и написанию  отдельных деловых писем в  частности.

В последнее время значительно  повысился интерес к такому типу официальных писем, как коммерческая корреспонденция. Именно этот тип документов играет заметную роль в установлении и поддержании деловых отношений  между фирмами, предприятиями. Нередко  успех деловых отношений зависит  от умения вести коммерческую переписку. Следовательно, знание структурных, содержательных и языковых особенностей разных видов  коммерческих писем весьма актуально  сегодня.

Деловое письмо в современную  эпоху остается важным источником информации. Кроме того, оно было и остается средством документирования этой информации, ибо такие источники информации как телефон или сотовая связь, пригодные для решения оперативных  вопросов, не оставляют никаких материальных следов.

Несмотря на наличие современных  форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки  даже на небольшом предприятии весьма велик. Огромное количество писем при  однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает необходимость в унификации делового письма. Неправильное оформление письма затрудняет модель с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под  руководством канцелярии Белого дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в  долларах. Нельзя не учитывать и  того обстоятельства, что деловые  документы - вовсе не материал для  «чтения», а информация, которая  должна побуждать к определенным поступкам.

Актуальность курсовой работы определяется необходимостью всестороннего изучения стилистической системы русского языка вообще и ее, отдельных разновидностей в частности, а также недостаточной лингвистической изученностью деловой переписки как одного из важнейших жанров современного документооборота.

Целью курсовой работы является изучение языка и композиции современного русского делового письма. Данная цель конкретизируется решением следующих задач:

- определением особенностей  официально-делового стиля;

- подробным рассмотрением  видов речевых ошибок в деловых  текстах;

- проведением анализа  языка и композиции деловых  писем.

Цель и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, трех частей, заключения, списка использованной при написании литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Документационно-лингвистические правила

 

• 1.1 Язык, стиль и особенности официально-делового стиля

 

 

Рассматривая само понятие  «официально-деловой стиль», необходимо отметить, что, прежде всего это язык делового общения, который используется главным образом при составлении  управленческих документов. К нему в полной мере применимы нормы  литературного языка, однако он обладает и своими ярко выраженными особенностями.

Основные особенности  официально-делового стиля - это точность, исключающая возможность каких  бы то ни было инотолкований и неясностей; сужение диапазона используемых речевых средств; языковой стандарт - стремление к выражению мысли  единообразным способом, применение для этого готовых языковых формул-клише; высокая степень повторимости (частотность) отдельных участков текстов документов.

В документах, как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными  словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках). «Специальная лексика», наоборот, используется очень широко. Это понятие связано с теми группами слов, которые относятся  к какой-либо профессии или роду деятельности. В специальную лексику  включают термины, профессионализмы и  профессионально жаргонные слова.

Термины - это слова или  сочетания слов, значение которых  строго обусловлено в пределах данной специальности.

Обычно термины закреплены за одной специальностью. Однако они  могут переходить из одной отрасли  знания в другую, сохраняя свое первоначальное значение или обогащаясь новыми смысловыми оттенками. Термины, нашедшие широкое  употребление в разных областях знания, теряют свой узкоспециальный характер. Нередко они переходят в разряд «книжных» слов, которые не закреплены за какой-либо узкой сферой употребления или каким-либо отдельным видом  письменной речи.

Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той  или иной специальности общеупотребительны.

В официально-деловых текстах  нельзя употреблять архаичные канцеляризмы типа на ваше благоусмотрение, прилагаю при сем, по получении таковых, сего года. Неуместны в них и многие новые профессионализмы, особенно в тех случаях, когда мысль может быть выражена словами общелитературного употребления или с помощью «узаконенных» терминов.

Профессионально-жаргонная  лексика может рассматриваться  как форма профессионального  просторечия. Употребление таких слов допустимо лишь в особых условиях - для достижения стилистических, изобразительных  целей¹. Рассматривая синонимы, необходимо помнить, что ошибки при их употреблении нередко происходят оттого, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений. Например, характерное для деловых текстов слово запрос в одном из значений синонимично слову требование (обязательно в форме множественного числа): запросы/требования покупателей. В то же время оно не имеет присущего словутребования значения «норма, порядок, которым кто - что-либо должно соответствовать»².

В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо - составляется (не пишется) и направляется (не посылается). Современная деловая речь немыслима без употребления заимствованных слов. Данный факт обусловлен активизацией торгового, научно-технического, делового, культурного общения народов, в результате которого в нашу жизнь входят новые понятия. Главным источником заимствования в наши дни является английский язык.

Однако применение иностранных  слов должно вызываться необходимостью. Выбирая между синонимами, один из которых - русский, а другой - заимствованный, надо прежде всего определить, существенная ли смысловая разница между ними. Если иностранный синоним имеет оттенки значения, которые важны для текста и отсутствуют у исконно русского слова, выбор в пользу заимствованного варианта оправдан.

Правильное использование  заимствованных слов в некоторых  случаях представляет определенные трудности. Основная из них - употребление заимствованных слов в том или ином контексте, стиле языка. Слова иноязычного происхождения, имеющие русский синоним, как правило, выше по стилю, официальнее, именно поэтому они более приспособлены для передачи различной информации, в том числе научного и делового характера. В официально-деловом стиле недопустимо необоснованное употребление иностранных слов, не вносящих ничего нового по сравнению с их русскими синонимами.

Таким образом, заимствованные слова занимают особое место в  лексической системе русского языка  и требуют предельно осторожного  обращения с ними³. Употребление фразеологизмов в деловой речи подчиняется исторически сложившимся правилам, закрепленным традицией и обязательным для всех⁴. Ошибки могут быть в лексическом составе фразеологизма, в его грамматическом оформлении, а также в стилистическом плане. В официально-деловом стиле используются устойчивые выражения книжного характера или стилистически нейтральные фразеологизмы, лишенные.

Одним из распространенных недостатков официального стиля  является плеоназм - использование  избыточных, ненужных с точки зрения смысла слов. Например: тонкий нюанс - существительное «нюанс» образовано от фр. nuance -оттенок, тонкое отличие; главная суть - «суть» - это и есть главное.

Другой ошибкой является тавтология. Это повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта стилистическая ошибка делает речь тяжелой и затрудняет понимание текста.

Примеры типичных для официальной  речи тавтологий: польза от использования  чего-либо; адресовать в адрес и  др. Эти словосочетания надо заменить другими: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие  факторы», «направить в адрес»⁵. Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля.

Преимущественное использование  простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Вопросительные и восклицательные  предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются  только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) - определенно-личные. 

 Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа …выполнили план, что позволяет. Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами (в связи с отказом, по причине недоотгрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны.

Страдательный залог используется при необходимости подчеркнуть  факт совершения действия (предложение одобрено, документация возвращена, акт составлен (текст №9), товар поставлен (текст №13) и т.п.). Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности.

В служебных документах часто  применяются сокращенные слова  и аббревиации (р/с - расчетный счет). Основной принцип сокращения - сокращенные слова и аббревиации не должны осложнять понимание текста или вести к двойному толкованию. ГОСТ Р 1.5-92 - Государственная система стандартизации Российской Федерации⁶.

В сфере науки, делопроизводства и законотворчества, в средствах  массовой информации и в политике язык используется по-разному. За каждой из перечисленных сфер общественной жизни закреплен свой подтип русского литературного языка, имеющий ряд  отличительных черт на всех языковых уровнях - лексическом, морфологическом, синтаксическом и текстовом. Эти  черты образуют речевую системность, в которой каждый элемент связан с другими. Такой подтип литературного  языка называется функциональным стилем.

Официально-деловой стиль  закреплен за сферой социально-правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управленческой и  дипломатической деятельности. К  периферии делового стиля относят  информативную рекламу, патентный  стиль и обиходно-деловую речь (заявления, объяснительные записки, расписки и т.п.). Организационно-распорядительная документация (ОРД) - вид деловой  письменности, наиболее полно представляющий ее специфику. Вместе с различными видами законодательной речи (лицензия, правила, устав, указ и т.п.) ОРД представляет собой центр деловой письменности, ядро официально-делового стиля.

Официально-деловому стилю  присущи функции волеизъявления, долженствования, представленные в текстах широкой гаммой императивности от жанров приказа, постановления, распоряжения до просьбы, пожелания, предложения, выражаемых в ходатайствах и деловой переписке; функция фиксации правовых отношений (договор, контракт); функция передачи информации (информационные письма, отчеты, справки).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• 1.2 Классификация деловых писем

 

 

В научной литературе существует несколько видов класси-фикации официально-деловой переписки, в основе которых лежат различные классификационные признаки.

По тематическому принципу деловые письма делятся на деловые и коммерческие (письма, с помощью которых заключаются и выполняются коммерческие сделки от имени юридических лиц; письма о сбыте продукции, предоставлении услуг (письма-предложения, письма-ответы)). Все остальные письма - деловые, с помощью которых решаются управленческие и правовые проблемы, а также устанавливаются деловые связи.

Разновидности деловых писем  отражают многообразие вопросов и проблем  в деловой сфере.

По функциональному признаку деловые письма делятся инициативные (требующие обязательного ответа и не требующие такового) и письма-ответы.

Обязательного ответа требуют  коммерческие инициативные письма (письмо-запрос, письмо-предложение, рекламация).

Из деловых писем требуют  ответа письма-просьбы, письма-обращения.

Не требуют ответа: письмо-предупреждение, письмо-подтверждение, письмо-напоминание, письмо-извещение, заявление, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, благодарность, письмо-сообщение, приглашение, рекламное  письмо.

По признаку адресата деловые письма делят на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных ин-станций (организаций).

По форме отправления можно выделить, наряду с традиционным почтовым отправлением электронную почту, факсимильную связь, телетайпную и телеграфную связь.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.

Регламентированные  письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.

Нерегламентированные  письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое действие.

В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой  текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.

Однако было бы неверно  полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов  стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные  письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления, предложение-представление и т.п.

По композиционному признаку различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выражение гарантии -- гарантийное письмо; приглашение принять участие в чем-либо -- письмо-приглашение; извинение за нарушение договоренности -- письмо-извинение и т. д. Многоаспектным (многоцелевым) считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты -- просьбы, извинения, гарантии. Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют традиционно сложившиеся языковые модели, содержащие ключевые слова: гарантируем, приглашаем, сожалеем и т. д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2 Оформление делового письма

 

1.1 Основные части делового письма.

 

 

Основными частями международного делового письма являются:

1. Шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица
2. Ссылки и дата
3. Внутренний адрес
4. Приветствие
5. Основная часть письма
6. Заключительные фразы
7. Подпись

Шапка на фирменном бланке отпечатана вверху листа письма. Она  обычно содержит название фирмы и  почтовый адрес. Как дополнение может  указываться номер телефона факс, телекс и телеграфный адрес(они могут быть и внизу листа). По законодательству некоторых стран на бланке требуется указать и определенную дополнительную информацию (имена директоров, адрес зарегистрированного офиса, место регистрации, ...). Многие шапки имеют специальное место оставленное для ссылок. Также некоторые шапки могут содержать эмблему фирмы или зарегистрированный фирменный знак.

Ссылка состоит из инициалов  диктующего, за которыми следуют инициалы машинистки. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие сектор, отдел или иное структурное подразделение пишущего, номер дела и т.п. Дата может писаться разными способами. Обычно применяется тот способ, который принят в той стране, куда направляется письмо. Различают три основных формата:

1. День, месяц, год - британский стандарт;
2. Месяц, день, год - американский стандарт;
3. Год, месяц, день - вариант ISO.(будет использоваться в работе)

Внутренний адрес состоит  из имен адресата и почтового адреса

Каждая фирма имеет  свое определенное название. Частные  фирмы могут быть зарегистрированы под именем собственника или под  нарицательным именем. Товарищества с ограниченной ответственностью обычно содержат в своем названии имена  владельцев и сокращение Ltd. Американские корпорации имеют в своем названии сокращение Corp, Inc или Co.  Pte. Ltd - сокращение, используемое в частными компаниями с ограниченной ответственностью во Франции.

Почтовый адрес обычно состоит из номера улицы и дома; местности; названия округа, провинции; почтового кода. В зарубежной переписке  необходимо прибавлять и название страны в которую адресовано письмо (на языке страны отправителя). Если у адресата есть почтовый ящик, то его номер проставляется вместо номера дома и улицы. Когда письмо отправляется на временный адрес, используют маркер до востребования. Почтовый адрес также может содержать инструкции почте и/или адресату.

Основная часть письма содержит сообщение. Обычно оно не превышает  одну страницу. Если размер сообщения  больше, то оно продолжается на новом  листе.

Приветствие в каждой стране имеет определенную форму и как правило специфично для каждой страны. Во Франции как правило используется обращение Мадам и Месье. Заключительная фраза должна согласовываться с приветствием.

Подпись может ставиться  только теми лицами, которые это  делать уполномочены. Этим полномочием  наделены владелец компании, официальные  лица компании и служащие, которым  это полномочие было передано. Поскольку  подписи очень трудно прочитать, то имя лица печатается под самой  подписью. Название фирмы ставится под подписью.

 

1.2 Дополнительные части делового письма.

Кроме основных частей письмо может содержать и дополнительные:

1. Вниманию конкретного лица;
2. Краткое содержание письма;
3. Приложение и копии;
4. Постскриптум;
5. Заглавие листа продолжения;

Маркер вниманию конкретного лица применяется когда необходимо доставить письмо, адресованное организации, конкретному лицу или отделу; печатается ниже адреса со словом “вниманию”.

Суть письма для удобства читающего может излагаться перед началом текста. Обычно помещается ниже приветствия, но может ставиться и выше приветствия. Краткое содержание письма печатается заглавными буквами, подчеркивается или берется в квадратные скобки.

Когда письмо отсылается с приложениями или копиями это должно быть отражено в нижнем левом углу листа. Как правило используется слово “копия(и)” за которым следует перечисление лиц, которым она(и) предназначена(ы). Ссылка на приложения может указываться в левом поле напротив  той строки, где упоминается приложение, В нижнем левом углу бланка письма ставится слово “приложение(я)” с последующим их перечислением.

Постскриптум, напечатанный в нижней части письма добавляется для сообщения читающему чего-либо произошедшего в последнюю минуту или для того чтобы подчеркнуть какой-нибудь важный аспект.

Заглавие листа  продолжения содержит имя адресата, дату и номер страницы. Расположение зависит от компоновки письма.