Организация повседневной деятельности архива

Введение

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества.

Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации — исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.

Важнейшими функциями архивов являются, во-первых, сохранять документы, то есть сохранять национальную историю, национальную память. Во-вторых, обновлять эту память, то есть свежие документы о текущих событиях должны своевременно поступать в архивы. В-третьих, документы должны быть объединены в справочно-поисковые системы, чтобы можно было быстро найти интересующую информацию. И четвертая функция, самая близкая всем гражданам нашей страны, - это иметь доступ к ним и использовать при необходимости.

Существуют маркетинговые исследования Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела. В процессе деятельности всех юридических лиц разных форм собственности в год образуется примерно 400 млрд. листов документов. Из этих 400 млрд. листов документов порядка 3% поступает на хранение в архивы. Документы, поступающие на вечное хранение в архивы, это документы Архивного фонда РФ.

Цель моей курсовой – охарактеризовать работу архива. Для этого нужно решить следующие задачи:

• рассмотреть порядок создания архива;
• проанализировать работу с персоналом;
• определить дополнительные функции архива.

1. Организация повседневной деятельности архива

1.1. Создание  архива и управление

Государственный архив выступает центром хранения документации республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа и создается Правительством республики, соответствующим органом исполнительной власти края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа и подчиняется непосредственно органу управления архивным делом республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа. Помимо государственного архива существуют еще муниципальные и ведомственные архивы. Ведомственный архив создается приказом руководителя учреждения, предприятия, организации для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений учреждения, предприятия, организации или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с правилами, устанавливаемыми Росархивом, обеспечивает передачу этих документов на государственное хранение.

Управление архивом представляет собой организацию деятельности по выполнению его работниками задач и функций архива и осуществляется на основе законодательных актов РФ и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативных документов, Правил работы архивов с помощью организационно-распорядительных, экономических методов и социальных стимулов.

Руководит деятельностью работников архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач заведующий архивом или его директор. Также на правах совещательного органа в архиве создается дирекция, которая рассматривает основные вопросы деятельности архива.

На правах научно-совещательных органов в архиве создаются:

• Экспертно-методическая комиссия, которая рассматривает вопросы экспертизы ценности документов, научно-методического обеспечения деятельности архива;
• Научный совет, задача которого коллегиально рассматривать вопросы научно-исследовательской и публикаторской работы;
• Комиссия по рассекречиванию архивных документов занимается рассекречиванием и снятием ограничений на использование документов в соответствии с действующим законодательством.

При необходимости в архиве могут создаваться иные научно-совещательные органы, положения о которых и их состав утверждаются заведующим архивом.

Научно-совещательные органы создаются с привлечением представителей других организаций и научной общественности.

Основными нормативными документами по организации деятельности архива являются устав (положение) архива, положения о его структурных подразделениях, структура и штатное расписание архива, смета расходов, должностные инструкции работников.

В уставе (положении) архива определяются задачи, функции, права и организация деятельности архива, состав хранящихся в нем документов. Он разрабатывается на основе примерного устава (положения) архива, утвержденного Федеральной архивной службой России и утверждается вышестоящим органом управления архивным делом.

Положения о структурных подразделениях архива разрабатываются на основе положения об архиве, примерных положений о структурных подразделениях архива, утвержденных Федеральной архивной службой России и определяют задачи, функции, права и организацию деятельности структурных подразделений архива. Утверждается заведующим архивом.

Должностные инструкции составляются на всех работников архива согласно штатному расписанию (за исключением директора, его заместителей и обслуживающего персонала) и закрепляют их обязанности, права и ответственность.

Структура архива разрабатывается с учетом условий и особенностей работы архива на основе примерной структуры архива, утвержденной Федеральной архивной службой России. В архивах, не имеющих структуры, могут создаваться группы работников по направлениям деятельности.

Структура и штатное расписание архива утверждаются его заведующим.

1.2. Планирование  работы архива

Планирование работы архива осуществляется на основе анализа результата деятельности архива, с учетом различных программ (федеральными, региональными) развития архивного дела, рекомендаций Федеральной архивной службы России, органа управления архивным делом субъекта РФ. Работу по планированию и отчетности организуют руководитель архива, его заместитель и руководящие работники архива.

Планирование осуществляется на основе планов, которые составляются на год как в соответствии с федеральными и региональными программами, так и по собственной инициативе архива – перспективные планы, развития отдельных направлений его деятельности.

При планировании работы архива на год определяются приоритетные направления, виды работ, их объемы и исполнители, учитываются штатные, финансовые и материально-технические возможности, решаются вопросы координации структурных подразделений архива. При необходимости проводится штатная перестановка. Также к плану работы составляется расчетная часть по принятой в архиве форме, в которой проводится расчет бюджета рабочего времени, необходимого для выполнения намеченных работ, предусматривается резерв времени на выполнение внеплановых заданий. В разделах плана в сжатой форме обосновываются и конкретизируются виды и объемы планируемых работ, определяются их конечные результаты, указываются основные организационно-методические мероприятия, сроки и исполнители работ. Обязательным приложением должны быть основные показатели плана работы архива на год - наименования и объемы видов работ, выполнение которых контролируется Федеральной архивной службой России, органом управления архивным делом субъекта РФ, директором архива. Также приложением при необходимости могут быть планы научно-публикаторской и научно-исследовательской работы и другие приложения, которые устанавливаются органами управления архивным делом или директором архива.

Проект плана работы архива обсуждается дирекцией архива, согласовывается вышестоящим органом управления архивным делом и утверждается директором архива.

Помимо плана архива на год разрабатываются:

• план структурного подразделения, который включает профильные данному подразделению основные показатели плана работы архива на год и может включать объемы и виды работ, контролируемые только руководителем структурного подразделения архива;
• индивидуальный план работника, который составляется на основе плана структурного подразделения.

Контроль за выполнением планов и качеством работы осуществляется руководством архива и его структурных подразделений постоянно. Ход и результаты выполнения плана и качества работы рассматриваются на дирекции архива, доводятся до сведения трудового коллектива.

На основе анализа основных итогов работы, показателей результативности проведенных организационно-методических мероприятий, основных показателей выполнения плана работы архива за год, сведений о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования архива и др. составляется отчет о выполнении плана работы архива.

Также в архиве ведется учет труда работников, который осуществляется в целях контроля за выполнением запланированных работ, норм времени и выработки, использованием рабочего времени по форме и в порядке, устанавливаемым директором архива. В архиве или его подразделениях ведется также Табель учета и использования рабочего времени.

1.3. Архивный маркетинг и оказание платных услуг.

Помимо своих основных функций – комплектования, учета и обеспечения сохранности документов, архивы выполняют платные работы и услуги.

Архив информирует потенциальных потребителей о платных работах и услугах, принимает заказы и заключает договора на их выполнение. Виды и объемы платных работ и услуг включаются в план работы архива на год, планы структурных подразделений. Для выполнения платных работ и услуг в архиве могут создаваться специальные структурные подразделения, временные трудовые коллективы.

Архив может определять категории юридических и физических лиц, для которых работы и услуги осуществляются бесплатно или на льготных условиях, например для пенсионеров, инвалидов и т.д.

При выполнении платных работ и услуг или совместных работ отношения архива со сторонними организациями и потребителями, в том числе зарубежными, могут закрепляться договором. Также архив в обязательном порядке заключает договор с потребителем в случае коммерческого использования потребителем хранящихся в архиве документов или справочников к ним.

Следует учитывать, что архив не может взимать плату за:

– выполнение социально-правовых запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы, прохождении службы в вооруженных силах, участии в партизанском движении, миротворческих акциях, ликвидации последствий чрезвычайных происшествий, избрании на выборные должности, награждении государственными наградами, присвоении почетных званий, нахождении на излечении, получении образования; о лицах, пострадавших от массовых репрессий; о пребывании в немецких концлагерях и насильственном вывозе с оккупированных территорий в Германию и другие страны; о реабилитации;

– обслуживание в читальном зале архива (за исключением услуг, не предусмотренных Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации);

– предоставление организациям-фондообразователям их документов во временное пользование для служебных целей;

– предоставление информации по документам, копий документов органам государственной власти и местного самоуправления для использования их в служебных целях в объеме до 100 листов (за исключением расходов на копирование документов и почтовые отправления);

– организацию рассекречивания документов по запросам пользователей (за исключением изготовления копий документов);

– организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве, работой архивов государственных организаций - источников комплектования архива;

– научно-техническое информирование организаций системы Федеральной архивной службы России.

Под архивным маркетингом понимается деятельность, которая направленна на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах, а также на услуги с целью получения внебюджетных средств.

Архивный маркетинг включает в себя:

– изучение потребностей пользователей документной информации;

– установление оптимальных цен на работы и услуги, корректировку их в соответствии со спросом;

– рекламу информации, платных работ и услуг;

– сохранение и поиск новых потребителей.

Осуществление маркетинговой деятельности возлагается на соответствующие структурные подразделения.

 Таким образом архив  может создаваться как государством, муниципальными органами власти, так и самими организациями, где  он выступает как структурное  подразделение. Для того, чтобы архив  осуществлял свою деятельность  и выполнял возложенные на  него функции нужен руководитель, которым выступает директор архива  и создаются научно-совещательных органы. Как и в любой организации в архиве основными нормативными документами являются устав, структура и штатное расписание, а для налаженного функционирования производится планирование деятельности. Помимо своих основных функций архив оказывает платные услуги и изучает спрос на ретроспективную информацию (архивный маркетинг).

2. Организация труда работников архива.

1. Организация труда работников архива

Организация труда работников архива – это подбор и рациональная расстановка кадров, эффективное использование материально-технических ресурсов, создание благоприятных условий для работников с целью сохранения их здоровья, повышения качества работ.

Начальным этапом организации труда работников является подбор кадров, их расстановка и использование в архиве, которые осуществляются в соответствии с его задачами и требованиями отраслевых и межотраслевых квалификационных характеристик по должностям. Штатная расстановка работников по структурным подразделениям и функциональным группам, определяется на основе структуры и штатного расписания архива. При подборе и расстановке кадров учитывается соответствие работников квалификационным требованиям, установленным в отраслевых и межотраслевых нормативных документах, принимаются во внимание их деловые и личные качества.

При приеме новых работников руководство архива в обязательном порядке знакомит их с соответствующими разделами и пунктами Основных правил работы архива и Этическим кодексом архивиста.

Для определения соответствия работников занимаемым должностям по результатам их деятельности, уровню квалификации и личным качествам периодически проводится их аттестация. Аттестационная комиссия создается приказом директора архива. А в целях совершенствования профессиональных навыков, повышения уровня знаний, овладения современными достижениями науки и техники проводятся мероприятия по повышению квалификации работников архива.

В архиве предусмотрено разделение и кооперация труда, т.е. разграничение деятельности работников и их группировку по характеру выполняемых функций, установление взаимосвязей между отдельными работниками и структурными подразделениями в едином процессе труда. Всё это закрепляется его структурой, положениями о структурных подразделениях, штатной расстановкой и должностными инструкциями.

Формой кооперации труда отдельных работников является создание временных трудовых коллективов. Временный трудовой коллектив создается для выполнения определенной работы, например, разработки научно-исследовательской темы или подготовка сборника, выставки документов. В состав такого трудового коллектива включаются работники различных структурных подразделений архива и, при необходимости, специалисты сторонних организаций. Работа, выполняемая временным трудовым коллективом, отражается в плане работы архива на год и отчете о его выполнении.

В архиве применяется совмещение должностей и расширение зон обслуживания. Расширение зон обслуживания — это выполнение работником наряду со своей основной деятельностью дополнительного объема работ по своей должности.

Совмещение должности — выполнение работником наряду со своей основной работой, дополнительной работы по другой должности, предусмотренной штатным расписанием архива. Совмещение должности или расширение зоны обслуживания не должно препятствовать выполнению работником его основных обязанностей.

На основные виды работ и операций в архиве применяются научно обоснованные нормы времени и выработки. Норма времени — это затрата времени на выполнение единицы работы работником соответствующей квалификации. Норма выработки — объем работы, который должен быть выполнен работником соответствующей квалификации в единицу времени при определенных организационно-технических условиях.

Нормы могут быть:

• операционными. Они регламентируют одну рабочую операцию, например, нумерацию листов или оформление ярлыков;
• укрупненными, которые разрабатываются для нециклических видов работ и охватывают несколько операций, например, подготовка выставки, совещания и т.д.;
• комплексными. Они устанавливаются на взаимосвязанные работы или цикл работ, предшествующих получению конечного результата, например норма на подготовку сборника документов, справочника и др.

По сферам применения нормы бывают:

• типовыми, которые разрабатываются и утверждаются Федеральной архивной службой России применительно к усредненному технологическому процессу для всех категорий архивов;
• местными, т.е. разрабатываются конкретным архивом на основе типовых норм, классификационного перечня работ, выполняемых в архиве, данных о временных затратах и т.д.

2. Профессиональная этика архивиста и ответственность работников архива за нарушение Основных правил работы государственных архивов

Работники архива при исполнении должностных обязанностей соблюдают нормы профессиональной этики архивиста, принятые мировым архивным сообществом и Российским обществом историков-архивистов. Этический кодекс архивистов предусматривает следующее:

• первейшей обязанностью архивистов является обеспечение сохранности документов, переданных им для хранения;
• объективность и беспристрастность архивистов являются мерилом их профессионализма. Они должны оказывать сопротивление любому давлению, направленному на манипулирование с документами с целью сокрытия или искажения фактов;
• архивисты должны документировать свои действия с документами и быть способными обосновать эти действия;
• архивисты должны содействовать максимально широкому доступу к документам и обеспечивать беспристрастное обслуживание пользователей;
• архивисты должны учитывать соображения национальной безопасности, уважать право на тайну частной жизни людей, которые создали документы, или сведения о которых эти документы содержат;
• архивисты должны использовать оказанное им доверие в общих интересах и избегать использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов;
• архивисты должны воздерживаться от действий, наносящих ущерб их профессиональной чистоте, объективности и беспристрастности. Они не должны извлекать для себя финансовую или какую-либо другую выгоду в ущерб организациям, исследователям или коллегам. Архивисты должны воздерживаться от собирания подлинников архивных документов или участвовать в любых коммерческих сделках с документами в личных целях.

За несоблюдение при исполнении служебных обязанностей требований Основных правил работы государственных архивов работник может быть привлечен руководством архива к дисциплинарной ответственности, а если допущенное нарушение повлекло за собой тяжелые последствия — к административной, гражданской или уголовной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Подбор персонала является неотъемлемой частью работы архива. Он происходит в соответствии со штатным расписанием архива. При этом учитывается соответствие работников квалификационным требованиям, установленным в отраслевых и межотраслевых нормативных документах, принимаются во внимание их деловые и личные качества. При приеме на работу будущие работники знакомятся с распорядком работы архива, положением о нем и профессиональной этикой архивиста. Для определения соответствия работников занимаемым должностям проводится их аттестация.

3. Научно-исследовательская и методическая работа архива

1. Научно-методическая работа архива

Для повышения научной обоснованности, эффективности и качества работы по реализации задач и функций, архив ведет научно-исследовательскую и методическую работу в области архивоведения, документоведения, археографии, источниковедения, других смежных с ними научных дисциплин. В ней принимают участие наиболее квалифицированные специалисты архива, а организует директор или его заместитель.

Научно-исследовательская и методическая работа архива состоит из проведения научных исследований, подготовки научных докладов, статей, аналитических обзоров, сборников документов, справочников, баз данных; разработки методических документов; рецензирования научных и методических разработок других архивов, научных и иных организаций; организации и участии в научных, научно-практических конференциях и симпозиумах; обсуждении теоретических и прикладных проблем развития архивного дела на заседаниях Научного совета архива, зонального научно-методического совета архивных учреждений (ЗНМС); решения методических вопросов на экспертно-методической комиссии, методических совещаниях; обобщения и распространения передового опыта; методических консультаций.

Архив может проводить научные исследования как самостоятельно, так и совместно с другими архивами, научными организациями в рамках плана научно-исследовательской работы (НИР) учреждений и организаций системы Федеральной архивной службы России, плана ЗНМС, федеральных и региональных программ, плана работы архива на год. Также научные исследования могут осуществляться архивом в инициативном порядке на основе безвозмездных финансовых субсидий (грантов) с соблюдением условий, предусмотренных грантодателями.

Архив, который является головной организацией при совместном исследовании научной темы, отвечает за разработку темы в целом, подготавливает по согласованию с соисполнителями организационно-методические документы, определяющие порядок работы над темой, координирует работу и оказывает методическую помощь соисполнителям, обобщает представленные соисполнителями материалы и готовит итоговый документ по теме, при необходимости составляет научный отчет.

Архив, являющийся соисполнителем темы, выполняет задания в соответствии с организационно-методическими документами по теме: готовит исходные аналитические материалы, ведет разработку части темы, имеющей самостоятельное научное значение, участвует в рецензировании и экспериментальном внедрении результатов исследования.

Этапы разработки научной темы следующие:

• предпроектное обследование, т.е. ознакомление с состоянием вопроса, формирование исходной источниковой базы и библиографии, составление предложений по организации исследования);
• составление и утверждение организационно-методических документов по теме (программа, техническое задание, план-проспект, координационный план исследования);
• сбор, анализ и обобщение материалов, подготовка, обсуждение, экспериментальное внедрение и оформление итоговых документов по теме.

Программа исследования разрабатывается для всех тем прикладного характера кроме тем, по которым предусмотрено составление технического задания. План-проспект составляется при осуществлении исследования, результатом которого является научный доклад, справочник, аналитический обзор и т.п. Координационный план составляется в случае совместного исследования научной темы несколькими организациями, определяет виды и результаты работы по каждому этапу исследования, ответственных исполнителей и сроки выполнения каждого этапа и вида работы. Программа, техническое задание, план-проспект, координационный план исследования утверждаются руководством архива — головной организации.

Разработка темы считается законченной, если итоговые документы рассмотрены и утверждены в установленном порядке. Головная организация информирует соисполнителей о результатах завершения темы.

Научные исследования, осуществляемые архивом, подлежат обязательной государственной регистрации во Всероссийском научно-техническом информационном центре.

Методические пособия по направлениям и видам выполняемых работ архив готовит, как правило, на основе нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России, органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации, отраслевых научных разработок. В нем вне зависимости от его вида, будь то методические рекомендации, рабочая инструкция, обзор, памятка и др., конкретизируются общие методические положения применительно к условиям деятельности архива, определяются основные задачи, методы и порядок проведения работы, подкрепляемые конкретными примерами, а также в необходимых случаях способы внедрения и ожидаемый результат. В пособии может даваться расчетная часть, в которой указываются объем и виды работы, единицы измерения, затраты рабочего времени, сроки проведения каждого вида работ.

Подготовка методического пособия включает следующие этапы: