Организация повседневной деятельности архива предприятия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по дисциплине: Обеспечение сохранности документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОРГАНИЗАЦИЯ ПОВСЕДНЕВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА ПРЕДПРИЯТИЯ

 

Пояснительная записка

 

К.Р.034702. ОСД.03.05.ПЗ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Кемерово 2013

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист.

3

К.Р.034702. ОСД.03.05.ПЗ

 

 

Выполнил

Давлегинова

Провер

 

 

 

 

 

 

 

 

ила

Шаф Л.Н.

 

 

 

 

Утвердила

 

 

Курсовая работа

Лит.

Листов

44

КГТТ, ДП-10-9

СОДЕРЖАНИЕ

		Введение	5
1	Раздел 1. Организация повседневной деятельности архива предприятия.			6
1.1	Общие вопросы организации повседневной деятельности архива предприятия			6
1.2.	Место архива в организационной структуре  предприятия			6
1.3.	Управление повседневной деятельностью  архива предприятия			6
1.4.	Основные направления деятельности архива предприятия			7
1.5.	Организация, ее род деятельности, время  организации, форма собственности, численность работников, задачи			8
1.6.	Структура организации, функции структурных  подразделений организации			9
1.7.	Положение об архиве организации			10
1.8.	Организация работы архива предприятия, его краткая характеристика. Расположение работы архива			12
1.9.	Должностные инструкции работников архива, условия труда, организация рабочих  мест, использование работниками  архива офисной и вычислительной техники в работе с документами			12
1.10.	Подготовка и порядок передачи документов в архив. Учет документов в архиве			15
1.11	Обеспечение сохранности документов в архиве: режим хранения, световой режим, температурно-влажностный режим, охранный режим, оборудование, топография, архивохранилище			18
1.12.	Классификация документов в пределах архива предприятия. Определение хронологических  границ фонда. Группировка дел и  схемы систематизации архивного  фонда			22
1.13.	Нормативно-методические документы  по обеспечению работы архива предприятия. Перечни нормативных документов регламентирующих работу архива предприятия			24
1.14.	План работы архива предприятия. Учет, отчетность, контроль за состоянием дел			24
1.15.	Порядок выдачи дел из архива. Порядок  проведения проверки наличия и состояния  дел архива			25
2.	Раздел 2. Составление учетных документов архива организации.			30
2.1.	Акт приема – передачи документов на государственное хранение			31
2.2.	Архивная справка			31
2.3.	Форма листа использования документов			32

 

 

 

 

 

 

2.4.	Акт о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению	33
2.5.	Номенклатура дел структурного подразделения  организации	34
2.6.	План работы комиссии по организации  проверки архива	35
2.7.	Проект приказа о назначении экспертной комиссии	36
2.8.	Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения за 2006 г.	37
2.9.	Акт приема – передачи при смене  руководителя архива	38
3	Раздел 3.Учет использования архивных документов.	40
3.1.	Цели учета использования архивных документов	40
3.2.	Первичные документы ведомственного архива	41
3.3.	Первичные документы государственного архива	41
3.4.	Вторичная обобщающая информация	41
3.5.	Аналитические обзоры	42
	Заключение
	Список используемой литературы

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист.

4

К.Р.034702. ОСД.03.05.ПЗ

 

 

Выполнил

Давлегинова

Проверила

Шаф Л.Н.

 

 

 

 

Утвердила

 

 

Курсовая работа

Лит.

Листов

 

КГТТ, ДП-10-9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

5

К.Р.034702. ОСД.03.05.

Введение

 

Архив –  это учреждение или структурное  подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использования  архивных документов.

Основными задачи архива являются:

  Основные задачи архива

Прием, учет и хранение документов. 
 Обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в архиве. 
         Подготовка и в соответствии с действующим законодательством передача документов на хранение в государственные архивы.

Основные  функции архив

• Полное предоставление дел, описей, годовых отчетов, которые происходили в течение двух лет после завершения делопроизводства. Также полное обеспечение сохранности принятых дел на учет.
• Вдобавок к уже хранящимся в архиве делам и документам создается научно-справочный аппарат, с помощью которого происходит обеспечение преемственности с научно-транспортным аппаратом, который аналогичен государственному архиву.
• Выполняет любые запросы от всех людей и организаций об установлении трудового стажа, а также выполняет и отвечает на вопросы социально-правого характера, копии документов, а также архивные справки выдаются в нужном порядке;
• Проверка всех документов, хранящихся в архиве.

Предметом исследования является повседневная деятельность архива предприятия.

Объект исследования является открытое акционерное общество угольная компания шахта «Первомайская».

Цель исследования состоит изучить архив предприятия на шахте «Первомайской»

В соответствии с целью исследования в курсовой работе были поставлены задачи.

-) Изучить  структуру организации, функции  структурных подразделений организации.

-) Положение  об архиве организации.

-) Изучить  подготовку и порядок передачи  документов в архиве.

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 1. Организация повседневной деятельности архива предприятия

.Общие вопросы организации повседневной деятельности архива Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

6

К.Р.034702. ОСД.03.05.

предприятия

 

Архив учреждения создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, или как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления во главе с лицом, ответственным за ведение архива. В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством РФ, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами.

Архив работает по планам, утверждаемым руководством учреждения, организации, предприятия, и отчитывается перед ним в своей работе. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство учреждения, организации, предприятия.

Заведующий архивом или лицо, ответственное за ведение архива, несут ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

 

1.2.Место  архива в организационной структуре  предприятия

 

Архив находится  в шахте «Первомайская», на 1 этаже, 108 кабинете, площадью 42 кв., м. Архивариусом является Савельева Маргарита Юрьевна.

К числу  основных задач независимо от организационных  особенностей предприятия, относятся:  
   - комплектование делами, образующимися в деятельности предприятия и подлежащими временному хранению, в соответствии с установленным порядком;  
  -  учет и обеспечение сохранности дел в течение всего срока их временного хранения;  
- создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к делам, состоящим на временном хранении; 

 

1.3. Управление повседневной деятельностью  архива предприятия

 
         Управление повседневной деятельностью архива предприятия предполагает оперативное информирование его работников о предстоящих действиях, обеспечение координации между работниками или подразделениями архива в процессе их выполнения, организацию систематического контроля над ходом и результатами выполняемых действий. Реализуется оно на основе законодательных актов РФ и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативно-методических документов об архивном деле, соответствующих организационно-распорядительных документов предприятия.  
Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

7

К.Р.034702. ОСД.03.05.

 

         К организационно-распорядительным  документам относятся положение  об архиве предприятия, штатное расписание, инструкции по осуществлению повседневной деятельности архива и ее отдельным направлениям, должностные инструкции работников архива.

     

1.4. Основные направления деятельности архива предприятия

 

К работе по планированию и отчетности в архиве предприятия привлекаются начальники структурных подразделений, а руководит  ею заведующий архивом.  
          Планирование работы архив осуществляет самостоятельно, на основе результатов предшествующей деятельности, с учетом региональных и отраслевых планов развития архивного дела, рекомендаций органов управления архивным делом соответствующего субъекта РФ. Как правило, планирование работы архива предприятия ведется на предстоящий год, однако могут разрабатываться и перспективные программы работы.  
       Разработка проекта плана архива предприятия должна быть завершена к началу заключительного квартала года, предшествующего планируемому периоду. Проект плана включает пояснительную записку и приложения, в том числе основные показатели работы архива, графики приема дел на планируемый период, план научно-исследовательской работы архива.  
      Проект плана обсуждается руководством архива предприятия, при необходимости согласовывается с вышестоящим органом управления архивным делом и затем утверждается руководителем предприятия.  
     Планирование работы структурных подразделений архива предприятия осуществляется под руководством начальников соответствующих подразделений, как правило, на предстоящее полугодие или квартал.  
    Индивидуальным планированием занимаются работники архива предприятия по указаниям его руководителя и начальников соответствующих структурных подразделений. Проект индивидуального плана составляется на предшествующий месяц на основе плана работы структурного подразделения.  
Руководство архива должно систематически контролировать выполнение планов. Данные контроля учитываются, обобщаются, анализируются и регулярно доводятся до сведения руководства предприятия.  
     Отчеты о работе архива предприятия составляются за год, полугодие, квартал. Порядок, сроки предоставления отчетов, а также состав приложений к отчету о выполнении плана работы архива за год, за полугодие или квартал устанавливаются вышестоящим органом управления архивном делом.  
    Отчеты о работе структурных подразделений архива предприятия составляются ежемесячно. Кроме показателей, фактически достигнутых

отчетный период показателей по видам работ, в отчетах отражаются Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

8

К.Р.034702. ОСД.03.05.

основные  показатели труда работников структурных  подразделений. В целях привлечения  внебюджетных средств архив предприятия  вправе выполнять наряду с бесплатными платные работы и услуги, что не должно наносить ущерб реализации возлагаемых на архив функций.  
       Прием-передача дел архива предприятия производятся при смене руководителя архива предприятия или реорганизации предприятия.  
      При смене руководителя прием-передача дел состоящих на хранении, оформляется актом. Одновременно производится прием-передача справочного аппарата к ним, а также помещений, инвентаря, оборудования и иных материальных ценностей архива предприятия.  
    Порядок приема-передачи дел состоящих на хранении архива предприятия, при реорганизации предприятия определяется организационно-распорядительным документом, в соответствии с которым осуществляется реорганизация. В этом случае в состав органа, осуществляющего руководство реорганизацией, должен быть включен представитель соответствующего архивного органа. 

 

1.5. Организация, ее род деятельности, время организации, форма собственности,  численность работникрва, задачи.

 

Шахта «Первомайская» — угледобывающее предприятие в г. Берёзовский, Кемеровская область, РФ. Структурное подразделение ОАО Угольная компания «Северный Кузбасс» (владелец — «Миттал Стилл Холдингз АГ»).

Шахта «Бирюлинская-2»  введена в эксплуатацию в мае 1975 года с производственной мощностью 1 млн. 800 тыс. тонн угля в год. Этот результат был достигнут за два года. Позже шахта переименована в «Первомайскую».

Количество  работающих (2013) — 959 человек.  
Директор: Хаймин А. В.

Форма собственности: Частная.

Задачи  Шахты «Первомайской»

• добыча каменного угля подземным способом;
• обогащение каменного угля;
• оптовая торговля твердым топливом;
• ведение горных и других видов работ (маркшейдерские, взрывные, транспортные, хранение взрывчатых веществ и приспособлений  для ведения взрывных работ, производство тепловой энергии и т.п.), связанных с эксплуатацией угольных месторождений и добычей каменного угля;
• реализация угля и продуктов углеобогащения на внутреннем и внешнем рынках;

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

9

К.Р.034702. ОСД.03.05.

деятельность  промышленного железнодорожного транспорта, включая транспортно-экспедиционное обслуживание предприятий и перевозку  грузов железнодорожным транспортом;

• организация перевозок грузов;

 

1.6 Структура организации, функции  структурных подразделений организации.

Руководство организации

Производственный звенья: Цех Участки Бригады

Функциональная служба: Отдел кадров Бугалтерия Перснал

Функции структурных подразделений.

Цех является основной структурной единицей крупного предприятия. Он наделен определенной производственной и хозяйственной самостоятельностью, представляет собой обособленную в организационном, техническом и административном отношении производственную единицу и выполняет закрепленные за ним производственные функции.

Участок – это производственное подразделение, объединяющее ряд рабочих мест, сгруппированных по определенным признакам, осуществляющее часть общего производственного процесса по изготовлению продукции или обслуживанию процесса производства. На мелких и средних предприятиях, где введена бесцеховая структура, производственный участок может обладать чертами, характерными для цеха. Производственные участки специализируются подетально и технологически. В первом случае рабочие места связаны между собой частичным производственным процессом по изготовлению определенной части готового продукта; во втором – по выполнению одинаковых операций. Участки, связанные между собой постоянными технологическими связями, объединяются в цеха.

Функции бригадира монтажников 
           На бригадира возлагаются следующие функции: 
1.Непосредственное руководство бригадой ; 
2.Организация проведения работ по сервисному обслуживанию климатического оборудования, реализованного клиентам предприятия; 
3.Организация профессиональной подготовки и обучения вновь принятых членов бригады. 
4.Контроль за соблюдением подчинёнными требований по охране труда в соответствии с видом выполняемых работ.

Функции отдела кадров:

• работка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

10

К.Р.034702. ОСД.03.05.

оформление  приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством  РФ

• учет личного состава
• хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству
• контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом
• изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению
• анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров
• создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов
• работа по созданию резерва на выдвижение.

Функции отдела бухгалтерии:

• Подготовка и принятие плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности;
• Своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской и управленческой информации о деятельности шахты, ее имущественном положении, доходах и расходах;
• Осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины;
• Учет всех хозяйственных операций шахты;

 

1.7. Положение об архиве организации

 

Положение об архиве организации разрабатывается  на основе примерных положений об архиве, утвержденных Росархивом. В  положении определяются задачи и  функции архива, его права и  ответственность, организация деятельности архива и состав хранящихся в нем  документов. Положение об архиве согласовывается  с соответствующим учреждением  Росархива, после чего утверждается руководителем предприятия.

Положения о  структурных подразделениях архива предприятия разрабатываются на основе положения об архиве, примерных  положений о структурных подразделениях архива, утвержденных Росархивом. В  положении о подразделении архива предприятия определяются задачи и  функции подразделения, его права  и ответственность, организация  деятельности. После согласования с  заинтересованными сторонами положения  о структурных подразделениях утверждаются руководителем архива предприятия.

1. Общие положения

Архив организации  осуществляет прием, учет и хранение документов, образующихся в процессе ее деятельности, в соответствии с  действующим

законодательством производит отбор, подготовку и передачу документов на Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

11

К.Р.034702. ОСД.03.05.

хранение  в государственные архивы, осуществляет организационно-методическое руководство  деятельностью структурных подразделений  организации в области делопроизводства и архивного дела.

В своей деятельности архив руководствуется действующим  законодательством, нормативно-правовыми  актами и методическими материалами  по организации архивного дела и  делопроизводству, организационно-распорядительными  документами самой организации  и настоящим положением.

Настоящее положение, структура и штатное  расписание архива утверждаются руководителем  организации.

2. Основные задачи архива

Прием, учет и хранение документов. 
 Обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в архиве. 
         Подготовка и в соответствии с действующим законодательством передача документов на хранение в государственные архивы.

3.Основные  функции архива

Планирование, организация и контроль деятельности организации и ее структурных  подразделений в области архивного  дела.

Прием, регистрация, систематизация и хранение документов в соответствии с установленным  порядком. 

Составление описей дел для передачи документов на хранение в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

4.Права  архива

Вносить на рассмотрение руководителя предприятия  и руководителей структурных  подразделений предложения по улучшению  деятельности архива.

2. Запрашивать  лично, или по поручению директора  у руководителей структурных  подразделений и специалистов  необходимые документы и информацию.

3. Подписывать  и визировать документы в пределах  своей компетенции.

4. Требовать  от руководства оказания содействия  в исполнении обязанностей, предусмотренных  настоящей должностной инструкцией.

5. Взаимодействовать  со всеми структурными подразделениями  по вопросам работы архива. Привлекать  в необходимых случаях в качестве  экспертов специалистов, работающих  в структурных подразделениях.

6. Возвращать  исполнителям на доработку документы,  подготовленные с нарушением  установленных требований.

5. Ответственность архива

1. Неисполнение  или ненадлежащее исполнение  возложенных на него обязанностей  и неиспользование предоставленных  ему прав в соответствии с  действующим законодательством,  трудовым договором, внутренними

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

12

К.Р.034702. ОСД.03.05.

нормативными  актами и настоящей должностной  инструкцией;

2. Несоблюдение  правил внутреннего распорядка  предприятия, правил пожарной  безопасности, правил техники безопасности  и иных локальных нормативных  актов Общества, а также чистоты  и порядка в помещениях компании  и на своем рабочем месте;

3. Отсутствие  сохранности и бережной эксплуатации  вверенной ему рабочей техники  общего пользования (принтеры, ксерокс, факс и пр.).

 

1.8. Организация работы рхива предприятия,  его краткая характеристика. Расположения  работы архива.

 

Работа  архива организуется в соответствии с положением об архиве.

В положение  об архиве включаются следующие разделы:

• основные положения;
• состав документов архива;
• задачи и функции архива;
• права архива;
• организация работы архива.

Руководитель  архива назначается на должность  и освобождается от должности  приказом руководителя организации  по представлению соответствующих  должностных лиц.

Руководитель  архива организует работу архива и  несет персональную ответственность  за выполнение возложенных на архив  задач.

Лицо, ответственное  за архив, назначается на эту должность  и освобождается от должности  приказом руководителя организации. Ответственный  за архив проходит инструктаж, а  в необходимых случаях стажировку в государственном архиве, в который  передаются документы организации  на государственное хранение.

  На имеющиеся в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права.

Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организаций в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив.

 

1.9 Должностные инструкции работников  архива, условия труда, организация  рабочих мест, использование работниками  архива офисной и вычислительной  техники в работе с документами.

 

Должностная инструкция

Должность: Архивариус

Производственная единица: Шахта «Первомайская»

Управление, отдел: Аппарат при руководстве

Изм.

Лист

№ докум.

Подпись

Дата

Лист

13

К.Р.034702. ОСД.03.05.

1. Общие положения

1. Архивариус  относится к категории специалистов.

2. Прием   на должность архивариуса и  увольнение производится приказом  генерального директора ОАО «Угольная  Компания «Северный Кузбасс»

3. Архивариус  в своей деятельности руководствуется:

-  Настоящей  должностной инструкцией;

4. Архивариус  подчиняется директору шахты.

5. На время  отсутствия архивариуса (командировка, отпуск, болезнь и т.д.) его обязанности  исполняет сотрудник, назначенный  директором шахты, который приобретает  соответствующие права и несет  ответственность за надлежащее  исполнение возложенных на него  обязанностей.

2.Цель  должности

Архивариус  обеспечивает организацию и ведение  архивного дела, формирование документального  фонда предприятия,  для последующей  подготовки и передачи документов, относящихся к Архивному фонду  РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России.

3. Организационная диограмма

Руководитель  должности –

Директор шахты «Первомайская

 

Должность – Архивариус   подчиненные данной должности  – нет

другие сотрудники подразделения  такого же уровня подчинения - нет