Организация внедрения информационных технологий в архивах

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

1.1Объекты и цели информатизации 4

1.2. Принципы и направления информатизации 6

2. История информатизации 8

3. Организация внедрения информационных технологий в архивах 10

4. Базы данных в архивном деле 12

5.Архивные документы на нетрадиционных носителях 17

5.1 Электронный документооборот и его особенности применения в архиве. 21

6. Программное обеспечение по основным видам деятельности архивных учреждений 21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Достижение последних  лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров  позволили успешно использовать персональный компьютер в архивном документообороте. Сегодня в целом развитие страны не обходиться без компьютера. Раньше работа с документами требовала времени и больших затрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Документы размещали на огромных стеллажах архива, невозможно было в короткое время определить на каком стеллаже находиться запрашиваемый документ. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в архивном документообороте. Компьютерные программы позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивать регистрацию документов и их движение внутри и вне архива.

Актуальность работы заключается  в том, что именно сейчас, когда  вся страна перешла на компьютерные технологии и когда разработаны  программы для ведения архива, необходимо повсеместное внедрение  их в архив.

Объектом курсовой работы является архивное дело.

Предмет курсовой работы –  информационные технологии в архивном деле Российской Федерации.

Целью моей курсовой работы является изучение применения новых  информационных технологий в архивном деле.

Задачами моей курсовой работы являются:

1)Работа с документальными  источниками, с нормативно-методической  литературой, с периодическими  изданиями( журналами, газетами, сайтами Интернета)

2)Овладение новыками и умением работать с архивной документацией, подготовка в профессиональной деятельности в архиве.

3) Совершенствование методов  работы в документами.

4)Теоретическая подготовка  по методике работы с архивными  документами.

Значимым элементом существования  современного мира являются информационные технологии, проникнувшие практически  во все сферы социальной деятельности, в том числе и в архивное дело. Поэтому практическая значимость данной курсовой работы в том, что  она поможет проследить этапы  информатизации архивного дела и  изучить применения новых информационных технологий в архивном деле.

 

1.Понятие архивного дела и информатизации.

 
           Архивное дело в Российской Федерации (далее также - архивное дело) - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Информатизацией называется организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов.

 Информатизация архивного дела – это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информации, а также использования в работе архивов компьютерной техники программного обеспечения.  

1.1Объекты и цели информатизации

 

Под объектами информатизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных информационных технологий. В настоящее время к объектам информатизации работы государственного и муниципального архивов и архива организации (ведомственного) относятся:

 
            1)комплектование архива и экспертиза ценности документов;

2)создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива в целях ускорения процессов поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др.);

3)экспертиза ценности документов;

4)комплектование, хранение и поиск документов на электронных носителях, создаваемых в учреждении (для ведомственного архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для государственного архива);

5)учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документов;

6)создание страхового фонда и фонда пользования документами;

7)информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений организации (для ведомственного архива), других учреждений, исследователей и граждан;

8)контроль над делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства (для ведомственного архива);

9)контроль за внедрением автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота в учреждениях – источниках комплектования (для государственного и муниципального архивов).

  В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизации архивного дела приобретает особую значимость.  
 
Целями информатизации работы архива являются:

 
            1)повышение точности и оперативности учета документов в архиве;

2)получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов;

3)повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам;

4)обеспечение сохранности документов – создание страхового фонда и фонда пользования на электронных носителях путем оцифровывания (сканирования) архивных документов;

5)создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы;

6)формирование автоматизированных учетных и научно-справочных документов межархивного и общеотраслевого уровня.

7)избавление труда архивиста от рутинных операций

 
1.2. Принципы и направления информатизации

 

Информатизация архивного  дела РФ базируется на следующих основных принципах: 

1)преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

 
            2)преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;

            3)системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: архивные автоматизированные технологии представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;

           4)внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;

             5)сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.

Реализация этих принципов  должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию  затрат ресурсов при получении наибольшего  эффекта. 
 
            Основные направления информатизации:

 
            1)организация учета документов Архивного фонда РФ;

            2)учет фондообразователей, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах;

            3)совершенствование использования документов путем организации запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учета выдачи дел потребителям, составления и выдачи архивных справок, использования документов;

           4)формирование страхового фонда и фонда пользования;

           5)проведение в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных технологий баз данных, содержащих копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания;

           6)автоматизация организационно-управленческих функций архивов.

 

 

 

 

 

2. История информатизации

 

  История механизации и автоматизации тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации.

В истории механизации  и автоматизации архивного дела можно выделить несколько этапов: 
  1)Период с конца XIX в. до 1950-х гг. – на этом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодексов) и счетно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учета населения (переписи населения), планирования, отчетности на производстве и т.д.

            2)Период с конца 1950-х гг. до первой половины 1970-х гг. - на этом этапе автоматизация архивного дела была связана с не столько развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и ее влияние на историческую науку и архивоведение. Итогом этого этапа стало формулирование теоретических основ создания информационных систем, классификации документной информации в архивах, хотя практически автоматизация еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела.

  3)Период второй половины 1970-х гг. – первой половины 1980-х гг. – этот этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем – АИПС. Рост сфер применения автоматизированных систем в архивном деле связан прежде всего с эволюцией носителей информации (микропленки, магнитные ленты, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспечения (электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ, персональные компьютеры ПЭВМ), а так же с появлением специальных пакетов прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства.

  4)Период второй половины 1980-х – 1990-х гг. – этап связан с началом стихийной компьютеризации, сначала московских, а затем и местных государственных архивов. Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК, ЦГАОР (ГАРФ) и другие архивы. В 90-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание массивов электронных документов происходит также путем оцифрования источников на бумажных носителях в государственных архивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования), а также создания полнотекстовых баз данных. Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Организация внедрения информационных технологий в архивах

 

Осуществление информатизации архивной отрасли требует проведения комплекса мероприятий, направленных на организационную, научную, методическую, кадровую, материальную поддержку проводимых работ. 

            Для оптимизации работ по информатизации важно, чтобы каждый государственный и муниципальный архивы и центр документации, органы управления архивным делом разработали обоснованную и реалистичную программу информатизации, то есть целостный и всесторонний план мероприятий, определяющий порядок и основные виды работ, проводимых архивными учреждениями, привлеченными сторонними организациями и специалистами. Программа должна согласовываться с общеотраслевыми проектами, а также с федеральными и региональными программами в сфере информатизации с целью обеспечения возможности вхождения в общее информационное пространство. В программе следует предусмотреть рациональное использование материальных и кадровых ресурсов: использование типового программного обеспечения, реализацию специальных проектов совместно с другими архивными и внеотраслевыми учреждениями и т.п. 

            Практика информатизации архивных учреждений показывает исключительную важность планирования и регулярного проведения на общеотраслевом и региональном уровнях семинаров сотрудников госархивов по овладению навыками работы с современным программным обеспечением, по вопросам проектирования БД, совещаний руководящих работников по вопросам организации работ по информатизации. Имеется потребность в организации учебно-методического центра, на базе которого проводились бы курсы по повышению квалификации, включающие в себя практические занятия, консультирование по внедрению и эксплуатации автоматизированных архивных технологий.

            Крайне необходимо проведение мероприятий по согласованию стандартов описания и организации информационных массивов по всей цепочке движения документа с момента его создания: делопроизводство организации - архив организации - ведомственный архив - государственный и муниципальные архивы. В рамках автоматизации работы с организациями-источниками комплектования следует провести разработку единых технологий, обеспечивающих совместимость информационно-технологических решений, используемых в ведомственных, государственных и муниципальных архивах. Созданные в организациях материалы учетного характера должны стать органической частью баз данных по учету в государственных и муниципальных архивах без повторного ручного ввода сведений и существенной переработки данных в автоматизированном режиме. Указанный подход необходимо закрепить в специальных разделах договоров с организациями-источниками комплектования.

            Следует повысить роль и активность базовых центров по информатизации, координированность их деятельности, превратить их в проводников прогрессивных информационных технологий в субъектах Федерации. Важно ввести в практику целенаправленные публикации в архивной периодике статей и обзоров по указанной проблематике, аналитических материалов, освещающих опыт автоматизации в отечественных и зарубежных архивных учреждениях. Полезна организация в телекоммуникационных сетях телеконференций по проблемам информатизации архивов.

            По мере накопления архивных автоматизированных информационных ресурсов любого рода, расширения круга пользователе БД все более актуальными становятся проблемы защиты АИР от насанкционированного доступа, хищения и преднамеренного или неумышленного искажения. В настоящее время на повестке дня стоит организация ведения централизованных баз данных, и прежде всего - Центрального фондового каталога (ЦФК).Переведенный в автоматизированный режим ЦФК сможет выполнять как функции учетного характера, так и архивного справочника. Его сведения могут быть использованы при анализе состава АФ РФ, реализации планов использования, в работах по зарубежной архивной Россике, при воссоздания архивов, материалы которых были утрачены, для активного архивного сотрудничества со странами ближнего зарубежья.

            Важнейшей мерой, направленной на повышение эффективности и интенсивности информатизации, является разработка нормативно-методической базы применения компьютерных технологий и включение ее в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии Наук.

 

 

 

4. Базы данных в архивном деле

 В обязательные реквизиты базы данных, четкий перечень которой утверждается Росархивом, входят:

• название учитываемой базы;
• ее объем;
• характеристика содержания информации;
• перечень источников данных;
• крайние даты введенных документов;
• даты начала и завершения или отметка о продолжении, базы данных;
• формат представления данных;
• правовой статус базы данных;
• полный перечень полей базы данных с их идентификаторами, спецификацией и пояснениями по их содержанию.

            Перечень реквизитов базы данных составляется сначала по всему архиву, затем — по фонду, затем – по единице хранения, далее — по отдельному документу. Его преемственность традиционным учетным и научно-справочным документам реализуется использованием их основных реквизитов. Ввод данных осуществляется на основе обычных документов и в соответствии с ними. Возможно дублирование баз данных традиционными и машиночитаемыми документами. Оперативные внесения изменений в базу данных осуществляются ежегодно по итогам года.

            Базы данных могут содержать:

• архивные документы;
• учетные документы;
• научно-справочный аппарат.

            Это облегчает поиск необходимых документов в архиве.

           Архивные документы вводятся в базу данных исходя из их наибольшей запрашиваемости потребителями или в результате выявления и введения их сотрудниками архива. Обязательным элементом вводимых в базу архивных документов являются ключевые слова — термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания. Обязательными видами ключевых слов являются тематика, персоналии, география.

            Результатами поиска документов в базе данных могут быть текстовый файл или распечатка текста документа.

            Формой выдачи результатов поиска могут быть номера документов, библиографические описания, рефераты или полные тексты документов.

            При выборе программ для базы данных наиболее приемлемой является разработанная ЮНЕСКО специально для библиотек и архивов программа CPS/ISIS. Она позволяет:

• вводить новые записи в имеющиеся базы данных;
• модифицировать, корректировать, удалять имеющиеся записи:
• автоматически создавать и поддерживать файлы быстрого доступа;
• осуществлять поиск записей по их содержимому;
• сортировать записи в любой последовательности, выдавать ихна дисплей и печатающее устройство в соответствии с требованиями пользователей;
• печатать электронные каталоги или указатели с глубиной сортировки до 4 уровней;
• развивать специализированные прикладные программы и подключать их к автоматизированным информационно-поисковым архивным системам, используя интегрированные средства программирования.

 
            В  архивном деле в основном применяется  технология баз данных, а также  другие информационные технологии (сканирование документов, сетевые  технологии и т.д.). 
            Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по каждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненных различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД “Архивный фонд”, “Фондовый каталог” (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных “Паспорт архива”, “Учет фондов”, “Аннотация фондов”, “Учреждения - источники комплектования”, “Учет исполнения запросов”, “Читальный зал”, “Физическое состояние документов” и др.

            При этом можно заметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела, архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа. 
            Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

 
            Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов – учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

            Учетные базы данных в архиве учреждений предназначена для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу. 
            По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д. 
            Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах. 
            Государственный и муниципальный архивы ведут учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (например, «Архивный фонд», «Фондовый каталог субъекта Федерации»). 
 
 Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.

            Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.

 
В архивах учреждений РФ существуют информационно-поисковые системы (ИПС) трех типов: 
 
1)Использование в качестве поисковой базы данных информационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки);

2)Создание единой интегрированной  информационно-поисковой базы данных  для всех систем документации  в делопроизводстве и архиве  учреждения;

3)Создание отдельной информационной  базы (систем) в делопроизводстве  или архиве организации.

 
            Однако  пока не создана ни одна  информационно-поисковая система,  раскрывающая содержание документов, приемлемая для большинства архивов  (типовая электронная опись, типовой  систематический каталог). Эту задачу  должна решить новая версия  отраслевой программы «Архивный  фонд».

 Успешное функционирование  информационно-поисковой системы  во многом зависит от правильной  организации ее внедрения в  архиве. Разработка и внедрение  базы данных осуществляется в  несколько этапов:

1)Изучение делопроизводства  и документооборота организаций  ведомства или направления работы  архива, которое подлежит компьютеризации.

2)Разработка технического  задания. На этом этапе приоритетное  значение имеет доскональное  знание проектировщиками правил  и норм отечественного делопроизводства  и архивного дела, а также знание  основ технологии баз данных.

3)Поиск подходящего под  определенную задачу программного  продукта и фирмы – системного  интегратора. Здесь имеют значение  не только затраты на программное  обеспечение и технику, но и  надежность выбранного вами приложения, солидность фирмы.

4)Заключение договора, к  которому прилагается техническое  задание. В договоре обязательно  следует предусмотреть конвертирование  данных в новые версии программы,  поддержку «горячей линии», состав  документации – сопровождение  к программному обеспечению, обучение  специалистов и т.п.

5)Создание, установка, адаптация  программы осуществляется программистом  или фирмой – системным интегратором  – на основе технического задания

6)Сертифицирование и регистрация программного продукта

7)Поддержка и обслуживание  системы

 
            При  выборе программного обеспечения  предпочтение должно отдаваться  комплексным автоматизированным  интегрированным системам, соответствующим  отечественным и международным  стандартам, ориентированным на  непрерывную модификацию и развитие, что позволит снизить расходы  на интеграцию различных локальных  систем, их эксплуатацию и сопровождение. 
            Выбор фирмы – системного интегратора – следует проводить на конкурсной основе, с учетом анализа внедренных разработчиком действующих отраслевых систем, стабильности его положения на рынке, качества разработок. Обязательным условием является наличие у разработчика лицензии на создание информационных систем в соответствии с международными стандартами качества. Целесообразно заключения с фирмой – системным интегратором – договора о долговременном сотрудничестве.

Таким образом, архивист может  выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта. Он должен быть способен оценить достоинства  и недостатки программы с точки  зрения архивных технологий, внести предложения  по ее совершенствованию. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.Архивные документы на нетрадиционных носителях

 

К настоящему времени в  учреждениях и организациях накоплен значительный массив документов на магнитных  носителях, подлежащих приему на государственное  хранение. Эти массивы представляют собой числовые и текстовые банки  и базы данных, проектно-конструкторскую  документацию, тексты компьютерных программ и т.п. Следует констатировать, что  архивная отрасль не готова к работе с ДМН в силу большой сложности  проблем, в том числе и финансового  характера, решение которых необходимо для обеспечения приема, хранения и использования таких материалов.