Організаційно розпорядчі документи

 

ВСТУП

РОЗДІЛ 1: ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

1.1Вимоги  до оформлення довідково –  інформаційних-документів

1.2Особливості  складання та оформлення окремих  видів довідково-інформаційних документів

1.2.1 Довідка

1.2.2 Протокол  та витяг з протоколу

1.2.3 Службовий  лист

1.2.4 Супровідний  лист

1.2.5 Акт

1.2.6 Телеграма  та телефонограма

1.2.7 Доповідна  записка

1.2.8 Пояснювальна  записка

РОЗДІЛ 2: РОЗРОБКА РОЗДІЛУ ІНСТРУКЦІЇ З ДІЛОВОДСТВА ОПТОВО РОЗДРІБНОЇ ТОРГОВОРЇ ФІРМИ ВАТ «ІРБІС»

2.1 Опис  підприємства за формою власності

2.2 Визначення  загального обсягу документообігу  на підприємстві

2.3 Форма  реєстрації документів на підприємстві

2.4 Структура  та склад служби ДЗУ підприємства

2.5 Альбом форм основних документів підприємства

ВИСНОВОК

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

ДОДАТКИ

 

 

 

ВСТУП

 

Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Тому переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів.

Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.

Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

 

РОЗДІЛ 1. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

 

1.1 Вимоги  до оформлення довідково –  інформаційних-документів

 

Довідково-інформаційні документи — це документи, що містять інформацію про фактичний стан справ у структурі, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчих документів, не є обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що в них міститься, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Більша частина документів, що утворюється в організаціях та ті, що надходять до неї зовні, мають інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Інформація є підставою для складання розпорядчих документів чи може бути прийнята до увага.

 

1.2 Особливості  складання та оформлення окремих  видів довідково-інформаційних документів

 

Документи цієї групи можна поділити на 3 підгрупи:

- докладні, пояснювальні записки, посвідчення, розписки, акти, заяви;

- протокольні  документи, стенограми, звіти;

- службові  листи, телеграми, телефонограми.

Докладні пояснювальні та службові записки. Докладні, пояснювальні та службові записки - документи, які інформують про вже здійснивши сі явища і факти, виконані роботи, склавшуся ситуацію.

Записки в залежності від змісту можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. З точки зору адресності розрізняють внутрішні доповідні записки (керівнику підприємства або підрозділу, де працює складач) та зовнішні - (керівнику вищої організації).

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.

Реквізити доповідної записки:

1. Посада, П. І. Б. керівника, на чиє ім'я адресується  доповідна записка.

2. Найменування  структурного підрозділу.

3. Посада, П. І. Б. автора доповідної записки.

4. Найменування  документа.

5. По  якому питанню укладена записка (заголовок до тексту).

6. Текст.

7. Перелік  додатків,

8. Дата  та місце укладання доповідної  записки.

9. Підпис  посадової особи, яка уклала записку.

10. Вихідний  номер.

Пояснювальна та службова записки мають аналогічні реквізити.

Пояснювальні записки поділяються на дві групи:

1) документи, що супроводжують основний документ  та пояснюють зміст його окремих  положень (оформляються на загальному  бланку установи);

2) з приводу  ситуацій, випадків (оформляються на  листах бумаги, підписує виконувач).

Приклад службової записки (Додаток А)

1.2.1 Довідка

Довідка - документ інформаційного характеру, який описує та встановлює факти та події. Довідки поділяються на службового та особистого характеру.

Службового характеру складаються за запитом чи за вказівкою керівної організації або посадової особи. Підписується: Довідка, що направляється до посадової особи в середині підприємства, підписується укладачем; та, яка направляється у вищестоящу організацію - керівником підприємства. Якщо довідка містить відомості фінансового характеру - то вона підписується керівником та головним бухгалтером.

Довідка, яка направляється за межі підприємства оформляється на бланку, внутрішня довідка оформляється на внутрішньому бланку або на чистих листах паперу.

Довідки особистого характеру оформляються на бланках або чистих листах.

Основні реквізити довідки:

1. Код  підприємства, код форми документа.

2. Реквізити  штампа загального бланку.

3. Назва  виду документа.

4. Дата.

5. Індекс.

6. Заголовок  до тексту.

7. Адресат.

8. Текст.

9. Відмітка  про наявність додатків (якщо  є).

10. Підпис.

11. Відмітка  про направлення до справи.

В тексті довідки особистого характеру визначається назва організації, в яку подається довідка. Текст довідки особистого характеру оформляється на трафаретному бланку.

1.2.2 Протокол та витяг з протоколу

Протокол - документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях (за ДСТУ).

Протокол може складати офіційна компетентна особа, засвідчуючи той чи інший факт. За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на три групи:

1. Скорочені - містять назву обговорюваних  питань, прізвища доповідачів та  виступаючих і прийняті рішення.

2. Повні - в тексті яких окрім рішень, коротко записують виступи доповідачів  та виступаючих та інших учасників  зборів, нарад, засідань, конференцій.

3. Стенографічні - всі виступи записують дослівно.

В залежності від способу фіксації - можуть бути рукописними (машинописними), стенографічними, фонографічними.

У формуляр протоколу включають наступні реквізити:

1. Найменування  організації та її підвідомств.

2. Назва  документа (протокол).

3. Порядковий  номер протоколу (після слова  протокол).

4. Дата  засідання.

5. Місце  засідання.

6. Гриф  затвердження (якщо є необхідність  затверджувати).

7. Заголовок  до тексту.

8. Кількісний  склад учасників (якщо до 10-12 називають  усіх, якщо більше - вказують загальну  кількість + реєстраційний лист).

9. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голова, секретар, президент).

10. Порядок  денний (питання, запропоновані для  розгляду у називному відмінку).

11. Текст.

12. Перелік  додатків з вказанням кількості  сторінок.

13. Підписи  голови та секретаря.

14. Гриф  затвердження (якщо необхідно).

Текст має вступну частину (склад присутніх, вказання голови та секретаря, порядок денний). Далі повинен складатися із позицій згідно пунктів порядку денного.

В кожній позиції текст складається по формі: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, яка означає номер питання, потім дві крапки. Ініціали та прізвища доповідача пишуть з нової стрічки в називному відмінку, ставлять тире і пишуть зміст доповіді у формі прямої мови, Якщо є текст виступу - пишуть (текст доповіді прикладається).

В другій частині наводять прізвища виступивших і коротке викладення виступу.

В постановляючій частині відмічається, що, кому, в які строки необхідно виконувати. Якщо в рішенні містяться різні за характером питання, тоді ділять на пункти, які нумерують арабськими цифрами.

Витяг із протоколу - цей документ оформляють для ознайомлення з рішеннями, прийнятими під час роботи колегіального органу, посадових осіб або підвідомчих організацій. Документи підлягають завіренню.

Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання.

З текстової частини беруться тільки ті елементи, які треба довести до відома зацікавленої особи. (Додаток B.)

1.2.3 Службовий лист

Службовий лист - засіб обміну інформацією та оперативного управління різноманітними процесами діяльності організації.

На службову переписку приходиться 80% від загального обсягу документації організації. Ділові ситуації, які потребують складання ділових листів можна поділити на:

1. Підготовані  на вимогу вищестоящих функціональних  органів.

2. На  прохання підвідомчих установ.

3. При  здійсненні оперативних зв'язків.

4. Рекламна  діяльність фірми.

5. По  роботі з клієнтами.

6. Зв'язані  із зовнішньоекономічними відносинами  фірми.

Лист має бути присвячений одному питанню. Якщо в одну організацію необхідно звернутися по декількох питанням, то доцільно готувати декілька листів.

Службові листи оформлюються, як правило, на бланку організації.

Формуляр листа включає наступні реквізити:

1. Емблему, нагороди.

2. Назву  та адресу організації - відправника.

3. Номер  та дату листа.

4. Адресат. 5. Номер та дата ініціативного  документа.

6. Текст.

7. Перелік  додатків з вказівкою кількості  сторінок.

8. Підтис  керівника.

9. Віза  виконувача.

На бланках листів друкують: емблему, назву відомства і структурного підрозділу, адрес, номер листа, номер розрахункового рахунку, трафаретиціровані частини тексту.

Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні. Можуть бути розділені на дві великі групи: листи, які потребують відповіді та листи, які не потребують відповіді.

1. - запит, звернення, пропозиція, вимога, підтвердження, розпорядження, супроводжувальні листи.

2. - інформаційні, гарантійні.

Гарантійні листи - складаються з метою підтвердження певних зобов'язань або умов та адресовані організації.

Супровідний лист - повідомляє адресата про те, що йому відправлена відповідна документація.

Стиль листів діловий. Підписує посадова особа або його замісник (вказується фактична посада).

2. Лист-відповідь (відмова) Логічна схема 

1) повтор, прохання, на яке складається  відповідь;

2) обгрунтування  причини відмови;

3) конотація  відмови.

Приклад тексту:

Ваше прохання про зміни строку постачання копіювального обладнання виконати не можемо, через відсутність його у теперішній час на наших складах. Тому копіювальне обладнання буде поставлено (Додаток C)

 

1.2.4 Супровідний  лист

 

Супровідний лист — це службовий лист, що додається до основного документа (каталогу, прейскуранта, рукопису, буклетів, накладної, рахунка-фактури) та інформаційно супроводжує його. Зазвичай він невеликий за обсягом і містить назви та перелік надісланих документів.

Зміст супровідного листа:

Вступна частина.

Вступний абзац супровідного листа повинен виконувати два завдання. По-перше, не повинна бути позначена мета листа, навіть якщо вона здається вам очевидною. По-друге, він повинен, безумовно, спонукати одержувача продовжити читання.Продемонструйте своє знання компанії.

Центральна частина.

Цей розділ складається з двох або трьох абзаців, які повинні вирішити такі завдання.o Коротко пояснити свою нинішню ситуацію: чи працюєте в даний час, чи є безробітним або у вас є якась тимчасова робота.o Повідомити, яка робота вам потрібна і чому у вас викликає інтерес та посада, на яку ви претендуєте.o Привернути увагу до якихось моментів свого резюме або додати щось, про що ви не змогли повідомити в резюме. Пояснити, якщо необхідно, ті аспекти свого резюме або трудової біографії, які недостатньо очевидні і які, можливо, можуть говорити не на вашу користь. Повідомити які особливі якості своєї особистості ви могли б проявити на цікавій для вас роботі.У супровідному листі не слід акцентувати увагу на тому, чого ви хочете, і що вас цікавить. Основна увага треба приділити тому, яку користь можуть принести компанії ваш професійний досвід і кваліфікація.

1.2.5 Акт

Акт - документ, складений декількома особами, що підтверджує встановлені факти та події. Можливе складання акта одним, але спеціально уповноваженою особою - ревізор або інспектор. Акти складають по результатам ревізії при прийомні - передачі справ, прийомні об'єктів на випробуваннях, по результатам перевірок (податкова інспекція, санепідемстанція). Затверджується (при необхідності) вищестоящою організацією або керівником підприємства. (Наприклад, акт про ліквідацію установи, затверджений керівником віщої установи).

Кількість екземплярів акту визначається нормативами або діловою ситуацією. Акт являється основою для видання адміністрацією відповідних розпорядчих документів.

Після складання акту комісія повинна ознайомити з його змістом осіб, які зазначені в акті, під розписку. Дата акту відповідає дню події або факту.

Особи, які мають зауваження по змісту акта, підписують його з вказанням про свою незгоду і викладають свою думку на окремому додатку.

Основні реквізити акту:

1. Реквізити  штампа загального бланку.

2. Код  підприємства по 2КПО.

3. Код  форми документу по 2КУД 

4. Назва  виду документа.

5. Дата, індекс.

6. Заголовок  до тексту.

7. Гриф  затвердження. 8. Текст.

9. Відмітка  про наявність додатків.

10. Підпис  голови та членів комісії.

11. Відмітка  про візування.

12. Відмітка  про контроль.

13. Відмітка  про виконання документу та  направлення його до справи.

Текст акту має наступну структуру: вступна та констатуюча частини, висновки (не обов'язково).

У вступній частині вказують підставу, перераховують членів комісії та її задачі. Прізвища членів комісії - в алфавітному порядку.

В констатуючій частині - описують сутність та характер проведеної роботи, встановлені факти, дають пропозиції.

Акт має уніфіковану форму(Додаток  D)

1.2.6 Телеграма та телефонограма

Телеграма — це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом).

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки «не»). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка). Знаки «-» (мінус), «+» (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа — переважно словами, багатозначні — цифрами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв'язку, другий підшивають у справу.

Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.

У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці — вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Оформляючи службову телеграму, зазначають: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телеграфна адреса одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму, посада особи, яка підписала телеграму; поштова адреса та назва підприємства — відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства — відправника.

Телефонограма — це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.

Текст телефонограми повинен бути чітким, стислим (до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час та місце проведення заходів. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, то треба кожну літеру передавати словами.

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити та підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список їх з номерами телефонів.

Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають: назву виду документу, адресата, дату підписання, індекс (вхідний номер), підпис, прізвище і номер телефону особи, яка пережала телефонограму, прізвище і номер телефону особи, яка прийняла телефонограму, дату і час передавання телефонограми.

Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил: 1) відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону; 2) назвати вид документа; 3) продиктувати текст телефонограми; 4) назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму; 5) записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.

Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.

Реквізити телефонограми:

1. Назва  документа - заголовок.

2. Номер  і дата телефонограми.

3. Назва  організації і службової особи - відправника (від кого).

4. Назва  організації і службової особи - отримувача телефонограми (кому).

5. Текст (слова пишуть без скорочень, не  більше 50 слів).

6. Підпис  службової особи - керівника організації  або замісника.

В графах «передано» і «прийнято» вказують посаду, ініціали та прізвище того, хто приймає і хто передає, їх телефони.

Обпік телефонограм ведуть у спеціальному журналі Телеграми.

Пишуть великими буквами з інтервалом 2 між стрічками. Перенос слів не дозволяється. Текст від адреса - 3 -ма інтервалами. Текст без нових строк і абзаців. Підпис - окремою строкою, відступивши від тексту.

Складають в 2-х екземплярах - один підшивається у справу.

1.2.7 Доповідна записка

Доповідна записка — документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Доповідна записка може містити:

- інформацію для керівника установи  чи структурного підрозділу про  ситуацію, що склалася, явища і  факти, що сталися, про виконану  роботу;

- повідомлення про наявний факт, подію, ситуацію, що склалася з  укладачем, його підлеглими чи  на підприємстві, ділянці тощо;

- звіт про виконання певної  роботи, завдань, службового доручення, узятих на себе зобов'язань;

- висновки та пропозиції укладача.

Записки укладаються як з ініціативи автора, так і на основі вказівки керівника. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки — спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

За походженням та з погляду адресності доповідні записки поділяються на:

- внутрішні — адресуються керівникові  організації або підрозділу, де  працює укладач. Внутрішні доповідні  записки підписує той, хто їх  укладає;

- зовнішні — адресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація. Зовнішні оформляються на службовому  бланку організації з підписом  автора та його керівника та  реєструються.

- За призначенням та характером  змісту доповідні записки розрізняють:

- звітні,

- інформаційні

- ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці або комп’ютері.

Реквізити доповідної записки:

1. Місце укладання — повна  назва організації, від імені  якої укладається записка, та  її реквізити (для зовнішніх).

2. Адресат — посада, звання, прізвище  та ініціали посадової особи, якій подається записка, у Д. відмінку.

3. Адресант — посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім'я та ім'я по батькові  особи, яка подає записку, у Р. відмінку.

4. Назва документа, номер (для внутрішніх).

5. Заголовок («про...»).

6. Текст — може поділятися  на такі частини:

загальну — лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції. Текст доповідної записки, як правило, починається зі слів: «Доводжу до Вашого відома», «Доповідаю, що…». Текст має бути точним і лаконічним, поділеним на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. ;

- описову — аргументоване пояснення  причини, факту, учинку, події; з'ясування  певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

- висновкову — конкретні пропозиції  щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених  в описовій частині фактів. Оформляється  у словах: «Прошу вжити відповідних  заходів» або «Зважаючи на  вищевказане, вважаю за доцільне (прошу, пропоную)»

7. Додаток (якщо є) із зазначенням  кількості сторінок, примірників  тощо.

8. Посада автора (якщо вона не  зазначалася в п. 3) — ліворуч, підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації (для зовнішніх) — праворуч та розшифрування  підпису.

9. Дата укладання (якщо вона не  зазначалася в п. 1) — цифрами.

Різновидами доповідної записки є пропозиція та рапорт.

Пропозиція — документ, що є різновидом доповідної записки й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань. Укладаються пропозиції аналогічно доповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) та висновкову (перелік пропозицій).

Рапорт (фр. rapport) — усне або письмове донесення, офіційна доповідь вищій інстанції, керівництву або повідомлення в громадському порядку про виконання доручення, узятих зобов'язань. Раніше це був військовий термін, тепер вживається стосовно будь-якого службового повідомлення, що має суспільне значення.

1.2.8  Пояснювальна записка

Пояснювальна записка з’ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причину певного факту, вчинку, події. Пояснювальна записка укладається на вимогу керівника, керівної організації або ж із власної ініціативи й має реквізити, аналогічні доповідним запискам:

Пояснювальні записки можуть бути:

— Службові — вони є службовою складовою частиною чи додатком, доповненням іншого документа (плану, проекту, пропозиції, звіту, програми й т. ін.). У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа. Викладає структуру, зміст, функціональне призначення і термін його дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків. Оформлюється на бланку.

— Особисті — документом особистого характеру, у якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлеглих чи причини якихось подій, фактів, провин та ін. Оформлюються на аркуші паперу з відтворенням реквізитів та за підписом автора.

 

РОЗДІЛ 2: РОЗРОБКА РОЗДІЛУ ІНСТРУКЦІЇ З ДІЛОВОДСТВА ОПТОВО РОЗДРІБНОЇ ТОРГОВОРЇ ФІРМИ «ІРБІС»

 

2.1 Опис  підприємства за формою власності