ЗМІСТ

ВСТУП

     Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами, які містять інформацію про особовий склад підприємства (організації) при прийнятті на роботу, переведенні та звільненні працівників, накази про особовий склад, облік кадрів тощо. Правильна, згідно з чинним законодавством, організація кадрового діловодства має вирішальне значення при здійсненні громадянином права на працю.

       Суб’єктом кадрового діловодства є кадрові служби, які є різними за напрямами роботи иа за кількістю працюючих в них залежно від специфіки конкретного суб’єкта господарювання.

     Саме  в кадрових службах громадяни  укладають трудовий договір, ознайомлюються з умовами праці, правилами внутрішнього трудового розпорядку і колективним договором. Кадрова служба є дзеркалом підприємства, установи, організації, і від того, як організовано документаційне забезпечення управління, складається враження про організацію в цілому.

     Сучасний  термін “документаційне забезпечення управління” є інформаційно-технологічною  складовою в сучасній організації діловодства.

     Документація  з особового складу утворюється  як результат роботи з кадрами  підприємства, установи, організації (їх підбір, переведення, підготовка та перепідготовка, виховання). Вона характеризує правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою.

     У документації з особового складу відбивається діяльність установи з  питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження та пенсійного забезпечення кадрів тощо. Службові документи із особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги. Питання оформлення кадрових документів розглядалися і досліджувалися багатьма науковцями, документознавцями, серед яких можна назвати Кірсанову М.В., Аксьонова Ю.М. Мурашко М.І., Палеху Ю.І. Матвєєву В. та ін.

       Кожний  секретар, діловод та інша особа, що має справу з діловою документацією, повинна знати особливості її складання.

       Безпосередньо організація обліку кадрів покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається  наказом керівника чи власника підприємства, установи, організації залежно від кількості особового складу.

       Актуальність  теми даної роботи полягає, перш за все, в значенні  документування та організації роботи з документами, що охоплюють сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки на підприємстві.

       Об’єкт курсової роботи: кадрова служба підприємства.

       Предмет курсової роботи: організація роботи з документами в кадровій службі підприємства.

       Мета  курсової роботи: проаналізувати організацію роботи з документами в кадровій службі підприємства.

       Завдання  курсової роботи:

       - проаналізувати терміносистему дослідження;

       - розглянути сутність кадрового діловодства;

       - проаналізувати процес роботи з документами як систему;

       - проаналізувати технології роботи з документами в діяльності кадрової служби підприємства;

       - визначити методику вдосконалення роботи кадрової служби підприємства.

       Над проблемою документації по кадрах та діяльності кадрових служб працювало безліч дослідників і науковців. Дуже багато статей, книг щодо діяльності кадрових служб, їхніх обов’язків, функцій, роботи з документами належать Діденко А.М., Блощинській В.А. , Палесі Ю.І., Загорецькій О. та іншим авторам. Вони висвітлили основні проблеми, методики та класифікації кадрової документації, процеси її створення, обробки, складання та ведення.

       Теорію  діловодства як певну сукупність наукових знань та складову дисциплін  документологічного циклу розглядали у свої публікаціях О. М. За-горецька, С. Г. Кулешов, Н. М. Кушнаренко, М. С. Слободяник, Г. М. Швецова-Водка. 

Розділ  1. ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ

1.1 Аналіз терміносистеми  дослідження

     Стрімкий  розвиток діловодної сфери в управлінні миттєво знайшов віддзеркалення в галузевій термінології, яка, крім усталеного, звичного терміну “діловодство", збагачується двома іншими – “документаційне  забезпечення  управління", “керування документаційними процесами". Загалом у 1960–1970-х рр. склалося два основних підходи до  тлумачення  змісту діловодства. Перший  із них полягав у визнанні діловодства різновидом управлінської праці, функцією управління, а другий – допоміжною,  технічною (технологічною)  ланкою  управлінської  діяльності  установи.  Діловодство  стало збірною  назвою  для  процесів  документування  діяльності  й  організації  документів  установи [29, 30]. При цьому під “документуванням" розумівся процес створення документів, тобто  їх укладення й оформлення, а “організацією документів" – створення умов, які забезпечують зберігання і пошук документів у діловодстві, зокрема їх реєстрація, групування у справи та інші операції, що дозволяють їх використовувати в практичних і наукових цілях [29]. Власне, таке визначення “діловодства" було зафіксовано й у термінологічних словниках, датованих цим періодом, та ГОСТі 16487 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", а пізніше – у загальних положеннях ЄДСД. Раціоналізація діловодства передбачала  комплекс  вимог  до  документування,  документа  як “першопричини  усіх діловодних операцій" [29, 31]. Окрім звичного загального терміна “діловодство", до мовного обігу входить термінсловосполучення “діловодство  в  державному  апараті", що  змістовно  окреслювало  сферу посиленої уваги до перебігу документування й організації роботи з документами.

     Одне  із перших визначень управління документацією  у науці належить д.  і. н. А. М. Соковій.

       Документ – являє собою систему – велику кількість закономірно пов’язаних одне з одним елементів і частин, як цілісне утворення. Елемент – найменша одиниці поділу документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію називаються підсистемою. Якщо в системі є декілька підсистем, то вся система стає складною [4].

       Документ  створюється для передачі і зберігання соціальної інформації в просторі і  часі. Лише документ організовує, систематизує інформацію, подає її в зафіксованому  порядку [1].

       Вперше  питання про соціальну інформацію розглядалося вченими ще на початку ХХ століття [7].

       Соціальна інформація – це спосіб передавання  знань, емоцій і волевиявів у суспільстві. В загальному соціальну інформацію можна визначити як відомості  призначені для передачі в суспільстві. Саме інформація, вміщена в документі, є обєктом вивчення в документознавстві та суміжних науках [7].

       Соціальну інформацію легко розпізнати по ряду ознак:

       По  способу розповсюдження соціальна  інформація поділяється на два види: опубліковану (що розповсюджується за допомогою тиражного розмноження) і неопубліковану (не розрахована на широке розповсюдження).

       По  ступеню переробки соціальна  інформація поділяється на первинну, що вміщує безпосередні результати наукової роботи, і вторинну (результати переробки первинної інформації).

       По  сферах отримання і використання інформації в різних областях соціальної діяльності виділяється декілька видів соціальної інформації. [9].

       Кожний  із названих видів інформації може бути об’єктом відображення в документі. Ці сфери можна розширювати за рахунок галузевого поділу інформації (медична, сільськогосподарська, біологічна, історична і т.п.) [18].

       Інформація  – це зміст деякого повідомлення. Ту саму інформацію можливо передавати за допомогою різних повідомлень, наприклад, на різних мовах.

       Передавання інформації однією людиною іншій можна розглядати як процес передавання повідомлень, закодованих у вигляді знаків. Суть і значення цих знаків потребують відповідного сприйняття і розуміння.

       В професійній діяльності, об’єктом якої є документ, потрібно розрізняти поняття “документна інформація”, “інформація документа”, “інформація на документі”, “документальна інформація”. Інформація може бути недокументною – не зафіксованою на матеріальному носієві і матеріальною – закріпленою на ньому .

       Основу  будь-якого документа складає  документна інформація, тобто інформація, що вміщена в документі. Для її зберігання та передачі і був створений документи [3].

       Інформація, як така не є достатньою ознакою  документа. Матеріальна складова документа  – одна з двох необхідних і обов’язкових складових документа, без якої  він не може існувати [14].

       Матеріальна складова документа – це його фізична  сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі і часі.

       Матеріальну складову документа визначає носій  інформації – матеріальний об’єкт, навмисно створений людиною, посередництвом якого можна зберігати і передавати інформацію [10].

       Призначення документа для зберігання і передачі інформації в просторі і часі обумовлює  його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, журналів, газет, буклетів, фільмів, дисків, дискет та ін. Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими для зберігання інформації протягом тривалого часу, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлень [17].

       Інформація, що міститься в документі, обов’язково  закріплена на якому – небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно-, фотоплівка і т.д.), що має форму носія (стрічка, стрічка, листок, барабан, диск, нитка і д.т). крім того інформація завжди фіксується яким-небудь методом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, барвники, клей і т.п.) і інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер і т.п.). [7].

       Таким чином під матеріальною складовою  документа розуміють:

       - матеріальну основу документа;

       - форму носія інформації;

       - спосіб документування чи запису інформації [5].

       Матеріальна основа документа – сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлень (тексту, звуку, зображення) і складаючи носій інформації. В залежності від матеріальної основи документи поділяють на дві великі групи: природні та штучні. Штучні документи в свою чергу діляться на паперові документи і документи на не паперовій основі – полімерні документи [9].

       У соціальному плані будь-який офіційний  документ полі функціональний, тобто  одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

       До  загальних функцій документа належать:

       Інформаційна  – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа.

       Соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

       Комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

       Культурна – документ є засобом закріплення та передачі культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

       До  специфічних функцій документа належать:

       Управлінська  – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

       Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

       Історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження. [14].

       Будь-який документ є складовою частиною (елементом) відповідної системи документації.

       Система документацій – це сукупність (спільність) певних документів, взаємопов’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог  до їх оформлення.

       Офіційні  документи залежно від сфери їх застосування та функціонування поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі і ін. Але лише управлінські документи забезпечують порядок управління об’єктів як у межах усієї держави, так і в окремій організації [9].

       Основними комплексами всієї документації є:

       - організаційно-правова документація;

       - планова документація;

       - інформаційно-довідкова й довідково-аналітична документація;

       - звітна документація;

       - документація щодо особового складу;

       - фінансова документація;

       - документація з матеріально-технічного забезпечення;

       - договірна документація;

       - документація з документаційного та інформаційного забезпечення діяльності закладів.

       Окрім зазначених, є ще спеціалізована документація, яка відображає діяльність конкретного закладу [18].

       Властивості документа.

       Як  і будь-який об’єкт документ володіє багатьма властивостями. Найбільш вагомими з них є:

       Атрибутивність  документа, тобто найменування невід’ємних складових, без яких він не може існувати.

       Документ, як єдина система складається з двох основних складових – інформаційної і матеріальної. Відсутність однієї із складових перетворює документ в недокумент (усний вислів, предмет). [19].

       Функціональність  документа, тобто його призначення  для передачі інформації в просторі і часі. Документ – поліфункціональний об’єкт, тобто він виконує багато загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітнюстю потреб суспільства в інформації, знаннях. Саме здатність документа, виконувати свої функції дозволяє розглядати його, як джерело інформації, засіб соціальної документної комунікації [16].

       Структурність документа,  тобто тісний взаємоз’язок його елементів і підсистем, що забезпечують його цілісність і відповідність  самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.

       Набір перечислених властивостей документа  – це особлива цілісна система, яка  виконує усі на неї покладені  суспільством функції. Зв’язок між  ними є настільки тісни, що відокремити  їх одне від одного можна лише умовно [2].

       Ознаки.

       До  основних ознак документа відносяться:

       1. Наявність логічного змісту.

       Документ  – носій змісту, який передається  знаками. Сукупність послідовних знаків, які передають його суть, зміст (повідомлення)  є його обов’язковою ознакою.

       2. Стабільна матеріальна форма, забезпечуюча довготривалу збереженість документа, можливість багаторазового використання і переміщення інформації в просторі та часі.

       3. Призначення для використання в соціальній комунікації. Документний статус мають лише ті джерела, які з самого початку призначені для зберігання і передачі інформації в просторі і часі. Документи – це спеціально створені людиною для комунікаційних цілей носії інформації.

       4. Завершеність повідомлень. Ця ознака обумовлена областю використання документа. Фрагментне, незавершене повідомлення не може бути повноцінним документом. Потреба завершеності є відносною, оскільки є ряд незавершених повідомлень, що мають особливе значення для наукових досліджень (нариси, чорновики, ескізи) [13].

       Таким чином, збагачення терміносистеми документознавства у прикладному сенсі стало свідченням стрімкого  розвитку  діловодства.  Входження  у  науковий  обіг  термінів “документаційне  забезпечення управління", “керування (управління) документацією" / “керування документаційними процесами" стало ознакою часу. Так склалося завдяки, по-перше, зростання ролі практичної сфери роботи з документами у суспільстві, по-друге, удосконалення  інформаційних технологій продукування, розповсюдження, використання та збереження інформації, а, по-третє, освоєння відповідного зарубіжного досвіду. Це, в свою чергу, вплинуло на зміст документознавства як науки, зрослої на ґрунті досягнень роботи з документами. Проваджене термінологічне студіювання дозволить розкрити чинники еволюції документознавства, а відтак доповнити історію науки, її історіографію.

1.2 Кадрове  діловодство: сутність

       Однією  з основних частин спеціального діловодства є кадрове діловодство. Ведеться воно за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства.

       Термін "кадри" у перекладі з французької  означає професіонали, які займаються тією чи іншою діяльністю, працею у  тій чи іншій системі, галузі, на тому чи іншому підприємстві.

       Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи системи) з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо. Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовій договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління, складається враження про установу в цілому.

       Кадрове діловодство ведеться у таких  напрямах [7, 54]:

       1. Облік особового складу установи  та її підрозділів.

       2. Підготовка звітів та необхідних  довідок про переведення кадрів, розробка та виготовлення необхідних форм та бланків для цього.

       3. Облік стану підготовки, перепідготовки  кадрів та зарахування їх до  резерву. 

       4. Облік та реєстрація надходження  документів, що стосуються особового  складу, контроль за їх виконанням, насамперед виконання наказів та розпоряджень по кадрах.

       5. Організація документообігу для  забезпечення оперативного і  чіткого виконання та проходження  документів і доручень керівництва  стосовно всіх напрямів роботи  з кадрами, додержання загальних  та специфічних для кадрової  роботи правил складання та виконання документів.

       6. Складання номенклатурних справ  з кадрового діловодства, їх  оформлення та ведення. 

       7. Підготовка документів з кадрів  для передачі в архів на  зберігання.

       8. Механізація, автоматизація і  комп'ютерна обробка даних з особового складу.

       Кадрова документація– це документи, що містять  інформацію про особовий склад підприємства, організації чи установи, зафіксованих у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу посаду, в наказах, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, трудових книжках. Підготовкою та оформленням цих видів документів займається відділ кадрів, який є обов’язковим і дуже важливим структурним підрозділом будь-якого підприємства, установи чи організації.

       Для правильного і вчасного прийняття рішення з будь-якого питання керівник установи повинен мати точну інформацію про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є передумовою успішної аналітичної й оперативної роботи з кадрами.

       Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях, які мають право самостійно приймати та звільняти працівників, переводити їх чи нагороджувати, приймати свої правила внутрішнього розпорядку, умови праці.

       Основним  призначенням документації з кадрів і є подання необхідної інформації стосовно працівників, зайнятих на підприємстві, або які знаходяться в резерві. Документація з особового складу утворюється як результат роботи з кадрами підприємства, а саме їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка та інше. Ця документація містить і дає характеристику правовим, трудовим та службовим взаємовідносинам окремого працівника на тій чи іншій посаді з установою.

       Службова  документація з особового складу використовується як у довідкових цілях, так і є підставою для надання працівникам пільг, стипендій, пенсій чи іншої допомоги, а також для надання громадянам документів, що засвідчують їхню особу, посаду, фах. Кадрова документація завжди відображає управлінську діяльність конкретних осіб, тому її називають іменною документацією [4,с.46].

       Кадрова документація за функціями управління поділяється на такі групи документів:

       особисті  та особові документи працівників;

       організаційно-розпорядча документація;

       первинна  облікова кадрова документація.

       До  групи особистих документів працівників відносяться трудова книжка, паспорт, диплом, атестат, свідоцтво, посвідчення особи, стаж роботи, спеціальність та інші документи, які підтверджують відомості про працівника. Сюди можуть також відноситись перепустки, посвідчення та інше.

       До  особових документів відносять заяви  працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переміщення, автобіографію, а також документи особової справи – атестаційний лист, документи  про нагородження, присвоєння почесних звань та інше. Документи по особовому складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, їх звільнення, переведення на іншу роботу, надання відпусток , а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень та інше.