Організаційно-розпорядчі документи

Вступ

    Актуальність теми. У сучасних умовах для підвищення ефективності документування, операцій необхідне удосконалювання роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.

    Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарата керування, організацію і культуру праці управлінських працівників. Удосконалювання керування виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації й ефективності управлінської праці багато в чому залежить від того, наскільки раціонально поставлено в установах і на підприємствах діловодство і наскільки професійно ведеться документація, гарантується успіх управлінської діяльності в цілому.

    Поняття «документ» є центральним, фундаментальним в понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що служать об'єктами практичної діяльності по створенню, збиранню, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, розповсюдженню і використанню документної інформації в суспільстві.

    Це поняття широко використовується у всіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об'єктів, яким додається статус документа.

    Таким чином, важливість документів, як носіїв інформації, у житті людини зумовлює актуальність дослідження класифікації документів, оскільки саме класифікація дає можливість розібратися у їх розмаїті.

    Документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами є одним із основних складових діяльності на підприємствах. Водночас, на ці процеси, що, як правило, охоплюються поняттям діловодства, останнім часом впливає застосування нових інформаційних технологій, методів інформаційно-документаційного забезпечення управління. Організаційно-розпорядницька  документація виділяється з єдиної по своїй інформаційній природі документації залежно від  функцій державного органа, установи, що обслуговує діловодство.

    Метою дослідження є охарактеризувати організаційно-розпорядчі документи та виявити  їхній склад.

    Відповідно до мети сформульовані такі завдання:

• Розглянути організаційно-розпорядчі документи
• Надати характеристику організаційно-розпорядчим документам
• Виявити склад організаційно-розпорядчих документів
• Дослідити підготовку та складання організаційно-розпорядчих документів

Об’єкт дослідження:Організаційно-розпорядчі документи:склад та характеристика

Предмет дослідження: Організаційні та розпорядчі документи, такі як наказ, статут, розпорядження,інструкція та інші

    У дослідженні я опиралася на навчальні посібники, з них В.А.Блощинська Сучасне діловодство,В.Н.Данюк Кадрове діловодство, Ю.Палеха Організація загального діловодства О.Г.Кірічок Документування у менеджменті, на ДСТУ4163-2003 та на Постанову Кабінету Міністрів Україна «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства…» та деякі закони зв’язані з документуванням.

    Сучасне управління  становить безперервний процес  соціально-економічних та організаційно-технічних  перетворень, які здійснюються на основі різних підходів із використанням численних методів та засобів.

    Результативність  цих перетворень більшою мірою  визначається наявністю ефективних  зв’язків між керуючим і керованим середовищем, що забезпечує своєчасну й достовірну інформацію про поведінку чи стан об’єктів управління.

    Господарсько-комерційна  діяльність суб’єктів господарювання включає в себе всю сукупність факторів, які впливають на результативність і ефективність виробництва або надання послуг. Управління такою діяльністю вимагає з’ясування питання про необхідну та достатню кількість документів, тому що правильно побудована система управління реалізує свої основні функції через певні види документів. Більш конкретизовані управлінські рішення потребує використання специфічних документ них форм, які засвідчують галузеву належність документів чи їх функціональне призначення. Диференціація систем документації відповідно до функції управління дозволяє здійснити поділ певних комплексів документів і забезпечити їх функціонування в загальному інформаційному просторі. За цим принципом виділяються такі системи документації:

• галузеві
• функціональні

    Галузеві системи  документації призначені для  фіксування виробничої діяльності  в конкретній галузі економіки,  культури, освіти, торгівлі тощо. Кількість таких систем обумовлена кількістю галузей суспільної діяльності, і виникнення нових її напрямів супроводжується появою специфічних видів документів, на основі яких формується нова система документації.

    У функціональних системах документації знаходять своє відображення найважливіші функції управління: планування, організація, контроль, облік, аналіз та ін.. Особливість функціональних систем полягає в тому, що вони можуть поширюватись на всі установи, організації і підприємства, незважаючи на їх галузеву належність.

    Для розв’язання більшості управлінських завдань недостатньо використання окремих форм документів: при цьому необхідно спиратися на системи управлінських документів, що перебувають у взаємному зв’язку. Незважаючи на відмінності між ними, обумовленні галузевою специфікою, результативність цієї роботи визначається знаходженням точок дотику, що забезпечить ефективне використання різних документів у межах певної установи, галузі чи економіки країни в цілому. За таким принципом здійснюється робота, спрямована на формування уніфікованих систем документації, тобто комплексів взаємопов’язаних уніфікованих форм документів, призначених для документування конкретних функцій управління. На сьогоднішній день в Україні розроблено і функціонує більше двадцяти уніфікованих систем документації.

    Найбільш поширеною з  існуючих функціональних систем  документації є організаційно-розпорядча  документація(ОРД), що використовується всіма установами, організаціями, підприємствами різних галузей господарства на різних рівнях управління, оскільки в ній відображається організаційна діяльність, спрямована на реалізацію основних функцій управління. З її допомогою здійснюється також доведення до виконавців документованих розпорядчих вказівок уряду, установ вищого рівня і керівництва певного органу управління. За сутністю основних питань, які визначають у процесі господарсько-комерційної діяльності та виконавчо-розпорядчої діяльності різноманітних органів управління, система організаційно-розпорядчої документації є водночас комплексною та унікальною системою документування управлінської діяльності широкого кола установ, підприємств і організацій.

    Управлінську документацію  можна класифікувати за різними  ознаками. Система документації певної галузі чи окремої функції управління, у свою чергу, поділяється на підсистеми на основі призначення документної форми залежно від її змісту, визначення документної форми відповідно до рівня управління, за формою її представлення тощо.

    Усі документи створенні в процесі господарсько-комерційної діяльності суб’єкта господарювання, можна поділити на такі групи:

• розпорядчі: постанови, розпорядження, доручення, вказівки, накази
• організаційні: статути, положення, правила, інструкції.

Розділ.1 Характеристика організаційно-розпорядчих документів.

1. Розпорядчі документи

   Розпорядчі документи-це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в установі, організації, фірмі, на підприємстві. Документи розпорядчої діяльності містять у собі постанови, накази, розпорядження, ухвали, вказівка, доручення.

   Наказ – це правовий документ, виданий на підставі єдиноначальності для регулювання основних стратегічних і оперативних завдань на підприємстві, в організації чи установі. Це письмовий виклад вирішення певного завдання з переліком конкретних шляхів, строків, порядку, відповідальних осіб і форми контролю.

    В усіх установах  видаються переважно три види  наказів. Це накази з основної діяльності, накази з особового складу і накази з оперативних питань.

    Такий поділ одного виду документа на три різновиди, по-перше, обумовлений організаційними потребами управління; по-друге, пов’язаний із різним порядком оформлення цих наказів; по-третє, виходить із терміну зберігання кожного з цих документів. Так, накази з основної діяльності зберігаються постійно установою або передаються на зберігання державним архівним установам; накази з особового складу зберігаються в установі  75 років, а до державних архівних установ передаються при докорінній реорганізації  або ліквідації установи - фондоутворювача; накази з оперативних питань зберігаються установою від 3 до 5 років.

    Накази з основної діяльності видаються при створені, реорганізації і ліквідації установи та її структурних підрозділів , а також при затвердженні положень, посадових інструкцій, перспективних і фінансових планів та змін до них, капітального будівництва, здачі споруджених об’єктів, матеріально-технічного постачання, списанні застарілих пристроїв та обладнання, тощо. Текст наказу, як правило, складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. В першій частині викладається факти і конкретний привід до видання наказу; в розпорядчій – перелічуються конкретні управлінські дії, їх виконавця і терміни виконання.

    У процесі підготовки наказу з основної діяльності його змістова частина потребує відповідного узгодження з установами, структурними підрозділами або посадовими особами. Візи і грифи, що його засвідчують проставляються в першому примірнику проекту наказу, що подається на розгляд керівника з метою підписання документа. В кінцевий варіант наказу виправлення можуть вноситися лише керівником, який підписує наказ із зазначенням дати. Накази з основної діяльності є найважливішими документами установ, із метою зміцнення виконавчої дисципліни  наказам державних виконавчих органів присвоюється індекс державного реєстру відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 №493 «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної влади.»

    Накази з особового складу - це група наказів, що стосується переважно питань кадрової роботи. Вони завжди оформлюються окремо від наказів з основної діяльності і відображають прийом на роботу або призначення на посаду, звільнення, різного виду переміщення, як з однієї посади на іншу, у зв’язку з направленням на навчання, оформлення декретної відпустки, зміни прізвища тощо, а також службові заохочення.

    Треба відзначити, що накази особового складу є не тільки розпорядчими документами, але ще й виконують функцію документів первинного обліку. Як правило, в даних видах наказів відсутня констатуюча частина, але це зовсім не обов’язково. В наказах стосовно заохочень або відзначення ювілярів констатуюча частина зазвичай присутня.

    Наказ з  особового складу обов’язково  візується зацікавленими структурними  підрозділами і посадовими особами та підписується керівником установи. Наказ вступає в силу з моменту його підписання, якщо в тексті не вказано іншого терміну.

    Наказ з  особового складу реєструється  і зберігається окремо від  наказів з основної діяльності, при цьому номер наказу доповнюється літерами, згідно з інструкцією по діловодству, яка прийнята на підприємстві (наприклад:  П- персонал, К-кадри, ОС-особовий склад та ін.)

    Накази з  оперативних питань-стосується оперативно-господарської  діяльності на підприємстві, в організації чи установі. Вони пов’язані з оформленням поточної діяльності підприємства, відображаючи практично всі сторони життя трудового колективу. Це оформлення відображає надання відпусток, оформлення дисциплінарних стягнень та ін.

    Кожен вид наказу повинен мати такі реквізити:

• автор документа (назва організації), якщо документ оформлюється не на бланку
• назва виду документа (наказ)
• дата (проставляється у день підписання)
• індекс (порядковий номер)- відлік ведеться від початку календарного року за хронологією зростання
• місце складання чи видання
• заголовок тексту
• позначка про контроль( у разі потреби)
• текст
• гриф погодження
• візи ( у разі потреби)
• підпис
• відтиск печатки ( у разі потреби)
• позначка про виконавця, виконання
• позначка про перенесення даних на машинний носій ( у разі потреби)

    Розпорядження-це  правовий документ, який видається  для регулювання і координування  оперативних та тактичних питань  управління. Це деталізація шляхів  і способів вирішення конкретного  завдання у межах окремого  напряму дії або окремого підрозділу.

    Розпорядження  видається державним органом,  організацією або установою, посадовою  особою підприємства (незалежно  від форми власності) у межах  їхньої компетенції і має обов’язкову  юридичну силу для підлеглих  організації, яким адресовано розпорядження, а також громадянам та працівникам, яких це розпорядження стосується. Розпорядження видають Президент України, Кабінет Міністрів(на підставі й для виконання законів України, рішень Президента України, Верховної Ради України), розпорядчі органи місцевого самоврядування, а також керівники підприємств, установ чи організацій і посадові особи в межах своїх повноважень для вирішення оперативних завдань управління.

    Розпорядження  має два варіанти:

• розпорядження загального характеру-тривалої дії
• розпорядження окремого характеру-стосується виконання конкретних питань і містить у собі склад завдання, перелік обмежень, а в окремих випадках і інструкції про порядок виконання завдань

    Як правило,  розпорядження, що видаються на  підприємстві, мають обмежений строк дії і стосується вузького кола питань та виконавців (структурних підрозділів чи посадових осіб). Мета розпорядження зобов’язати підлеглих до тих чи інших дій і мобілізувати ініціативу.

    Аналогічно  до наказу текст розпорядження може мати констатуючу та розпорядчу частину.

    Склад реквізитів  розпорядження аналогічний до  складу реквізитів наказу.

    Вказівка - найбільш поширена форма розпорядчого впливу менеджера. Як розпорядчий документ вказівка видається одноосібно і містить адресні вказівки щодо розв’язання окремих питань переважно інформаційно-методичного характеру, а також  для організації виконання наказів керівництва або керівних органів, інструкцій, правил тощо.

    Безпосередньо  за допомогою вказівок до відома  підпорядкованих організацій доводяться положення законодавчих і нормативних актів, роз’яснюються порядок їх виконання.

    Вказівки оформлюють  на звичайних чи спеціальних  бланках формату А4. Текст вказівки  може мати констатуючу і розпорядчу  частину.

    Склад реквізитів вказівки аналогічний до складу реквізитів наказу.

    Доручення-розпорядчий документ, який використовується для оперативного вирішення управлінських дій разового виконання за своїм призначенням і особливостями оформлення має багато спільного із вказівкою. Доручення регламентує тільки зміст завдання залишаючи підлеглим право вибору способу дій, а іноді і термінів виконання. В дорученні, як правило, подається інформація про конкретні цілі і завдання, на підставі якої підлеглі можуть самостійно прийняти рішення та працювати. Ця інформація має бути чіткою та зрозумілою.

    Ухвала- правовий  акт, що приймається місцевими  держадміністраціями, радами, виконавчими  комітетами. Ухвалою оформляють  також результаті діяльності  інших колегіальних органів-колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо.

    За своїми  юридичними властивостями ухвали  можуть бути нормативними або індивідуальними. Нормативними можна назвати, наприклад, ухвали про режим роботи підприємств торгівлі й побутового обслуговування населення, індивідуальними-ухвали про прийняття в експлуатацію того або іншого домобудівництва, встановлення опікунства тощо.

    Ухвали місцевих  рад, а також їх виконкомів  укладаються за єдиною формою. Відмінність між ними полягає  лише в тому, що ухвали рад не нумерують, а ухвали виконкомів мають порядкову нумерацію.

    Ухвали складаються  із вступної частини, у якій  констатується стан питання, що  розглядається, і постановчої  частини, що містить перелік  заходів із зазначенням термінів  виконання й перелік службових осіб, що відповідають за виконанням ухвали.

    Реквізити  ухвали, такі ж як  і у наказі.

    Постанова- це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами управління з метою розв’язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед цими органами, та встановлення стабільних норм і правил поведінки.

    Постанови  приймаються Верховною Радою України, Кабінетом Міністрів України та іншими органами управління.

    Текст постанови  складається з двох частин: констатуючої  і розпорядчої. Констатуюча частина містить оцінку становища або посилання на розпорядчий документ вищої установи. У розпорядчій частині наводяться запропоновані постановою заходи, визначається виконавець(виконавці) та термін виконання. Підписують її дві особи: голова колегіального органу й керуючий справами(секретар).

    Реквізити  постанови, такі ж як і у  наказі.

1.2Організаційні документи

    Для функціонування  будь-якого підприємства потрібні документи , які забезпечать організаційне оформлення його діяльності. Такі документи, що регламентують структуру управління на підприємстві; напрями діяльності; організацію роботи; завдання і функції підприємства; взаємозв’язки між підрозділами; права, обов’язки та відповідальність керівництва, спеціалістів і робітників в установі називають організаційними документами.

    До найбільш  поширених організаційних документів  належать: установчий договір, статут, положення, інструкції, правила,  штатний розпис  та інші документи,  що на тривалий період є  для підприємства, установи чи організації важливими нормативно-правовими актами.

    Зазначені документи розробляються власником або уповноваженим органом (в окремих випадках за погодженням з профспілковим комітетом, а якщо його немає, з представниками, вільно обраними на загальних зборах найманих працівників) з урахуванням умов чинного законодавства.

    Установчий  договір – це цивільно-правовий  документ, яким засновники юридично  закріплюють свій намір створити  підприємство з тією або іншою  назвою. В установчому договорі  в обов’язковому порядку повинні мати місце відомості про найменування і місце знаходження майбутнього підприємства, про розмір частки у статутному фонді кожного із засновників підприємства, про порядок внесення засновниками підприємства майна до статутного фонду підприємства.

    У договорі  повинні бути вказані найменування  і реквізити засновників (для  громадян-паспортні дані, ідентифікаційний  код і місце проживання). Установчий  договір має бути підписаний  усіма засновниками підприємства.

    Статут підприємства - це локальний правовий акт підприємства, що регулює поряд з нормами чинного законодавства правову основу його діяльності. У статуті повинні бути детально описані всі питання, що стосуються функціонування підприємства (юридичний статут, предмет і цілі діяльності, види діяльності, майно підприємства, порядок управління підприємством, порядок розподілу прибутку і збитків, порядок припинення діяльності).

    Статут після  затвердження повноважним органом  передають на реєстрацію до  відповідних державних органів, де підприємству або організації видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси. Лише після державної реєстрації підприємство чи організація має право розпочати свою діяльність. На даний час розробленні готові трафаретні форми статутів різного призначення та різних форм діяльності. Статути, розроблені для ряду однотипних установ (організацій), вважаються типовими.

    Якщо статут  складається для конкретної господарської,  кооперативної чи іншої організації,  то він називається індивідуальним. Як правило індивідуальні статути створюються шляхом конкретизації типових.

    Для чіткого  викладення змісту статуту, й  кращого сприйняття тексту його  поділяють на розділи (статті), підрозділи, пункти, підпункти, котрі  нумерують арабськими цифрами.

    Реквізити  титульної сторінки статуту:

• назва суб’єкту господарювання
• назва виду документа(статут)
• гриф затвердження
• позначка про реєстрацію
• місце складання чи видання, рік

• Усі зазначені вище реквізити, як правило, оформляють на окремому аркуші паперу-титульній сторінці.

На подальших аркушах  оформляють текст статуту за розділами:

1. Загальні положення
2. Цілі і предмет діяльності
3. Види діяльності
4. Зовнішньоекономічна діяльність
5. Майно підприємства
6. Права та обов’язки засновників
7. Порядок розподілу прибутків і відшкодування збитків підприємства
8. Форс-мажорні обставини
9. Органи управління товариства
10. Реорганізація та ліквідація товариства
11. Набуття статутом чинності, зміни й доповнення до статуту та інш.

    За необхідністю  до статуту слід вносити доповнення та зміни. Мета створення й діяльність підприємства, зазначені в статуті, не повинні суперечити чинному законодавству України та іншим державним нормативно-правовим актом.

    Статути оформляють  на аркушах паперу формату  А4 друкарським способом. Усі аркуші зшивають, прошнуровують і скріплюють печатками.

    Статут не  належить до секретних документів  і не містить таємної інформації. Його повинні надавати на вимогу  ревізійним комісіям, державним  контрольним органам, представникам  судових і слідчих органів, податкової інспекції, партнерам по бізнесу і ін.

    На підставі  статуту розробляють положення,  правила та інші документи  організаційного характеру

    Положення

    Існує декілька видів положення:

    Положення  про установу або організацію(міністерство, відомство, фірму тощо)- є важливим нормативно-правовим актом, де закріплюються функції, обов’язки та їх права, а також визначаються основні правила організації і діяльності відповідних органів. Такі положення мають з статутом однакове призначення.

    Положення  про установу, як правило, затверджується  одноосібно або визначається  розпорядчим документом організації  вищого рівня управління

    Положення  про структурний підрозділ - це  локальний правовий акт підприємства (установи або організації), що  визначає правовий статус, завдання, функції, права, обов’язки і відповідальність визначеного структурного підрозділу. Основою для розробки таких положень є Статут.

Положення про організацію. Виділяють:

• положення, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання (наприклад, положення про порядок розслідування і ведення обміну нещасних випадків, захворювань на виробництві)
• положення про постійно діючі комісії: експертні; ревізійні; контрольні та інші.
• положення про організацію і проведення різних заходів: конкурсів, оглядів, виставок та ін. Структуру та зміст таких положень визначають установи, які є організаторами цих заходів.

    Положення  бувають типові та індивідуальні.  Типові положення розробляють  вищі органи управління для підприємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні – створюються за вказівкою керівництва, на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується цей підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконання. Положення набуває чинності з дня його затвердження, або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення.

    Положення  оформляють на бланках формату  А4. Якщо положення не виходить  за межі підприємства, то його  можна оформляти на чистих  аркушах паперу.

    Текст положення,  як правило, поділяють на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти.