Особенности автоматизированного учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками

ВВЕДЕНИЕ

      Целью работы является учет и анализ расчетов с поставщиками и подрядчиками.

С учётом поставленной цели в курсовой работе необходимо решить следующие задачи:

• раскрыть сущность и задачи учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками;
• отразить особенности первичного, сводного (синтетического) и аналитического учётов расчётов с поставщиками и подрядчиками;
• выявить пути совершенствования учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками;

Курсовая  работа состоит из трёх глав.

      В первой главе излагаются теоретические  основы построения учёта расчётов с  поставщиками и подрядчиками. Раскрывается предназначение счёта 60 “Расчёты с поставщиками и подрядчиками”, отражаются задачи учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками.

     Вторая  глава отражает порядок ведения  первичного, сводного и аналитического учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками. Даётся правильность документального оформления учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. Раскрывается техника ведения синтетического и аналитического учёта, порядок заполнения журнала ордера №6.

      В третьей главе раскрываются особенности автоматизации бухгалтерского учета.

     В заключении курсовой работы сделаны выводы и рекомендованы конкретные предложения по совершенствованию бухгалтерского учёта и анализа расчётов с поставщиками и подрядчиками.

Глава 1. Теоретические  основы учёта расчётов с поставщиками и  подрядчиками

1.1. Нормативное регулирование  организации учета  расчетов с поставщиками  и подрядчиками.

     Общее правовое и методологическое руководство бухгалтерским учетом в России осуществляется Правительством РФ и Министерством финансов РФ. В России нормативно-правовое регулирование представлено четырьмя уровнями.

     К основным документам, регулирующим расчеты  с поставщиками и подрядчиками, можно отнести:

Первый  уровень

1. Гражданский кодекс РФ, части 1-2 – в части регулирования договоров: поставки, аренды, подряда (ст.410, 414,415,419).
2. Налоговый кодекс РФ, ч.1-2
3. Закон РФ «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21 ноября 1996г.

     Второй  уровень

4. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (Приказ Минфина РФ №34н от 29 июля 1998г.)
5. Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006)
6. Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01)

     Третий  уровень

7. Методические указания «О порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации» (Приказ Минфина РФ №67н от 22 июля 2003г.)
8. Методические указания «По инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (Приказ Минфина РФ №49 от 13 июня 1995г.)
9. «О порядке отражения в бухгалтерском учете и отчетности операций с векселями, применяемыми при расчетах между организациями за поставку товаров, выполненные работы и оказанные услуги» (Письмо Минфина РФ №142 от 31 октября 1994г.)
10. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации (Приказ Минфина РФ №94н от 31 октября 2000г.)

     Четвертый уровень

11. Устав организации
12. Учетная политика организации.

1.2.Задачи учета расчетов с поставщиками.

     В процессе осуществления производственно-финансовой деятельности различные предприятия  и организации вступают во взаимоотношения  с другими хозяйствами, бюджетом, внебюджетными фондами, физическими  лицами и др. Эти расчеты могут выступать как в безналичной форме, так и наличными. Посредниками безналичных расчетов являются банки, которые созданы для аккумулирования денежных средств и эффективного их размещения на условиях возвратности. платности и срочности. Наличные расчеты производятся посредством организованных касс на предприятии.

     Как правило, в ходе соответствующих  взаимоотношений возникают дебиторская  и кредиторская задолженности.

     Под дебиторской задолженностью понимают задолженность сторонних организаций и физических лиц конкретному предприятию, а под кредиторской – задолженность конкретного предприятия другим юридическим и физическим лицам.

     С целью повышения достоверности  данных о расчетах с предприятиями  и организациями необходимо работниками  бухгалтерии каждого хозяйства производить ежегодную инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности. Данные инвентаризации способствуют также ликвидации просроченных задолженностей и предостерегают предприятия от не поступлений денежных сумм дебиторской задолженности в результате истечения срока исковой давности.

     Основными задачами учета расчетных операций являются:

• обеспечение контроля за правильностью оформления договоров и иных документов, регулирующих и регламентирующих взаимоотношения между предприятиями, организациями, учреждениями, физическими лицами;
• обеспечение контроля за правильностью соблюдения форм расчетов между субъектами рынка;
• правильное отражение операций в первичных документах и регистрах синтетического и аналитического учета по расчетным операциям;
• своевременное выполнение расчетов с организациями, предприятиями, учреждениями и физическими лицами;
• ликвидация просроченных задолженностей и недопущение задолженностей с истекшими сроками исковой давности.

     Методологические  основы организации учета расчетов с поставщиками устанавливают правила документального оформления приема, хранения, отпуска товаров и отражения товарных операций в бухгалтерском учете и отчетности, являются элементом системы нормативного регулирования бухгалтерского учета товароматериальных ценностей.

     Методологические  основы организации учета расчетов с поставщиками разработаны в  соответствии Гражданским кодексом РФ, принятым Государственной Думой 22.12.95 г., Положением о бухгалтерском  учете и отчетности в РФ от 26.12.94 г., № 170, Положением от 06.07.99 г., № 43н о бухгалтерском учете организации, ПБУ 4/99, Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина СССР от 01.11.91 № 56 (с изменениями и дополнениями, внесенными Приказом Минфина РФ от 28.12.94 № 173), Приказом Минфина РФ от 28.07.95 № 81 «О порядке отражения в бухгалтерском учете отдельных операций, связанных с введением в действие первой части Гражданского кодекса РФ»; Положением по бухгалтерскому учету от 09.11.98 № 60н "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98), Положением по бухгалтерскому учету от 15.06.98 № 25н "Учет материально-производственных запасов" (ПБУ 5/98).

1.3.Обзор литературы

     Оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которым одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей, работ или услуг, а другое их покупателем, потребителем, а значит и плательщиком. В договорах оговариваются: вид поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ и услуг; коммерческие условия поставки; количественные и стоимостные показатели поставок; сроки отгрузки материальных ценностей (выполнения работ услуг); порядок расчетов (условия платежей) между предприятием и поставщиками (подрядчиками). По определению Кондракова М. П., к поставщикам и подрядчикам относят организации, поставляющие сырье и другие товарно-материальные ценности, а так же оказывающие различные виды услуг (отпуск электроэнергии, пара, воды и др.) и выполняющие различные работы (капитальный и текущий ремонт основных средств и др.). Бычкова С.М. все сделки с поставщиками и подрядчиками разделяет на 2 группы в зависимости от предмета и сущности договоров. К 1 относится приобретение любых товаров и имущественных прав. Их формы: купли-продажи,, поставки, энергосбережения, мены. Во 2 группу входят расчеты с подрядчиками. Основные формы: подряда, возмездного оказания услуг, на выполнение НИОКР.

      Безруких  П. С. справедливо утверждает, что  в условиях рыночной экономики для  уменьшения риска не оплаты или несвоевременной оплаты счетов поставщик может либо потребовать предварительной оплаты счета, либо произвести расчеты за счет выставленного покупателем аккредитива, либо прибегнуть к вексельной форме расчетов. Предварительная оплата связана с неэтичным использованием средств покупателя в обороте поставщика до момента перехода товара в собственность плательщика. Аккредитивная форма расчетов также ведет к отвлечению денежных средств покупателя из оборота. Наиболее гибкой, оперативной и одновременно обеспечивающей укрепление платежной дисциплины является вексельная форма расчетов.

Вексельное  обращение в Российской Федерации  непосредственно регламентируется в настоящее время Федеральным  законом № 48-ФЗ О переводном и  простом векселе и Постановлением ЦИК СНК СССР N 104/1341 О введении в действие Положения о переводном и простом векселе от 7 августа 1937 г.

      Согласно  Гражданскому Кодексу РФ (2, ст. 815), вексель  является формой договора  займа. С  момента выдачи векселя отношения  сторон регулируются нормами вексельного права (3). По Бабаеву Ю.А. факт получения (или приобретения) организацией товарных векселей рассматривается как трансформация долга (по договорам купли-продажи, подряда и прочим сделкам торгового характера), в погашение которого получен вексель, в обязательство по приобретенной ценной бумаге

     Различают простые и переводные векселя. Простой  вексель по определению Кондракова Н. П., - это письменное долговое денежное обязательство одной стороны (векселедателя) уплатить определенную сумму денег по наступлению срока платежа другой стороны (векселедержателю) по совершенным торговым сделкам или в уплату за выполненные работы или указанные услуги.

     Переводной  вексель (тратта) выписывается кредитором (трассантом) и содержит приказ дебитору (трассату) уплатить указанную в векселе сумму третьему лицу (ремитенту) или предъявителю. Этот документ превращается в долговое обязательство после его акцепта трассатом. С помощью передаточной надписи (индоссамента) вексель может использоваться неоднократно, выполняя функцию универсального кредитно – расчетного документа.

Глава 2. учёты расчётов с поставщиками и подрядчиками.

2.1. Первичный учёт. Документальное оформление расчетов с поставщиками и подрядчиками.

     Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями поставки, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

     Движение  товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товаротранспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой). Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада. при принятии товаров в торговой организации. В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. количество оформляемых экземпляров в накладной зависит от условий получения товара покупателем. вида организации поставщика, места передачи товара и т.д.

     Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильными транспортном. Товарно-транспортная накладная состоит  из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров  к товарно-транспортной накладной  могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.

     При доставке товаров железнодорожным  транспортом в качестве сопроводительного  документа выступает железнодорожная  накладная. К железнодорожной накладной  могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной. Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то оформляется «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».

     Счет  фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров  велик. Счет-фактура является основным первичным документом, служащим основанием для расчетов с поставщиками и подрядчиками.

     Для оплаты поступающих товаров может  быть использован счет, содержание которого аналогично счету-фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара.

     Оприходование поступивших товаров оформляется  путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно-транспортной накладной, счете-фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.

     Если  товары получает материально-ответственное  лицо вне склада покупателя, то необходимым  документом является доверенность, которая  подтверждает право материально  ответственного лица на получение товара. Порядок оформления и получения по ним товаров установлен «Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», утвержденной Постановлением Государственного Комитета статистики РФ от 30.10.97 г. № 71а.

     Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительными  документами (наличие или отсутствие) и т.д.

     Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности – требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

     Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом  по доверенности. если товар находится  в не нарушенной таре, то приемка  может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

     Если  количество и качество товара соответствует  указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество и качество поступивших товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

     При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности  предъявления претензий поставщикам  или транспортным организациям при  недостаче или снижении качества товаров.

     В случае несоответствия фактического наличия  товаров или отклонении по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).

     При закупке товара или его приемке руководителям торговых организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

     Возврат товара поставщику при обнаружении  брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата поставщику могут быть различными и оговариваются в договоре поставки.

     После проверки, приемки и таксировки принятых от материально ответственных лиц отчетов о движении материальных ценностей с приложенными оправдательными документами, на основании которых были сделаны записи в "Журнале поступления товаров", бухгалтер предприятия переносит остатки на конец месяца из отчетов в сальдовые ведомости.

     Отчеты  о движении материальных ценностей  являются регистрами аналитического учета  и одновременно оборотными ведомостями. Они составляются материально ответственным  лицом в двух экземплярах в  количественном выражении на основании  первичных документов. Бухгалтер, после проверки отчета и таксировки, второй экземпляр отчета передает на склад материально ответственному лицу с отметкой о дате приема от него отчета и дате окончания его обработки.

2.2. Сводный (синтетический) учёт расчётов с поставщиками и подрядчиками.

     Учёт  расчётов с поставщиками материальных ценностей и услуг организуется на счёте 60 «Расчёт с поставщиками и подрядчиками». Счёт по отношению  к балансу – пассивный. По кредиту  счёта 60 «Расчёт с поставщиками и  подрядчиками» отражается задолженность с поставщиками, по дебету – уменьшение этой задолженности.

      Сальдо  кредитовое свидетельствует о суммах задолженности предприятия поставщикам  и подрядчикам. В некоторых случаях  сальдо по счёту 60 может быть и дебетовым, это означает, что сумма за материальные ценности поставщиком оплачена, но на конец месяца эти материальные ценности не поступили, числятся как товары в пути.

      Счёт 60 предназначен для обобщения информации о расчётах с поставщиками и подрядчиками за:

• полученные материальные ценности, принятые выполненные

     работы и потреблённые услуги, включая предоставление     энергии, газа, пара, воды, а также  по доставке или переработке  материальных ценностей, расчёты,  документы на которые акцептованы  и подлежат оплате через банк;

• материальные ценности, работы и услуги, расчёты по которым производятся в порядке плановых платежей;
• материальные ценности, работы и услуги, на которые расчётные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (так называемые неотфактурованные поставки);
• излишки материальных ценностей, выявленные при их приёмке;
• полученные услуги по перевозкам, в том числе расчёты по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуги связи.

Все операции, связанные с расчётами  за приобретённые материальные ценности, принятые работы или потреблённые услуги, проводят по счёту 60 независимо от времени оплаты предъявленного счёта.

      Счёт 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»  имеет семь субсчетов.

     1-й  субсчёт «Расчёты  с поставщиками  и подрядчиками  по платёжным требованиям.

     На  данном субсчёте учитываются расчёты  с поставщиками, осуществляемые платёжными требованиями поручениями, чеками, когда  расчётные документы сдают в  банк на оплату конкретных счетов-фактур, счетов-аккредитивов. На стоимость  поступивших от поставщиков ценностей или услуг производится запись:

Дебет счёта 07 «Оборудование к установке».

Дебет счёта 41 «Товары».

Кредит  счёта 60 «Расчёты с поставщиками и  подрядчиками» субсчёт 1-й «Расчёты с поставщиками и подрядчиками по платёжным требованиям».

Одновременно дебет счёта 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретённым ценностям».

Кредит  счёта 60 «Расчёты с поставщиками и  подрядчиками» субсчёт 1-й «Расчёты с поставщиками и подрядчиками по платёжным требованиям».

При выявлении  недостачи, порчи товара по вине поставщика, арифметических ошибок, завышение цен и их несоответствие договору, покупатель на сумму разницы предъявляет претензию.

      Дебет счёта 63 «Расчёты по претензиям».

      Кредит  счёта 60 «Расчёты с поставщиками и  подрядчиками» субсчёт 1-й «Расчёты с поставщиками и подрядчиками по платёжным требованиям».

      В случае недостач, потерь товаров, по вине материально – ответственного лица предприятие покупателя на сумму  недостающих ценностей согласно акту об установленном расхождении до его утверждения, руководитель предприятия делает следующую запись:

      Дебет счёта 84 «Недостачи и потери от порчи  ценностей».

      Кредит  счёта 60 «Расчёты с поставщиками и  подрядчиками».

      2-й  субсчёт «Расчёты  с поставщиками  и подрядчиками  по плановым платежам».

     Данный  субсчёт применяется при расчётах с поставщиками по постоянным и равномерным поставкам товаров и оказании услуг (при расчётах между сахарным заводом и колхозами). Договором между покупателем и поставщиком устанавливается постоянная плановая стоимость продукции, оплата оформляется платёжным требованием – поручением, платёжными поручениями. На сумму планового платежа согласно расчётным документам производится запись:

Дебет счёта 60 «Расчёты с поставщиками и  подрядчиками» субсчёт 2 «Расчёты с  поставщиками и подрядчиками по плановым платежам».

Кредит  счёта 51 «Расчётный счёт». На стоимость  поступивших материальных ценностей.

Дебет счёта 41 «Товары».

Кредит  счёта 60 «Расчёты с поставщиками и  подрядчиками» субсчёт 2 «Расчёты с  поставщиками и подрядчиками по плановым платежам».

     3-й  субсчёт «Расчёты  с подрядчиками  по капитальным  вложениям и ремонту».

      4-й  субсчёт «Расчёты  с поставщиками  и подрядчиками  по неотфактурованным  поставкам».

      Неотфактурованные поставки – это поставки материальных ценностей, на которые отсутствуют  документы. При этом составляется приёмный акт на товар, поступивший без счёта поставщика. Согласно приёмного акта на условную стоимость материальных ценностей производится следующая бухгалтерская запись:

      Дебет счёта 07 «Оборудование к установке».

      Дебет счёта 10 «Материалы».

      Дебет счёта 41 «Товары».

Кредит  счёта 60 «Расчёты с поставщиками и  подрядчиками» субсчёт 4 «Расчёты с  поставщиками и подрядчиками по неотфактурованным  поставкам».

При поступлении  товарных документов от поставщика и  при условии расхождения в стоимости материальных ценностей 1-я запись по учёту неотфактурованных поставок сторнируется.

Дебет счёта 07 «Оборудование к установке».

Дебет счёта 10 «Материалы».

Дебет счёта 41 «Товары».

Кредит  счёта 60 «Расчёты с поставщиками и  подрядчиками» субсчёт 4 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками по неотфактурованным поставкам».

На стоимость  материальных ценностей, указанных  в документе поставщика даётся обычная  проводка.

      Дебет счёта 07 «Оборудование к установке».

      Дебет счёта 10 «Материалы».

      Дебет счёта 41 «Товары».

Кредит  счёта 60 «Расчёты с поставщиками и  подрядчиками» субсчёт 1 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками по платёжным требованиям».

Одновременно  по приобретённым товарам, материалам, сырью, даётся проводка на налог на добавленную стоимость.

Дебет счёта 19 «Налог на добавленную стоимость  по приобретённым ценностям».

Кредит счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками».

     5-й  субсчёт «Расчёты  со сдатчиками  сельскохозяйственных продуктов и сырья».

     6-й  субсчёт «Расчёт  с поставщиками  по прочим расчётам».

Учитываются расчёты с поставщиками за товары и услуги,

неотражённые  на выше перечисленных субъектах:

• расчёты по предварительной оплате за материальные ценности;
• операции на основе бартерных сделок.

Операции  по предварительной оплате счетов поставщиков  на

данном  субсчёте отражаются следующим образом:

1. Оплата счетов поставщиков на основании платёжных поручений:

Дебет счёта 60 «Расчёты с поставщиками и  подрядчиками» субсчёт 6 «Расчёты с  поставщиками по прочим расчётам».

Кредит  счёта 51 «Расчётный счёт».

Кредит  счёта 52 «Валютный счёт».

Кредит  счёта 55 «Специальные счета в банках»  – на стоимость материальных ценностей, включая налог на добавочную стоимость.

2. Оприходование материальных ценностей от поставщика: