ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ                         АКАДЕМИЯ ПРАВА И УПРАВЛЕНИЯ

Кафедра бухгалтерского учета, анализа, финансов                                         и налогообложения 
 
 

Курсовая  работа

По дисциплине: Бухгалтерский управленческий учет

На тему : «Особенности автоматизации управленческого учета» 
 
 

     Выполнила:

     студентка 451группы

     Захарченко  Ю.С. 
 
 
 

     Рязань 2011г.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………...3

1.Теоретические основы автоматизации управленческого учета ……………..5

1.1 Необходимость автоматизации управленческого учета……………………5

1.2 Проблемы автоматизации управленческого учета и способы их преодоления……………………………………………………………………….8

1.3 Обзор существующего рынка ПО…………………………………………..11

2. Способы автоматизации управленческого учета…………………………...13

Заключение……………………………………………………………………….18

Список используемой литературы……………………………………………...20

Практическая  часть……………………………………………………………...22

Введение

       Для успешной деятельности любого предприятия необходимо иметь возможность максимально быстро реагировать на постоянно изменяющийся рынок, запросы клиентов и деятельность конкурентов.

       Поэтому рано или поздно каждое предприятие сталкивается с необходимостью автоматизации.

       Автоматизация процессов — это лишь один из этапов многоступенчатого проекта по совершенствованию системы управления компании. Собственно автоматизация  — это сопутствующая задача, успех которой напрямую зависит от того, насколько в компании проработаны и формализованы бизнес-процессы.

       Решающую  роль в таком проекте играет позиция высшего руководства предприятия. Очень важно четкое понимание управленческих задач, которые планируется решить в ходе внедрения информационной системы.

       В условиях развивающихся рыночных отношений  в нашей стране предприятие становится юридически и экономически самостоятельным. Эффективное управление производственной деятельностью предприятия все  более зависит от уровня информационного  обеспечения его отдельных подразделений  и служб.

       В настоящее время немногие российские организации имеют, таким образом, поставленный бухгалтерский учет, чтобы  содержащаяся в нем информация была пригодна для оперативного управления и анализа.

       Как показывает практика, предприятия, имеющие  сложную производственную структуру, остро нуждаются в оперативной  экономической и финансовой информации, помогающей оптимизировать затраты  и финансовые результаты, принимать  обоснованные управленческие решения. К сожалению, принимаемые руководством решения по развитию и организации производства не обосновываются соответствующими расчетами и, как правило, носят интуитивный характер.

       Информация, необходимая для оперативного управления предприятием, содержится в системе  управленческого учета, который  считают одним из новых и перспективных  направлений бухгалтерской практики.

       Управленческий  учет можно определить как самостоятельное  направление бухгалтерского учета  организации, которое обеспечивает ее управленческий аппарат информацией, используемой для планирования, управления, контроля и оценки организации в  целом, а также ее структурных  подразделений. Автоматизация как  бухгалтерского, так и управленческого  учета позволит ускорить процесс  предоставления информации необходимой  для целей управления.

       Таким образом, актуальность данной темы обусловлена  потребностями предприятия в  качественной информации необходимой  для целей управления.

       Цель  данной работы – изучить теоретические  и практические аспекты автоматизации  управленческого учета.

       Из  поставленной цели вытекают следующие  задачи:

• изучить необходимость автоматизации управленческого учета
• ознакомится с проблемами, возникающими при автоматизации управленческого учета, и рассмотреть пути их преодоления;
• изучить способы автоматизации управленческого учета;
• ознакомится с видами программного обеспечения.

       Объектом  исследования по практической части  курсовой работы является Федеральное Государственное Унитарное Предприятие «Государственный  Рязанский Приборный Завод». 
 

1. Теоретические основы автоматизации управленческого учета

       1.1 Необходимость автоматизации учета

       Под термином "информационная система предприятия" следует понимать все информационные потоки, точки их возникновения, обработки, накопления и потребления конечными пользователями. Близким по смыслу является понятие "система документооборота". Система управленческого учета должна быть гармоничной частью информационной системы предприятия и при этом экономно использовать ее человеческие и технические ресурсы.

       Управленческий учет должен базироваться на разумной учетной политике (например, на международных стандартах финансовой отчетности - IAS) и предоставлять понятную отчетность (баланс, отчет о прибылях и убытках, кэш-фло и др.). Отчетность должна формироваться на основе первичных данных, специфичных для каждого отчета.

       Первичная информация, поступающая в систему  управленческого учета, должна быть полной, правильной и оперативной. Если существующая информационная система  способна предоставлять необходимые  данные в приемлемые сроки, то в принципе можно ничего не менять. Если же руководство  не устраивает скорость подачи и обработки  информации, полнота и качество исходных данных, то имеет смысл задуматься о использовании какого-либо программного обеспечения.

       Руководство компании должно четко представлять, что полностью автоматизировать всю информационную систему невозможно по определению, поскольку ключевыми  фигурами в любой информационной системе остаются люди. Поэтому автоматизируются наиболее трудоемкие вычисления, рутинные операции и накопление больших объемов  информации. Таким образом, автоматизация  необходима прежде всего для расширения "узких мест" информационной системы.

       Более того, как показывает практика, есть такие компании, направления и  условия бизнеса, что автоматизация  будет попросту неэффективной. Например, затраты на автоматизацию учета  могут не оправдать себя в следующих  случаях:

• организационная структура не формализована, должностные обязанности не распределены должным образом и дисциплина отсутствует;
• персонал не имеет достаточной квалификации;
• нехватка технических или человеческих ресурсов.

       Эти и похожие обстоятельства способны полностью заблокировать внедрение  и использование даже самую лучшей систему автоматизированного учета. Известна фраза: "В результате автоматизации  хаоса получится автоматизированный хаос".

       Таким образом, первым шагом на пути к автоматизации  является постановка регулярного менеджмента, подбор квалифицированного персонала  и усовершенствование технического обеспечения.

       Если  же все это в компании уже имеется  и при этом ведется какой-либо учет (вручную или частично автоматизировано), то руководству компании следует  ответить на следующие принципиальные вопросы:

       Кто и почему является инициатором автоматизации? Это позволит уточнить имеющиеся  узкие места в информационной системе предприятия и выявить  первоочередные и второстепенные направления  для работы. Кроме того, нужно  удостовериться, что необходимость  автоматизации действительно существует, а не является вымышленной и надуманной проблемой.

       Что можно сделать прямо сейчас? Иными  словами, нужно убедиться, что все  возможные ресурсы для улучшения  информационной системы компании.

       Ответив на эти вопросы можно понять, что  же можно ждать от автоматизации. Как правило, автоматизация позволяет  решить следующие проблемы (это верно  только для предприятий с отрегулированной информационной системой):

• общее повышение надежности системы документооборота.
• разгрузка персонала от рутинных и сложных операций.
• уменьшение количества сверок.
• ускорение подготовки отчетности.
• увеличение достоверности отчетности.

       Следует заметить, что при внедрении автоматизации  сокращение персонала происходит достаточно редко и в меньших объемах, чем это изначально ожидалось. Дело в том, что персонал, освободившись  от примитивной работы, переключается  на более интеллектуальную аналитическую, до которой раньше просто "руки не доходили". Разумеется, для этого  требуется повышенная квалификация и желание работников.

       В любом случае, прежде, чем начинать автоматизацию управленческого  учета, следует его опробовать в "ручном" режиме. Это позволит снять множество вопросов в дальнейшем - на стадии выбора и внедрения программного обеспечения. После этого можно  определить для себя желательные  объемы и порядок автоматизации  учета. Из практики известно, что наибольший эффект дают комплексные решения, которые охватывают бухгалтерию, торговый отдел, склады, производство, управленческий контур и т.д. Данный эффект достигается за счет использования единой платформы (информация во всех модулях совпадает и не нуждается в дополнительных сверках) и исключения повторного ввода данных (данные должны вводиться в программу 1 раз в месте своего возникновения).

       Однако  комплексная автоматизация - это  долгий и ответственный процесс  и "коробочных" решений (купил - и  завтра все заработало) в мире не существует. Как правило, приходится двигаться поэтапно: автоматизировали какой-либо участок учета, проверили  его, увязали с остальными участками, - и перешли к следующему. Такой  путь позволяет вовремя корректировать процесс внедрения и не устраивать "аврал" по всей компании.

      1.2 Проблемы автоматизации управленческого учета и способы их преодоления

       Вести управленческий учет в системе, не связанной  с системой финансового учета, могут  позволить себе лишь небольшие предприятия. Для крупных и средних компаний такая организация учета (двойной ввод информации, различные системы автоматизации, две базы данных и т.д.) будет попросту неэффективной и дорогой. Поэтому, как правило, на крупных и средних предприятиях в систему управленческого учета используется информация из бухгалтерского учета или база данных для всех видов учета. Это неизбежно приводит к ряду проблем при автоматизации управленческого учета.

       Бухгалтерский учет не предоставляет всей информации, необходимой для принятия управленческих решений, либо предоставляет ее в  иных разрезах. Соответственно автоматизация  управленческого учета будет  затруднена по следующим причинам:

       1. Сложность учета по проектам. Бухгалтерский учет обычно ведется в разрезе структурных подразделений. Для управленческих целей наибольший интерес представляет учет доходов и расходов в рамках проектов. Получить такие данные из бухгалтерского учета очень сложно, а чаще всего просто не возможно.

       2. Различия в оценке активов. В первую очередь это касается основных средств с длительным сроком службы (например, активов советских времен), истинная стоимость которых может существенно отличаться от бухгалтерской, несмотря на переоценку.

       3. Различия в определении амортизационных отчислений. В бухгалтерском учете амортизация рассчитывается по нормативам, установленным в учетной политике. Если эти нормативы не совпадают с реальными срока ми службы основных средств в компании, то приходится пересчитывать амортизацию, отражаемую в бухгалтерском учете, по реальным нормам для целей управленческого учета, что "частую очень трудоемко.

       4. Трудность учета внутреннего перемещения средств. Эта проблема актуальна для крупных холдингов, внутри которых происходит множество перемещений основных и денежных средств, продукции и т. д. между различными дочерними структурами. Для этого в бухгалтерском учете используется счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты", но при большом количестве проводок аналитика этого счета разрастается настолько, что разобраться в ней становится очень сложно, а "очистить" от внутренних проводок управленческий учет практически невозможно, особенно если таких сделок тысячи.

       Большинство описанных проблем можно избежать, введя определенные правила в  учетную политику бухгалтерского учета. Так, кроме традиционных разрезов аналитического бухгалтерского учета (по центрам финансовой ответственности, статьям, элементам) предприятиям можно вести аналитический учет затрат в разрезе отдельных инвестиционных проектов (ИП). Для каждого ИП утверждается разрешение на расходы (текущие и капитальные), и все поступающие в бухгалтерию документы, относящиеся к данному разрешению, кодируются соответствующим образом. Затем в компьютерной программе путем запроса по конкретному утвержденному разрешению можно легко выявить все расходы, произведенные в рамках проекта. Сложнее с учетом доходов в разрезе ИП, но эта задача не решена даже в большинстве компаний, где управленческий учет ведется отдельно от бухгалтерского. Что касается установленных Налоговым кодексом норм амортизации, то они в целом удовлетворяют и ведение двойного расчета амортизационных отчислений не обязательно. Тем более что это очень трудоемко: так, например, на одном нефтедобывающем предприятии в среднем 80-100 тыс. объектов основных средств, а по номенклатуре их 20-30 тыс. видов. В таких условиях не до скрупулезной оценки корректности установленной нормы амортизации по тому или иному объекту. Проблемы пересчета амортизации некоторых видов основных средств возникают только при трансформации отчетности в соответствии с ГААП США.

       Российский  бухучет регулируется ПБУ и другими  нормативными актами. Что касается управленческого учета, то порядок  его ведения зависит только от специфики работы предприятия. У  крупной компании, состоящей из нескольких предприятий, или у средней фирмы, разделенной в целях оптимизации  управления на несколько юридических  лиц, неизбежно возникают проблемы консолидации управленческих данных, которые поступают из разных подразделений.

       Для того чтобы избежать этих проблем, у  всех юридических лиц необходимо, во-первых, привести управленческие планы  счетов в соответствие друг с другом, а во-вторых, обеспечить одинаковую структуру и содержимое аналитических  справочников учета. В противном  случае финансисты каждой дочерней компании будут составлять отчетность по собственным правилам и для ее консолидации придется анализировать первичные документы.

       Автоматизация управленческого учета, основанная на преобразовании данных бухгалтерских  систем, не гарантирует получения  достоверной информации о работе компании, так как эти данные могут  быть неверными. В практике были случаи, когда в бухгалтерской учетной  системе в конце месяца не сходились  сальдо, и тогда бухгалтеры просто правили его, не желая разбираться  в причинах нестыковки. В результате остаток на счете на конец месяца не совпадал с остатком на начало следующего месяца. Поэтому и управленческая информация, полученная путем переработки  таких проводок, оказывалась неверной. Также часто встречаются ошибки, связанные с вводом неверных значений справочников аналитического учета.

       Таким образом, для того чтобы получить достоверную информацию о работе компании, необходимо организовать единую базу первичных данных, которая могла  бы использоваться для составления  как бухгалтерской, так и управленческой отчетности. Первичные данные должны вводиться по единым для всей компании правилам, любое нарушение которых  контролируется учетной системой. 

1.3 Обзор существующего рынка ПО

       Для каждого варианта автоматизации управленческого учета на рынке предлагается соответствующее программное обеспечение.

       Для трансформации отчетности многими  компаниями давно и успешно используется продукт Audit Expert, предлагаемый российской компанией Про-Инвест. Данная программа  адаптирована к белорусским условиям и поддерживает импорт готовой отчетности из различных бухгалтерских программ. Стоимость программы от 300 до 1100 долларов, в зависимости от версии. 

       Для ведения учета в единой базе данных в настоящее время предлагается множество программных комплексов различной мощности и стоимости. Как правило, это сложные и  дорогие корпоративные системы, поддерживающие стандарты MRP/ERP, и каждая требует отдельного подробного освещения. Если пропустить таких дорогостоящих  монстров, как SAP/R3, Baan, Oracle Applications, то можно  условно разделить эти продукты на отечественные и зарубежные:

       Зарубежные системы: Axapta, Exact, Platinum, Hansa Solutions, Scala, Accpac, SunSystems.

       Системы производства СНГ: БОСС-Корпорация, Галактика, Парус, Магнат, Альфа, Эталон, Инотек.

       Стоимость зарубежных колеблется от десяти до нескольких сот тысяч долларов, российские и  белорусские системы в несколько  раз дешевле. Но при покупке таких  программ нужно руководствоваться  не только и не столько ценой, сколько  функциональностью, надежностью, адаптированностью  и наличием поддержки.

       Трансформация проводок между несколькими планами  счетов поддерживается в относительно небольших бухгалтерских программах, таких как БЭСТ, некоторые конфигурации 1С-Предприятия (например, производства фирм Рарус и Пиби). Их стоимость  с внедрением колеблется от одной  до нескольких тысяч долларов.

       И, наконец, для схемы с использованием нескольких программ возможно применение любых учетных комплексов, начиная  с Excel и заканчивая отдельными модулями крупных корпоративных систем. В  качестве программы непосредственно  для управленческого учета можно  использовать небольшие зарубежные комплексы (например, MYOB Accounting, BS/1, Sage), либо специально настроенные 1С-Предприятие, Инфо-Бухгалтер, или даже Access. В частности, автор предлагает для этого собственную конфигурацию 1С-Бухгалтерии 7.7 Economist 3.3 

       2. Способы автоматизации управленческого учета

       Трансформация бухгалтерской отчетности

       Один  из возможных подходов состоит в  трансформации готовой бухгалтерской  отчетности (см. рис.2). Процесс трансформации  включает в себя устранение влияния  инфляции, уточнение стоимости основных средств, складских запасов, задолженностей и других статей баланса. Если компания использует для своей деятельности несколько юридических лиц, то завершает  процесс трансформации консолидация данных по этим фирмам. Трансформацию  может выполнять бухгалтер или  аудитор, знакомый с международными стандартами финансовой отчетности, и обученный методике трансформации. Основное достоинство метода трансформации - небольшая трудоемкость, при условии, что все хозяйственные операции имеют документальное отражение  в бухгалтерии. Однако, если структура  бизнеса разветвленная и не соответствует  юридической структуре, присутствуют оффшорные и "серые" обороты, то процесс трансформации многократно  усложняется.

       C точки зрения программного обеспечения  для нормальной работы этой  схемы достаточно наличия продукта, трансформирующего отчетность, который может быть как приобретенной программой, так и обычной табличкой Excel, разработанной собственными силами. 

         Единая база данных

       Второй  способ автоматизации - использование  единой информационной базы данных, в  которую заносятся все документы, как бухгалтерские, так и иных служб (см. рис.3). Эта интегрированная  система генерирует налоговую, управленческую и оперативную отчетность для  соответствующих служб компании. Такие решения характерны для  зарубежных программных продуктов, у которых имеются мощные генераторы отчетов. Эти системы требуют  весьма квалифицированного внедрения  и обслуживания, а кроме того, достаточно дороги. Особое внимание следует  обратить на полноту и правильность адаптации официальных печатных документов.

       Несмотря  на названные минусы, данная схема  является наиболее логичной и удобной. Так что, если есть желание и деньги, то, возможно, стоит ее попробовать. 
 
 

         Трансформация проводок

       Еще одним решением является способ трансформации  проводок (см. рис.4). Он позволяет организовать в одной физической базе данных накопление двух логических баз данных одновременно. Для этого, как правило, используется специальная настройка бухгалтерской  базы данных, которая позволяет на каждую проводку, сделанную по бухгалтерскому плану счетов, сгенерировать проводку по управленческому или международному плану счетов. При этом в программе  заранее прописываются правила, по которым происходит перевод проводок между планами счетов.

       Данный  метод достаточно прост в использовании, однако рекомендовать его можно  лишь небольшим и простым предприятиям, поскольку при усложнении структуры  холдинга все равно потребуется  проверка управленческой отчетности и  ее исправление вручную. 

       Несколько программ

       Кроме перечисленных методов имеется  еще один подход, суть которого заключается  в раздельном использовании различных  функциональных программ (см. рис.5). Это один из самых дешевых способов автоматизации управленческого учета, который позволяет дополнить информационную систему предприятия новыми модулями, не ломая уже существующих учетных программ. При этом программы первичного, бухгалтерского и управленческого учета используются раздельно, периодически производя между собой передачу и синхронизацию общих данных.

       Основным  недостатком данного метода является необходимость создания специальных  шлюзов экспорта-импорта данных. Однако это решаемая проблема, если привлечь к работе профессионалов. Тем более, что экспорт-импорт давно вошел  в нашу жизнь через программы  типа Клиент-Банк. Преимуществ же у  данного способа несколько:

• безопасность данных - вероятность того, что все программы сломаются одновременно, довольно мала);
• удобство пользователей - им не нужно переучиваться с привычной программы;
• улучшенная функциональность - за каждый участок отвечает специализированная программа.

       Данный  метод может иметь еще две  разновидности, при которых бухгалтерский  либо управленческий контур "навинчивается" непосредственно на первичный (см. рис.6).

       Фактически  это означает использование двух программ: оперативно-бухгалтерской  и управленческой, либо оперативно-управленческой и бухгалтерской. I вариант допустим, если используется одно юридическое  лицо и бухгалтер не боится работать в одной программе с менеджерами. II вариант более универсальный  в плане масштабирования и  позволяет вести отдельно несколько  бухгалтерских баз данных, не засоряя  их ненужной информацией. В целом, если информационная система компании еще  не начала развиваться по первому  варианту, то предпочтение следует  отдавать либо второму варианту, либо раздельному использованию всех трех программ. 
 
 

     Заключение

     В данной работе мы рассмотрели особенности  автоматизации управленческого  учета на предприятии, необходимость внедрения автоматизации и проблемы возникающие при этом.

     Необходимость в ведении управленческого учета  заключается в том, что современному бизнесу недостаточно той информации, которую дает, например, традиционный бухгалтерский учет. Современному управленцу требуются иные аналитические разрезы, большая глубина анализа и  большая оперативность, чем в  бухгалтерском учете, аналитика  и периоды отчетности которого определяются не менеджерами, а законодательством  и контролирующими органами.

     Начиная внедрение управленческого учета, не следует рассчитывать на то, что  дело заключается только лишь в программной  реализации. Нет, в первую очередь  предприятие должно выработать собственную  экономическую и организационную  модель управленческого учета и  методику его ведения, что требует  затрат как со стороны управленцев, финансистов и бухгалтеров, так  и специалистов по внедрению. И только после выработки методики можно  приступать к реализации автоматизированного  учета.

     Немаловажным  моментом также являются возможности (и желание) предприятия с точки  зрения ресурсов, выделяемых на ведение  управленческого учета. Основными  источниками дополнительных трудозатрат  являются затраты на ввод дополнительной информации, необходимой управленцам, и на анализ полученной информации (а то бывает, что информация-то есть, только нет потребителей этой информации). Т.е. управленческий учет не возникнет  сам по себе, и для того, чтобы  анализировать затраты, например, все  текущие платежи необходимо "привязать" к видам затрат, т.е. проделать  дополнительную работу. Предприятию  необходимо решить, какие функции  будут автоматизированы, а какие нет, определить "рентабельность" ведения управленческого учета так, чтобы экономический эффект от него не был "съеден" затратами на его же ведение.