Особливості використання організаційної техніки

22

ВСТУП

Офісна техніка – невід’ємна частина технічного устаткування будь-якого офісу. Слабке застосування засобів організаційної техніки призводить до зниження продуктивності праці та ефективності роботи управлінського і технічного персоналу.

До офісної техніки в широкому сенсі можна віднести будь-які технічні засоби, що полегшують роботу в офісі, починаючи від олівців і авторучок і закінчуючи комп’ютерами та їх мережами. До офісної техніки у вузькому значенні відносять лише технічні засоби, що використовуються в паперовому діловодстві, і засоби управлінського зв’язку.

              Найпростіші засоби організаційної техніки, призначені для роботи з паперовим документообігом, застосовуються досить широко (копіювальна техніка, різних видів папки і файли, степлери, каталоги і т.д.). Однак збереження паперової системи документообігу як у великій установі, так і в установах середнього та малого розміру не принесе відчутного зменшення витрат на управління і майже не вплине на його ефективність. Звісно, що деяка частина паперової системи документообігу є необхідною (зовнішній документообіг: платіжні доручення, договори, контракти, акти і т.ін.). Але використання технічних засобів тільки з метою прискорення роботи з паперовими носіями інформації – це використання лише двох з шести вище перерахованих функцій.

Раціонально організована структура технічних засобів управління має допомогти звільнитися від паперового документообігу всередині організації. Тому останнім часом, поряд із простими пристроями, що полегшують управлінську працю, та засобами оргтехніки, які використовуються для складання документів, їх розмноження, обробки, зберігання, пошуку та передачі, особливої популярності набули електронні комунікаційні системи і технології. Для їх створення використовуються комп'ютери, комп'ютерні мережі, телефони та інше устаткування, а також засоби програмного забезпечення, які дозволяють автоматизувати більшість рутинних операцій.

              Створення системи комплексної механізації і автоматизації процесів реалізації всіх функцій управління може здійснюватися у двох напрямках. Перший – впровадження електронно-обчислювальних систем. Розробка економіко-матиматичних методів і моделей і використання їх на основі АСУ. Другий – застосування організаційної техніки та розроблених на її основі організаційних проектів і систем комплексної механізації і автоматизації управлінської праці.

              Слід зауважити, що застосування технічних засобів управління вимагає комплексного підходу, врахування глибокого аналізу техніко-економічних показників керованої системи. Проблеми ефективного використання технічних засобів в управлінні в наш час викликані наступними чинниками:

-         апарат управління недостатньо використовує організаційну техніку, що призводить до надмірної кількості управлінських працівників;

-         придбання невиправдано потужної техніки призводить до значного збільшення умовно-постійних витрат і негативно відображається на собівартості товару;

-         недостатня кваліфікація персоналу або відсутність комплексного підходу заважають використовувати придбані технічні засоби управління на повну потужність та за своїм призначенням.

Прогресивне застосування засобів організаційної техніки дозволяє забезпечити впровадження елементів без паперової технології в практичну роботу офісу організації, електронний монтаж документів, збереження та обробку інформації за допомогою персональних комп’ютерів та різноманітних периферійних засобів, копіювання та тиражування офісної документації. Завдяки автоматизації та механізації ряду процесів документообігу персонал управління звільняється від виконання рутинних операцій. Нові технічні засоби та інформаційні засоби покликані забезпечити підвищення продуктивності праці в офісній діяльності

Отже, завдання полягає в тому, щоб створити таку модель інформаційного забезпечення управлінської діяльності в організації, яка б, з одного боку, зменшила витрати часу співробітників на здійснення рутинних операцій, а з іншого – відповідала вимогам економічної доцільності, тобто оптимізувала співвідношення «результати/витрати».

Актуальність теми дослідження полягає в впровадженні організаційної техніки  в діловодний процес, з метою досягнення суттєвого підвищення ефективності роботи при мінімальних витратах праці. При комплексному використанні цієї техніки.

Об’єкт дослідження курсової роботи – розкриття поняття «організаційна техніка» та його суті. Виявлення основних засобів офісної організаційної техніки та можливості їх ефективного застосування.

Предмет дослідження курсової роботи – особливості використання організаційної техніки.

Відповідно до об’єкта, предмета та мети курсової роботи було сформульовано наступні завдання: розкриття суті поняття «організаційна техніка», дослідження ділової справи та її сутності, виявлення сучасної організаційної техніки, її аналіз та класифікація.

Методологічну основу дослідження складають: історичний, термінологічний та комплексний підходи.

Курсова робота складається зі вступу, двох розділів, висновків, списку використаних джерел. Основний текст містить 25 сторінок, бібліографія налічує 17 джерел.

Розділ 1. ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ

1.1.           Аналіз терміносистеми дослідження

Для даного дослідження мають значення такі поняття, як : «діловодство», «інформаційна технологія», «організаційна техніка», «техніка».

Найбільш ефективний шлях скорочення трудових затрат управлінського персоналу полягає у впровадженні в практику ділової діяльності інформаційних технологій. Використання технічних засобів спрямовується на досягненні найбільшої повноти інформації, її достовірності, максимальної зручності у використанні з точки зору форми представлення, оперативності, якості.

Матеріальною основою інформаційних технологій є засоби комп’ютерної та організаційної техніки. Засоби організаційної техніки повинні максимально механізувати або автоматизувати (в залежності від типу технічних засобів) практично всі процедури технологічного процесу обробки документів. Підтримка процесів управління супроводжуючими документами здійснюється шляхом ведення діловодства і пов’язується  з створенням, збереженням, передачею та використанням великих масивів документованої інформації, що вимагає великих трудових затрат. Основна частина операцій обробки документації носить технічний і формально-логічний характер, хоча в останній час в деяких випадках застосовуються засоби з елементами штучного інтелекту [7, c. 184].

Інформаційна технологія – це система методів і способів збору, передачі, накопичення, обробки, зберігання, подання і використання інформації.

Інформаційні технології реалізуються в автоматизованому та традиційному (паперовому ) видах. Обсяг автоматизації, тип і характер використання технічних засобів залежать від характеру конкретної технології.

Автоматизована інформаційна технологія складається з технічних, найчастіше – комп’ютерів, комунікаційної техніки, засобів організаційної техніки, програмного забезпечення, організаційно-методичних матеріалів, персоналу, об’єднаних у технологічний ланцюжок, який забезпечує збір, передачу, накопичення, зберігання, обробку, використання і поширення інформації. Якщо розглядати весь життєвий цикл інформаційної системи, то під автоматизованими інформаційними технологіями розуміють сукупність методологій і технологій проектування інформаційних систем, базових програмних, апаратних і комунікаційних платформ, які забезпечують весь життєвий цикл інформаційних систем ті їх окремих компонентів від проектування до утилізації.

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є письмові документи і документування, а саме створення документів [13, c. 87].

Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» діловодство – це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами. Діловодство – є сферою практичної діяльності, що документально забезпечує функціонування кожного державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації [8, c. 141].

В. Кудряєв термін «діловодство» визначає таким чином: галузь діяльності, яка забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. Разом з терміном «діловодство» останніми роками вживається і синонімічний йому термін забезпечення «документації управління». Виникнення його пов’язано зі зміною організаційно-технічної основи діловодства і методологічних підходів до його вдосконалення, що стало можливим завдяки активному введенню в сферу роботи з документами засобів обчислювальної техніки і сучасних інформаційних технологій створення, збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку і використовування інформації в управлінні. Таким чином, термін забезпечення «документації управління» як би підкреслює інформаційно-технологічну складову в сучасній організації діловодства [9, c. 97].

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації.

Важко уявити сучасний офіс України де не використовується комп’ютер та інша оргтехніка. Цей помічник зберігає в собі всі необхідні дані, формує звіти, таблиці, презентації, проводить розрахунки.

В нинішній період стрімкого розвитку високих технологій, комп’ютер став звичним приладом в роботі, таким, яким раніше був калькулятор. Використання комп’ютера полегшує виконання багатьох задач, автоматизує процеси на виробництві, виконує складні операції, на які людина витратить велику кількість часу. Певні програми для комп’ютера значно зменшили трудомісткість роботи бухгалтера, складських робітників, дизайнерів, фотографів і т.п. Стандартні програми для комп’ютера включають в себе операційну систему (зазвичай MS Windows інколи Linux, Macintosh) та пакет Microsoft Office, всі інші програми користувач встановлює вибірково, в залежності від того, в яких цілях він використовує комп’ютер.

Сучасна оргтехніка вже давно зайняла своє гідне місце в нашому повсякденному житті. Вона стала невід'ємною частиною офісів і домашніх кабінетів. На зміну друкарським машинкам прийшла високопродуктивна і доступна за вартістю техніка. Залежно від якісних і експлуатаційних характеристик, вона ділиться на два типи: для домашнього і професійного використання [12, c. 201].

Організаційна техніка (оргтехніка) – це сукупність технічних засобів, які механізують і автоматизують допоміжні (технічні) операції і дії в управлінській праці. Вони підвищують оперативність і знижують трудомісткість виконання управлінських робіт.

Отже, можна зробити висновок, що особливості сучасного діловодства, полягають насамперед у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп`ютерних систем обробки та друку документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Дотримання вимог стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та в процесі документування покликане сприяти встановленню чіткого організаційно-технічного порядку. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, обробку та пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів.

1.2.           Діловодство (ділова справа): сутність

Традиційно сфера діяльності, пов’язана з обробкою документів, називається діловодством. Цей термін утворений від поєднання слів «виробництво справи». Значення його стає зрозумілим, якщо мати на увазі, що термін «справа» позначав не теку з документами (його сучасне розуміння), а питання (судове або адміністративне), яке необхідно було вирішити органу управління. Саме це значення і лягло в основу терміну «справочинство». Значення справи як декілька документів, що відносяться до якого-небудь питання, - більш пізнього походження в порівнянні з першим значенням. З цього слідує, що при виникненні термін «діловодство» позначав, перш за все, діяльність, пов’язану з ухваленням рішень (виробництвом справ) [3, c. 178].

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є письмові документи і документування, а саме створення документів.

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації.

Складові частини діловодства – система документації, система документування, організація роботи з документами.

Система документації – це сукупність документів, взаємопов’язаних між собою таким чином, що являють собою єдине ціле із своїми специфічними рисами . Існує багато систем документації. Наприклад, система управлінських документів, яка має багато підсистем – функціональні, міжгалузеві та галузеві системи. До функціональних систем належить планова, матеріально-технічна, звітно-статистична. До галузевих систем належать документи, які стосуються певної галузі в країні. До міжгалузевих – документи, що стосуються двох чи більше галузей. Ці системи поділяються на підсистеми, останні – на більш дрібні сукупності документів.

Система документування – це сукупність процесів і прийомів створення всієї документації в установах, на підприємствах, в організаціях, в ході здійснення ними своїх функцій. Документування охоплює всі операції по складанню, погодженню, затвердженню, оформленню і виготовленню документів. Система документування передбачає наявність відповідних вимог і нормативів створення документів. Такі нормативи закріплені законодавчо у вигляді Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), інструкціями, відомчими норматичними документами з питань діловодства. Основні положення ЄДСД розповсюджуються на організаційно-розпорядчу документацію. Деякі положення є обов'язковими для виконання, інші мають рекомендаційний характер [3, c. 56].

Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів в діловодстві. Сюди входить прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування справ, довідково-пошукова робота, передархівна обробка, збереження і використання документів.

Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп`ютерних систем обробки та друку документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Системи електронного документообігу, крім завдань автоматизації діловодства, забезпечують строго регламентований і формально контрольований рух документів в установі та поза нею на основі інформаційних і комунікаційних технологій. Насамперед вони орієнтовані на роботу з електронними документами, що практично випливає із самого словосполучення «електронний документообіг».

У системи електронного документообігу функціонують документи, що надходять технічними каналами зв'язку, електронні документи, створені в установі за допомогою засобів електронно–обчислювальної техніки, а також документи, створені за допомогою сканування паперових документів (електронні образи паперових документів). У таких системах значну увагу приділено всім життєвим стадіям електронного документа — від його створення і попереднього передання у сховище документів до переміщення (або копіювання) в архів оперативного або довготривалого зберігання. При цьому відносно тривалим за часом і важливим за сутністю є процес колективної підготовки документа, його багаторазове узгодження, створення версій документа, затвердження остаточної версії та її друкування.

              Використання системи електронного документообігу дає можливість підвищити ефективність роботи співробітників установ, де досить великий обсяг документів, що пересилаються, або велика штатна чисельність персоналу. У системи електронного документообігу може бути реалізовано систему документообігу, що має юридичну силу (із застосуванням електронного цифрового підпису і шифруванням документів) [4, c. 104].

              Факторами, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них, а також розмір установи, тобто кількість її структурних підрозділів, їх територіальне розміщення, загальна кількість працівників, кількість рівнів прийняття рішень, норми управління, прийнята система документування й організації роботи з документами, рівень механізації та автоматизації документальних процесів тощо.

              У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями Типової інструкції з діловодства, розпорядчими документами вищої і самої установи, вказівками архівних органів та іншими чинними нормативами щодо роботи з документами.

              Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі, документальне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів [5, c. 70].

              Таким чином, розглянувши структуру та сутність сучасного діловодства, можна зробити висновок,що організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу. Якщо процес діловодства в установі поставлений раціонально, фахівці й керівники звільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління. Також треба додати. Що особливістю сучасного справочинства є переведення його на державну мову, та впровадження новітніх комп’ютерних технологій.

1.3.           Сучасна організаційна техніка: аналіз, класифікація

Організаційна техніка (оргтехніка) — це сукупність технічних засобів, які механізують і автоматизують допоміжні (технічні) операції і дії в управлінській праці. Вони підвищують оперативність і знижують трудомісткість виконання управлінських робіт.

Використовуючи оргтехніку, менеджер може досягти суттєвого підвищення ефективності особистої роботи при мінімальних витратах праці. Для більшості менеджерів корисним є використання засобів малої оргтехніки, що не потребує великих витрат.

Конкретний перелік оргтехніки секретар встановлює, виходячи із специфіки своєї роботи та індивідуальних особливостей.

При цьому треба мати на увазі, що найбільшу ефективність дає комплексне її використання. Якщо окремі технічні засоби знижують витрати часу на виконання управлінських робіт на 10 — 15 %, то при комплексному використанні витрати часу скорочуються у 2-3 рази [3, c. 207].

До офісної техніки можна віднести: носії інформації на паперовій основі, диктофонну техніку, переговорні пристрої і засоби оперативного зв’язку,розмножувальну техніку, друкарські машинки, друкарські пристрої персональних комп’ютерів і графопобудовувачі; спеціалізовані програмні продукти для персональних комп’ютерів та ін.

Диктофонна техніка. Як уже зазначалось, предметом праці секретаря є інформація, її більша частина сприймається органами зору, а фіксується органами чуття. З цієї точки зору великий ефект дає використання диктофонної техніки. Диктофони, магнітофони використовуються для диктовки і відтворення доповідей, виступів, ділових листів, телефонних переговорів, усних вказівок, розпоряджень та інших видів речової інформації з подальшою її обробкою (друкування, переписування та ін.). Ефективність використання диктофонної техніки досягається під впливом деяких об´єктивних причин.

Процес мови у декілька разів швидше процесу ручного запису, тому усунення необхідності писати від руки прискорює підготовку документів у 3-4 рази. На кожну сто­рінку тексту економиться не меньше 5-8 хвилин робочого часу менеджера. Особливу економію часу дає диктування різних допоміжних первинних і проміжних матеріалів, тобто робочих записів, тезисів, конспектів, витягів із документів і друкованої інформації. Крім того, за рахунок усунення необхідності розбирання рукописного тексту продуктивність праці друкарки підвищується на 30-45 %.

По фонограмі запису виступів на зборах, конференціях, нарадах та ін. можна судити про те, як вони проходили, хто, що і як сказав, тому що записується все без пропусків і скорочень. А якщо підлеглі знають, що здійснюється запис усних розпоряджень диктофоном, то це значно дисциплінує їх при рішенні доручених питань [14, c. 305].

Переговорні пристрої і засоби оперативного зв’язку. Переговорні пристрої забезпечують усний зв´язок між начальником і його підлеглими. Вони здійснюють приймання і передачу оперативної інформації з двома і більше абонентами, груповий виклик прямих абонентів.

Переговорні пристрої мають різні технічні характеристики і цільове призначення.

Поряд з використанням всередині організації місцевих АТС з виходом у міську телефонну мережу, значний ефект дає застосування комутаторів прямого телефонного зв´язку.

Комутатори доцільно використовувати для оперативного зв´язку менеджерів з підлеглими. Станції адміністративного зв´язку забезпечують прямий двосторонній зв´язок виділеного абонента з багатьма іншими абонентами і паралельне включення всіх абонентів для проведення телефонної наради.

Автоматичні номеронабирачі, телефонні відповідачі різного призначення, телефонні підсилювачі також дають змогу розширити можливості телефонного зв´язку.

Застосування автоматичних номеронабирачів різних типів, що забезпечують автоматичне набирання різної кількості заздалегідь запрограмованих телефонних номерів, може зекономити значну кількість часу секретарів, яким за характером своєї роботи доводиться багато разів з´єднуватися по телефону з певним колом працівників інших організацій.

Телефонний пристрій «Автонабір» дає змогу провадити автоматичне набирання запрограмованих номерів з кількістю серій (знаків) у номері до семи, а також послідовне автоматичне набирання номера, що складається з кількох запрограмованих номерів. Пульт пристрою, що має мікротелефонну трубку та номеронабирач, використовується також як абонентський апарат.

Найпростіші типи автоматичних телефонних відповідачів забезпечують можливість одержання інформації по телефону у відсутності абонента про його місцеперебування, час повернення та ін. Відповідь записується на магнітофон і автоматично відтворюється по телефону під час кожного виклику. Застосування таких відповідачів зменшує навантаження телефонних ліній за рахунок скорочення часу на очікування і повторні набирання номера телефону відсутнього абонента.

В інших (універсальних) типах телефонних автовідповідачів передбачено можливість запису і відтворення не тільки відповіді відсутнього абонента, а й короткого повідомлення, призначеного для абонента. Крім того, в окремих моделях телефонних автовідповідачів є можливість прослуховувати по телефону з іншого апарата всі записані повідомлення. Для цього після набирання номера свого телефону при передаванні автовідповідачем закодованого тексту можна, користуючись спеціальним кодом, шляхом дистанційного управління включити магнітофон.

Слід зауважити, що вартість універсальних телефонних автовідповідачів ще досить висока, тому питання про їх застосування у кожному конкретному випадку повинно вирішуватися з урахуванням необхідності у цих технічних засобах і ступеня їх завантаження.

Телефонні підсилювачі дають змогу провадити телефонну розмову не користуючись телефонною трубкою, причому в розмові можуть брати участь кілька осіб, робити записи та підбирати потрібні документи під час телефонної розмови. Телефонні підсилювачі доцільно встановлювати у керівників і спеціалістів, що працюють в окремих кабінетах.

Використання магнітофонів для запису телефонних розмов звільняє від необхідності записувати або запам´ятовувати повідомлені дані. Фонограми розмови можуть бути записані на папері секретарем і використані, коли в цьому виникне необхідність [8, c. 243].

Електронні обчислювальні машини є основними технічними засобами, що входять нарівні із засобами збору, фіксуванням, передаванням та зберіганням інформації до складу автоматизованих систем управління організації, розроблюваних і впроваджуваних нині.

Впровадження автоматизованої системи управління повин­но здійснюватися шляхом поетапної перебудови діючої систе­ми управління з метою запобігання будь-яким порушенням по­точної роботи апарату управління організацій.

З метою швидкого копіювання і розмноження службових документів необхідно впровадити комплекс розмножувальної техніки.

Принтер – це периферійний друкуючий пристрій персонального комп’ютера, який дозволяє отримувати тверду копію даних. Принтери бувають трьох видів: матричні, струменеві та лазерні. Принтер володіє обновлюваною пам’яттю (буфером) в яку заноситься черговий блок інформації. Як правило, у більшості сучасних моделей використовується поточковий спосіб перенесення букв та інших графічних об’єктів з пам’яті комп’ютера на папір, плівку чи проміжний твердий носій зображення. Матричні принтери є найдешевшими і мають найменшу вартістю друку. Друковані символи складаються з точок. В процесі друку маленькі голки друкуючої головки притискається до фарбуючої стрічки, яка залишає слід (точку) на папері. Найчастіше зустрічаються матричні принтери 9-ти та 24-рьох голкові. Недоліками матричних принтерів є те, що вони створюють значний шум при роботі, у більшості відсутня можливість кольорового друку, та крім того якість друку падає через зношування стрічки. Якість друку струменевих принтерів коливається між якістю матричного та лазерного – все залежить від конструктивних можливостей.

Струменеві принтери наносять слід на твердий носій капельками чорнил, які спрямовано розбризкують на сторінку. Лазерні принтери найдорожчі, але, в той же час, найякісніші. Їх робота подібна до роботи фотокопіювальних апаратів. Зображення «записується» на світлочутливий барабан за допомогою лазера. Після чого лист паперу пропускається через фарбуючу суміш (тонер) у вигляді дрібного порошку. Засвічені ділянки вибирають фарбуючу суміш, котра пізніше вплавляється в папір під впливом тепла. Переваги струменевих та лазерних принтерів полягає в тому, що вони працюють з мінімальним шумом та високою швидкістю. Недоліком є те, що вони достатньо дорогі та їхні механізми вимагають обережного поводження у використанні. Крім того лазерні принтери вимагають якісного паперу [10, c. 208].

Для розмноження документації у великій кількості примірників рекомендується використовувати засоби оперативної поліграфії.

Для зняття копії з документа або його розмноження в кількох примірниках слід застосовувати копіювальні апарати типу «Ксерокс».

Застосування пневматичної і транспортної пошти всередині організації може певною мірою замінити звичайний кур´єрський зв´язок. У пневматичних установках документи, закладені в патрон, передаються за спеціальними трубами під дією стиснутого повітря. Так можна пересилати заявки, накладні, наряди та інші документи.

До засобів репрографії і оперативної поліграфії відносять: засоби фотокопіювання; засоби діазокопіювання; засоби електрофотографічного копіювання; засоби термографічного копіювання; машини електронно-іскрового копіювання; засоби різо графічного копіювання (дуплікатор); засоби мікрографії; машини для гектографічного (спиртового) друку; машини для трафаретного (ротаційного) друку; обладнання для оперативного офсетного друку.

Засоби репрографії та оперативної поліграфії – це сукупність машин, що призначені для копіювання та тиражування документів. В процесі копіювання приймають участь оригінал, копія та посередник (проміжний носій, що використовується для передачі зображення з оригіналу на копію). Взаємне розміщення, фізико-хімічні властивості копіювального матеріалу, оригінал, посередник, світлочутливий чи інший сприймаючий шар, на який проводиться репродукціювання, а також джерело світла характеризують спосіб копіювання.

Фотокопіювання (технічна фотографія) – процес отримання копій на чутливих до впливу світла матеріалах, що використовують галоїдні з’єднання срібла, дозволяє працювати з оригіналами із штриховим та тоновим зображенням і використовується для копіювання текстових та графічних документів. Фотокопіювання дозволяє отримувати високоякісні копії. Але широке застосування обмежується високою вартістю і складністю обробки матеріалів – проявлення, закріплення, які вимагають застосування рідких хімікатів у затемнених приміщеннях. Ці фактори обмежують використання фотокопіювальних процесів в офісній діяльності.