історія розвитку системи електронного документообігу

         історія розвитку системи електронного документообігу

                                         ЗМІСТ 

 Розділ 1. ОСНОВНI ПОНЯТТЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

1.1 Загальн поняття Електронного документообігу

У загальнодержавних стандартах термін «документообіг» озна-чає контрольований рух готових документів як всередині організа-ції, так і за її межами. Електронний документообіг охоплює ще й стадії підготовки документів і вільний обмін інформацією по комп’ютерних мережах.

У світі існують два основних типи документів - паперові і їх клони - електронні. Паперові документи породжують електронні (наприклад, сканування документа), і навпаки, електронні -паперові документи (наприклад, процес друку документа).

Електронний документ (ЕД) - це файл, що представляє

змістовну інформацію, яка  може бути використана, наприклад,

для пошуку документа або  віднесення його до тієї або іншої  групи

документів.   

Це може бути текст або  електронна форма Microsoft Word, таблиця Excel, повідомлення у форматі електронної пошти, Internet. Файли документів можуть бути неструктурованими (звичайні текстові документи) або структурованими. Останні містять елементи структури, що надає зовнішнім додаткам можливість їх розпізнання (форми Word, електронні таблиці, документи у форматі XML). Ще одним різновидом даної групи документів є файли збірних («складених») документів, наприклад файли Binder Microsoft Office.

Система електронного документообігу (СЕД) повинна підтримувати роботу з усіма типами документів, забезпечуючи прозору навігацію користувачів по всьому доступному інформаційному простору і, за необхідності, безболісно підключати до системи інші типи документів, визначаючи при цьому регламент їхньої обробки. Основним принципом організації систем роботи з ЕД є принцип "інформаційної парасольки" - працювати з усіма типами документів, що пов'язані з життєдіяльністю підприємства.

Життєвий цикл документа (ЖЦ) - це існування документа від  моменту його створення до моменту його знищення.

Життевий цикл документа  складається з двох основних стадій.

1.         Стадія розробки документа, яка включає:

•          власне розробку самого документа;

•          оформлення документа (реєстрація);

•          затвердження документа.

Якщо документ перебуває  в стадії розробки, він вважається неопублікованим, і права на документ визначаються правами доступу конкретного користувача.

2.         Стадія опублікованого документа, яка включає:

•          активний доступ;

•          архівацію    і   розархівацію    (короткострокове   збереження, довгострокове збереження);

•          знищення документа.

Коли документ переходить з першої на другу стадію, він  стає опублікованим, і права на документ залишаються тільки одні -доступ на читання. Прикладом опублікованого документа може бути шаблон стандартного бланка підприємства. Крім права доступу на читання, можуть існувати права на переведення опублікованого документа в стадію розробки. Залежно від конкретної стадії життєвого циклу документа архіви підрозділяються на такі типи:

S статичні архіви документів (або просто архіви) - системи, що

мають справу тільки з опублікованими документами; ^динамічні архіви документів (або СКД) - системи, що мають справу як з опублікованими документами, так і з тими, що знаходяться в розробці.

 Складові частини системи  електронного документообігу

Система електронного документообігу - одна з найважливіших

складових інформаційної  системи, яка відповідає за управління

вводом документів у систему, збереження, пошук, маршрутизацію,

обробку документів, збір і аналіз інформації про поточний стан ви-

конання ділових і адміністративних процедур.   

Сучасна інтегрована система  керування електронними докуме-нтами  повинна підтримувати механізми автоматизації комплексу таких задач:

S аналіз організації бізнес-процесів  і супутнього документообі-гу;

^збір, зберігання, пошук і перегляд документів;

^маршрутизація й обробка  документів, керування бізнес-процесами  і правилами проходження документів.

Складовими частинами  системи (підсистеми), що працює з документами, є:

1)         системи керування документами;

2)         системи автоматизації діловодства;

3)         архіви документів;

4)         системи створення документів і системи обробки документів;

5)         системи керування вартістю зберігання документів;

6)         системи маршрутизації документів;

7)         системи комплексної автоматизації виробничих процесів

(бізнес-процесів);

8)         системи підтримки прийняття рішень

Кожна підсистема має набір специфічних для неї функцій. При цьому окремі підсистеми тісно взаємодіють між собою. Поділ системи документообігу на підсистеми носить в деякій мірі «академічний» характер. У реальній практиці програмні продукти досить умовно можна віднести до тієї або іншої групи в наведеній класифікації. Як правило, системи реалізують лише частину функцій, при цьому продукт одного класу може містити в собі частину функцій систем іншого класу. Тому побудова системи електронного документообігу з існуючих на ринку продуктів потребує не тільки чіткого розуміння кінцевої задачі, але й відмінного знання ринку програмного забезпечення.

1) Система керування документами.  Система керування документами  - ядро системи роботи з документами. її основними задачами є:

забезпечення реєстрації інформації, що надходить (заповнення необхідних атрибутів документа);

організація зберігання документів;

підтримка пристроїв зберігання даних різних типів (від швидких магнітних дисків до стримерів, у тому числі підтримка роботи зі знімними носіями);

підтримка міграції документів між пристроями зберігання в залежності від зміни активності обігу інформації. Виділяються два види міграції документів: міграція документів, що настроюється користувачем, і автоматична. Технологія автоматичної міграції документів називається Hierarchical Storage Management, a продукти, які її підтримують - HSM продуктами;

автоматичні операції з документами (копіювання, відновлення, знищення);

організація індексування документів для подальшого їх швидкого пошуку. Сюди відноситься підтримка індексів різноманітних типів. Виділяють два основних типи. Атрибутивний індекс, коли документу присвоюється набір текстових, цифрових та інших значень. Ці значення потім зберігаються в базах даних, і подальший пошук документа здійснюється за цими значеннями. Іншим широко застосовуваним типом індексування документа є побудова повнотекстового індексу за змістом (слова, фрази) документа;

аудит    і    забезпечення    безпеки    документів.    Під    цим

розуміють контроль доступу  до документа і протоколювання всіх подій, пов'язаних із документом.

Контроль доступу - це дозвіл або заборона виконання, залежно  від повноважень користувача, що ввійшов у систему, таких операцій як: перегляд документа, копіювання документа, знищення документа, редагування документа, керування доступом до документа.

Система керування документами  повинна дозволяти розрахо-вувати вартість використання документа. Природно, що вартість документа вимірюється  не в грошовому вираженні, а в часовому. Дана функція важлива не тільки для аналізу діяльності підприємст-ва і конкретних співробітників, але і для виставляння рахунків на оплату клієнтам. Окремо слід відзначити можливість використання спеціалізованих апаратно-програмних модулів криптозахисту да-них, що надають додатковий сервіс щодо захисту документів (елек-тронний підпис, шифрування);

інтеграція з додатками  обробки документа. Існує множина додатків, що породжують документи. Якщо в організації встановлений корпоративний стандарт на використовувані додатки, то їх число обмежується десятком, якщо ж немає, то подібна задача значно ускладнюється. Виділяють два типи додатків, із якими може відбуватися інтеграція:

-          додатки, що зберігають результати своєї роботи у файлах власного формату;

-          додатки, що готують і виводять результати тільки на друк. Виходячи з типів додатків, випливають два типи інтеграції:  

1)         інтеграція на рівні операцій із файлами;

2)         інтеграція на рівні виводу на друк.

Як окремий вид інтеграції можна виділити інтеграцію з електронною  поштою і факс-системами як найбільш поширеними механізмами передачі інформації;

організація колективної  роботи з документами. Як уже відзначалося раніше, організація колективної  роботи з елекстронним документом дає  серйозний виграш у продуктивності

праці всього підприємства. Спільний доступ до електронного документа є основою для цього;

організація розподілених сховищ документів. В умовах застосування системи керування документообігом  часто виникає питання про  підтримку розподіленого в просторі сховища. Під вимогою розподіленості розуміємо:

доступ віддалених користувачів до сховища документів у режимі on-line або ж у режимі off-line - коли було б логічним використовувати електронну пошту для відпрацьовування механізмів замовлення-доставки документів;

взаємодію декількох сховищ і одночасний доступ користувачів до інформації, розташованої в різних архівах. Такого роду взаємодія може бути побудована на двох основних принципах:

-          взаємне тиражування сховищ;

-          технологія розподіленого доступу.

2) Системи автоматизації  діловодства, Функції автомати-зації  діловодства в тому або іншому виді представлені в будь-якій системі автоматизації документообігу. У функції систем автоматизації діловодства не входить зберігання і переміщення документів в організації. В їх функції входить фіксація документів у спеціальній БД, що виражається в заповненні спеціальної картки документа. Вміст картки документа може варіюватися в залежності від сформованої в організації ситуації. Структура документів, зафіксованих у базах даних, спирається на так звану номенклатуру справ, наявну, як правило, у кожній організації, а технологія обліку й обробки документів спирається на сформульоване в даній організації «Положення про діловодство». Документи зберігаються в паперовому вигляді, у спеціальному архіві, але в базах даних відображається їх поточне місце розташування і статус, включаючи атрибути контролю виконання. Зазвичай в системах діловодства розрізняють вхідні і вихідні документи, нормативно-розпорядчі документи, документи колегіальних органів управління, інформаційно-довідкові та інші види документів. Документи, що знаходяться на контролі виконання, підрозділяються за виконавцями, статусом виконання, термінами виконання тощо. Кожен документ у системі являє собою запис у базу даних, що характеризується набором значень атрибутів картки. Крім обліку і пошуку документів у базах даних, система повинна забезпечувати

генерацію звітів, що дозволяють одержати відомості про виконання  документів та іншої зведеної інформації.

Для розробки додатків, що виконують  функції автоматизації діловодства, найбільш придатними є стандартні інструменти, які використовують для розробки автоматизованих робочих місць, -від настільних баз даних до систем на базі різноманітних SQL серверів. Проте в тому випадку, якщо автоматизація документообігу не закінчиться даним кроком, то можна подумати і про інші інструменти, що забезпечують більш послідовний розвиток системи. Так, наприклад, при переході до електронного сховища документів база даних системи діловодства повинна містити посилання на відповідні об'єкти електронного архіву, при використанні електронних засобів маршрутизації документів система повинна забезпечувати можливість розсилання документів на робочі місця користувачів, визначення поточного місця розташування документа тощо.

3) Архіви документів - це те місце, де власне зберігається електронний документ. При цьому може зберігатися або вигляд до-кумента, або його зміст, або і те й інше. Крім власне зберігання до-кументів, архів повинен забезпечувати навігацію по ієрархії доку-ментів і їх пошук.

На відміну від пошуку за атрибутами документів, що був і  в системах попереднього класу, архіви документів повинні забезпечувати повнотекстовий пошук за вмістом текстових фрагментів у документі. В принципі, пошуковий механізм повинен мати деякий інтелект, тобто забезпечувати пошук близьких граматичних конструкцій, а також пошук близьких за змістом слів.

На відміну від систем попереднього класу, в архівах зберігаються самі документи, і тому система повинна забезпечувати розмежування прав доступу до документів. Користувач може ідентифікуватися або за допомогою мережевого імені, або за допомогою спеціального імені і пароля, визначеного в системі керування архівом. Крім поділу прав доступу на рівні користувачів, система повинна забезпечувати виділення груп користувачів або ролей. Такою функцією архіву документів є забезпечення можливості групової роботи з документами, що знаходяться в стадії створення. При цьому використовується функція блокувань документів або Check-In/Check-Out контроль. Вона полягає в тому,  що  коли  один  із  користувачів  системи

починає редагувати документ, останній блокується для доступу  інших користувачів доти, поки з  ним не закінчиться робота.

Ще однією функцією архіву є підтримка контролю версій. Версії документів можуть фіксуватися або автоматично, або з ініціативи користувача. У разі потреби користувач може повернутися до однієї з попередніх версій документа.

До сервісних функцій  архіву документів відносяться можливість створення резервних копій документів без припинення роботи системи, інтеграція із системами забезпечення оптимальної вартості збереження даних та ін.

4)         Системи створення документів і системи обробки

документів. Однією із самостійних  функцій систем документообігу є

введення документів в архів. Під цим розуміється перехід від

паперових документів до електронних. У найпростішому випадку ця

процедура зводиться до простого сканування. Проте, як правило,

простого зберігання образу документа недостатньо. Електронний

образ документа повинен  мати ідентифікаційні атрибути, що

дозволять ідентифікувати його у системі діловодства і в  архіві

документів. Ці операції проводяться вручну.

Більш складною функцією є  автоматичне розпізнавання вмісту документа і формування документа, що містить його текст. Для цього призначені програми, що відносяться до класу програмного звбезпечення розпізнавання тексту. Ще більш складною функцією є розпізнавання вмісту форм. При цьому програма визначає наявність записів, у тому числі й рукописних, у визначених полях бланка документа, розпізнає його вміст і автоматично заповнює значення атрибутів даного документа в системі. За необхідності значення полів бланка може вибиратися з довідника, передбаченого в системі.

5)         Системи керування вартістю зберігання документів.

Сьогодні застосовується два підходи до організації зберігання

електронних документів. Перший полягає в тому, що тіло

документа зберігається у  файловій системі, другий передбачає

зберігання документів у реляційній або спеціалізованій базі данних.

При зберіганні документів в архіві обсяги зберігання можуть швидко зростати і досягати значних розмір. При цьому інтенсивність звертань до документів, що знаходяться в архіві, не рівномірна. До документів, що знаходяться в роботі, звертаються достатньо часто, у той час як доступ до документів, робота з якими вже завершена, здійснюється дуже рідко. Відповідно, система може забезпечувати

різну оперативність доступу  до різних документів. Оскільки вартість зберігання документів в архіві, як правило, обернено пропорційна швидкості доступу, то можна скористатися вказаною закономірністю для оптимізації вартості утримання архіву. Системи керування вартістю зберігання саме і вирішують дану задачу. Забезпечуючи можливість роботи з різноманітною периферією, система забезпечує автоматичне перенесення даних на більш «дешеві» носії у випадку, якщо доступ до них здійснюється недостатньо часто.

6) Системи маршрутизації  і контролю виконання. Однією  з основних складових систем  документообігу є системи маршрути-зації  і контролю виконання. При побудові  систем маршрутизації можуть  застосовуватися два основних  підходи.

Перший - документо-орієнтований. Документ є основним об'єктом системи, і маршрутизується саме він, а  всі інші параметри маршрутизації асоційовані саме з документом.

Другий - робото-орієнтований, і його основним об'єктом є робота. До роботи може бути прикріплений найрізноманітніший список об'єктів, у тому числі й документи. Природно, робота може існувати і без документів. Другий підхід є більш загальним.

Будь-який процес маршрутизації  документів - це рух одного документа, а не множини його копій, як це відбувається в системах електронної пошти.

Розглянемо тепер типи систем маршрутизації.

Вільна маршрутизація. Виділяються два основні типи маршрутів документів:

1.         Послідовна маршрутизація - документ послідовно проходить виконавців один за одним;

2.         Паралельна маршрутизація - документ одночасно надходить усім виконавцям, а завершення маршруту відбувається, коли один або всі користувачі закінчать роботу з документом.

Системи електронної пошти. Мінімальною достатньою системою, яка  забезпечує маршрутизацію документів, є система електронної пошти, що здійснює паралельне розповсюдження документів (маршрутизація відрізняється від розповсюдження або розсилання тим, що маршрутизований документ повертається в початок маршруту, наприклад, до ініціатора, а документ, що розсилається, посилається до виконавця без контролю факту повернення).    За    допомогою    додаткових    елементів    система

електронної пошти може забезпечувати  послідовну маршрутизацію документів.

Вільна маршрутизація документів із контролем виконання. Контроль виконання включає:

■          контроль доставки завдання - ініціатору видається інформація про те, що його завдання досягло місця призначення (виконавця);

■          контроль читання завдання - ініціатору видається інформація про те, що з його завданням ознайомилися співробітники, для котрих це завдання було призначено;

■          контроль виконання - ініціатору видається інформація про те, що завдання виконане;

■          моніторинг завдання - ініціатор завжди може подивитися, хто і що зараз робить із його завданням;

■          повідомлення про порушення термінів виконання - система документообігу може сповістити ініціатора про те, що послане ним завдання прострочене конкретним співробітником;

■          історія виконання завдань;

■          контроль якості виконання - означає, що якщо користувач говорить про те, що завдання виконано, це ще не означає, що воно дійсно виконано, ініціатор повинен перевірити якість виконання, підтвердити або не підтвердити виконання.

Інформація може видаватися у вигляді зміни статусу завдання у вікнах вхідних і вихідних завдань  або у вигляді нового завдання, сформованого системою ініціатору, або  за допомогою повідомлення по електронній  пошті.

Маршрутизація документів no заздалегідь визначенш маршрутах  із контролем виконання (жорстка  маршрутизація). Маршрути можуть бути більш складними, ніж прості послідовні або паралельні:

1)         комбіновані з послідовних і паралельних елементів;

2)         умовні, із переходами в залежності від стану тих або інших змінних маршрутів.

7) Системи комплексної  автоматизації виробничих процесів (бізнес-процесів). Розвитком систем маршрутизації документів є WorkFlow системи, або системи комплексної автоматизації організаціійно-виконавчих, виробничих процесів (бізнес-процесів). На   відміну   від   систем   маршрутизації   документів,    об'єктом

маршрутизації в них є  сукупність даних, використовуваних у  визначеному процесі. Більшість  спеціалістів в області сучасних інформаційних технологій розглядають технологію WorkFlow як найбільш перспективну технологію керування діловими процесами. Буквальний переклад терміна workflow - потік робіт, є, безумовно, коректним граматично, але майже ніяк не розкриває його змісту.

Більш інформативним є  визначення продуктів класу WorkFlow як програмних систем, що забезпечують повну  або часткову координа-цію виконання  виробничих операцій (завдань, робіт, функцій), що складають, наприклад, структуровані  бізнес-процеси підприємства.

При цьому кожна система  забезпечує вирішення трьох таких  задач:

^розробка опису процесу;

^керування виконанням  процесу;

^інтеграція використовуваних  у процесі додатків. Використання  технології  WorkFlow  для   вирішення   задачі керування  процедурами  документообігу  дозволяє  досягти  ряду принципових переваг, найважливішими з яких є такі:

1) впровадження системи  класу WorkFlow базується не на  маршрутизації проходження документів  і не на автоматизації групи  операцій або виду дій, а  на описі процесу, заради ефективного  виконання якого здійснюється  маршрутизація документів і/або  автоматизація операцій. У такий  спосіб упровадження системи  спрямоване на досягнення стратегічних  цілей проекту;

2) технологія WorkFlow не накладає  якихось спеціальних обмежень  на рівень деталізації процесу і/або ступінь автоматизації виконуваних операцій. В якості елементарної операції припустимо використовувати як рутинну, формальну дію (наприклад, зареєструвати облікові дані клієнта), так і творчу, нетривіальну задачу (наприклад, розробити технологію підйому Титаніка). Таким чином досягається адаптація системи до реальних виробничих процесів (бізнес-процесів) організації, незалежно від їхнього рівня складності;

3) технологія WorkFlow дозволяє  об'єднати в рамках єдиного  інформаційного простору організації  структуровані і неструктуро-вані  дані, а також різноманітні програмні  засоби обробки інформа-ції. Отже, досягається незалежність правил  діяльності і відповідних правил  проходження документів від індивідуальних особливостей

організації роботи конкретного співробітника, структури БД, фор-матів представлення інформації.

За оцінками ринку систем класу WorkFlow, проведеними компаніями IDC/Avante і Qvum, лідером серед систем класу WorkFlow є Staffware (Великобританія). Staffware підтримує всі популярні системи: UNIX, Microsoft Windows NT i OS/2 y якості серверних платформ, a клієнтські місця можуть працювати в середовищах Windows 3.1, Windows 95, Windows NT, OS/2, Macintosh або асинхронних терміналах. Система Staffware цілком масштабована, що дозволяє використовувати систему в організаці-ях будь-яких розмірів.

Варто звернути увагу на ще один нюанс. Існуючі системи автоматизації  ділових процесів (САДП), як правило, підтримують одну з двох метафор (видів) маршрутизації: 1) жорстку, 2) вільну. Перша з них визначається картою ділового процесу, що конструюється заздалегідь. Таким чином, застосування жорсткої маршрутизації припустимо там, де технологія роботи з документами або просто виконання завдань добре формалізується. Більшість закордонних систем керування належить саме до цього класу програм, що в принципі цілком зрозуміло - за кордоном люблять порядок у всьому, в тому числі й у ділових процесах. У той же час однією з характерних особливостей вітчизняного ведення господарства є наявність випадкового або суб'єктивного чинника, що вносить деяку непевність у структуру ділових процесів. У зв'язку з цим для вітчизняних організацій доцільно використовувати другий вид маршрутизації - вільну коли послідовність етапів ділових процесів визначається (і довизначається) на стадії виконання завдань.

Таким чином, ми приходимо  до висновку, що САДП повинна враховувати  і національні особливості управління, і тому, у нашому випадку, підтримувати обидві парадигми - і жорстку, і вільну маршрутизацію. Подібний симбіоз двох різних підходів дозволяє уникнути непорозумінь і отримати те поєднання жорсткої і вільної маршрутизації, що найбільш оптимально відповідає специфіці підприємства.

8) Системи підтримки прийняття рішень. Немаловажним моментом у функціонуванні інформаційних систем є необхідність забезпечити, крім засобів генерації даних, також і засоби їхнього аналізу. Наявні в усіх сучасних СКД і СКБД засоби побудови запитів і

різноманітні механізми пошуку хоча і полегшують витяг потрібної інформації, але все ж не спроможні дати достатньо інтелектуальну її оцінку, тобто зробити узагальнення, групування, видалення надлишкових даних і підвищити достовірність за рахунок виправлення помилок і опрацювання декількох незалежних джерел інформації (як правило, не тільки корпоративних баз даних, але і зовнішніх, розташованих, наприклад, в Internet). Проблема ця стає надзвичайно важливою у зв'язку з лавиноподібним зростанням обсягу інформації і збільшенням вимог до інфосистем щодо продуктивності - сьогодні успіх в управлінні організацією багато в чому визначається оперативністю прийняття рішень, дані для яких і надає КСЕД. У цьому випадку на допомогу старим методам приходить оперативна обробка даних (On-Line Analitical Processing, OLAP). Сила OLAP полягає в тому, що на відміну від класичних методів попгуку, запити тут формуються на основі гнучких нерегламентованих підходів.

Сьогодні доступний цілий  ряд різноманітних систем OLAP, ROLAP (реляційні OLAP), MOLAP (багатомірні OLAP) - Oracle Express, MetaCube (Informix) та ін.