Вдосконалення обліку розрахунків з постачальниками, покупцями, підрядниками з використанням АРМ бухгалтера

                                                      Вступ

Головною метою функціонування бухгалтерської інформаційної системи  на підприємстві є забезпечення керівництво  підприємства фінансовою інформацією  для прийняття обґрунтованих  рішень при виборі альтернативних варіантів  використання обмежених ресурсів.

Бухгалтерські інформаційні системи  представляють бухгалтерську інформацію, що відображає повну картину господарської  діяльності підприємства. На сучасному  етапі в умовах переходу на міжнародні стандарти ведення бухгалтерського  обліку змінилась орієнтація бухгалтерської інформації. Якщо зовсім недавно її основним користувачем були органи державного управління, то зараз бухгалтерська  інформація є основою для прийняття  управлінських рішень як всередині  підприємства, так і зовнішніми щодо нього користувачами облікової  інформації. Передусім вона надає  кількісні дані, необхідні для  виконання таких функцій управління виробництвом і комерційної діяльності підприємства, як планування, контроль і аналіз.

Застосування комп'ютерної техніки  вносить певні зміни до організації  бухгалтерського обліку, причому  обчислювальна техніка з допоміжного  засобу перетворюється на визначний  фактор організації обліку, змінюючи не тільки форму обліку, але й  зміст. Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обробки інформації, за яких забезпечується різна швидкість  надання звітної інформації. Вона забезпечується, як правило, раціональною організацією облікових даних, одноразовим їх отриманням та передачею по всіх напрямках.

Застосування ПЕОМ дає можливість одному працівникові оперувати нормативною, технологічною, обліковою, правовою інформацією, що підносить інтегрованість бухгалтерського  обліку в системі управління на вищій  рівень, породжуючи нову якість бухгалтерського  обліку і нові чинники його побудови.

У сучасних умовах господарювання децентралізована форма обробки облікової інформації на базі використання ПЕОМ, встановлених безпосередньо на підприємствах  найбільш ефективна. Застосування автоматизованих  робочих місць бухгалтера, що використовують найбільш прогресивну технологію обробки  даних у діалого-автоматизованому режимі від реєстрації господарських  операцій До отримання необхідної результативної інформації дозволяє суттєво покращити  якість та оперативну обробку облікових  даних, зменшити витрати ручної праці.

Облік розрахунків з постачальниками, підрядчиками та покупцями відноситься  до самих трудомістких ділянок облікової  роботи. На цій ділянці більш, ніж на інших складається зведених документів, виконується таксувальних і рахункових робіт.

Застосування ПЕОМ для опрацювання  даних усіх стадій первинного обліку є основою всякої результативної й ефективної автоматизації в  даній області. Таким чином, вибрана  тема є актуальною.

Метою даної роботи є вивчення питань організації обліку розрахунків  з постачальниками, підрядчиками та покупцями в умовах використання сучасних інформаційних технологій для автоматизації їх обліку та одержання  вихідної інформації.

При написанні даної курсової роботи перед нами стоять такі завдання:

• вивчення і надання критичної оцінки стану обліку розрахунків з постачальниками, підрядчиками та покупцями;
• розгляд і обґрунтування природно - економічних та організаційних умов досліджуваного господарства:/
• проведення аналізу ефективності виробництва в господарстві;
• експериментальні розрахунки з автоматизації обліку розрахунків з постачальниками, підрядчиками та покупцями;
• надання рекомендацій щодо удосконалення організації та автоматизації обліку розрахунків з постачальниками, підрядчиками та покупцями.

Предмет дослідження: теоретичні і  практичні питання автоматизації  обліку.

Об'єктом дослідження виступають питання автоматизації обліку розрахунків  з постачальниками, підрядчиками та покупцями в ТОВ «Делени» Тарутинського  району Одеської області, період дослідження  з 2009 року по 2011 рік.

Джерелами інформації є річні фінансові  звіти, первинні документи, виробничо-фінансовий план.

1 Сучасний стан питань автоматизації  обліку, аналізу та аудиту

Вдосконалення обліку в цілому на підприємстві та витрат на виробництво  окремих видів продукції зокрема  є впровадження автоматизованої  системи обліку. При запровадженні  комп'ютерної системи обліку на підприємстві слід керуватися наступними принципами: принцип відповідності користі  та витрат; принцип контролю та безпеки  даних; принцип сумісності; принцип  гнучкості

Перший принцип полягає у  тому, що переваги, що очікуються від  використання комп'ютерної системи  обліку повинні бути більшими від  витрат, що пов'язані з її запровадженням (вивчення, проектування, реалізацію, наступне супроводження).

Принцип контролю та безпеки даних  полягає у тому, що проектна система  повинна виконувати функції внутрішнього контролю для забезпечення безпеки  інформації в системі. Тому добре  спроектована комп'ютерна система обліку повинна підтримувати такі функції, як розподіл доступу до різних частин інформації; шифрування даних; наявність  сліду контролю та системного журналу; відстеження створення резервних  копій важливої інформації.

Принцип сумісності полягає у тому, що система повинна проектуватися  з врахуванням людського фактору  і організаційних особливостей, що відносяться до конкретного підприємства.

Шуремов Є. [52] затверджує, що створення  автоматизованої інформаційної  системи можливо декількома способами: упровадити готове типове рішення, використовувати  типове рішення з тими чи іншими чи доробками створити систему «з нуля», цілком «приладивши» її під специфіку  підприємства. Кожний з перерахованих  варіантів має свої переваги і  недоліки. Використовуючи типове рішення, автоматизовану систему можна запустити  в експлуатацію в самі^стислі строки. Вона забезпечить рішення стандартних  задач оперативного і бухгалтерського  обліку, загальних для усіх виробничих підприємств. Вартість впровадження в  цьому випадку буде мінімальної, особливо в тому випадку, якщо функції  по розгортанню системи і навчанню користувачів візьме на себе власна Іт-служба підприємства. Однак цілком імовірно, що типове рішення не зможе подужати всі специфічні для даного підприємства задачі. Отже, автоматизація не буде повної і багато чого прийдеться вирішувати «по старинці» чи підбудовувати  свої бізнес-процеси під ті вимоги, що пред'являє типове рішення. У силу цієї обставини багато підприємств  вибирають варіанти впровадження, так  чи інакше зв'язані з модифікацією системи з обліком своєї конкретної специфіки. Такі модифікації можуть носити як «косметичний» (зміна форм і правил обробки окремих комп'ютерних документів і звітів), так і «глобальний» характер. В останньому випадку логіка поводження системи істотно перебудовується в порівнянні з її типовим варіантом. Це самий тривалий і найдорожчий варіант упровадження. Але зате тут «костюмчик» цілком «підганяється по фігурі» і клієнт одержує рішення, що найбільше повно задовольняє його запитий/Однак це і самий ризикований спосіб, оскільки при змінах у законодавстві постачальник у першу чергу буде підбудовувати своє типове рішення під них, і треба або бути цілком упевненим у його надійності, або навчитися вносити необхідні зміни самим. [52] 

Потресов С. вважає, що у сучасних умовах тільки ефективно функціонуюча система електронного документообігу дозволяє грамотно й оперативно реагувати  на швидко мінливу ринкову кон'юнктуру. [40]

У бухгалтерській практиці часто зустрічаються  ситуації, коли необхідно одержати електронний варіант документа, надрукованого на папері. У цьому  випадку можна набрати потрібний  текст на комп'ютері, що досить трудоємко, або скористатися сканером - пристроєм, спеціально призначеним для перекладу паперових документів в електронний вид. Для організації розпізнавання тексту крім безпосередньо сканера потрібно спеціальна програма, задача якої - «розпізнати» відсканований текст і перевести його з графічної форми в що редагується, доступну для наступного зміни, каже Міхєєва О. [35]

Інструмент роботи бухгалтера - облікова система. Споконвічне головною задачею  автоматизації і була задача організації  обліку. Ця область досить ретельно досліджена і непогано затребувана, тому облікові системи задовольняють  інформаційні потреби бухгалтера в  набагато більшому ступені, чим, скажемо, потреби менеджерів по закупівлях чи продажам. Але вимоги користувачів до інформації міняються і зростають, у тому числі і вимоги користувача-бухгалтера. Разом з розширенням функціональних обов'язків ростуть і міняються  інформаційні потреби.

Активне впровадження комп'ютеризації й інформаційних технологій у  податкову сферу дає державі  реальну можливість підвищити оперативність  і ефективність контролю за повнотою охоплення і правильністю податків, що збираються в бюджет у виді, фінансових засобів. Впровадження

електронної звітності по ПДВ, що включає  в себе дані не тільки про щоквартальні і щомісячні обороти суб'єктів  господарської діяльності, але і  про всі їхні операції, дозволить  державі ефективно виявляти тих, хто ховає свої реальні обороти. Крім того, можна буде істотно підвищити ефективність контролю, маючи відповідні бази даних усіх необхідних показників по кожній угоді конкретного обличчя.

При цьому, каже Висоцький М. [18], варто враховувати, що згодом використання паперових носіїв інформації зійде на ні, тому що документальна перевірка в повному обсязі навіть поточних періодів при зростаючих потоках інформації може зайняти не один десяток років.

Значно більший ефект від  використання ЕОМ в бухгалтерському  обліку можна досягти шляхом удосконалення  методології і методики організації  самого обліку, підвищення його контрольних  функцій, а також за рахунок більш  повного задоволення потреб в  Україні необхідною інформацією. Зараз  потреби організації бухгалтерського  обліку в основному здійснюють шляхом раціоналізації існуючої технології обробки  інформації та зниження її трудомісткості. Проте можливості такої автоматизації значно менші. Це пов'язується з тим, що існуюча обробка інформації формувалась для ведення обліку в ручну. Так при системах ручного ведення обліку розподіл обов'язків між окремими виконавцями, виконувалось за предметною ознакою, то в умовах комп'ютеризації на розподіл робіт значною мірою впливає трудомісткість робіт по введенню даних в комп'ютерні

Обробка даних на ПК по суті є діалоговою, у вигляді обміну повідомлень  між користувачем ПК та машиною. Бухгалтер  стає безпосереднім учасником інформаційного процесу, а ПК є засобом його праці. [13]

Крім ведення безпосередньо  обліку сучасним бухгалтерам усе  частіше приходиться звертатися і до фінансового аналізу. Кінцевий перелік виконуваних функцій  варіюється від простих облікових  операцій до складання бізнес-планів, каже Чемеркіна Н. [49]

Фінанси - один з найважливіших  видів ресурсів, необхідних для успішної роботи будь-якої компанії. Від того, наскільки ефективно побудоване керування фінансовими ресурсами, багато в чому залежить конкурентноздатність і ринкова ефективність будь-яких комерційних проектів і підприємств, їхня успішна діяльність в умовах ринкової економіки і конкурентного  середовища неможлива без застосування сучасних інструментів керування фінансово-господарською  діяльністю. [49]

Грамотно оброблена і систематизована  інформація деякою мірою гарантією  ефективного керування виробництвом. Відсутність же достовірних даних (у першу чергу зведень бухгалтерського  обліку), навпроти, може привести до нервового  управлінського рішення і, як наслідок, до серйозних збитків.

Подивимося, скільки коштує сьогодні помилка бухгалтера. Порушення правил обліку доходів і витрат волоче штраф  від 5 до 15 тис. карбованців, а несплата чи неповна сплата податкових сум  приводить до штрафу в розмірі 20 і більш відсотків від суми, що не сплачується. З іншої сторони  бухгалтерська програма для автономного  комп'ютера може бути куплена за 2-4 тис. гривень, а система з двох-трьох  комп'ютерів і невеликої локальної/системи  обійдеться фірмі в 10-12 тис.грн. Таким  чином, вартість початкової автоматизації  на базі вітчизняної програми, що гарантує бухгалтеру рятування, принаймні, від  елементарних помилок, сьогодні для  малих підприємств, порівнянна із сумою  утрат від штрафних санкцій за подібні помилки, а для великих  підприємств і корпорацій навіть істотно менше їх. [14]

Іванова Г. [27] говорить, що застосування інформаційних технологій у керуванні  підприємством - загальновідомий факт. Хоча самі по собі ні самі ці технології, ні корпоративні інформаційні системи, ні комплексні системи керування  не вирішують ні однієї управлінської  задачі. Вони є інструментом, що допомагає  реєструвати, зберігати, обробляти  і представляти інформацію в тім  чи іншому потрібному для ухвалення  рішення виді.

При виборі інформаційної системи  для комплексної автоматизації  замовнику необхідно не тільки орієнтуватися  в термінах, переліку заявлених функцій  і їхнього взаємозв'язку, але і  вміти самим ретельним образом  їх перевіряти. Він також повинний добре представляти, як буде відбиватися  відсутність якої-небудь з них  на загальній технології роботи і  керування. [27]

Сьогодні від бухгалтера очікують не тільки акуратного ведення обліку, правильного розрахунку заробітної плати і податків, точного відображення проводок по документах, своєчасного  представлення звітності в податкову  інспекцію і в позабюджетні фонди, але і кваліфікованих рад в  області керування підприємством  при пошуку шляхів скорочення витрат, для більш раціонального використання наявних коштів, для збільшення обороту  і прибутку. Однак давати їх, будучи щодня завантаженим нелегкою, рутинною роботою (особливо, коли мова йде про  досить велике підприємство), украй  складно. Багато часу і сил іде  на обробку чималої кількості  документів, контроль оформлення тієї чи іншої господарської чи операційної  угоди, на виконання стомлюючих арифметичних розрахунків, перевірку даних на суміжних ділянках обліку, не говорячи вже про пошук різних неточностей  і нестиковок. Крім того, бухгалтеру потрібно регулярно відслідковувати  численні зміни інструкцій і законів, що регламентують ведення бухгалтерського  обліку й оподаткування, і при  необхідності оперативно вносити потрібні корективи. Особливо непросто це робити, якщо той чи інший законодавчий акт набирає сили "заднім числом". Неодмінною складовою роботи бухгалтера також є підготовка численних довідок і звітів, як для внутрішнього використання, так і для представлення в різні інстанції. Ясно, що справитися з названим вище обсягом задач, причому в строго визначені податковими органами терміни (не допустивши при цьому ні єдиної помилки!), без використання комп'ютерних технологій, проблематично. Саме тому, усе більше число бухгалтерів або уже використовують або прагнуть придбати спеціалізовані комп'ютерні системи. [15]

Пищиков С. [38] каже, що умовно програмні  комплекси можна розділити на двох груп: з у будованою мовою  програмування і з розгалуженою системою настроювань. У першому  випадку доробка під кінцевого  чи користувача задачу здійснюється за допомогою перепрограмування (допрограмування) комплексу; І у другому - вибором різних опцій і уведенням фіксованих значень у схемі настроювання.

Насправді цей штучний поділ, тому що більшість систем керування підприємством  має убудована мова програмування, за допомогою якого малюються  форми введення, створюються звіти, розробляються ті ж самі схеми  настроювання і т.д. А системи, що називають програмувальними, усе  рівно мають кінцеві користувальницькі  конфігурації, що у свою чергу можна  змінювати за допомогою настроювань  і т.д.

Основні типові конфігурації тиражних програм, наприклад програм системи  «1С», підходять для багатьох підприємств, а для інших ці програми можуть бути відносно швидко дороблені (створенням спеціальних конфігурацій), тому і  коштують відносно недорого. Кінцевої ж розробки для конкретної сфери, скажемо, тієї ж "1С:Бухгалтерія", мають масу настроювань, «заточені» під конкретний бізнес і ціну мають  відповідну.

Основні тенденції сучасних ІТ-технологій - це перетворення окремих бухгалтерських програм у фінансові модулі комплексних  рішень для автоматизації бізнесу  в цілому. При цьому для підприємств  малого і середнього бізнесу як і  раніше актуальне впровадження більш  і менш повновагих бухгалтерських систем. В обох випадках успіх проекту  багато в чому залежить від того, наскільки точно компанія оцінює ситуацію, розуміє свої потреби і  можливості, а також специфіку  процесу впровадження бухгалтерської чи ERP-системи.[38]

В даний час ведення первинного, виробничого (управлінського) і фінансового  обліку на великих і середніх підприємствах  малоефективне без комп'ютерної  обробки даних.

У відповідність з методологією збору, обробки і передачі облікової  інформації доцільно виділити шістьох  рівнів, де виникає й обробляється інформація, а потім на підставі цих рівнів організувати автоматизовані робочі місця економістів, фінансистів, аналітиків, бухгалтерів.

В даний час багато підприємств  впроваджують автоматизовані системи  бухгалтерського обліку (АСБО). Загальна комп'ютеризація, у тому числі й  у обліковій роботі, є велінням часу. Впровадження АСБО дозволяє істотно  підвищити оперативність і вірогідність обробки облікової інформації. [16Д].

У випадку із системами керування  підприємствами з відносно великою  кількістю робочих місць у  мережі однієї з важливих задач є  розмежування прав доступу (РПД). Воно необхідно не тільки для того, щоб  організувати систему санкціонованого  одержання інформації користувачами, але і для належного функціонування бізнесів-процедур, каже Народицький А []

На погляд Пищикова С.(6) термін «бухгалтерська програма» вимагає деякого пояснення. Зараз бухгалтерських програм у  чистому виді практично не залишилося. Класичний російський бухгалтерський комплекс складається з наступних  компонентів: плану рахунків, журналу  проводок (операцій), журналів-ордерів, головної книги, звітів по аналітичних  рахунках, балансу, форм фінансової звітності, каси, банку. Сучасні бухгалтерські  системи, як правило, до оснащаються  модулями: склад, реалізація, основні  засоби і т.д. При введенні первинних  документів у такі системи велика частина бухгалтерських проводок генерується  автоматично. У деяких продуктах  до цих можливостей додані управлінський  облік, елементи планування, інструментарій для роботи з клієнтами й ін. Такі рішення можна вже назвати  міні-ERP. Багато відомі в минулому бухгалтерські пакети ввійшли на правах фінансового модуля в реальні ERP-комплекси.

Упровадження бухгалтерської системи - проект набагато більш простий  і локальний. Його ціль - надати бухгалтерії  зручний, надійний і ефективний інструмент автоматизованого ведення бухгалтерського і податкового обліку.

Можна зупинитися на головних перевагах  АРМ застосування сучасних персональних ЕОМ у якості технічних засобів  АРМ бухгалтера, дозволяє одночасно з організацією децентралізованої бази даних обліку, що забезпечує взаємозалежний відбиток господарських операцій на рахунках аналітичного І синтетичного обліку. Най важливішою перевагою АРМ є можливість використання ПЕОМ на малих і середніх підприємствах. Це забезпечує доступ невеличких організацій до електронної техніки що цілком виключалося при централізованому опрацюванні. Організація АРМ бухгалтера веде до підвищення продуктивності його праці, посиленню контрольних і аналітичних функцій, підвищенню престижності і культури роботи» [22]

- Таким чином, комплексний підхід  до обліку, контролю, аналізу і  керуванню основними коштами  дозволяє оперативно одержувати  всі необхідні дані за визначений  період і істотно підвищує рівень керування фінансово-господарською діяльністю підприємства.

2 Організаційно-економічна характеристика  та ТОВ «Делени» та коротка  характеристика організації обліку, аналізу та аудиту розрахунків  з постачальниками, підрядчиками  та

покупцями

2.1 Аналіз основних показників виробничої та фінансової діяльності ТОВ «Делени»

ТОВ «Делени» розташоване в смт. Бородіно Тарутинського району Одеської області у 135 км від обласного  центру. Дорожня мережа добре розвинута. Поряд з територією господарства пролягає одна з автомобільних доріг  Київ - Одеса, що відіграють велику роль в економіці господарства. Мережа польових доріг забезпечують регулярне  повідомлення між відділеннями й  перевезення усіх вантажів.

Територія господарства знаходиться  у зоні північного степу. Річна сума опадів складає в середньому 370мм. За період з температурою повітря  вище +10°с випадає 240 мм , що складає 65% річної суми опадів. Взимку випадає близько 69 мм опадів, половина яких приходиться  на сніговий покрив, а друга у  вигляді дощу і туману. Сніговий покрив, який в середньму досягає 4-6 мм нестійкий, що дуже впливає на умови зимування сільськогосподарської рослинності та накопичення вологи в грунті.

Середньодобова температура повітря  вище +10°С затримується в господарстві 190 днів і в сумі складає 3440. Річний максимум температур +38°С , а середній мінімум -18°С. Взимку переважають вітри  північного і північно-східного напрямку, а влітку північного і південно-східного напрямку. Рельєф ФГ "Вікас" знаходиться  в південній частині Причорноморської низовини. Територія землекористування  господарства представлена плоско рівнинним  типом водно-ерозійного рельєфу. Рельєф спокійний, рівнинний лише в північній  частині землекористування рівнинність  території порушується глибоким яром і Хаджибеєвським лиманом.

Грунтоутворюючими породами в основному  є четвертичні вкладення, представлені лісом і лісовидними сумішками. Ґрунтовий покрив території землекористування  складається/з чорноземів. Зміст  гумусу в пахотному слою складає 3,2-4,9%.

Для того, щоб охарактеризувати розмір підприємства нам необхідно проаналізувати основні показники - площа земельних  угідь, кількість працівників, вартість основних та оборотних засобів та інші, що наведені в таблиці 2.1.

Таблиця 2.1 Динаміка показників розміру  господарства в ТОВ «Делени» Тарутинського  району Одеської області

Забезпечення працездатних працівників  основними засобами збільшує об'єм продукції, створений на протязі  року. Оптимальна сукупність земельних  ресурсів забезпечують ефективне виробництво.

Середньорічна вартість основних засобів  зросла в 1,6-рази за період 2009-2011 років. За цей же період середньорічна вартість оборотних засобів скоротилася  на 8%.

Важливими показниками, які характеризують забезпеченість господарства виробничими  ресурсами є капіталозабезпеченість і капіталоозброєність.

Капіталозабезпеченість - це середньорічна  вартість основних виробничих засобів  сільськогосподарського призначення  з розрахунку на 100 га сільськогосподарських  угідь. Капіталоозброєність - це середньорічна  вартість основних виробничих засобів  с.г. призначення з розрахунку на 1 працюючого в сільському господарстві.

Аналіз таблиці показує, що за досліджувальний  період ( 2009 - 2011 рр. ) по забезпеченню виробничими  ресурсами у господарстві відбулися  значні зміни. Так, капіталозабезпеченість зросла в 1,55 рази, а капіталоозброєність в 1,6 рази, що звичайно є позитивною тенденцією.

Також слід відмітити, що забезпеченість земельними ресурсів збільшувалась, а  не зменшувалась. Так забезпеченість сільськогосподарськими угіддями у 2011 становить 1949, тобто на 44 га зросла порівняно  з 2009 роком.

За досліджуваний період зменшилася чисельність працівників на 4 чоловіка.

Розглянемо склад та структуру  виручки від реалізації в досліджуваному господарстві за період 2009-2011 років  для того щоб зясувати спеціалізацію  господарства. 

Таблиця 2.2 - Чистий дохід від реалізації сільськогосподарської продукції та її переробки та його структура в ТОВ «Делени» Тарутинського району району Одеської області