Внедрение электронного документооборота на современном администрации

Оглавление

Введение……………………………………………………………………….…3

Глава 1. Понятие электронного документооборота…………………………...5

1. Базовые понятия и терминология и основные задачи, решаемые системами документооборота……………………………………………5
2. Обзор основных систем документооборота………………………….…8

Глава 2. Перспективы развития электронного документооборота……..…...16

2.1.    Оценка эффективности внедрения электронного документооборота..16

2.2. Повышение эффективности развития системы электронного документооборота….……………………………………………….…………..19

Заключение……………………………………………………………………...24

Список использованной литературы………………………………………..…27

Введение

В современных организациях происходит широкий обмен информацией: с деловыми партнерами, органами государственной  власти, со своими территориальными подразделениями. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе. В последние годы происходит значительное увеличение объема информации, проходящей по электронным каналам, в том  числе и электронных документов.

Под управлением электронным  документооборотом в общем случае принято принимать организацию  движения документов между подразделениями  предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с  уведомлением конкретных пользователей  и контролем за их исполнением.

Главное назначение системы  электронного документооборота - это  организация хранения документов, а  также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и  по содержимому). В системе электронного документооборота должны автоматически  отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная  система электронного документооборота должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации

Тема данной курсовой работы является актуальной, прежде всего  тем, что даже традиционный (бумажный) документооборот немыслим без автоматизации  и использования электронных  документов. Главной задачей сегодня  является переход от дискретной формы  электронного документооборота к целостной, комплексной, непрерывной информационной технологии.

Когда мы говорим об электронном  документе, всегда необходимо помнить, что этот документ все стадии своего жизненного цикла проходит именно в  электронно-цифровом виде. Иначе говоря, такие документы мы создаем, передаем во времени и пространстве, храним или уничтожаем только в электронно-цифровом виде.

Процессы информатизации активно идут на всех уровнях управления, многие мероприятия, направленные на развитие информационных технологий, реализуются или планируются к реализации в рамках федеральных, региональных и ведомственных программ.

Целью данной курсовой работы является изучение внедрения электронного документооборота на современном администрации.

Для достижения поставленной цели, следует решить следующие задачи:

1. изучить базовые понятия и основные задачи, решаемые системами документооборота;

2. обзор основных систем документооборота;

3. проанализировать оценку эффективности электронного документооборота;

4. рассмотреть повышение эффективности развития системы электронного документооборота.

Курсовая работа состоит  из введения, двух глав, заключения и  списка использованной литературы.

Глава 1. Понятие электронного документооборота

1.1. Базовые понятия и основные задачи, решаемые системами документооборота

Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют  отслеживать выполнение того, для  чего документ готовился. В организации, где внедрена система документооборота, не бывает просто решений, поручений  или приказов. Бывают документы, содержащие решения, поручения и т. д. Документ является базовым инструментом управления: все управление в организации  осуществляется через документы.

Любой документ в системе  документооборота снабжается «карточкой»  наподобие библиотечной. Обычно конкретный набор полей в карточке привязан к типу документа. Хранилище системы  электронного документооборота можно  представить себе в виде базы данных, хранящей содержимое полей карточек и некоторого хранилища для самих  документов.

Делопроизводство - это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального  набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые  правила делопроизводства.

Но есть системы, которые  изначально ставили своей целью  поддержку именно этих правил и в  этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборот [2].

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Ниже приведен список наиболее часто  встречающихся задач:

- Обеспечение более эффективного  управления за счет автоматического  контроля выполнения, прозрачности  деятельности всей организации  на всех уровнях.

- Поддержка системы контроля  качества, соответствующей международным  нормам.

- Поддержка эффективного  накопления, управления и доступа  к информации и знаниям. Обеспечение  кадровой гибкости за счет  большей формализации деятельности  каждого сотрудника и возможности  хранения всей предыстории его  деятельности.

- Протоколирование деятельности  предприятия в целом (внутренние  служебные расследования, анализ  деятельности подразделений, выявление  «горячих точек» в деятельности).

- Оптимизация бизнес-процессов  и автоматизация механизма их  выполнения и контроля.

- Исключение бумажных  документов из внутреннего оборота  предприятия. Экономия ресурсов  за счет сокращения издержек  на управление потоками документов  в организации.

- Исключение необходимости  или существенное упрощение и  удешевление хранения бумажных  документов за счет наличия  оперативного электронного архива.

Потоки документов несут  жизнь любому делу, от их правильного  обращения зависит, насколько организм бизнеса будет выносливым, продуктивным, удачливым и привлекательным. Поэтому  правильной организации документооборота всегда уделялось немало внимания и  средств.

С появлением компьютерных технологий в методах документооборота произошел прорыв, стало возможным  работать с документами намного  эффективнее, проще и быстрее, чем раньше. Речь идет не только о замене готовых типографских форм электронными шаблонами, хранящимися на компьютере. Хотя одно это способно на порядки увеличить производительность офисного труда. Прежде всего, электронный документооборот выгоден с точки зрения перемещения документов. Ведь документ в компьютерной форме - это всего лишь набор кодов, которые легко пересылаются по компьютерным сетям и электронной почте, легко тиражируются, редактируются и дополняются. Ведь гораздо проще разослать электронное письмо, чем отправлять с курьером или неторопливой традиционной почтой бумажное послание.

Электронные документы легко  объединяются, формируют базы данных и базы знаний. Электронные библиотеки практически уже заменили неудобные, неполные, ограниченные библиотеки бумажных документов. Электронные каталоги открывают  доступ к нужной информации в сотни  раз быстрее, чем это возможно при работе с бумажными или  карточными каталогами [1].

В самом общем случае безбумажный  документооборот легко поддерживается описанными программами пакета Microsoft Office. Текстовый редактор Word, электронные  таблицы Excel, пакет для презентаций PowerPoint помогают создавать электронные  документы. Почтовый клиент outlook их транспортирует. Существуют также готовые средства для создания и ведения баз  данных, и даже баз знаний.

Таким образом, уже при  наличии стандартного офисного набора программных средств возможна организация  электронного документооборота в пределах предприятия и даже между предприятиями [2].

1.2. Обзор основных систем документооборота

В обзоре сознательно опущены  те свойства систем, без которых  не обходится никакая, даже самая  простейшая система документооборота. Это, например, относится к интеграции с приложениями Microsoft Office, генерации  отчетов, стандартным средствам  поиска. Та или иная стандартная  функциональность упоминается в  обзоре только в том случае, если она является сильной или, наоборот, слабой, стороной какого-то конкретного  продукта.

Docs Open. Разработчиком этих  продуктов является компания Hummingbird. Это одна из самых популярных  в мире систем, относящихся к  классу «электронных архивов». В  России Docs Open представлена достаточно  давно и уже применяется во  многих организациях. Дистрибьютором  этого продукта в России является  недавно созданная компания HBS. Docs может эффективно применяться  и в крупных организациях с  большим числом сотрудников (тысячи  человек), и в небольших фирмах, где работает пять-шесть человек.  Система в первую очередь позиционируется  как предназначенная для организаций,  которые занимаются интенсивным  созданием документов и их  редактированием (головные офисы  компаний, консалтинговые компании, органы власти и т. д.). Docs - это  открытая платформа, к ней поставляются  средства разработки для создания  специализированных приложений  или интеграции с другими системами.  В ней имеются средства поддержки  совместной работы на уровне  рабочей группы. Однако для больших  организаций этих средств недостаточно. Продукт не ориентирован на  применение в области инженерно-конструкторского  документооборота [5].

Documentum - это система управления  документами, знаниями и бизнес-процессами  для крупных предприятий и  организаций. В России ее представляет  компания «Документум Сервисиз». Documentum - это платформа, в большей  степени, чем готовый продукт,  предназначенная для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами в распределенных проектных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов.

В продукте предусмотрено  все, что нужно крупной организации, - это интегрированная система, позволяющая  комплексно решать достаточно широкий  спектр задач. Она включает необходимую  функциональность для автоматизации  деловых процессов: маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление  и контроль исполнения. Documentum достаточно масштабируем, вся информация, которая  хранится в системе, управляется  выделенным серверным компонентом - хранилищем DocBase. Documentum содержит механизмы, позволяющие управлять хранением  информации: она поддерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождением информации и дает возможность осуществлять архивацию. Продукт включает в себя средства, позволяющие создавать  приложения в среде Documentum, в том  числе Web-приложения. Documentum отличается мощной поддержкой форматов и средствами автоматической генерации файлов форматов PDF и HTML из любых хранимых данных [2].

LanDocs. Система LanDocs в первую  очередь ориентирована на делопроизводство  и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких  компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы  сканирования и визуализации  изображений, подсистемы организации  удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера.  Продукт открыт для разработчиков  - имеется API для встраивания LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков.  Компонент сканирования и работы  с изображениями имеет достаточно  продвинутую функциональность: он  позволяет фильтровать изображения,  исправлять перекос, возникший  после сканирования, распознавать  текст в случае необходимости.  Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов.

Optima Workflow. Хотя система  и называется Optima Workflow, это больше  чем workflow-продукт. Кроме общего  механизма организации потока  работ, он позволяет хранить  на время проведения работ  все документы, относящиеся к  процессу. Полезной возможностью  является отслеживание критических  путей и представление комплекса  взаимосвязанных работ в виде  диаграмм Ганта. Система автоматизирует  процессы регистрации документов  по правилам делопроизводства, реализует  механизмы аннотирования и сбора  резолюций, доставки отчетов об  исполнении поручений. Тот факт, что Optima Workflov использует в качестве  основного хранилища и транспорта Microsoft Exchange, определяет все ее  возможности по надежности хранения, защите от сбоев, возможности  применения медленных линий связи,  синхронизации данных, ограничения  доступа к данным.

Как уже указывалось выше при классификации систем, workflow-система  удобна для формализации типовых  процедур работы с документами в  организациях, где такая работа является ежедневной практикой. Так как Optima Workflow в качестве сервера использует Exchange, его легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется по своему прямому предназначению - как почтовый сервер.

«Евфрат». «Евфрат» является простым электронным архивом  с базовыми возможностями контроля исполнения. Разработан компанией Cognitive Technologies. «Евфрат» построен в парадигме  «рабочего стола» с папками. Документы  раскладываются по папкам, которые  могут иметь любую степень  вложенности. Собственного хранилища  файлов «Евфрат» не имеет - система  хранит только ссылки на файлы или  на страницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используется СУБД собственной  разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять  и архивировать базу данных этой СУБД.

Отличительной особенностью является возможность открыть и  просмотреть любой документ поддерживаемого  системой формата с помощью встроенной программы просмотра, правда, без  форматирования и иллюстраций, что, в прочем, не составляет проблемы, так  как документ можно открыть во внешнем «родном» приложении. Система  позволяет описать категории  документов и приписать любой  из категорий любые реквизиты. По сути, «Евфрат» представляет собой  средство сканирования, распознавания, регистрации документов, присвоения им реквизитов, индексации, полнотекстового  поиска, назначения заданий, связанных  с документом, и контроля их исполнения. Это недорогое решение, которое  может оказаться полезным в малом  офисе или на предприятиях, не предъявляющих  высоких требований к масштабируемости информационной системы.

Lotus Domino.doc. Представляет собой  приложение для Notes/Domino, написанное  самой же компанией Lotus, которое  имеет достаточно развитый электронный  архив, позволяющий в среде  Notes реализовать корпоративное хранилище  документов. Обеспечивает функции  хранения версий, контроль изъятия  и возврата документов (check-out, check-in). Будучи дополненной компонентом  Domino Workflow, помогает реализовать потоки  работ. Для организаций, использующих Lotus Notes/Domino, выбор Domino.doc может оказаться  оправданным. Продукт стоит недорого  в пересчете на рабочее место,  при условии, что на этих  местах уже имеются клиентские  лицензии Lotus Notes.

«Эффект-Офис». Продукт петербургской  компании «Гарант Интернешнл». При  невысокой цене он достаточно функционален - содержит электронный архив, средства описания структуры организации, ограничения  доступа по ролевому принципу и маршрутизации  документов. Основная функция - электронный  архив со средствами поиска информации. Кроме того, он включает в себя средства автоматизации делопроизводства, базирующиеся на технологиях маршрутизации документов контроля исполнения. В продукте реализована собственная электронная почта. Отличительной чертой являются низкие требования к ресурсам оборудования и ориентация на небольшие организации (до 100-150 сотрудников). В целом «Эффект-Офис» является полноценным решением начального уровня и может быть неплохим выбором в случае, если организация не предъявляет повышенных требований к масштабируемости или имеет ограниченный бюджет на информационные технологии [2].

«1С: Архив». «1С:Архив» является системой управления документами масштаба предприятия и предназначен для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины. Позволяет организовать централизованное хранилище всех документов организации, структурировать их по папкам-рубрикаторам и обеспечить коллективный доступ сотрудников, как по локальной сети, так и по Интернет. Обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам для просмотра и редактирования, поддерживает целостность документов при одновременном редактировании несколькими пользователями, автоматически сохраняет все версии документов. Автоматически сохраняет все версии документов и позволяет вернуться к нужной версии или сравнить любые две версии документов. Каждая версия имеет своего автора и краткие комментарии, характеризующие ее отличия от предыдущей. Полнотекстовый поиск ведется по всем версиям документа, а не только по последней. «1С:Архив» содержит развитые средства управления правами пользователей и позволяет установить различные права доступа к папкам-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей.

«1С: Архив» позволяет выдавать поручения, выбирать исполнителей или группы исполнителей, устанавливать контрольные сроки и автоматически рассылать оповещения сотрудникам о поступлении новых поручений. «1С:Архив» позволяет составлять отчеты по исполнению поручений как по отдельным исполнителям, так и по группам исполнителей.

«Дело». Система «Дело» является типичным представителем систем автоматизации  делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность у  нас в стране. Она последовательно  поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России. Разработчик - компания «Электронные офисные системы» (ЭОС). Продукт поддерживает идеологию  делопроизводства, суть которой в  следующем: чтобы было совершено  любое действие в организации, нужен  документ, к которому «приделываются ноги», то есть обеспечивается его движение. Движение документов (при том, что  физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет изменения учетных  записей о документах в базе данных. Продукт в первую очередь интересен  для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства [5].

Выводы по ценам и функциональным возможностям СЭД. Учитывая высокую  стоимость Lotus Domino\Notes при создании полноценной  конфигурации, реализующей полный набор  функциональных характеристик, системы  на ее базе можно выделить в отдельный  класс. Надо отметить, что эти продукты, вообще говоря, работают и без сервера Lotus Domino, что позволяет оснастить  самыми недорогими продуктами этого  класса («ЭСКАДО», OfficeMedia) даже небольшие  компании, в которых Lotus Notes используется в качестве почтового клиента.

Внедрение таких систем не рекомендуется на предприятиях с  уже сложившейся информационной системой, имеющей в основе механизмы  обмена электронной почтой от Microsoft - сильно отличающийся от Outlook интерфейс Lotus потребует полностью переучивать  персонал. К достоинствам этих систем надо отнести большой набор подготовленных к работе баз данных, решающих смежные  проблемы делопроизводства, надежную и быструю работу в сети при помощи отлаженного механизма репликации данных от Lotus.

Распределенным организациям с большим количеством отделов  и подразделений стоит задуматься над самыми дорогими системами - LANDOCS и OPTIMA-Workflow, которые при внедрении  в полной комплектации могут быть настроены практически на любые  способы организации механизмов управления.

К системам средней ценовой  категории можно отнести «ДЕЛО» и «ЕВФРАТ-Документооборот». Причем внедрение системы «ДЕЛО», последовательно  поддерживающей все стандарты российского  делопроизводства и, соответственно, имеющей  ограниченные возможности адаптации, видится оптимальным при наличии  в организации СУБД Oracle (к достоинствам которой можно отнести работу на всех платформах) или MS SQL Server (что  может быть менее надежным и масштабируемым, но несколько более дешевым решением). Продукт «ЕВФРАТ-Документооборот» является более гибким и более  масштабируемым за счет использования  уникальной объектно-ориентированной  СУБД «НИКА» (внутренняя разработка Cognitive Technologies), он полностью основан на российских технологиях и объединяет в себе простоту внедрения и использования (внедрение возможно без привлечения  специалистов поставщика) с развитыми  механизмами настройки процессов  управления документами.

«Эффект-офис», «1С: Архив» и  предшественник «ЕВФРАТ-Документооборота», «Электронный архив ЕВФРАТ», относящиеся  к низшей ценовой категории, по сути, являются архивами документов, и возможности  организации на их основе полноценного документооборота очень ограничены [2].

Несомненно, крупным предприятиям, готовым выделить большие суммы  на автоматизацию бизнес-процессов, можно порекомендовать полноценное  внедрение систем на базе Lotus Domino, либо систем OPTIMA-WorkFlow и LANDOCS (ценовые и  функциональные различия между последними не столь уж велики).

Если дело касается автоматизации  отдельных департаментов крупных  предприятий, то «ЕВФРАТ-Документооборот» уже начал составлять конкуренцию  признанным монстрам, а что касается предприятий среднего и малого бизнеса  с относительно небольшим числом рабочих мест (до 200), то он видится  лучшим решением. Несмотря на то, что  ранее торговая марка «ЕВФРАТ» относилась к системам поддержки электронных  архивов, новый продукт семейства  кардинально отличается от своего предшественника, является одной из наиболее развитых систем документооборота на нашем рынке  и лидирует по соотношению «цена-качество», лишь по молодости проигрывая в распространенности другим системам. С выходом новой  версии «ЕВФРАТ» станет серьезным конкурентом  и для систем, лидирующих по функциональности.

            В администрации и приближенных к ним предприятиях, делопроизводство в которых мало подвержено влиянию времени и ведется согласно ГОСТам, следует обратить внимание на систему «ДЕЛО» [2].

Глава 2. Перспективы развития электронного документооборота

2.1. Оценка эффективности  внедрения электронного

документооборота

Автоматизация электронного документооборота является важным шагом  в повышении конкурентоспособности  любой компании. Внедрение СЭД  позволяет компаниям существенно  упростить проблемы, связанные с  поиском, доступом и хранением документов, и как следствие избежать многих проблем, возникающих в процессе ведения документооборота. Оценка эффективности  внедрения системы электронного документооборота является наиболее сложно формализуемым аспектом. В первую очередь потому, что эта система, с одной стороны, не является осознанной крайней необходимостью (как, например, торговая система для супермаркета или база данных для реестра населения), а с другой, — требует определенных расходов на внедрение и сопровождение.

В первую очередь основными  задачами внедрения СЭД являются:

-       эффективное  управление документопотоками на  предприятии;

-       централизованное  хранение документов;

-       повышение  контроля исполнения работ по  документам;

-       увеличение  продуктивности работы сотрудников;

-       облегчение  доступа к информации для принятия  управленческих решений;

-       информационная безопасность предприятия [12].

Внедрение корпоративных  СЭД дает организациям два типа преимуществ: тактические и стратегические.

1. Тактические преимущества  внедрения СЭД связаны в основном  с сокращением затрат. Их достаточно  легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении  преимущества могут быть просчитаны  на основе подсчета того, сколько  можно убрать физических шкафов  для хранения документов, сколько  площадей освободить, сколько освободить  серверов, которые часто хранят  много копий одних и тех  же документов.

Итак, автоматизация электронного документооборота дает организациям следующие  тактические преимущества:

-       Физическое  освобождение места 

-       Уменьшение  затрат на копирование 

-       Уменьшение  затрат на доставку информации  в бумажном виде 

-       Уменьшение  затрат на ресурсы: люди и  оборудование 

-       Уменьшение затрат на бумагу.

Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых  работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические  обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по-другому [16].

2. К стратегическим преимуществам  внедрения СЭД относятся преимущества, которые связаны с улучшениями  в ключевых бизнес-процессах.  А это связано с ростом оборота  или прибыли, если речь идет  о коммерческих структурах, или  с улучшениями в работе, принятии  решений, обслуживании, если речь  идет, например, об органах государственной  власти. По самой своей природе  эти преимущества труднее измерить.

Итак, внедрение электронного документооборота дает следующие стратегические преимущества:

-     Появление  возможности коллективной работы  над документами (что невозможно  при бумажном делопроизводстве);

-     Значительное  ускорение поиска и выборки  документов (по различным атрибутам);

-     Повышение  безопасности информации за счет  того, что работа в СЭД с  незарегистрированной рабочей станции  невозможна, а каждому пользователю  СЭД назначаются свои полномочия  доступа к информации;

-     Повышение  сохранности документов и удобства  их хранения, так как они хранятся  в электронном виде на сервере; 

-     Улучшение  контроля за исполнением документов [17].

Главный результат автоматизации  документооборота - наведение порядка  в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений  и повышение эффективности работы организации в целом. После внедрения  СЭД руководство компании получает эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса  в современных условиях.[7]

Если система выбрана  правильно и процесс внедрения  прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и  выполнять больший объем работ. Сложные системы позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений  и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую  информацию, которая используется для  принятия многих важных управленческих решений.