Внедрение электронного документооборота на современном преприятии

 

 

Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО «Нижневартовский государственный гуманитарный университет»

Гуманитарный факультет

Отделение управления

Кафедра документоведения и всеобщей истории

 

 

 

 

 

внедрение электронного документооборота

на современном преприятии

(Курсовая  работа)

 

 

 

 

 

 

 

Студентки IV курса

дневного отделения

Курий Натальи Романовны

 

Научный руководитель

Л.А.Якубоваа,

старший преподаватель,

кандидат исторических наук

 

 

 

 

 

 

 

 

Нижневартовск

2010

Оглавление

 

Введение…........................................................................................................3

Глава 1. Нормативные основы внедрения электронного документооборота………………………………………………………………..7

Глава 2. Этапы внедрения электронного документооборота…..…………….18

Глава 3. Оценка эффективности внедрения электронного 

документооборота………………………………………………………….…..28

Заключение………………………………………………………………………40

Список использованных источников и литературы…………………………...45

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В современных организациях происходит широкий обмен информацией: с деловыми партнерами, органами государственной власти, со своими территориальными подразделениями. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе. В последние годы происходит значительное увеличение объема информации, проходящей по электронным каналам, в том числе и электронных документов.

Тема данной курсовой работы является актуальной, прежде всего тем, что даже традиционный (бумажный) документооборот немыслим без автоматизации и использования электронных документов. Главной задачей сегодня является переход от дискретной формы электронного документооборота к целостной, комплексной, непрерывной информационной технологии.

Когда мы говорим об электронном документе, всегда необходимо помнить, что этот документ все стадии своего жизненного цикла проходит именно в электронно-цифровом виде. Иначе говоря, такие документы мы создаем, передаем во времени и пространстве, храним или уничтожаем только в электронно-цифровом виде.

Несмотря на высокие темпы развития информационных технологий, электронные документы еще мало применяются в управлении. Кроме общих (технических, технологических и др.) причин, недостаточное применение электронной документации в России усугубляется рядом факторов, создающих препятствия для широкого внедрения и эффективного использования электронных документов в организациях.

К числу таких негативных факторов относятся:

• несовершенная нормативная правовая база, не всегда учитывающая возможности современных информационных технологий;
• недостаточное развитие информационных технологий в области управления;
• неготовность многих организаций к применению эффективных технологий управления;
• отсутствие в стране целостной информационной инфраструктуры и эффективной информационной поддержки рынков товаров и услуг;
• недостаточный уровень подготовки кадров в области использования информационных технологий.

Тем не менее, процессы информатизации активно идут на всех уровнях управления, многие мероприятия, направленные на развитие информационных технологий, реализуются или планируются к реализации в рамках федеральных, региональных и ведомственных программ.

Целью данной курсовой работы является изучение внедрения электронного документооборота на современном предприятии.

Для достижения поставленной цели предлагается решить ряд задач:

1. Изучить нормативные основы внедрения электронного документооборота;
2. Рассмотреть этапы внедрения электронного документооборота;
3. Проанализировать оценку эффективности электронного документооборота.

В литературе данная тема проанализирована неполно.

Научным сотрудником отдела ДОУ ВНИИДАД Т.Р.Белой рассмотрены организационные вопросы проектирования автоматизированной системы ДОУ, стадии и этапы создания АСДОУ, основные требования к техническому заданию на проектирование АС и к приемочной документации на АС.

Ю.М.Кукарина подробно характеризует нормативную  базу затрагивающую вопросы формирования понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись». Автором рассматриваются первые нормативно-правовые и методические документы об электронном документе, ГОСТы 1994 г. об электронной цифровой подписи, электронный документ в законодательных актах и Федеральный закон об электронной цифровой подписи.

П.Московая раскрывает преимущества электронного документооборота.  Автор А.В.Бадьина отмечает особенности автоматизации документооборота российских предприятий, обозначает наиболее типичные пути осуществления этого процесса и перспектив развития рынка СЭД.

В.Э.Баласанян подчеркивает потребности организаций в автоматизации работ с документами и исследует требования, предъявляемые к системам автоматизации делопроизводственных процессов.

Автором С.Л.Кузнецовым рассматриваются вопросы разработки автоматизированной системы регистрации документов. Обозначен ряд проблем, связанных с внедрением автоматизированных систем ДОУ. Обращено внимание на обязательность участия служб ДОУ во внедрении компьютерных технологий, значение технического задания и разработки общегосударственных законодательных и нормативно-методических актов по автоматизации ДОУ.

Е.С.Истомина анализирует электронно-цифровую подпись как реквизит электронного документа, основы и принципы использования ЭЦП в системе электронного документооборота. А также рассмотрены проблемы, возникающие при использовании ЭЦП и пути их решения.

Очень подробно и доступно информация о системах электронного документооборота изложена на сайте компании Decision Support Systems [http://www.dssconsulting.ru], который часто обновляется, публикуются интересные и полезные статьи о системах электронного документооборота. Также необходимо отметить сайт компании Cognitive Technologies [http://www.cognitive.ru] которая является признанным авторитетом в области разработки современных компьютерных технологий, ее высокий профессионализм признан во всем мире.

Также вопросы, касающиеся электронного документооборота, затронуты рядом нормативных документов. 

Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" позволил на законодательном уровне определить основные понятия, такие как "электронный документ" и "электронная цифровая подпись", наделив их соответствующей юридической силой, а также определить общие моменты применения на практике выбранной технологии электронного подписания документов.

В пункте 3 статье 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» зафиксировано, что электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти  разработанные в соответствии с пунктом 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» устанавливают порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.

Дополнительный импульс развитию информационных технологий и переводу документации в электронный вид в нашей стране придала федеральная целевая программа "Электронная Россия на 2002-2010 годы".

Таким образом, можно сделать вывод, что авторы различных статей, рассматривают множество аспектов проблемы внедрения электронного документооборота на современном предприятии. Одни из них делают акцент на проблемах, возникающих на каждом отдельно взятом этапе внедрения ЭД, другие подчеркивают, то насколько важно верно определить верно ту систему электронного документооборота, которая будет необходима организации.

Глава 1. Нормативные основы внедрения

электронного документооборота

 Задача перехода от бумажного к электронному документообороту стоит сегодня перед многими организациями, как коммерческими, так и государственными. Внедрение электронного документооборота позволяет улучшить контроль над движением и исполнением документов, значительно упростить и ускорить доступ к информации и, как следствие, повысить эффективность управления. Это важно для бизнеса и не менее важно для государства.

Постановлением Правительства РФ от 28.01.02 № 65 утверждена Федеральная целевая программа "Электронная Россия" (2002-2010 гг.).

Она призвана формировать нормативно-правовую базу в сфере информационных технологий, развитие информационной и телекоммуникационной инфраструктуры, условия для подключения различных групп пользователей к открытым информационным системам (в том числе посредством сети Интернет), а также обеспечить эффективное взаимодействие органов государственной власти и органов местного самоуправления с гражданами и хозяйствующими субъектами на основе широкого внедрения информационных технологий.1

Какова же сегодня нормативно-правовая база применения электронных документов (далее ЭД)?

Часто приходится слышать, что она отсутствует вообще. Однако это неверно. Во-первых, все нормативы по документационному обеспечению управления должны применяться и к ЭД. Во-вторых, имеется целый комплекс правовых документов организационного, инструктивного, методического характера, на который можно опираться при работе с электронными документами.

 

Применение электронных документов осуществляется, прежде всего, в соответствии с Федеральным законом от 20.02.95 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" и Законом РФ от 23.09.92 № 3523-1 "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных"(в ред. От 24.12.02).

Правовое регулирование создания и применения электронных документов предполагает использование электронных документов в рамках закона, а также обеспечение их юридической значимости (порядок их удостоверения - состав и способы нанесения реквизитов) и защиту от искажений в процессе электронного обмена. Также нормативной регламентации подлежат правила создания и использования подлинников, дубликатов и копий этих документов, требования к их передаче, доступу, хранению и т. д.

Функционирование электронных документов регулируется не только федеральным законодательством, но и общеотраслевыми нормативно-техническими документами Госстандарта России.

В комплексе государственных стандартов "Информационная технология" регламентированы многие вопросы создания автоматизированных систем, защиты информации и использования электронной цифровой подписи (ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.11-94 и др.).

Общеотраслевые нормативные документы Росархива регламентируют, главным образом, вопросы архивного хранения электронных документов.

Так, Основные правила работы архивов организаций (М.: ВНИИДАД - Росархив, 2002), одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.02, устанавливают порядок работы архивов организаций с электронными документами и нормы документирования операций, осуществляемых с электронными документами при передаче на хранение и в процессе хранения. К Правилам прилагаются такие формы документов, как учетная карточка единицы учета ЭД, акт миграций и перезаписей ЭД, журнал учета поступления и выбытия ЭД, журнал учета миграций и перезаписей ЭД.

К сожалению, пока эти Правила носят экспериментальный рекомендательный характер, что, конечно, препятствует их повсеместному применению.

Несмотря на это, отраслевой центр научно-технической информации ВНИИДАД распространил по заявкам потребителей около 6000 экз. Правил. Это свидетельствует о значительном интересе специалистов к единой методике построения делопроизводства в различных организациях.

Преимущественно вопросы создания и использования электронных документов решаются отдельными ведомствами и организациями самостоятельно. Имеются нормативные акты федеральных органов власти, особенно заинтересованных в быстрой и точной передаче документированной информации, которые оговаривают возможные случаи использования электронных документов. Это акты финансовых органов, налоговой, таможенной служб и др.

Например, Федеральной комиссией ценных бумаг (ФКЦБ) России утверждены: Положение, устанавливающее последовательность действий организаций, предоставляющих электронные документы в ФКЦБ, и Временные требования к магнитным носителям и формату текстов некоторых документов на магнитных носителях.

В настоящее время в федеральных органах исполнительной власти Инструкция по делопроизводству является основным нормативным актом, регламентирующим работу с документами на традиционных носителях и определяющим технологические требования к организации делопроизводства и документооборота с использованием автоматизированных систем.

В соответствии с пунктом 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» разработаны Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее – Методические рекомендации). Они устанавливают общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Особенный интерес при работе с электронными документами представляет раздел 3.6 Методических рекомендаций "Особенности работы с электронными документами"2. В нем устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.

На основании Методических рекомендаций федеральными органами разрабатываются собственные ведомственные инструкции и прочие нормативно-методические документы, регламентирующие процессы документационного обеспечения управления (ДОУ). Их применение будет способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Особое значение нормативно-методической базе придается на стадии внедрения автоматизированных систем ДОУ (АСДОУ). Установление четкого порядка использования автоматизированной системы и правил работы с информацией является одним из основных факторов, обеспечивающих успешное внедрение автоматизированной системы ДОУ и ее полноценное использование.

К организационно-методическим документам, используемым при внедрении АСДОУ, относятся рекомендации:

• по организации внедрения и использования системы;
• о порядке установки клиентских мест;
• по оптимизации технологии документооборота;
• типовые классификаторы.

Например, в Банке России действует Регламент, определяющий:

• категории документов, подлежащих обработке в рамках технологии автоматизированной системы ДОУ;
• виды операций, выполняемых каждой группой работников;
• порядок работы с различными категориями документов (входящими, исходящими, распорядительными, нормативными, внутренними);
• полномочия администраторов;
• организацию контроля за действиями пользователей, порядок назначения пользователям функций доступа в автоматизированную систему;
• правила заполнения информационных полей;
• процедуры, обеспечивающие информационную целостность системы.

Отсюда можно сделать вывод: чем более масштабные и многофункциональные системы автоматизации ДОУ внедряются, тем более пристально изучаются вопросы нормативно-методического обеспечения их функционирования.

Какие же локальные нормативные акты и методические документы должны существовать в организации, чтобы обеспечить правовую основу электронного документооборота? Перечислим те из них, в которых должно быть отражено создание и использование электронных документов:

• приказы руководства организации о разработке и принятии в эксплуатации информационной системы, в рамках которой должен осуществляться электронный документооборот, с перечислением задач и функций этой системы;
• приказ руководства организации о введении электронного документооборота, с определением полномочий должностных лиц и указанием на то, что какие виды электронных документов и при каких условиях должны приниматься работниками к рассмотрению и исполнению;
• перечень документов, выполняемых и используемых в электронной форме, в том числе, исключительно в электронной форме;
• номенклатура дел организации;
• положение о внутреннем распорядке организации;
• положение о защите персональных данных работников;
• инструкция по делопроизводству организации;
• альбом форм электронных документов, с представлением их экранных форм и форм при распечатке на бумаге;
• положения о структурных подразделениях организации;
• должностные инструкции работников;
• руководства пользователей информационной системой.

Однако существуют и ограничения на распространение электронных форм документов существуют. Причем для внешнего документооборота они гораздо более жесткие, чем для внутреннего. Связаны эти ограничения с требованиями к оформлению и хранению документов и могут проявиться не сразу, а ходе административного или судебного разбирательства конфликтных ситуаций в сфере бизнеса, менеджмента, служебных и трудовых отношений.

По большому счету любая негосударственная организация может самостоятельно вводить собственные требования к оформлению документов, особенно внутреннего характера. Органы власти и государственные организации в этом отношении сильно ограничены нормативными актами вышестоящих инстанций. Но даже частным фирмам и предприятиям следует учитывать несколько существенных моментов, связанных с документированием своей деятельности и отношений с партнерами.

В первую очередь, ограничения на электронные формы связаны с необходимостью аутентификации документов. Основным реквизитом подавляющей части документов является собственноручная подпись уполномоченного лица, которая к тому же иногда должна быть заверена печатью организации. Только при их наличии документ может считаться подлинником. Это практически непреодолимое препятствие для хранения исключительно в электронном виде некоторых видов исходящих и входящих документов, даже если они подписаны электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Технологии электронных аналогов собственноручной подписи развиваются с 70-х годов прошлого века, однако, проверка подлинности электронной подписи была и остается сложной и дорогостоящей процедурой. Закон РФ "Об электронной цифровой подписи"3 не намного ее упростил. Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) для подтверждения юридической силы документов при работе с информацией в электронном виде допускается ст. 5 ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации".

В ст. 160 ГК РФ также говорится об "использовании при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи". Использование "допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон".

Технология проставления (порядок создания и применения) ЭЦП урегулирована Федеральным законом от 10.01.02 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Однако механизм реализации положений закона пока не отлажен, поэтому на практике это создает большие трудности в применении ЭЦП. К тому же ЭЦП еще долгое время будет "дорогим удовольствием" для многих, в том числе негосударственных организаций. Но главное то, что ЭЦП - недолговечный реквизит электронного документа. С правовой, процедурной и технологической точек зрения, проверка подлинности ЭЦП может стать проблематичной, если вообще реальной, процедурой через 5-10 лет после подписания. Подлинность документов с ЭЦП длительного срока хранения может быть подвергнута сомнению или опровергнута в судебном порядке.

В настоящее время нет правовых актов, которые бы запрещали подписывать электронные документы длительного срока хранения с помощью ЭЦП без одновременного создания их дубликата на бумаге. Однако при наличии таких документов конфликтные ситуации с внешними организациями неизбежны. Разрешение они могут найти или в судебных постановлениях, или в специальных правовых нормативных актах. Возможно, что решение будет в пользу того, чтобы обязательно создавать бумажные дубликаты (или специально заверенные копии) электронных документов с ЭЦП длительного срока хранения. В таком случае весь накопленный к этому моменту массив электронных документов придется переводить на бумагу. Поэтому руководителям организаций нужно тщательно взвесить все "за" и "против" перед тем как дать распоряжение о хранении важных входящих и исходящих документов только лишь в электронной форме.

Что касается электронных документов с незначительными сроками хранения, то процедура их аутентификации с помощью ЭЦП уже достаточно отлажена (например, в банковской сфере) и не требует дополнительного дублирования документа на бумаге.

Другое формальное препятствие для перехода к безбумажному делопроизводству – требование некоторых законов к созданию документов на специальных бумажных бланках (обычно с гербами или эмблемами). Это требование относится к некоторым видам уставных, финансовых документов, документов по личному составу, нотариально заверенным документам и т.п. Однако для большей части документов организаций негосударственной формы собственности таких жестких требований не существует. Достаточно локального нормативного акта для введения форм внешнего представления электронных документов, в первую очередь, внутреннего характера. Также по решению руководства организации некоторые виды входящей документации (например, копии распорядительных и нормативных документов вышестоящих организаций, информационные и деловые письма) могут приниматься к рассмотрению и исполнению только в электронном виде.

Существует ряд документов, содержание которых не требуется ни удостоверять подписью, ни оформлять на специально установленных бланках. Речь идет о документах информационно-справочного характера: регистрационно-контрольных карточках, журналах регистрации и т.п. Чаще всего их формуляр и состав реквизитов утверждают в самих организациях распоряжениями руководства. Уже сейчас многие организации полностью отказались от бумажной формы ведения этих документов, имея разнообразные документальные информационные системы и базы данных.

Особого рассмотрения заслуживает кадровая документация. Статьи трудового кодекса в отношении документов в электронной форме настолько расплывчаты, что допускают прямо противоположные толкования. Например, п. 6 ст. 86 кодекса предполагает, что "при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения". Это положение можно трактовать как значительное ограничение при создании кадровой документации исключительно в электронном виде, потому что большинство этих документов, так или иначе могут быть использованы "при принятии решений, затрагивающих интересы работника". В то же время документы, которые оформляют принятие решений (приказы по личному составу и лицевые счета работников) могут создаваться и храниться только в электронном виде.

В другой трактовке указанной статьи трудового кодекса отмечается то, что в ней вообще не говориться о документах, тем более о необходимости создавать кадровую документацию обязательно на бумажной основе. А так как кадровые документы циркулируют в рамках внутреннего документооборота, то, по мнению некоторых правоведов, ничто не запрещает держать их исключительно в электронной форме, в составе информационных систем и баз данных организации. Главное, чтобы организация в любой момент могла доказать достоверность и неизменность своих электронных документов.

В принципе, отмеченная трактовка законоположений распространяется на любой вид внутренних документов организации. Если они включены в состав базы данных, которая надежно администрируется, и если существуют надежные гарантии неизменности электронных документов, то любой суд примет выписку их этой базы данных (на бумажном носителе) в качестве письменного свидетельства и судебного доказательства. Вся проблема заключается только в правильной организации внутреннего электронного документооборота.4

Таким образом, современная нормативно-правовая база документационного обеспечения управленческой деятельности находится в неупорядоченном состоянии. Объективно это положение объясняется следующими обстоятельствами.

Появление различных форм собственности сделало невозможным распространение на все организации требований к документам, которые традиционно формировались государственными архивными органами. Так, разработанные «Основные правила работы архивов организаций», «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», а также «Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» распространяются только на документацию государственных организаций. Контроль за соблюдением правил документационного обеспечения управленческой деятельности негосударственных организаций не входит в обязанности какого-либо федерального органа.

Широко развитая коммерческая деятельность по проектированию и внедрению автоматизированных систем делопроизводства (документооборота, документационного обеспечения управления и др.) приводит ко все большему разобщению документальных систем и их несовместимости.

Системы автоматизированного делопроизводства в ряде случаев либо поддерживают несовершенную (нерациональную) практику работы с документами, либо устанавливают свой порядок, не соблюдая при этом требования традиционного бумажного делопроизводства. Ни один государственный орган в РФ не координирует и не контролирует автоматизацию документационного обеспечения управления. Сегодня:

• отсутствуют законы, по-настоящему уравнивающие в правах бумажные и электронные документы;
• отсутствует законодательство о переводе бумажных документов на другие носители с правом уничтожения их оригиналов.

Законодательство в сфере электронного документооборота находится на стадии развития. Одним из проявлений недостаточного внимания государства к внедрению СЭД является слабый интерес к разработке законодательно-нормативной базы, которая позволила бы  шире использовать электронные документы и современные технологии.