Внедрение стандартов ИСО в делопроизводство России

       Интеграция  стандартов ИСО в систему документационного  обеспечения управления России. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Оглавление

1. Введение 3

2. Деятельность Международной организации по стандартизации. 5

2.1 Деятельность Международной организации по стандартизации в сфере документации. 6

2.2 Значение международных стандартов ИСО для специалистов сферы ДОУ в России……………………………………………………………………………………...9

3. Международный стандарт ISO 15489-1:2001 как основа разработки национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 10

3.1 Назначение и структура ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 13

4. Заключение 21

5. Список использованной литературы 22 
 
 
 
 

1. Введение

Актуальность  темы:

       В России исторический сложилось, что она имеет огромный опыт в разработке и использовании стандартов документации, а также самих форм документов, особенно в таких важных системах, как организационно-распорядительная документация, кадровая документация и других. Это связано с нашей историей, прежде всего с ее советским периодом, когда все было централизовано и подчинено государству, бюрократический аппарат был необоснованно широк. В связи с этим появление стандартов ИСО не стало для России чем-то принципиально новым, как для ряда европейских стран. Но в тоже время в России с появлением частного сектора экономики государство не распространило на него уже имеющиеся и опробованные правила и методы управления документами, а со временем вообще устранилось от этой проблемы. Поэтому появление в 2007 году первого русифицированного стандарта ИСО стал шагом вперед. Учитывая это, мы считаем, что актуальность данной темы очень высока. И если брать в расчет недавний срок появления стандартов в России и огромный масштаб данной проблемы, мы считаем, что имеющиеся исследования данного вопроса недостаточны.

Степень научной разработанности  темы:

       В научной литературе эта тема не имеет большой популярности, так как нет достаточного практического опыта а, следовательно, и материала для исследования. В общем виде исследования на тему стандартов ИСО в России хорошо разработаны в книге «Стандартизация, сертификация и метрология»  Г.Д. Крылова. Тема использования международных стандартов имеет большую популярность в специализированных журналах. Сообщество пользователей зарубежных стандартов  на livejournal.com занимается переводом, проблемами приобретения и использования стандартов и другими актуальными вопросами работы с международными стандартами. Так же можно отметить работу журнала «Секретарь-референт» который выкладывает узконаправленные статьи на самые интересные аспекты в работе с стандартами ИСО.

Объект  исследования:

       Объектом  исследования являются все стандарты  ИСО в сфере документирования и документационного обеспечения  управления.

Предмет исследования:

             Является проблема интеграции международных стандартов ИСО в систему документационного обеспечения управления в России, специфика их использования.

Цель:

       Целью данной курсовой работы является обоснование  причины использования стандартов ИСО в Российской системе документооборота.

Задачи:

1. Описать структуру международной организации по стандартизации, ее деятельность
2. Определить состав стандартов влияющих на документооборот
3. Подробно описать основные стандарты

Структура работы:

       Логика  исследования обусловила структуру  курсовой работы, состоящей из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы. Глава первая посвящена  деятельности международной организации  по стандартизации. Вторая глава посвящена  стандарту ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. В  заключении подводятся итоги проведенного исследования.

2. Деятельность Международной организации по стандартизации.

       Международная организация по стандартизации создана  в 1946 г. двадцатью пятью национальными  организациями по стандартизации. Фактически работа ее началась с 1947 г. СССР был  одним из основателей организации, постоянным членом руководящих органов, дважды представитель Госстандарта избирался председателем организации. Россия стала членом ИСО как правопреемник  распавшегося государства. Сфера деятельности ИСО касается стандартизации во всех областях, кроме электротехники и  электроники, относящихся к компетенции  Международной электротехнической комиссии (МЭК). Некоторые виды работ  выполняются совместными усилиями этих организаций.¹

       ИСО определяет свои задачи следующим образом: содействие развитию стандартизации и  смежных видов деятельности в  мире с целью обеспечения международного обмена товарами и услугами, а также  развития сотрудничества в интеллектуальной, научно-технической и экономической  областях. Первый стандарт ИСО был опубликован в 1951 г. В настоящее время действует около 13,5 тысяч стандартов. В области электроники, информационных технологий и телекоммуникаций принято более 2 тыс. стандартов, еще около 300 проектов находится в стадии завершения. В ИСО сформирован большой фонд стандартов и других нормативных документов по стандартизации (700 тыс.) из многих стран мира. ИСО трактует понятие “стандарт” как технические условия или другой документ, рассчитанный на специалистов соответствующего профиля, совместно разработанный, согласованный или одобренный всеми заинтересованными сторонами, основанный на совокупности научных, технологических и практических результатов, способствующий получению всеобщих оптимальных преимуществ, утвержденный компетентным национальным, региональным или международным органом.²

       Работа  по подготовке стандартов ИСО осуществляется в технических комитетах (technical committees - TC), в структуре которых образуются подкомитеты (subcommittees - SC) и рабочие  группы (working groups - WG). Техническим комитетам  при их создании присваиваются номера (например, ТС 46, ТС 154). Каждая национальная служба стандартизации, заинтересованная в направлении, для развития которого создан технический комитет, имеет  право быть представленной в этом комитете. Правительственные и неправительственные  международные организации, сотрудничающие с ИСО, также принимают участие  в этой работе. ИСО тесно сотрудничает с Международной электротехнической комиссией, Всемирным почтовым союзом и другими организациями. Каждый комитет и подкомитет имеет секретариат, работу которого обеспечивает определенный национальный орган по стандартизации (например, ANSI - США, BSI - Великобритания, DIN - Германия, AFNOR - Франция, Госстандарт - Россия и др.).

1. Деятельность  Международной организации  по стандартизации в  сфере документации.

       Разработку  международных стандартов, регламентирующих различные стороны работы с документами, осуществляют следующие комитеты ИСО:

       JTC 1 Информационная технология (объединенный  комитет с Международной электротехнической  комиссией); TC 6 Бумаги, картон и целлюлоза; TC 37 Терминологии (принципы и координация); TC 46 Информация и документация; TC 68 Банковское дело, ценные бумаги и другие финансовые услуги; TC 154 Процессы, элементы данных и документы в торговле, промышленности и управлении; TC 171 Воспроизведение документов; TC 176 Управление качеством. TC 191 Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело.

       Большое внимание ИСО уделяет выработке  единой для стран – участниц этой организации терминологии в различных  научно-технических сферах. Это относится  и к таким сферам, как носители и средства записи и обработки  информации, управленческая и коммерческая документация, информационные технологии, средства связи и др. Стандартами  ИСО регламентирован порядок  ведения терминологической работы, формализован ее понятийный аппарат, принципы и методы (ИСО 704:2000. Терминологическая  работа. Принципы и методы; ИСО 860:1996. Терминологическая работа. Принципы и методы. Гармонизация понятий и  терминов; ИСО 1087-1:2000. Терминологическая  работа. Словарь. Часть 1. Теория и применение).

       Терминологию  в области документации устанавливает  состоящий из нескольких частей стандарт ИСО 5127 серии "Документация и информация" (Часть 1: Основные понятия; Часть 2: Традиционные документы; Часть 3: Иконографические документы; Часть 3-а: Комплектование, идентификация, анализ документов и данных; Часть 6: Документальные языки; Часть 11: Аудио-визуальные документы).

       Стандартами ИСО определены общие правила  создания документов, в том числе:

       - форматы бумаги для документов  и методы выражения их размеров (ИСО 216:1975. Бумага писчая и некоторые  виды печатной продукции. Потребительские  форматы рядов А и В; ИСО  353:1975. Бумага писчая и некоторые  виды печатной продукции. Метод  выражения размеров);

       - межстрочные интервалы и шаг  письма (ИСО 4882:1979. Офисные машины  и оборудование для обработки  данных. Интервалы между строками  и знаками);

       - формуляр-образец и конструкционная  сетка для создания бланков  и форм документов (ИСО 3535:1977. Листы  для разработки форм и схемы  размещения);

       - основные требования к бланкам  документов (ИСО 8439:1990. Конструкция  бланков - Основная схема расположения);

       - принципы компоновки торговых  документов (ИСО 6422:1985. Основной принцип  компоновки торговых документов).

       Средства  для хранения документов разрабатываются  в соответствии с ИСО 623:1974 «Бумага  и картон. Коробки для бумаг  и папки. Размеры». 

       В стандартах ИСО установлены форматы  и другие требования к  конвертам  для пересылки документов и почтовым карточкам (ИСО 269:1985. Конверты для писем. Обозначение и размеры; ИСО 6924:1983. Конверты для писем. Словарь; ИСО 328:1974. Художественные почтовые карточки и  открытки. Формат; ИСО 416:1974. Художественные почтовые карточки. Область для адреса; ИСО 415:1975. Конверты, почтовые карточки и подобные изделия. Область погашения).

       Написание почтового адреса регламентирует стандарт ИСО 11180:1993. Адресация почтовая.

       Представление дат и времени в документах осуществляется в соответствии с  ИСО 8601:2000. Элементы данных и форматы  обмена. Обмен информацией. Представление  дат и времени.³

       Перечисленные стандарты касаются отдельных сторон работы с документами. Заметным событием стало принятие в 2001 г. стандартов серии "Информация и документация. Управление документами" (ИСО 15489-1:2001, ИСО 15489-2:2001), определяющих требования к системам делопроизводства в целом. Основой  для их разработки послужили стандарты  Австралии, выступившей первопроходцем в реализации комплексного подхода  к стандартизации в области управления документацией. 

2. Значение  международных стандартов ИСО для специалистов сферы ДОУ в  России.

       Международная организация по стандартизации (ИСО  — ISO, International Organization for Standardization) проводит последовательную политику, направленную на стандартизацию основных направлений  деятельности организаций, в том  числе и стандартизацию процессов  управления документами. При этом все  стандарты ИСО взаимоувязаны  и дополняют друг друга, что крайне важно при выстраивании единой стандартизированной  системы управления.

       Из  недр этой организации вышли столь  значимые для специалистов сферы  ДОУ стандарты, как, например:

       -     ИСО 9000-2000 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» (ISO 9001: 2000, Quality management systems — Requirements);

       -      ИСО 9001-2000 "Системы менеджмента качества. Требования"; 

       - ИСО 15489-1-2001 "Информация и документация. Управление документами. Общие требования" (ISO 15489-1—2001 "Information and documentation. Records management. General");

       -  ИСО 23081 -1 "Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документа" (ISO/TS 23081-1:2004, "Information and documentation — Records management processes — metadata for records - Part 1. Principles");

       -  ИСО 22310:2006 "Информация и документация — Руководство по применению действующих стандартов, регламентирующих управление документами" (ISO 22310:2006 "Руководство по разработке стандартов, устанавливающих требования к управлению документацией").

       Несмотря  на то, что два первых стандарта  адресованы специалистам системы менеджмента  качества, они закладывают основы терминологии, применяемой во всех последующих стандартах ИСО.

       Кроме того, ИСО 15489-1-2001 является основным стандартом, регулирующим управление документами  в рамках процессов управления качеством  и управления окружающей средой, регламентированных в ИСО 9001 и ИСО 140012.  

3. Международный стандарт ISO 15489-1:2001 как  основа разработки национального  стандарта ГОСТ Р  ИСО 15489-1-2007

       ИСО 15489-2001 «Информация и документация. Управление документами», разработанный  Международной организацией по стандартизации, стал основой для разработки ГОСТа Р ИСО 15489-1. И отечественные, и российские эксперты признают: в современной России назрела необходимость применения в делопроизводстве международных стандартов.

       Главная цель любого стандарта по управлению документами — это признание делопроизводства неотъемлемой частью управления. Причем в самом широком смысле этого понятия: от управления проектами и бизнесом до управления государством.

       Постепенно  в международном сообществе сложилось  понимание того, что управление документацией  и информацией является важным элементом  деятельности любой коммерческой и  государственной организации вне  зависимости от того, в какой национальной системе делопроизводства и документооборота она работает. Это стало ключевым моментом при принятии решения о  разработке первого в мире стандарта  по делопроизводству и документообороту ИСО 15489-2001, содержащего общие требования и методологию управления документами  на всех видах носителей и во всех форматах, а также описывающего процедуры разработки и внедрения систем документооборота.

       Международный стандарт по управлению документацией  ИСО 15489 «Информация и документация. Управление документацией» (ISO 15489-2001 Information and documentation — Records management) был издан  в 2001 г. Международной организацией по стандартизации.

         Стандарт состоит из двух частей:

         • первая часть — ISO 15489-1 —  это собственно стандарт. Здесь  сформулированы наиболее общие,  основные требования и принципы  управления документами;

         • вторая часть — ISO/TR 15489-2 —  приложение к стандарту, описывающее  один из вариантов внедрения  положений стандарта на практике (на основе австралийского опыта).

       В стандарте определено, что регламент (политика) в области управления и сохранения документации должен быть принят на самом высоком уровне в  организации и его действие должно распространяться на всех сотрудников, создающих документы в ходе своей  работы. В нем следует указать  ответственность по всем должностным  рангам за любой документ в организации.

         • Основную ответственность за  организацию процесса управления  документами несет руководство  организации. Всесторонняя поддержка  политики управления документами  должна выражаться в выделении  соответствующих по объему финансовых, кадровых и других ресурсов, необходимых  для нормального и эффективного  функционирования службы ДОУ. Практический опыт подтверждает, что без активной позиции руководства невозможны любые, даже самые элементарные изменения в практике делопроизводства компании.

         • Специалисты ДОУ несут основную  ответственность за реализацию  ИСО 15489-1, отвечают за все виды  работы с документами в организации  в целом, разрабатывают и внедряют регламенты работы с документами, контролируют текущее состояние дел и обучают пользователей.

         • В техническом отчете ИСО  15489-2 говорится и об ответственности  руководителей структурных подразделений  за то, чтобы процесс создания  и сохранения документов был  неотъемлемой частью работы их  подчиненных, а все действия  подразделения в области делопроизводства  были согласованы со специалистами  ДОУ.

         • Все сотрудники несут ответственность  за точное и полное документирование  своей деятельности в строгом  соответствии с установленными  принципами, правилами, процедурами  и стандартами.⁴

       Такое распределение ответственности  поднимает статус службы ДОУ, фактически возлагая на нее организацию и  координацию всей работы с документацией, в т. ч. и с электронными документами. Именно поэтому стандарт ИСО 15489 еще  долгие годы будет оставаться в арсенале службы ДОУ как один из весомых  аргументов, оправдывающих дополнительные инвестиции в эту область. 

       Стандарт  ИСО 15489 признан Международным советом  архивов (МСА) как важный международный  документ, отражающий точку зрения архивистов на управление документацией, поддерживающий концепцию управления документами в процессе их полного  жизненного цикла и тем самым  способствующий сохранению архивного  наследия.

       Содержание  стандарта ИСО 15489 комментируется в  практическом пособии МСА по управлению, хранению и обеспечению доступа  к электронным документам под  названием «Электронные документы: Рабочая книга архивистов», подготовка которого была завершена в апреле 2005 г. В этом пособии МСА отмечает, что ИСО 15489 может служить отличной основой для формирования и сохранения архивных документов.

          Кроме того, в международном стандарте ИСО 15489-2001 указана в качестве основной функция управления документами – реализация процессов управления, поддержание непрерывности бизнеса, создание и обеспечение сохранности пригодных к использованию документов.

       При разработке национального стандарта  пристальное внимание уделяется  первой части ISO 15489-1:2001, вторая используется как вспомогательный (уточняющий ряд  положений первой части) документ. 

1. Назначение  и структура ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

       В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации  на 2006–2007 годы ВНИИДАД разработал национальный стандарт России – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному  и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», который  является, по сути, аутентичным переводом  первой части международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management». 

       Приказом  ФГУП «Стандартинформ» Ростехрегулирования  от 12.03.2007 № 28-ст ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 утвержден  и вводится в действие с 1 июля 2007 г.

       ГОСТ  Р ИСО 15489-1-2007 состоит из 11 разделов:

1. Область применения;
2. Нормативные ссылки;
3. Термины и определения;
4. Преимущества управления документами;
5. Нормативная среда;
6. Политика управления документами и ответственность;
7. Требования к управлению документами;
8. Проектирование и внедрение системы управления документами;
9. Процессы управления документами и контроль;
10. Мониторинг и аудит;
11. Обучение.

       Данный  стандарт содержит также Предметный указатель и Приложение А (справочное) «Сведения о соответствии ссылочных  международных стандартов национальным стандартам Российской Федерации»⁵.

       Стандарт  регулирует процессы управления документами  государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для  внутреннего или внешнего пользования.

       Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них  документов, а также обеспечения  соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования  и др.).

       Действие  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 распространяется на документы (всех форматов и на всех носителях), создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или  общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность.

       Стандарт  носит рекомендательный характер, что  установлено Федеральным законом  от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Вместе с тем нельзя забывать о  том, что стандарт содержит руководящие  указания по управлению документами  в рамках процессов управления качеством  и окружающей средой в соответствии с национальными стандартами  ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001, а следовательно, обязателен для  исполнения в организациях, аттестующихся  на соответствие системам менеджмента качества (СМК). С учетом того, что специфика стандартов ИСО серии 9000, 14000 и других стандартов ИСО, регулирующих системы менеджмента качества различных сфер деятельности, заключается в нацеленности на повышение конкурентоспособности продукции и услуг, доверия потребителей этих услуг и продукции, кредиторов и инвесторов, а также на снижение рисков, связанных с производством, изменением внешней (в т.ч. нормативной) среды и другими факторами, можно провести прямую аналогию с ИСО 15489-1-2007 ввиду той же принципиальной значимости этого стандарта для процессов управления документами, в частности сферы документационного обеспечения управления.

       ГОСТ  Р ИСО 15489-1-2007 содержит очень важный для отечественной практики ДОУ  раздел – «Политика управления документами  и ответственность», в котором  сказано: «Ответственность и полномочия в области управления документами  должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность  за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных  информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных  подразделений, администраторами систем управления документами и другими  лицами, для которых работа с документами  входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях  и организационно-распорядительных документах организации. Особая ответственность  в области управления документами  должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации».

       В данном случае представляет интерес  дифференциация ответственности в  области управления документами  между сотрудниками организации  в зависимости от их должностных  обязанностей и занимаемого поста. Например, специалисты в области  управления документами отвечают за все его аспекты, в том числе  за проектирование, внедрение и сохранность  систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности. Администраторы систем управления документами отвечают за точность введенной документации (документов), удобство их воспроизведения и восприятия, а также за доступ персонала организации к этим документам. Ответственность руководства заключается в поддержке политики управления документами во всей организации и т.п. Вместе с тем все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.

       Стандарт  содержит ряд требований к процессам  управления документами и закладывает  принципы разработки программ управления документами. Основным принципом, позволяющим  обеспечить непрерывность деловой  деятельности организации, ее соответствие нормативной среде и требованиям  отчетности, является необходимость  «создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для  использования документы, а также  защищать целостность этих документов в течение требуемого времени». Важным положением стандарта в этой связи  является то, что информационные и  коммуникационные системы, прикладные программы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности «следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы  в процессе повседневной деловой  деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как  составной части системы управления документами».

       Стандарт  содержит также методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. До настоящего времени этот вопрос в нормативных  актах, регулирующих деятельность в  сфере документационного и информационного  обеспечения управления, в должной  мере не был отражен. Между тем  такие документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности, а системный подход к управлению документами, отраженный в них, позволяет организациям создавать, использовать и сохранять документы во времени. В свою очередь, система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность, обеспечивать оперативное принятие отдельных решений и представление необходимой и своевременной отчетности.

       В разделе стандарта, посвященном  вопросам проектирования и внедрения  систем управления документами, описываются:

• характеристики систем управления документами, основными из которых являются надежность, целостность, соответствие, комплексность, системность и др.;
• процесс проектирования и внедрения системы управления документами и его методология;
• описывается механизм и условия прекращения применения системы управления документами, главным из которых является условие, что независимо от причин прекращения использования системы управления документами или утраты ею легитимности «документы, находящиеся в этой системе, должны быть доступны», а сам процесс прекращения деятельности этой системы должен быть «документально зафиксирован в той мере, в которой это потребуется для сохранения аутентичности, достоверности и пригодности для использования документов, по-прежнему находящихся в системе».