Кадровые агенства, рекрутинг: понятие, цели и задачи

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ 2

РАЗДЕЛ 1 ОБЗОР ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВЫХ АГЕНСТВ 6

1.1. Кадровые агенства, рекрутинг: понятие, цели и задачи. 6

1.2. Рекрутиг на рынке труда. Технология работы кадровых агенств. 7

1.3. Обзор электронных кадровых агентств 14

РАЗДЕЛ 2 ПРОЦЕСС РАБОТЫ КАДРОВЫХ АГЕНСТВ 16

2.1. Администрирование кадровых агентств 17

2.2 Физическая постановка задачи 17

ВВЕДЕНИЕ

Конец ХХ и начало ХХI века являются переходом развитых стран от индустриального  общества к информационному. Это выражается в интенсивном совершенствовании средств вычислительной техники и техники связи, появление новых и в дальнейшем развитие существующих информационных технологий, а также в реализации прикладных информационных систем. Достижения информатики заняли достойное место в организационном управлении, промышленности, проведении научных исследований и автоматизированном проектировании. Информатизация охватила и социальную сферу: образование, науку, культуру, здравоохранение.

Трудно назвать другую отрасль  человеческой деятельности, которая  развивалась бы столь стремительно и порождала бы такое разнообразие проблем, как информатизация и компьютеризация  общества.

Главная особенность нашего времени, несомненно, является постоянный рост темпов производства информации. Потоки информации, циркулирующие в мире, которые нас окружает, огромны. В  связи с тем, что они имеют  тенденцию к увеличению, в любой  организации возникает необходимость  применения автоматизированной обработки  данных, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Большинство  организаций предпочитают компьютеризированные способы, позволяющие эффективно хранить, структурировать и систематизировать  большие объемы данных.

В современных условиях развития сферы поиска работы становится очевидной необходимость использования компьютера при анализе результатов процесса поиска сотрудников, учитывая определенные критерии отбора. Множество людей, желающих найти работу, постоянно пополняется, поэтому у предприятий возникает потребность в таких системах, благодаря которым можно было легко осуществлять поиск сотрудников по заданным критериям.

Переход к рыночной экономике неизбежно  привёл к большим переменам в  использовании трудовых ресурсов.

В современном обществе трудовые ресурсы - это своеобразный товар, для функционирования которого, как и любого иного ресурса, необходимо наличие соответствующих  условий, прежде всего, определенной взаимосвязи  тех, кому нужен этот ресурс с тем, кто может этот ресурс предоставить. Для эффективного и качественного  функционирования данной взаимосвязи  и создаются кадровые агентства.

В настоящее время рынок без  кадровых агентств немыслим. Именно кадровое агентство соединяют воедино  тех, кому нужны трудовые ресурсы  и тех, кто может качественно  их предоставить. Современные кадровые агентства выполняют всю работу по подбору соответствующего персонала, а работодатель может в свою очередь  сконцентрировать свои силы непосредственно  на конкретном производстве, в сфере  которого он функционирует.

Одним из видов побора персонала  в организации является обращение  в специализированное - рекрутинговое агенство. Рекрутинг – это деятельность по подбору и отбору необходимых специалистов для компании – заказчика.

Одним из видов побора персонала в организации  является обращение в специализированное - рекрутинговое агенство. Рекрутинг – это деятельность по подбору и отбору необходимых специалистов для компании – заказчика.

Развитие украинской экономики и анализ мировой кадровой индустрии позволяет сделать прогноз: объем рекрутинга в Украине будет возрастать: у этого бизнеса есть потенциал роста.  Сотрудники рекрутинговых агенств, как никто другой «чувствуют» ситуацию в компаниях и, таким образом, им под силу предсказать важнейшие тенденции не только на внешнем рынке труда, но и на внутреннем.

Тенденции мирового рекрутинга говорят о том, что концентрация этого бизнеса будет в крупных сетевых агенствах, наряду с этим будет продолжать расти количество новых участников рынка.

Актуальность темы дипломной работы заключается в том, что на современном этапе существования многие организации и предприятия не могут своевременно, быстро и качественно подобрать персонал, провести курсы повышения квалификации и аттестацию работников. Причинами является отсутствии специальных отделов в структуре или недостаточность времени, поэтому для них имеется необходимость воспользоваться услугами кадрового агентства, где хотят найти решение своих проблем. Для удовлетворения потребностей потребителей, соответственно кадровое агентство должно иметь возможность и перечень необходимых услуг.

Целью дипломной работы является разработка автоматизированной системы учета резюме в кадровом агентстве.

Для реализации поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

• Определение перечня услуг предоставляемых кадровым агентством в настоящее время
• изучение объекта автоматизации и механизма учета клиентов кадрового агентства,
• исследование особенности формирования и учета резюме в различных кадровых агенствах;
• осуществление анализа существующих кадровых агенств с выявлением их преимуществ и недостатков работы;
• проектирование и создание баз данных кадрового агенства;
• составление экономико-математическая модели;
• реализация соответствующего программного обеспечения

Объектом исследования дипломной  работы являются процессы создания резюме в кадровом агенстве.

Предметом исследования дипломной  работы являются модели и механизмы процессов создания и хранения резюме в кадровом агенстве, позволяющие оптимизировать поиск необходимой информации по заданным параметрам.

Методы исследования. Информационной основой исследования стало изучение принципов работы кадровых агенств.

Практическая значимость полученных результатов. Разработанная автоматизированная система учета резюме в кадровом агентстве может быть использована для различных кадровых агенств.

В дипломной работе осуществлена постановка и решение актуальной задачи разработки автоматизированной системы учета резюме в кадровом агентстве.

Дипломная работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованной литературы из 50 наименований. Работа изложена на Х страницах. Текст дипломной работы содержит Х рисунок, Х таблиц.

РАЗДЕЛ 1 
ОБЗОР ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВЫХ АГЕНСТВ

1. Кадровые  агенства, рекрутинг: понятие, цели и задачи.

Кадровое агентство - это посредник  между работодателем и соискателем  вакансии, своего рода буфер, являющийся гарантом того, что компания получит  именно такого специалиста, который  ей необходим, а специалист - достойные  условия труда и обещанную  компанией заработную плату.

Кадровые агентства способствуют созданию цивилизованного рынка  труда, и это касается не только человека, который ищет работу, но и работодателя. Специалисты кадровых агентств изучают  динамику рынка труда, тенденции  его развития, изменения уровня заработных плат и требований к кадрам, консультируют компании по кадровым вопросам.

На сегодняшний день существует множество рекрутинговых агенств, оказывающих самые разнообразные услуги в области работы с персоналом. Они могут быть определенным образом классифицированы: одни занимаются поиском только высококвалифицированных управленцев, другие – поиском специалистов среднего звена, есть универсальные кадровые агенства.

Рекрутинг (рекрумент) – деятельность по созданию условий для заполнения вакансий (вакантных рабочих мест) у компании – заказчика (работодателя) компетентными специалистами, соответствующими по своим качествам требованиям заказчика.

Рекрутинг включает комплекс организационных мероприятий, производимых агенством по найму персонала в интересах  организации, сделавшей заказ на замещение вакантной должности, заключающийся в формировании и предоставлении заказчику списка отобранных, в соответствии с требованиями заказчика, кандидатов на данную должность с целью последующего приема из на работу.

Одной из форм поиска необходимых  специалистов для организации является обращение в специализированное агенство по найму персонала (рекрутинговое агенство).

Основой существования таких агенств является постоянный дефицит в квалифицированных специалистах.

Задачи рекрутинговых агенств условно можно разделить на две группы. Первая группа – это задачи, относящиеся к клиенту:

1. поиск и подбор персонала в соответствии с требованиями работодателя;
2. надежность подбора, то есть представляемого специалиста;
3. подбор в строго оговоренный контрактом срок.

Надежность подбора – это  ответственность  и гарантии, которые  берет на себя рекрутинговое агенство. Ответственность агенство несет за то, что представленный кандидат способен четко решать задачи того уровня, который необходим.

2. Рекрутиг на рынке труда. Технология работы кадровых агенств.

Регулярно взаимодействуя с большим  количеством компаний и огромным количеством кандидатов, кадровое агентство  постоянно находится в центре потока актуальной информации о рынке  труда. В динамично изменяющейся бизнес среде возможность оперативного получения актуальной информации позволяет  быстро и полно анализировать  текущие тенденции и, как следствие, принимать верные решения.

Деятельность любого кадрового  агентства складывается из трех основных составляющих: поиск, оценка и подбор персонала на определенные вакансии, имеющиеся у работодателей. Особое внимание уделяется соответствию профессиональных и личностных компетенций кандидата требованиям работодателя.

Для успешного развития, поднятия престижа своей организации и  улучшению системы трудоустройства, кадровое агенство необходимо решить ряд проблем, основными среди которых являются следующие:

• большие затраты времени по оформлению резюме и заказов, нахождению потенциальных работодателей;
• большие затраты времени по выполнению заказов;
• невозможность быстрого получения качественной и достоверной информации о состоянии заказов;
• невозможность оценивать и анализировать работу по трудоустройству;

Для того чтобы система «Кадровое агентство» работала эффективно, надежно и гибко, а также имел достаточно продолжительный жизненный цикл, его программно-аппаратный комплекс должен удовлетворять следующим требованиям:

- соответствие международным стандартам  открытых систем, в том числе  стандартам разработки, сопровождения  и документирования;

- соответствие международным стандартам  в области управления качеством  ISO 9000;

- интегрированность. Наличие развитых технологических средств интеграции с другими прикладными системами и базами данных;

- адаптируемость. Технологии переноса решений из одной платформы в другую;

- многоплатформенность (операционные системы и аппаратные средства);

- масштабируемость: по количеству пользователей; объему хранимых данных; интенсивности обмена данными; скорости обработки запросов и данных; набору предоставляемых услуг и т.п.;

- надежность (средства сохранения  и восстановления данных, резервирование).

Основные цели деятельности любого кадрового агентства:

1) Предоставлять актуальную информацию  об уровне заработных плат  наиболее востребованных специалистов  из наиболее динамичных, отраслей.

2) Наглядно демонстрировать тенденции  в динамике изменений заработных  плат.

Задачи кадровых агентств условно можно разделить на две группы.

Первая группа – это задачи, относящиеся к клиенту:

• поиск и подбор персонала в соответствии с требованиями работодателя;
• надежность подбора, то есть представляемого специалиста;
• подбор в строго оговоренный контрактом срок.

Надежность подбора – это  ответственность и гарантии, которые  берет на себя рекрутинговое агентство. Ответственность агентство несет за то, что представленный кандидат способен четко решать задачи того уровня, который необходим. Гарантии в зависимости от серьезности позиции длятся от 3 до 6 месяцев. Сроки выполнения заказа зависят от уровня подбираемого специалиста.

Задачи второй группы, относящейся  к самому агентству:

• рентабельность деятельности агентства,
• поиск и обучение собственных кадров;
• создание имени и продвижение марки на рынке кадровых услуг.

Чтобы описать последовательности деятельностей, представляющих собой  некоторое состояние, в котором  что-либо выполняется, лучше всего  использовать диаграммы видов деятельности. Данная диаграмма устанавливает  основные правила последовательности действий, которые необходимо соблюдать  в той или иной ситуации. Диаграммы  видов деятельности широко используются в проектировании. Модель входа пользователя в систему представлена на рисунке  1.1.

Рисунок 1.1Модель входа пользователя в систему

Модель регистрации пользователя в системе представлена на рисунке  1.2.

Рисунок 1.2. Модель регистрации пользователя в системе

Модель размещения и движения заявки на вакансию представлена на рисунке  1.3.

Рисунок 1.3. Модель размещения и движения заявки на вакансию

Модель выполнения заказа представлена на рисунке 1.4.

Рисунок 1.4 – Модель выполнения заказа

Модель регистрации самостоятельной  заявки претендентов на вакансию представлена на рисунке 1.5.

Рисунок 2.15 Модель регистрации самостоятельной заявки претендентов на вакансию

Не секрет, что в последнее  время становится сложно найти высококвалифицированного специалиста, который бы находился  в свободном поиске нового места  работы и готов бы был немедленно войти в штат какой-либо компании. Если работодатель точно знает, какого профиля сотрудник ему нужен, а также уверен, что сможете  адекватно оценить его профессиональный уровень и предложить ему благоприятные  условия работы, то для такого работодателя достаточно только провести подбор нескольких сотрудников, отвечающих заявленным работодателем  требованиям.

Для того, чтобы кадровое агентство предоставило такую услугу как подбор персонала, от работодателя необходимо получить заявку на подбор.

Первый этап подбора  персонала – это получение заявки на подбор.

Заявка на подбор - это «стартовый» документ для процедуры подбора. Составляет его непосредственный руководитель, визирует начальник подразделения. В заявке указываются: дата открытия вакансии, название отдела, должностные обязанности и некоторые другие условия. К заявке прилагается копия должностной инструкции, если вакантная должность новая.

В литературе отмечаются типичные ошибки при составлении заявки на подбор персонала:

• отсутствие либо некорректное указание срока подачи заявки (это важно при регламентированных сроках подбора);
• номинальное обозначение функциональных обязанностей (в лучшем случае руководители переадресовывают к должностной инструкции, которая не отражает нюансов, характерных именно для этой должности, данного подразделения);
• отнесение желаемых требований к разряду обязательных, что значительно сужает круг соискателей;
• неполное, формальное заполнение документа.

Второй этап подбора  персонала: Экспертиза вакансии.

Экспертиза вакансии служит ответом  службы персонала на заявку руководителя и позволяет, по мнению Магуры М.И., сделать следующее:

1. Фиксировать дату поступления заявки в группу подбора (бывает так, что начальник заполняет ее, а передает только через неделю, что влечет за собой увеличение сроков подбора, а это влияет на KPI группы подбора).

2. Проверить наличие данной вакансии в соответствующих организационных документах. Если такой должности нет в штатном расписании, требуется служебная записка о введении новой единицы. Если ее нет в плане подбора, значит, она является внеплановой, что дает возможность предлагать руководителю подразделения иные формы подбора (через кадровое агентство, самостоятельно, силами группы подбора после закрытия одной из плановых вакансий).

По заявке сверяется наличие  рабочего места. Если его нет - уточняются сроки его подготовки. Это очень  важный момент: иногда бывает так, что  сотрудник уже найден, а работать ему негде. Определяется категория, плановые сроки подбора. Руководитель получает информацию о том, кто из менеджеров по подбору назначен ответственным за закрытие данной вакансии.

Руководитель организации должен подтвердить возможность использования ресурса кадровых агентств с акцентом на бюджет подразделения, чтобы избежать ситуации, когда после закрытия вакансии и выхода специалиста на работу руководитель сообщает, что он был не в курсе необходимости оплаты.

Третий этап подбора персонала: Оценка кандидатов.

После отбора кандидатов наступает момент оценки всех кандидатов. Специалист кадрового агентства выявляет степень соответствия соискателя требованиям фирмы – заказчика, определяет целесообразность предъявления кандидата заказчику.

Таким образом, можно отметить, что  любое кадровое агентство в своей  профессиональной деятельности должно руководствоваться определенными  задачами, касающимися, в первую очередь, фирмы – заказчика, а, затем, своими собственными интересами. Основная задача кадрового агентства при подборе  персонала - это анализ и отбор  кандидатов из числа всех возможных  на рынке в данный момент.

3. Обзор электронных кадровых агентств

Развитие в последние годы глобальной сети Интернет и технологий построения полноценных web-ориентированых информационных систем открыла новые возможности по повышению качества предоставляемых услуг. Трудоустройство с помощью виртуального кадрового агентства на сегодняшний день широка распространено, поскольку имеет ряд преимуществ по сравнению с другими способами поиска работы, в особенности с использованием офлайновых рекрутинговых агентств и объявлений в газетах. Однако такой способ поиска работы и работников имеет и свои недостатки.

В глобальной сети Internet существует множество электронных кадровых агентств, которые предлагают поиск вакансий для соискателей, подбор специалистов для работодателей.

Самыми известными среди них  являются, кадровые агентства «job.ru», «zarplata.ru». Данные агентства позволяют соискателям и работодателям регистрироваться в базе данных, кроме того можно в режиме on-line по некоторым критериям (город, заработная плата, опыт, образование и т.д.) найти именно ту информацию, которая требуется. Однако, поскольку база этих агентств довольно велика, то на запрос можно получить очень большой список резюме и вакансий, который придется изучать самому. Кроме того, велика вероятность, что вы не найдете информации о вакансиях и резюме по интересующему вас городу.

Другие электронные кадровые агентства  имеют схожую структуру. Но в некоторых  вообще отсутствует поиск в режиме on-line: пользователем предлагается отослать информацию о себе на сервер компании и ждать ответа на указанный адрес электронной почты. Таковыми являются web-ресурсы «Отдел кадров ХХI век», «Кадровое агентство «ГОСТ-Юнивер».

Как правило крупные кадровые агентства имеют свои Интернет-представительства, которые, впрочем, нельзя назвать в полной мере электронными кадровыми агентствами, поскольку они реализуют лишь часть услуг предоставляемых электронными кадровыми агентствами. То есть такое «электронное» кадровое агентство зачастую реализует лишь следующие функции:

• регистрацию соискателей и работодателей в базе данных агентства;
• регистрацию заявки от работодателя;
• рассылку предложение о вакансии соискателям;
• информирование о деятельности агентства.

Остальные же функции по прежнему выполняются в ручную сотрудниками агентства.

Примерами подобных агентств в городе Барнауле могут служить:

• кадровое агентство "Персонал", адрес в Internet: www.personal.barnaul.ru;
• кадровый центр "ВАКАНТ", адрес в Internet: www.vakant-altai.ru;
• кадровое агентство "Persona Grata", адрес в Internet: www.persona-grata.com.ru;
• кадровое агентство "Жираф", адрес в Internet: www.zhiraf.alt.ru;
• центр оценки персонала "Статус", адрес в Internet: www.status.barnaul.ru;
• кадровое агентство "Карьера", адрес в Internet: www.kariera-barnaul.ru;
• центр кадровых технологий "Академия", www.job.akademi.ru.

Особое внимание привлекает электронная  система трудоустройства, разработанная  в МГТУ им.Н.Э. Баумана. Система состоит из ряда Web-серверов, каждый из которых создается в центрах содействия занятости учреждений профессионального образования. На центральных серверах МЦПТ МГТУ им. Н.Э. Баумана и ГосНИИ ИТТ "Информика" хранится интегрированная база данных, включающая информацию всех региональных центров.

Распределенная информационная система  поддержки трудоустройства молодых  специалистов предназначена для  организации электронных бирж труда, обеспечивающих возможность сбора  и систематизации данных о рынке  труда выпускников учреждений профессионального  образования на региональном и федеральном  уровнях, и предоставления необходимой  информации всем субъектам, вовлеченным  в процесс формирования рынка труда.

К сожалению данная система не отличается ничем от остальных электронных кадровых агентств.

Минусом в работе всех электронных  кадровых агентств без исключения является то, что они знают о человеке довольно мало информации (из его анкеты, резюме), что не позволяет в полной мере отобразить его профессиональный и личностный портрет.

РАЗДЕЛ 2 
ПРОЦЕСС РАБОТЫ КАДРОВЫХ АГЕНСТВ

2.1. Администрирование кадровых  агентств

В кадровом агентстве есть 2 группы пользователей:

1. Администраторы.
2. Агенты.

Агенты – это пользователи кадрового  агентства, которые размещают в  нем свои резюме, осуществляют поиск  необходимых для них вакансий. Они могут просматривать информацию кадрового агентства.

Администраторы занимаются заполнением  различных справочников информации, необходимых для составления  резюме клиента, например, справочника городов, языков, типа занятости и др.

Также администраторы осуществляют операцию ввода новых претендентов и новых вакансий в кадровом агентстве и помогают пользователям осуществлять подбор нужного персонала или поиск работы агентам кадрового агентства. Детально работа администраторов рассмотрена в следующем подразделе дипломной работы.

Рассмотрим информационные потоки администрирования кадрового агентства:

Рис. 2.1. Информационные потоки администрирования  кадрового агентства

2.2 Физическая постановка  задачи

Кадровое агентство предоставляет  следующие услуги:

• Работа с организациями/предприятия, разных форм собственности, прием заявок на подбор персонала;
• Предоставление информации соискателям, т.е. людям, которые нуждаются в работе, о свободных рабочих местах по их специальностям,
• Услуги правового сопровождения по вопросам трудоустройства;
• Ксерокопирование документов, составление резюме, подготовка к собеседованию.

Миссия организации: кадровое агентство  занимается подбором специалистов для  организаций и предприятий всех форм собственности, путем предоставления информации о вакантных местах соискателям  на платной основе, с целью экономии времени для обеих сторон, и  получение определенной прибыли  в собственных интересах.

Операция ввода новых претендентов состоит из нескольких этапов. Придя в кадровое агентство, клиент обращается к администратору для ввода своего резюме. Администратор кадрового агентства фиксирует дату поступления заявки в группу подбора. Он проверяет наличие профессии клиента в соответствующих организационных документах. Если такой должности нет, требуется служебная записка о введении новой единицы. Администратор предлагает существующие похожие профессии. Если клиент настаивает та своей выбранной им профессии, то администратор заводит новую профессию в базе данных после подписания соответствующих документов.

Технология рекрутинга, основанная на использовании стандартного метода поиска, представляется идеальным средством подбора специалистов на вакансии среднего уровня, и состоит из следующих шести укрупненных этапов^:

1. Полное описание вакансии. Излагается суть позиции, требования к кандидату, круг его обязанностей.
2. Одновременно с описанием вакансии клиенту направляется договор, в котором описываются условия работы по проекту. После подписания договора агентство работает над выполнением заявки.
3. На данном шаге разрабатывается стратегия поиска, включающая анализ предыдущих заказов на аналогичные вакансии, поиск кандидатов в компьютерной базе данных, отбор поступающих резюме и так далее.
4. При необходимости информация о вакансии дается в прессе в изданиях, ориентированных на потенциальных кандидатов по данной вакансии. Информация о вакансии также может выноситься на сайт агентства или другие сайты.
5. Объединив результаты вышеперечисленных направлений поиска и проведя отбор соискателей посредством собеседований, рекрутеры составляют полную и исчерпывающую выборку самых квалифицированных и профессиональных кандидатов, наиболее точно отвечающих требованиям данной вакансии. Этот перечень предоставляется клиенту для проведения финального тура собеседований и окончательного отбора.
6. В соответствии с пожеланиями клиента администратор кадрового агентства готов участвовать в переговорах между клиентом и кандидатами. Администратор вправе обсуждать с клиентом каждого из предоставленных кандидатов, давать свои рекомендации и помогать осуществлять окончательный выбор.

Выполнение заказа на подбор специалиста в кадровом агентстве включает в себя обычно ряд услуг, входящих в стоимость выполнения заказа:

• Анализ деятельности по интересующим вакансиям и определение критериев пригодности специалистов
• Помощь в формулировании требований к заказываемому специалисту
• Предоставление информации о зарплате специалиста требуемой квалификации на рынке труда
• Рекламная кампания, необходимая для выполнения заказа
• Собеседование с кандидатами и оформление необходимых документов
• минимальное психологическое тестирование
• подготовка и передача заказчику подробных резюме кандидатов на вакансию
• организация собеседований (до 6 кандидатов на вакансию) в удобное для заказчика время в офисе заказчика или в офисе;