Аудит розрахунків з підзвітними особами

ВСТУП

У процесі фінансово-господарської діяльності в організації часто виникає необхідність придбання матеріальних цінностей, а також різних робіт, послуг не тільки за безготівковим розрахунком, але й готівкові гроші. У таких випадках працівникові видаються готівкові грошові кошти під звіт для виконання певних дій за дорученням організації.

Розрахунки з підзвітними особами мають місце практично на кожному підприємстві і вельми різноманітні, тому що включають в себе: придбання за готівку запасних частин, матеріалів, палива, канцелярських товарів; оплату дрібного ремонту оргтехніки, транспортних засобів; витрати на відрядження по території Російської Федерації і за кордон; представницькі витрати.

Тим не менш, практика аудиторських перевірок показує, що із усіх перевірених об'єктів найбільше помилок і порушень допускається при розрахунках з підзвітними особами внаслідок недбалого ведення бухгалтерського обліку та відсутності контролю за розрахунками з працівниками. Нерідко помилки допускають самі керівники організацій.

Як правило, в практичній діяльності будь-якого підприємства розрахунки з підзвітними особами носять масовий характер і пов'язані з багатьма іншими розділами обліку, наприклад, операціями по касі, розрахунками з постачальниками та підрядниками, операціями по руху матеріальних цінностей і т.д., що обумовлює високу трудомісткість і актуальність аудиту розрахунків з підзвітними особами.

Об'єктом даного дослідження є стан обліку розрахунків з підзвітними особами в ТОВ «Ринок».

Метою даної роботи є вивчення діючого порядку аудиторської перевірки на підприємстві та застосування отриманих знань для аналізу правильності відображення в бухгалтерському обліку розрахунків з підзвітними особами в ТОВ «Ринок» за 2007 рік.

Досягнення поставленої мети зумовлює вирішення наступних завдань:

- Розглянути порядок обліку, склад первинних і облікових регістрів розрахунків з підзвітними особами у відповідність з діючими правилами бухгалтерського обліку та нормативними документами;

- Розглянути етапи проведення аудиторської перевірки розрахунків з підзвітними особами;

- На підставі отриманих знань провести аудиторську перевірку розрахунків з підзвітними особами в ТОВ «Ринок» і зробити висновки щодо ведення обліку та здійснення контролю над розрахунками з підзвітними особами.

Практична значимість цього дослідження полягає в тому, щоб визначити відповідність відображення розрахунків з підзвітними особами в ТОВ «Ринок» чинним нормативним документам і дати рекомендації на підставі зробленого висновку.

Завданням курсової роботи є ознайомлення з методиками проведення аудиторської перевірки, запропонованими трьома авторами Подільського В.І., Баришнікова Н.П. і Алборова Р.А.

Оскільки розрахунки з підзвітними особами носять масовий характер, цей етап аудиторської перевірки досить трудомісткий. У той же час самі операції дуже одноманітні, а методи і процедури перевірки прості. Будуть розглянуті типові порушення при здійсненні розрахунків з підзвітними особами.

1. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА РОЗРАХУНКІВ З ПІДЗВІТНИМИ ОСОБАМИ

1.1. Теоретичні основи обліку та аудиту розрахунків з підзвітними особами

Підзвітними особами є тільки працівники організації, які отримали авансом готівкові суми грошових коштів на майбутні адміністративно-господарські та витрати на відрядження [1]. Список підзвітних осіб, а також порядок видачі в організації готівки під звіт встановлює керівник.

З кожним працівником, внесеним до списку постійних одержувачів грошей на господарсько операційні витрати, повинен бути укладений договір про матеріальну відповідальність. Видача грошей під звіт регулюється Порядком ведення касових операцій і оформляється тільки видатковими касовими ордерами [18].

Підзвітними сумами називаються грошові аванси (суми), що видаються підзвітним особам з каси на дрібні адміністративно-господарські і операційні витрати, які не можуть бути зроблені безготівковими розрахунками, а також витрати по відрядженнях. Невитрачені підзвітні суми повинні бути повернені до каси одночасно з наданням в бухгалтерію авансового звіту.

Підзвітні особи зобов'язані представляти в установлені терміни авансові звіти про використання підзвітних сум.

Авансовий звіт - це документ уніфікованої форми (затверджений Держкомстатом РФ), який складається та наданий до бухгалтерії підприємства підзвітними особами. У ньому вказується отримана підзвіт сума (у рублях і / або валюті), фактично зроблені витрати, залишок невитрачених сум або перевитрата. До авансового звіту додаються всі виправдувальні документи на витрату підзвітних сум: посвідчення про відрядження, звіт по відрядженню, квитанції, рахунки та інші документи на оплату послуг, матеріалів та інших платежів. Авансовий звіт здається до бухгалтерії під розписку, перевіряється бухгалтером на комплектність, затверджується керівником і служить підставою для списання витрачених підзвітних сум або відшкодування перевитрати.

Відрядження - це поїздка працівника в іншу місцевість для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи за розпорядженням роботодавця. Службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить в дорозі або має роз'їзний характер, відрядженнями не визнаються [1].

У відрядження може бути відправлений тільки штатний працівник організації, з яким укладено договір. Не можуть бути відправлені у відрядження вагітні жінки і працівники молодше 18 років. Деяких працівників можна відправити у відрядження тільки з їх письмової згоди [1].

Розрахунки з підзвітними особами мають місце практично на кожному підприємстві і дуже різні:

- Придбання запасних частин, матеріалів, палива за готівковий розрахунок, канцелярських товарів, оплата поштово-телеграфних витрат;

- Оплата дрібного ремонту оргтехніки, транспортних засобів;

- Витрати на відрядження по території Російської Федерації і за кордон;

- Представницькі витрати [22].

Гроші під звіт можуть отримати тільки співробітники даної організації, які перебувають з нею у трудових відносинах, уповноважені керівником на право здійснювати господарські, адміністративні, представницькі та інші витрати, а також співробітники, що направляються за розпорядженням керівництва даної організації у службові відрядження. В організації створюється наказ керівника (про порядок видачі підзвітних сум на операційно-господарські та витрати на відрядження), в якому визначається коло осіб, які мають право на отримання грошових коштів, розмір підзвітних сум і терміни здачі звітів.

В авансовому звіті в рядку «призначення авансу» вказується один з варіантів (витрати на відрядження, на придбання ПММ, на господарські операції, на закупівлю ТМЦ, на оплату послуг, на операційні витрати та ін.) Види господарських та адміністративних витрат, на які співробітники підприємства отримують гроші під звіт, повинні бути передбачені в затвердженим кошторисом витрат, яка складається на рік і затверджується на зборах засновників (акціонерів), раді директорів. До виправдувальним документами щодо витрачання підзвітних сум можна віднести:

- Документи, що підтверджують факт отримання ТМЦ із зазначенням найменувань отриманих цінностей (товарні чеки, накладні, рахунки-фактури, квитанції тощо). При придбанні ТМЦ за готівку до авансового звіту повинні бути додані документи, що підтверджують їх придбання (чеки та копії чеків з магазинів, квитанції від ПКО і накладні оптових організацій, фактури складів) та документи, що підтверджують їх оприбуткування на склад (прибуткова фактура, розпис комірника у супровідній фактурі та ін.)

- Документи, що підтверджують факт оплати отриманих ТМЦ із зазначенням вартості покупки (квитанції до ПКО, чеки ККМ, документи, прирівняні з бланком суворої звітності, посвідчення про відрядження, чек АЗС, копія чека магазину, накладна, квитанція на оплату послуг) [18].

Всі господарські операції пов'язані з видачею грошових коштів з каси підприємства або з банку під звіт.

Особи, які одержали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну, на який вони були видані, або з дня повернення з відрядження, пред'явити в бухгалтерію підприємства авансовий звіт з додатком підтверджувальних документів про витрачені суми і зробити остаточний розрахунок по них .

Невикористані готівкові гроші, видані під звіт, повинні бути повернуті в касу підприємства не пізніше трьох днів після закінчення терміну, на який вони були видані, або негайно після затвердження авансового звіту керівником. Гроші в новий підзвіт видаються тільки за умови повного розрахунку за попередньою підзвітною сумою. Заборонено видавати готівку, видані під звіт, безпосередньо від однієї особи іншій особі.

Якщо підзвітні суми після закінчення трьох днів, після встановлення звіту дати, не здані в касу або за ними не пред'явлено звіт, вони включаються в оподатковуваний прибутковим податком сукупний дохід працівника. Якщо підзвітні суми були видані без встановлення строку їх повернення і на момент перевірки такі суми відображені за Дт сч.71 «Розрахунки з підзвітними особами», підстав для включення в оподатковуваний дохід не є. Після закінчення року, якщо ця сума буде необгрунтовано списана з підзвітної особи без документів, що підтверджують зроблені витрати, вона підлягає включенню до сукупного доходу з оподаткуванням прибутковим податком на загальних підставах [24].

Облік за розрахунками з підзвітними особами ведеться на рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами». Це активно-пасивний рахунок, сальдо якого відбиває суму заборгованості підзвітних осіб організації або суму не відшкодованого перевитрати. За дебетом рахунка записуються суми відшкодованого перевитрати і знову видані під звіт на основі видаткових касових ордерів, за кредитом - суми, використані відповідно авансовим звітам і здані за прибутковими касовими ордерами [22].

Численні і різноманітні операції з розрахунків з підзвітними особами знаходять своє відображення в наступних регістрах синтетичного обліку та звітності:

· Баланс підприємства (ф. № 1) (стор. балансу 236 - інша дебіторська заборгованість, платежі по якій очікуються протягом 12 місяців, і стор 628 - інші позики, що підлягають погашенню протягом 12 місяців після звітної дати);

· Звіт про рух грошових коштів (ф. № 4);

· Головній книзі;

· При журнально-ордерній формі обліку операції по руху підзвітних сум і розрахунків з підзвітними особами відображається в журналі-ордері № 7. Це комбінований регістр, який поєднає аналітичний і синтетичний облік з лінійної формою запису. Це значить, що кожної виданої під звіт сумі відводиться в журналі-ордері один рядок, і в міру подання авансового звіту, здачі в касу невикористаних сум мул отримання грошей до погашення перевитрати записи сум за цими операціям зроблять на цьому ж рядку. У той же час журнал-ордер № 7 зберігає шахову форму запису, закладену в основу журнально-ордерної форми рахівництва, в частині розшифровки обороту по кредиту рахунку 71.

Підставою для заповнення журналу-ордера № 7 є видаткові касові ордери на суми, видані під звіт, авансові звіти - на витрачені суми; нові прибуткові або видаткові касові ордери - на розбіжність у сумах отриманих та витрачених. До обліку приймаються авансові звіти, перевірені арифметично, по суті щодо доцільності та необхідності витрат, відповідності їх призначенню авансу та затверджені керівником організації. Бухгалтер обробляє авансовий звіт, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, які відповідають напрямку витрати [18].

Підзвітні суми, не повернуті працівниками у встановлені терміни, відображаються за кредитом рахунка 71 «Розрахунки з підзвітними особами» і дебету рахунку 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей». Надалі ці суми списуються з рахунку 94 в дебет рахунку 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці», якщо вони можуть бути утримані із заробітної плати працівники або 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями», коли вони не можуть бути утримані із заробітної плати працівника [22].

Можна зробити висновок, що розрахунки з підзвітними особами на сьогоднішній день актуальні, і правильність обліку цих витрат повинна стосуватися кожного.

1.2. Нормативно-законодавча база аудиту розрахунків з підзвітними особами

Ведення бухгалтерського обліку організації має бути строго регламентоване, тобто підпорядковане певним правилам.

Існує цілий звід правил, за якими ведеться бухгалтерський облік. І відступ від цих правил веде до серйозних помилок у бухгалтерській та податковій звітності, у визначенні фінансових результатів діяльності організації, призводить до зловживань з боку матеріально-відповідальних осіб.

Загальні документи по розрахунках з підзвітними і відрядженими особами:

Закон «Про бухгалтерський облік», містить перелік обов'язкових реквізитів первинних документів (стаття 9, п. 2). Дозволяє складати документи на машинних носіях (стаття 9, п. 7). Керівник організації за погодженням з головним бухгалтером затверджує перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів (стаття 9, п. 3). Зобов'язує директора організації і головного бухгалтера або уповноважених ними осіб підписувати первинні бухгалтерські документи за операціями з грошовими коштами (стаття 9, п. 3).

Цивільний кодекс Російської Федерації від 30.11.1994 р. № 51 - ФЗ, договір купівлі - продажу від 26.01.1996 р. № 14 ФЗ, а також дає визначення підзвітним особам, підзвітними сумами, відряджень і т.д.

Трудовий кодекс Російської Федерації від 30. 12.2001 р. № 197 - ФЗ, (Прийнято ГД ФС РФ 21.12.2008), за станом на 01 лютого 2008 р. Кодекс передбачає необхідні документи для відправлення у відрядження працівника, а також їх оформлення.

Податковий кодекс Російської Федерації від 31.07.98 р. № 146-ФЗ (Прийнято ГД ФС РФ 16.07.98 р.) станом на 01 квітня 2007р. Кодекс визначає розміри добових, що відшкодовуються понад норми працівникам, добові обкладаються податком на доходи фізичних осіб і єдиним соціальним податком, а також говорить про те, що для цілей оподаткування облік представницьких витрат у межах і понад норм немає.

ПБО 3 / 2006 - Положення з бухгалтерського обліку "Облік активів і зобов'язань, вартість яких виражена в іноземній валюті" затверджено наказом Мінфіну РФ від 25.12.2007 N 147н - Положення регулює особливості бухгалтерського обліку майна і зобов'язань організацій, вартість яких виражена в іноземній валюті, полягають у перерахунку вартості цих майна і зобов'язань в рублі, облік курсових різниць. Додаток до даного Положення містить вказівку, що перерахунок витрат, здійснених підзвітною особою при відрядженнях за кордон, в рублі проводиться по курсу, що діє на дату його складання авансового звіту.

Порядок ведення касових операцій в Російській Федерації. Затверджено Рішенням Ради Директорів Центрального Банку Росії від 22 листопада 1993 N 40 - містить правила прийому, зберігання, видачі готівки і оформлення первинних документів; ведення касової книги; ревізії каси і дотримання касової дисципліни. Особи, які одержали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше 3-х робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, або з дня повернення їх з відрядження, пред'явити в бухгалтерію підприємства звіт про витрачені суми і зробити остаточний розрахунок по них (гол. 1, пункт 11).

Постанова Уряду Російської Федерації від 23.09.2002 р. № 696 (ред. від 25.08.2006) «Про затвердження федеральних правил (стандартів) аудиторської діяльності», на підставі цих правил аудитор розробляє програму аудиту, в тому числі програму аудиту розрахунків з підзвітними особами .

План рахунків бухгалтерського обліку, затверджений Мінфіном РФ від 31.10.2000г. № 94н (зі змінами та доповненнями від 07.05.2003г. № 38н) - правила синтетичного обліку операцій у бухгалтерському обліку. Зокрема, містить проводки по віднесенню до доходу працівника підзвітних сум, не повернутих у строк.

Інструкція Державної податкової служби РФ від 29.06.95 N 35 (ред. від 08.12.97) По застосування закону Російської Федерації «Про прибутковий податок з фізичних осіб" - відповідно до пункту 8 Інструкції, суми відшкодування працівнику витрат на відрядження в межах норм не включаються у сукупний річний дохід працівника.