Кадровые службы в системе управления

Содержание:

Введение

Глава 1. Роль кадровых служб в системе управления

1.1 Значение службы  отдела кадров в управлении  персоналом

1.2 Принципы построения  кадровой службы

Глава 2. Общие положения и основные задачи ОК

2.1 Организационная структура ОК

2.2 Должностные инструкции специалистов ОК

2.3 Условия труда в ОК

2.4 Анализ основной документации ОК

Глава 3. Характеристика отдела кадров ЧП "---------------."

3.1. Общая характеристика  ЧП "-------------------------"

3.2 Технико-экономическая  характеристика ЧП "-------------------

3.3 Организационная  структура управления ЧП "------------------

Заключение

Приложение

Введение

Производство каждой страны и каждой отрасли зависит от ряда факторов. Одним из важнейших факторов, влияющих на уровень производительности труда, а, следовательно, и эффективности  производства, являются кадры (персонал) предприятия. Кадры – наиболее ценная и важная часть производительных сил общества. В целом эффективность  предприятия зависит от квалификации служащих, их расстановки и использования, что влияет на объем и темпы  прироста вырабатываемой продукции, использование  материально-технических средств.

С переходом к рыночной экономике произошли принципиальные изменения в системе управления предприятиями. Следствием таких изменений  стали новые подходы к организации  и качеству управления предприятием, а также к управленческим кадрам.

Для преодоления экономического кризиса необходимо решить ряд проблем, связанных с изменением в системе  управления персоналом организации. В  силу этого особую важность и практическую значимость приобретает эффективное  управление персоналом. До недавнего  времени это понятие практически  отсутствовало в управленческой практике, хотя в каждой организации  существовала подсистема управления персоналом (отдел кадров), в обязанности, которой  входили прием и увольнение работников, обучение и переподготовка кадров и  т.д. Но отделы кадров, как правило, имели  низкий организационный статус, являлись слабыми в профессиональном отношении. Они были структурно разобщены с  другими подразделениями, которые  выполняли функции управления кадрами (отдел труда и заработной платы, юридический отдел и др.), и, как  следствие, он не являлся ни методическим, ни информационными, ни координирующими  центром кадровой работы организации.

Современным кадровым службам  не достаточно только оформлять приказы  и распоряжения, хранить кадровую информацию. Они постепенно должны превращаться в центры по разработке и реализации стратегии организации труда, цель которой повышение производственной, творческой отдачи и активности персонала, разработка и реализация программ развития кадров, обеспечение справедливой оплаты труда и т.д. Все это обусловило повышенный интерес к кадровой службе предприятия, построению ее оргструктуры и объясняет актуальность выбранной для исследования темы.

При переходе к рынку происходит медленный отход от прежнего иерархического управления, жесткой системы администрирования  к рыночным взаимоотношениям. Поэтому  необходима разработка новых подходов к построению системы управления персоналом организации – построение организационных структур, в соответствии, с которыми весь отсчет функций управления ведется не сверху вниз, а снизу  вверх. Отсюда ориентация не на иерархические  вертикальные структуры, а на многообразные  формы горизонтальных связей.

Роль кадровой службы высока, тем более для предприятий  осуществляющих организационно-экономическую  деятельность в условиях сегодняшней  экономической ситуации. Важно подчеркнуть, что в современном мире кадровая служба на предприятии играет очень  важную роль. Она должна быть координатором  и организатором всей работы с  кадрами, кадровой политики и любых  других мероприятий по работе с кадрами.

В работе использованы учебные  материалы по управлению персоналом, менеджменту, организации работы кадровых служб, а также публикации в прессе по исследуемой теме.

Глава 1. Роль кадровых служб в системе управления

1.1 Значение  службы отдела кадров в управлении  персоналом

Предприятие можно сравнить с организмом, а все службы с  органами, работа которых обеспечивает его жизнедеятельность. Кадровая служба также играет свою роль в деятельности предприятия, как жизненно важный орган  в организме.

Кадровая служба предприятия  – это совокупность специализированных структурных подразделений в  сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.¹

До недавнего времени  службы персонала многих предприятий  относились к числу вспомогательных  подразделений. Но за последние десятилетия  ситуация в стране резко изменилась. Существуют три основных концепции  отношения к персоналу компаний:

– персонал как основание  для издержек предприятия;

– достояние организации;

– импульс к развитию компании.

Наибольших успехов добиваются те предприятия, руководители которых  являются приверженцами третьей  концепции. В связи с этим изменяется статус кадровой службы, функции которой  расширились от сугубо учетных до управленческих. Качественное и количественное увеличение решаемых при этом задач влечет за собой необходимость скорректировать оргструктуры служб персонала.

Восприятие руководителями своих подчиненных, а также изменения, происходящие в компании, неизбежно  влияют на организационную структуру  службы персонала. Но универсальной  схемы работы кадрового отдела не существует – на каждом предприятии организуется своя структура этого подразделения. Она зависит от функций службы персонала, которые можно разделить, как было указано выше, на статические и динамические. Первые связаны с такими процессами, как нормирование, учет, расчет, а вот главной функцией кадровой службы все же является управленческая, поэтому основные ее задачи – динамические, то есть связанные с приемом, увольнением, должностными перемещениями, обучением, аттестацией².

Основной задачей управления человеческими ресурсами является наиболее эффективное использование  способностей сотрудников в соответствии с целями предприятия и общества. При этом должно быть обеспечено сохранение здоровья каждого человека и установлены  отношения конструктивного сотрудничества между членами коллектива и различными социальными группами.

Управление человеческими  ресурсами предприятия включает комплекс взаимосвязанных видов  деятельности, каждый из которых отдельно и все вместе чрезвычайно важны  для организации:

1. Определение потребности  в рабочих, инженерах, менеджерах  различной квалификации, исходя  из стратегии деятельности фирмы.

2. Анализ рынка труда  и управление занятостью.

3. Отбор и адаптация  персонала.

4. Планирование карьеры  сотрудников фирмы, их профессионального  и административного роста.

5. Обеспечение рациональных  условий труда, в том числе  благоприятной для каждого человека  социально-психологической атмосферы.

6. Организация производственных  процессов, анализ затрат и  результатов труда, установление  оптимальных соотношений между  количеством единиц оборудования и численностью персонала различных групп.

7. Управление производительностью  труда.

8. Разработка систем мотивации  эффективной деятельности.

9. Обоснование структуры  доходов, степени их дифференциации, проектирование систем оплаты  труда.

10. Организация изобретательской  и рационализаторской деятельности.

11. Участие в проведении  тарифных переговоров между представителями  работодателей и работополучателей.

12. Разработка и осуществление  социальной политики предприятия.

13. Профилактика и ликвидация  конфликтов³.

Объем работ по каждой из этих функций зависит от размеров предприятия, характеристик производимой продукции, ситуации на рынке труда, квалификации персонала, степени автоматизации  производства, социально-психологической  обстановки на предприятии и за его  пределами.

Основу управления составляет человеческий фактор, заключенный в  знании субъектом управления своего дела, в умении организовать собственный  труд и работу коллектива, в заинтересованности, к саморазвитию и творческой деятельности. Центральной фигурой менеджмента  выступает профессионал – управляющий, способный видеть перспективы развития дела, которым он занимается, умеющий  быстро оценивать реальную ситуацию, находящий оптимальное решение  для достижения поставленной цели. В этой связи менеджер должен обладать определенным профессиональными и  личными качествами: высокой компетентностью, гибкостью мышления, умением идти на риск, напористостью, умением реализовать  намеченные планы, быть лидером в  коллективе.

Основой человеческого фактора  является личность – психологический  облик человека, как дееспособного  члена общества, сознающего свою роль в обществе. В управление персоналом и в решении социальных проблем  коллектива необходимо руководствоваться  следующей схемой:

– заинтересовать каждого  работника в повышении своей  квалификации, постоянной учебе и  овладевании новыми знаниями и сферами деятельности;

– осуществлять индивидуальный подход к каждому члену коллектива, позволяющий максимально использовать его потенциал;

– ориентироваться на здоровый психологический климат в коллективе⁴.

Основу концепции управления персоналом организации в настоящее  время составляют возрастающая роль личности работника, знание его мотивационных  установок, умение их формировать и  направлять в соответствии с задачами, стоящими перед организацией.

Изменения в экономической  и политической системах в нашей  стране одновременно несут как большие  возможности, так и серьезные  угрозы для каждой личности, устойчивости ее существования, вносят значительную степень неопределенности в жизнь  практически каждого человека. Управление персоналом в такой ситуации приобретает  особую значимость, поскольку позволяет  реализовать, обобщить целый спектр вопросов адаптации индивида к внешним  условиям, учета личного фактора  в построении системы управления персоналом организации.

Укрупнено, можно выделить три фактора, оказывающих воздействие  на людей в организации.

Первый – иерархическая  структура организации, где основное средство воздействия – это отношения  власти – подчинения, давление на человека сверху, с помощью принуждения, контроля над распределением материальных благ.

Второй – культура, то есть вырабатываемые обществом, организацией, группой людей совместные ценности, социальные нормы, установки поведения, которые регламентируют действия личности, заставляют индивида вести себя так, а не иначе без видимого принуждения.

Третий – рынок –  сеть равноправных отношений, основанных на купле – продаже продукции  и услуг, отношениях собственности, равновесии интересов продавца и  покупателя⁵.

Эти факторы воздействия  – понятия достаточно сложные  и на практике редко реализуются  в отдельности. Какому из них отдается приоритет, таков и облик экономической  ситуации в организации.

При переходе к рынку происходит медленный отход от иерархического управления, жесткой системы административного  воздействия, практически неограниченной исполнительной власти к рыночным взаимоотношениям, отношениям собственности, базирующимся на экономических методах. Поэтому  необходима разработка принципиально  новых подходов к приоритету ценностей. Главное внутри организации –  работники, а за пределами – потребители  продукции. Необходимо повернуть сознание работающего к потребителю, а не к начальнику: к прибыли, а не к расточительству; к инициатору, а не к бездумному исполнителю. Перейти к социальным нормам, базирующимся на здравом экономическом смысле, не забывая о нравственности. Иерархия отойдет на второй план, уступая место культуре и рынку.

Новые службы управления персоналом создаются, как правило, на базе традиционных служб: отдела кадров, отдела организации  труда и заработной платы, отдела охраны труда и техники безопасности и др. Задачи новых служб заключаются  в реализации кадровой политики и  координации деятельности по управлению трудовыми ресурсами в организации. В связи с этим они начинают расширять круг своих функций  и от чисто кадровых вопросов переходят к разработке систем стимулирования трудовой деятельности, управлению профессиональным продвижением, предотвращению конфликтов, изучению рынка трудовых ресурсов и др.

Безусловно, структура службы управления персоналом во многом определяется характером и размерами организаций, особенностями выпускаемой продукции. В мелких и средних организациях многие функции по управлению персоналом выполняют преимущественно линейные руководители, а в крупных формируются самостоятельные структурные подразделения по реализации функций. В ряде организаций формируются структуры управления персоналом, объединяющие под единым руководством заместителя директора по управлению персоналом все подразделения, имеющие отношение к работе с кадрами. В зависимости от размеров организаций состав подразделений будет меняться: в мелких организациях одно подразделение может выполнять функции нескольких подсистем, а в крупных функции каждой подсистемы, как правило, выполняет отдельное подразделение⁶.

Обобщение опыта отечественных  и зарубежных организаций позволяет  сформировать главную цель системы  управления персоналом: обеспечение  кадрами, организация их эффективного использования, профессионального  и социального развития. В соответствии с этими целями формируется система  управления персоналом организации. В  качестве базы для ее построения используются принципы, то есть правила и методы, разработанные наукой и апробированные практикой. Система управления персоналом конкретного предприятия (организации) обычно реализуется на основе разработки концепции кадровой политики предприятия.

Основная категория специалистов кадровой службы – женщины. Почему? Если сравнивать компанию с домом, то кадровые функции во многом направлены на благополучие именно внутри оного, а это и есть традиционно женская  работа. В отличие от продаж или  других сфер деятельности, здесь трудно добиться каких-то всем очевидных грандиозных результатов, трудно снискать себе «честь и славу» разовым усилием или идеей. Это каждодневная кропотливая работа, где требуется выдержка и терпение, доброта и понимание, упорство и ответственность. Учредитель ставит очень серьезные, амбициозные цели по развитию бизнеса, а любой бизнес, как известно, движется людьми, поэтому к качеству и количеству персонала сегодня предъявляются высокие требования⁷.

1.2 Принципы  построения кадровой службы

Универсальной структуры  кадровой службы не существует. Тем  не менее, она может включать в  себя следующие отделы:

– оформления и статистики;

– управления рабочими кадрами;

– по работе со служащими  и специалистами;

– централизованного табельного учета;

– подготовки и повышения  квалификации специалистов и служащих;

– подготовки и повышения  квалификации рабочих кадров⁸.

На практике более распространен  вариант структуры, состоящий из восьми секторов:

– найм рабочей силы;

– подготовка и продвижение  персонала;

– мотивация и оплата труда;

– оценка кадров;

– трудовые отношения;

– стратегическое управление персоналом;

– охрана труда и техника  безопасности;

– профориентация и адаптация⁹.

Принципы построения организационной  структуры кадровой службы и любого другого подразделения во многом схожи. Прежде чем определять их, необходимо очертить тот круг задач, которыми должен заниматься отдел: «Какие задачи решает служба персонала»?

Руководители некоторых  отечественных предприятий создают  службы управления человеческими ресурсами  по примеру западных компаний, делегируя  им полномочия в решении комплекса  вопросов (прием, увольнение, отбор, определение  оплаты труда, нормирование и многое другое), по существу объединяя под  одной крышей различные традиционные подразделения кадровой службы.

Задачи службы персонала  можно условно разделить на динамические и статические. Каким бы ни было такое объединение, внутри него всегда выделяется управленческая структура, функции которой состоят в решении задач, связанных с количественным и качественным составом персонала предприятия. Такие задачи управления кадрами имеют динамический характер (например, отбор, прием, увольнение, аттестация, повышение квалификации, продвижение по служебной лестнице, организационные и профессиональные перемещения). Они менее формализованы в отличие от ряда других задач работы с сотрудниками (нормирование, расчет заработной платы, учет выработки), которые можно отнести к разряду статических¹⁰.

Расчет заработной платы  можно отнести к статическому типу задач. Но вопросы, связанные с  изменением оплаты труда, являются следствием таких динамических процессов, как, например, переход работника в  другое подразделение, повышение квалификации, совмещение должностей. Таким образом, именно динамические задачи кадровых служб можно с уверенностью отнести  к числу приоритетных.

Отметим также, что все  задачи кадровой службы можно условно  разделить на три комплекса¹¹.

Первый комплекс задач: исследование регионального рынка рабочей  силы, поиск и подбор кадров (включая  анализ резюме), собеседование, отбор  претендентов на вакантные рабочие  места.

Второй комплекс задач: персональный учет кадров, организационно-структурные, временные и квалификационные перемещения  кадров на предприятии, обучение и профессиональная переподготовка кадров, аттестация персонала, продвижение по служебной лестнице, трудовая дисциплина, поддержание благоприятного климата и работоспособности  коллектива, составление должностных  инструкций.

Третий комплекс задач: ведение  архива, подготовка стандартных документов (в том числе отчетности) для  внутреннего пользования и для  внешних инстанций, подготовка информации на нерегламентированные запросы, информирование персонала предприятия об определенных аспектах деятельности кадровой службы.

Первый комплекс задач  касается осуществления связи предприятия  с внешней средой, которая является поставщиком кадров (найм и отбор персонала), а также взаимодействия с ней на этапе, когда работник предприятия покидает его (увольнение персонала).

Второй комплекс задач  отвечает за “судьбу” каждого сотрудника в пределах предприятия.

Третий – касается общих  вопросов информационного характера, возникающих при решении вышеназванных  задач.

Структура службы персонала  и ее штатная численность зависят  от ряда факторов, основными из которых  являются:

– отраслевая принадлежность предприятия;

– место предприятия в  экономике (мировой уровень, государственный, региональный, местный);

– уровень централизации  управления;

– тип предприятия (локальная  компания, холдинг);

– определяющие экономические  показатели;

– количество работников предприятия;

– концепция управления персоналом;

– кадровая политика (приоритеты, стратегия, тактика);

– состояние регионального  рынка труда;

– наличие региональной образовательной инфраструктуры;

– пол и возраст работников;

– технологические особенности  производства;

– уровень профессиональной подготовки специалистов службы персонала¹².

Кроме того, развитие любого предприятия автоматически приводит к изменениям в организационной  структуре службы персонала, поскольку  она должна гибко реагировать  на все перемены, происходящие в  компании. Например, внедрение нового производственного участка может  потребовать переобучения персонала, что в свою очередь приводит к  необходимости перераспределения  функций среди работников кадровой службы, и как следствие – находит  отражение в ее организационной  структуре.

Организационная структура  кадровой службы позволяет отнести  ее к числу управленческих подразделений.

Процесс проектирования организационной  структуры службы персонала состоит  из трех этапов:

– анализ существующей оргструктуры;

– корректировка действующей (собственно проектирование);

– оценка эффективности проектируемой оргструктуры.

Основные требования к  оргструктуре службы персонала и способы ее проектирования следующие.

К любой оргструктуре применим ряд требований:

1) оптимальность – минимизация  уровней управления и рациональность  связей между ними;

2) оперативность – реакция  на управляющее воздействие (принятое  решение);

3) надежность – достоверность  и корректность используемой  информации;

4) экономичность – максимальный  эффект от деятельности управленческого  аппарата при минимальных затратах  на него;

5) гибкость – адаптация  в соответствии с изменениями  окружающей среды;

6) устойчивость структуры  управления – ее способность  сохранять состояние “равновесия”, независимо от влияния внешних воздействий.

Сегодня на большинстве предприятий  службы персонала уже созданы. Однако структуры многих из них в связи  с развитием организаций периодически пересматриваются. Для корректировки  действующей оргструктуры используют пять методов: аналогий; экспертный; структуризации целей; организационного моделирования; кадровый аудит¹³.

Суть метода аналогий очевидна.

Экспертный – основывается на знаниях и рекомендациях специалистов, которые в зависимости от поставленных задач либо сами проектируют требуемую оргструктуру, либо рецензируют предлагаемые.

Основу метода структуризации целей составляет система задач  организации и совмещение их с  проектируемой структурой.

При применении метода организационного моделирования используются критерии оценки рациональности организационных  решений, привлекается математический аппарат.

Суть кадрового аудита состоит в проектировании оргструктур службы персонала на основе анализа организационно-управленческой структуры предприятия.

Остановимся более подробно на каждом из способов проектирования оргструктуры.

С одной стороны, метод  аналогий является самым простым, поскольку  представляет собой полное копирование  отработанных оргструктур с небольшими модификациями при необходимости. С другой стороны, возникают вопросы, где искать такую готовую структуру, сколько времени на это потребуется, как оценить степень ее пригодности в условиях данной службы персонала. Решить эти проблемы профессионально можно двумя путями: с помощью услуг сторонних организаций, специализирующихся на такого рода деятельности, или собственными силами. Второй путь целесообразно применять, во-первых, когда компания создает дочерние предприятия или филиалы, во-вторых, при тиражировании апробированной оргструктуры предприятия той же отрасли.

Экспертный метод однозначно потребует услуг внешних специалистов, а также больших финансовых и  временных затрат. Но если фирма-проектировщик  выбрана правильно, то это гарантирует  высокое качество будущей оргструктуры и ее соответствие требованиям к ней. Это возможно только при условии корректной постановки задачи заказчиком. В противном случае исправления могут превратиться в бесконечный процесс. Однако, как известно, лучшая теория – это практика. Поэтому спроектированная оргструктура всегда будет в определенном смысле идеальной, а реальные условия ее использования со временем внесут в нее коррективы, объем которых предугадать нельзя.

Проектирование по методу структуризации целей также требует  специальных знаний, и на предприятии  может не оказаться работников, владеющих  ими. Выход – привлекать специалистов со стороны. Можно попытаться структурировать  цели собственными силами. Но для этого  придется подготовить (обучить) работников определенных категорий. Тем не менее подобное обучение может быть вполне оправданным, поскольку на любом предприятии периодически возникает проблема структуризации различных целей. Поэтому знания, полученные в результате соответствующего обучения, могут быть востребованы и в будущем.

Метод организационного моделирования, в котором задействуется математический аппарат, также потребует услуг  специалистов. Кадровый аудит –  вид деятельности, который появился недавно. Построение оргструктуры данным методом можно осуществлять также двумя путями: собственными силами работников службы персонала или привлечением профессионалов из сторонних организаций. Использование этого метода, как и других, требует специальной подготовки. В случае обращения для проектирования оргструктуры службы персонала в профессиональную организацию за ней остается право выбора оптимального метода.

Подводя итоги краткого анализа  пяти методов проектирования оргструктур службы персонала, отметим следующее:

1. Профессиональное проектирование  возможно выполнить посредством  услуг специализированных организаций  при условии четкого определения  целей предприятия.

2. Если компания может  позволить себе потратить значительную  сумму на услуги профессиональных  проектировщиков, то результат  может получиться достаточно  хорошим.

3. Спроектированная оргструктура всегда требует “притирки” к реальным условиям, на что необходимы дополнительные временные и финансовые затраты.

4. Спроектированная оргструктура не может быть жесткой. Совокупность разных факторов производственного и управленческого характера обязательно приведет к необходимости ее корректировки. Тогда снова придется обращаться к специалистам.