Организация и методика проведения ревизии и инвентаризаций

     Содержание 

     Введение           4

     1. Организация контрольно-ревизионной  работы    6

     1.1. Состояние контрольно-ревизионной  работы и перспективы ее развития  в условиях разных форм собственности     6

     1.2. Функции ревизионного аппарата  государственной контрольно-ревизионной службы          9

     1.3. Ревизия как одна из форм  финансового контроля, ее виды  и характеристика                   13

     1.4. Последовательность ревизионного  процесса, его планирование и  процедуры осуществления                 17

     1.5. Организация и порядок проведения инвентаризаций          27

     2. Методика и техника проверки  учетной документации во время  ревизии                   33

     2.1. Техника ревизионного исследования  документов           33

     2.2. Приемы проверки документов по  сути            40

     2.3. Криминалистическая экспертиза документов           43

     2.4. Способы проверки документов              44

     Заключение                 45

     Список  используемых источников              47  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 

     Финансовый  контроль является важнейшей функцией государственного управления. Финансовый контроль осуществляется за формированием и распределением валового внутреннего продукта (ВВП) по соответствующим фондам, за эффективным и целевым использованием средств. Он охватывает производственную и непроизводственную сферу. Цель финансового контроля - сохранение и рациональное использование народного достояния, природных богатств, всех видов ресурсов, сокращение и ликвидация разного рода непроизводительных расходов и потерь, пресечение фактов бесхозяйственности, злоупотреблений, отмывания доходов, полученных преступным путем.

     Задачей финансового контроля является проверка соблюдения законов и нормативных правовых актов по вопросам финансов, бюджета, валюты, денежно-кредитных операций, выполнения финансовых обязательств перед государством, взаимных требований хозяйствующих субъектов по финансовым расчетам, своевременности и полноты расчетов работодателей со своими работниками, выплаты причитающихся гражданам компенсаций и по социальным льготам.

     Финансовый  контроль осуществляется различными методами, важнейшим из которых является ревизия.

      Ревизия - это полное обследование финансово-хозяйственной  деятельности экономического субъекта с целью  проверки ее законности, правильности, целесообразности, эффективности. Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизионном периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организацией, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера и иных лиц, на которых в соответствии с законодательством РФ и нормативными актами установлена ответственность за их осуществление.

      Проверка  представляет единичное контрольное действие или последование состояния дел на определенном участке деятельности проверяемой организации.

      Цель  ревизии - осуществление контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении финансовых и хозяйственных операций, их обоснованностью и достоверностью, целесообразностью и эффективностью.

      Проведение  ревизий и проверок Департаментом государственного финансового контроля Минфина РФ и контрольно-ревизионными управлениями Минфина  РФ в субъектах  Федерации регулируется Инструкцией о порядке проведения ревизии и проверки контрольно-ревизионными органами Минфина РФ, утвержденной приказом Минфина РФ от 14 апреля 2000 г. № 42н.

         1. Организация контрольно-ревизионной работы

       1.1. Состояние контрольно-ревизионной работы и перспективы развития в условиях разных форм собственности

       В условиях рыночной экономики роль контрольно-ревизионной  работы значительно возрастает, поскольку борьба с экономической преступностью невозможна без участия профессионально и компетентно подготовленных работников государственной контрольно-ревизионной службы. При этом рынок требует достоверной учетной и отчетной информации о деятельности субъектов предпринимательской деятельности с разными формами собственности (государственных, частных, коммунальных и других предприятий, ассоциаций, концернов, акционерных и общих обществ и т. п.). Только объективная учетно-аналитическая информация о деятельности субъектов хозяйствование дает возможность проверить соответствие деятельности предприятий действующим законодательным и другим нормативно-правовым актам, которые ее регулируют.

       Многообразие  экономики и наличие разных форм собственности (государственной, частной, кооперативной, коллективной, смешанной) требуют использования разных организационных форм контрольно-ревизионной работы.

       В условиях административно-командной  системы хозяйствования функция  финансово-хозяйственного контроля ограничивалась проверкой использования предприятиями предоставленных государством фондовых ресурсов. Нередко убытки предприятий от бесхозяйственности покрывались за счет средств государственного бюджета. Руководители предприятий не были заинтересованы в поиске источников создания товарных запасов, в рынках сбыта неконкурентоспособной продукции.

       Рыночная  экономика основывается на материальных интересах ее участников, она также оказывает содействие развитию и активизации контрольно-ревизионной работы.

       Вместе  с тем повышается ответственность  предпринимательских структур за результаты деятельности, которая нацеливает предпринимателя на усиление предыдущего контроля за осуществлением хозяйственных операций.

       Перестройка хозяйственного механизма предопределяет необходимость соответствующей перестройки контрольно-ревизионной работы, выдвигает к ней новые требования. Ревизии и проверки должны направляться на выявление недостатков и нарушений, обнаружение внутрихозяйственных резервов, на борьбу за экономию и бережливость.

       Система контроля, которая существовала по сей день, была построена на основе административных методов управления, сориентирована на выполнение плана ревизий, проверок, обследований, что привело к формализму и снижению эффективности контрольно-ревизионной работы. Ревизии и проверки разных органов контроля (государственного, специализированного, вневедомственного) дублировали друг друга. Как следствие, практика организации контроля вступила в противоречие с принципами перестройки хозяйствования на основе развития демократии и самоуправления на производстве.

       Для достижения положительных результатов  ревизий и проверок следует усилить взаимодействие государственного контрольно-ревизионного аппарата с налоговыми, банковскими, финансовыми, статистическими, правоохранительными, специализированными и другими органами контроля. Вместе с тем следует повысить уровень координации всей системы контроля (согласования планов ревизий), создать координационного совета в отдельных регионах страны.

       В настоящее время контрольно-ревизионные  органы Министерства финансов Российской Федерации и Генеральная прокуратура  Российской Федерации, Министерство внутренних дел Российской Федерации, Федеральная служба безопасности Российской Федерации в целях повышения эффективности организации работы по борьбе с правонарушениями в сфере экономики взаимодействуют на постоянной основе по вопросам организации, проведения и реализации материалов ревизий (проверок), а также обмена информацией по укреплению законности в области финансовой, бюджетной и валютной политики Российской Федерации, разработки совместных методических рекомендаций, указаний при осуществлении контрольных функций, принятии совместных мер по единообразному применению финансового, бюджетного и валютного законодательства Российской Федерации (Положение Министерства финансов от 07 декабря 1999 г. № 89н «О порядке взаимодействия контрольно-ревизионных органов Министерства финансов Российской Федерации с Генеральной прокуратурой Российской Федерации, Министерством внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службой безопасности Российской Федерации при назначении и проведении ревизий (проверок)»).

       Только  четко организованная система контроля за производством и распределением общественного продукта, другими сферами общественной жизни дает возможность своевременно обнаружить и устранить факторы, которые создают преграды для эффективного ведения производства и достижения поставленной цели. Хорошо организованный контроль формирует у работников всех участков управления деловитость, компетентность и оперативность, являющиеся важным фактором решения задач экономического и социального развития общества.

       1.2. Функции ревизионного аппарата государственной контрольно-ревизионной службы. Права, обязанности и ответственность ревизоров

       В рыночных условиях хозяйствования, в  период широкого использования автоматизированных систем управления и компьютеризации и при наличии разных форм собственности значительно повышается роль контроля, усиливаются функции и задачи государственной контрольно-ревизионной службы.

       Государственный контроль осуществляется в форме  ревизий и проверок. По результатам  ревизии составляется акт, а проверки — справка или докладная записка. Контрольно-ревизионная служба в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами органов регионального, краевого и местного самоуправления. Государственная контрольно-ревизионная служба действует при Министерстве финансов Российской Федерации и подчиняется нему.

       Она координирует свою деятельность с местными Советами народных депутатов и органами исполнительной власти, финансовыми органами, государственной налоговой службой, другими контролирующими органами, органами прокуратуры, внутренних дел, службы безопасности.

       Основные  функции государственной контрольно-ревизионной службы:

1. организуют работу контрольно-ревизионных подразделений по проведению ревизий и проверок, обобщают следствия документальных ревизий и проверок в случаях, предусмотренных законодательством, сообщают о них органам законодательной и исполнительной власти;
2. проводят ревизии и проверки финансовой деятельности, состояния хранения средств и материальных ценностей, достоверности учета и отчетности в министерствах, ведомствах, государственных комитетах и других органах государственной исполнительной власти, в государственных фондах, в бюджетных учреждениях, а также на предприятиях и организациях, которые получают средства из бюджета и из государственных валютных фондов;
3. проводят ревизии и проверки правильности расходования государственных средств на удержание местных органов государственной исполнительной власти, учреждений и организаций, которые действуют за границей и финансируются за счет государственного бюджета;
4. проводят ревизии и проверки полноты оприходования, правильности расходования и сохранение валютного средства;
5. осуществляют контроль за устранением недостатков и нарушений, выявленных предыдущими ревизиями и проверками;
6. разрабатывают инструктивные и прочие нормативные акты относительно проведения ревизий и проверок;
7. осуществляют методическое руководство и контроль за деятельностью подчиненных контрольно-ревизионных подразделов, обобщают опыт проведения ревизий и проверок и распространяют его среди контрольно-ревизионных служб, разрабатывают предложения относительно усовершенствования контроля.

       Кроме этого, органы контрольно-ревизионной  службы рассматривают письма, заявления и жалобы граждан о фактах нарушения законодательства по финансовым вопросам.

       Права, обязанности и ответственность ревизоров следующие.

       Права:

• ревизовать и проверять денежные и бухгалтерские документы, отчеты, сметы и прочие документы, которые подтверждают поступление и расходования средства и материальных ценностей, проводить проверки фактического наличия ценностей;
• иметь беспрепятственный доступ на склады, в хранилища, производственные и другие помещения для их обследования;
• привлекать на договорных началах квалифицированных специалистов для проведения контрольных обмеров строительных, монтажных и ремонтных работ, контрольных запусков сырья и материалов, других проверок с оплатой за счет специально предусмотренных на эту цель средства;
• требовать от руководителей объектов, которые ревизуются, проведения инвентаризаций основных фондов, товарно-материальных ценностей, денег и расчетов, опечатывать кассы, составы, архивы, а в случае выявления подделок — изымать необходимые документы, оставляя в делах акт изъятия и копии или реестры изъятых документов;
• получать от банков необходимые сведения, копии документов, справки о банковских операциях и остатках средства;
• получать от служебных и материально ответственных лиц письменные объяснения;
• предъявлять руководителям, другим должностным лицам требования относительно устранения выявленных нарушений;
• взимать в доход государства средства предприятий, полученные по незаконным соглашениям и с нарушением действующего законодательства;
• накладывать на руководителей и других служебных лица административные взыскания;
• применять к предприятиям финансовые санкции, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

       Обязанности:

• строго придерживаться Конституции Российской Федерации, Законов  Российской Федерации;
• в случаях выявления злоупотреблений и нарушений действующего законодательства передавать правоохранительным органам материалы ревизий и сообщать о выявленных злоупотреблениях и нарушении государственным органам.

       При изъятии документов в связи с  их подделкой ревизор обязан сообщить об этом правоохранительным органам. Изъятые документы сохраняются к окончанию ревизии или проверки. Ревизоры должны обеспечивать соблюдение коммерческой и служебной тайн.

       Кроме того, ревизор обязан:

• владеть комплексом способов и приемов контрольно-ревизионной работы;
• объективно излагать выявленные факты нарушений и злоупотреблений;
• предоставлять помощь работникам ревизуемого предприятия в устранении выявленных недостатков;
• принимать участие в разработке мероприятий по устранению выявленных недостатков;
• докладывать руководству подконтрольного предприятия о результатах ревизии;
• проверять полноту и своевременность выполнения рекомендаций по результатам предыдущей ревизии.

       Ревизор несет ответственность за:

• своевременность, надлежащее качество ревизии;
• объективность преподавания ее результатов;
• полное или частичное утаивание выявленных нарушений и злоупотреблений или их занижения;
• правильность и обоснованность выводов по результатам ревизии;
• использования служебного положения в корыстных целях;
• преждевременное разглашение материалов ревизии.

       1.3. Ревизия как одна из форм финансово-хозяйственного контроля, ее виды и характеристика

       Ревизия (от лат. revisio — просмотр) — основная форма контроля.

       Ревизия — форма документального контроля за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, соблюдением законодательства по финансовым вопросам, достоверностью учета и отчетности; способ документального выявления недостач, растрат, присвоений или краж средств и материальных ценностей, предупреждения финансовых злоупотреблений. Ревизия — это разносторонняя проверка деятельности предприятия для установления законности, целесообразности и эффективности действий. В словосочетании «контроль и ревизия» первое понятие является общим и абстрактным, а второе — отдельным и конкретным.

       Если  экономический контроль связан с  общим регулированием общественных отношений, то ревизия выступает конкретной формой такого регулирования как в пространстве, так и во времени. Ревизиям подлежат конкретные низовые участки народного хозяйства (организации, предприятия, учреждения) или органы хозяйственного управления после осуществления ими хозяйственных операций. Результаты ревизии объявляются и обсуждаются в коллективе субъекта хозяйствование, после чего обязательно применяются соответствующие мероприятия (принимаются решения), что дает возможность повсеместно обеспечить действенность ревизии.

       В отличие от других форм контроля, ревизия  имеет четкий правовой статус, который  закрепляет границе ее распространения, сроки проведения, права и обязанности должностных лиц, порядок оформления и рассмотрения результатов. Ревизия является наиболее распространенной формой экономического контроля. А потому судебно-следственные органы из всех форм экономического контроля применяют как процессуальное средство выявления состава преступления только ревизии.

       Основные  причины необходимости ревизий:

• низкое сознание отдельных работников относительно бережливости и сохранения общественной собственности;
• не всегда эффективный предыдущий и текущий контроль со стороны руководителей, бухгалтеров и специалистов соответствующих областей деятельности;
• недостатки в отборе кадров материально-ответственных лиц, некачественная инвентаризация, несовершенство системы материальной ответственности и т. п.

       Поэтому во время ревизии вместе с проведением  инвентаризаций ценностей и расчетов следует организовать предоставление отпусков с полной передачей ценностей тем материально-ответственным лицам, которые не пользовались ими больше года, и осуществить окончательный расчет с уволенными материально-ответственными лицами, за которыми числились непереданные ценности, ликвидировать отсталость в разнесении учетных данных по отдельным бухгалтерским счетам и т. п.

       Ревизии исследуют финансово-хозяйственную  деятельность предприятий и предпринимателей с целью выявления отрицательных явлений, их ликвидации и избежания в будущем. Ревизии активно влияют на выявление причин бесхозяйственности, нарушений законодательства и нормативных актов, оказывают содействие возмещению причиненных конкретными лицами убытков. С этой целью ревизоры используют законодательные и нормативные акты по вопросам финансово-хозяйственного контроля, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность субъектов предпринимательской деятельности (баланс, отчет о финансовых результатах, отчете о движении денежных средств, отчет о собственном капитале).

       Ревизия также изучает субъект предпринимательской  деятельности в статике, ретроспективно, то есть после завершения хозяйственных процессов. Результаты ревизии основываются на документально достоверных доказательствах. Во время ревизии конкретно устанавливают размер убытков, потерь, недостатков, обосновывая это системой доказательств (первичными документами, данными инвентаризаций, объяснительными записками ответственных лиц и т. п.).

       Ревизия проводится в соответствии с законодательством  о предприятиях. При этом собственник (государство или консолидированный собственник) ставит перед ревизией цель установить, как назначенный им руководитель предприятия выполняет его задания в предпринимательской деятельности. Ревизия оказывает содействие повышению эффективности деятельности, но не выполняет прогнозной функции.

       Ревизии различаются по таким признакам.

       По  признаку ревизующих органов ревизии бывают вневедомственные и внутриведомственные. Вневедомственные ревизии осуществляют органы других министерств или ведомств: Министерство экономики, Государственный комитет статистики, Антимонопольный комитет и т.п. Внутриведомственные ревизии назначаются распоряжением руководителя вышестоящей организации или учреждения.

       По  признаку полноты проверки различают ревизии полные и частичные. Полная ревизия охватывает проверкой все виды финансово-хозяйственной деятельности предприятия, частичная — лишь отдельные виды деятельности или хозяйственных операций (кассовые, расчетные, товарные, производственные и т. п.).

       По  организационному признаку ревизии бывают плановыми и внеплановыми. Ревизии, которые проводятся за определенный период времени (одних, два или три года) и охватывают проверкой все виды финансово-хозяйственной деятельности (полные ревизии), считаются плановыми и предполагаются в планах проведения ревизий. К внеплановым принадлежат ревизии, которые проводятся в отдельных случаях и по разным причинам (в случае выявления недостатков, при наличии сигналов о недостатках в работе, нарушениях и злоупотреблениях, с целью контроля за качеством ревизии и т.п.).

       По  кругу вопросов, которые подлежат проверке, ревизии бывают сквозные и тематические, комплексные и некомплексные.

       Сквозные ревизии проводят для проверки взаимосвязанных хозрасчетных организаций и предприятий.

       Тематические — это ревизии преимущественно по отдельному вопросу (теме). Они охватывают максимальное количество предприятий (проверка состояния бухгалтерского учета и финансовой отчетности).

       Комплексные ревизии включают все виды контроля и охватывают производственную и хозяйственно-финансовую деятельность предприятий, при этом осуществляются документальная ревизия, экономический анализ, проверку оперативной работы и т.п. Такие ревизии проводит бригада, которая состоит из ревизоров, бухгалтеров, экономистов, менеджеров и других специалистов.

       Некомплексные ревизии проводятся в небольших по объему работы предприятиях, а также во время частичных ревизий с участием одного или двух ревизоров. Например, ревизия в детском учреждении, школе.

       Перечисленные виды ревизий при умелой, рациональной их организации обеспечивают сохранение средства, предупреждения фактов злоупотреблений, повышение эффективности работы субъектов предпринимательской деятельности.

       1.4. Последовательность ревизионного процесса, его планирования и процедуры осуществления

       Ревизионный процесс состоит из целого ряда последовательных этапов. Каждый из этапов имеет свое содержание, функциональное назначение и отделен по времени.

       В теории и практике контрольно-ревизионной  деятельности есть такие этапы:

• планирования ревизии;
• подготовка к ревизии;
• составления задачи (программы) проведения ревизии;
• организация работы на месте (объекте) ревизии;
• документальная и фактическая проверка;
• систематизация материалов ревизии и составления акта, выводов и предложений;
• согласования и обсуждения следствий ревизии на предприятии;
• утверждения материалов ревизии;
• контроль за выполнением решений, принятых по материалам ревизии.

       Министерства, ведомства, концерны, ассоциации, акционерные  производственные объединения, которые имеют в своем составе контрольно-ревизионный аппарат, составляют перспективные и текущие планы проведения ревизий и тематических проверок в подведомственных предприятиях, учреждениях и организациях.

       Перспективные планы составляют преимущественно  на пять лет, текущие — на следующий календарный год.

       Планы ревизий в системе министерств  и ведомств составляются контрольно-ревизионными управлениями (отделами) и утверждаются руководителями вышестоящих организаций. План проведения ревизий и проверок сохраняется у руководителя контрольно-ревизионного органа и не подлежит разглашению с целью обеспечения внезапности каждой ревизии или проверки. В планах указывается: на какую дату обревизованы предприятия, вид ревизии, затраты времени в днях, за который период может проводиться ревизия, время проведения, и делается отметка о выполнении. Срок проведения ревизий определяется в зависимости от объемов деятельности и особенностей предприятий, которые ревизуются. Объем ревизии может измеряться оборотом продукции, количеством предприятий и дел, которые подлежат ревизии. Продление установленного срока, в порядке исключения, допускается с разрешения органа, который назначил ревизию.