Анализ и диагностика системы управления администрацией города Березники

Введение

Данная работа посвящена сложной и, несомненно, значимой проблеме совершенствования организационных структур. В настоящее время данная проблема относится к числу недостаточно исследованных и требует как теоретического, так и экспериментального изучения всех ее аспектов. 

Актуальность исследования продиктована настоятельной необходимостью построения таких организаций (предприятий, производственных объединений, корпораций, отдельных фирм), которые обеспечат выпуск высококачественной продукции (или услуги) в нужном объеме и ассортименте. Создать такую организацию без проведения исследований невозможно. Особую роль здесь играют исследование и совершенствование систем управления. Эта проблема была актуальной всегда, однако до недавнего времени она в большей степени решалась в рамках математических дисциплин, таких, как теория вероятностей, математическая статистика, логика, теория множеств и др. Непрерывные изменения во времени внешних условий, внутренней среды организаций естественным образом приводят к появлению проблем в работе систем управления производственных предприятий, компаний, фирм и других типов социально-экономических и организационно-производственных систем (ОПС), например, таких, как государство, территориальная область, холдинг и др. Возможность изучения этих процессов в контексте исследования систем управления позволяет менеджменту определить способы оптимизации структур управления [8; 5].

В широком смысле задача менеджеров состоит в том, чтобы выбрать  ту структуру, которая лучше всего  отвечает целям и задачам организации, а также воздействующим на нее внутренним и внешним факторам. «Наилучшая» структурa — это та, которая наилучшим образом позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью. 

Поскольку организационные структуры основываются на планах, то существенные изменения в планах могут потребовать соответствующих изменений в структуре. И в самом деле, в действующих организациях к процессу изменения организационной структуры следует относиться как к реорганизации, т.к. этот процесс, как и все функции организации, бесконечен. В настоящее время успешно функционирующие организации регулярно оценивают степень адекватности своих организационных структур и изменяют их так, как этого требуют внешние условия. [14; 336].

В отечественной литературе исследованием  занимались такие авторы, как Акбердин Р.З.и Кибанов А.Я. (1993), Виханский О.С. (1998), Кричевский Р.Л. (2003), Веснин В.Р. (1998), Базаров Т.Ю. и Еремин Б.Л. (1998), Самыгин С.И. и Столяренко Л.Д (1997), Кибанов А.Я. (1997), Устюжанин А.П. и Утюмов Ю.А. (1993), Маслов Е.В. (1999) и др.

Из зарубежных авторов проблема организационной структуры и возможности ее совершенствования, наиболее глубоко исследована в работах  Вудко М. и Френсиса Д. (1994г.),  Гроуз В. (1996), Кунц Г. и О’Доннел С.                              (1992), Мескон М.Альберт М., Ф. Хедоури (2005), Роберт Б. Стоун. (1999) и др.

Цель исследования - разработать рекомендации по совершенствованию системы управления администрации г.Березники.

Для реализации поставленной цели были определены следующие задачи:

1. Изучить и проанализировать теоретические и методологические аспекты формирования организационных структур управления.

2. Описать и проанализировать систему управления администрации - подчинённость, обязанности, полномочия, разделение ответственности.

3. Провести анализ системы управления администрации города Березники, структурную диагностику администрации г.Березники.

Объектом данного исследования является администрация муниципального образования «Город Березники».

Предмет исследования – система управления администрации г.Березники.

В качестве методов исследования использовались:

1. Анализ литературы  по вопросу теоретических основ формирования организационных структур управления;

2. Анализ документов (Федерального закона Российской Федерации от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Устава г.Березники и др.);

3. Наблюдение;

4. Различные виды опросов, в том числе анкетирование, тестирование, интервьюирование и т.д.

Теоретическая значимость работы состоит в подробном освещении теоретических и методологических аспектов систем управления. Работа может быть использована студентами ВУЗов, обучающихся по специальности «Менеджмент организации».

Фактическая значимость работы заключается в возможности использования на практике научных результатов проведенного исследования для решения задач совершенствования системы управления в современных условиях.

Структура и объем работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, библиографии, которая включает …. наименований, и …. приложений. В тексте работы представлено …. схемы, …. таблицы.

Глава 1. Анализ и диагностика системы управления администрацией города Березники.

1. Характеристика администрации г.Березники.

Администрация города Березники - исполнительно-распорядительный орган города, наделенный полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями по осуществлению отдельных государственных полномочий, переданных ему федеральными законами и законами субъекта [3, ст.3].

Организация существует с 1932 года (год основания города Березники).

В настоящее время  к компетенции администрации  города относится:

- представление на  утверждение городской Думе проекта  местного бюджета и отчета  об его исполнении;

- формирование и исполнение  местного бюджета;

- разработка и выполнение  планов и программ развития  города;

- разработка тарифов  на услуги, предоставляемые муниципальными  предприятиями и муниципальными  учреждениями, если иное не предусмотрено  федеральными законами;

- осуществление полномочий органа регулирования тарифов и надбавок организаций коммунального комплекса в соответствии с федеральным законом;

- организация электро-, тепло-, газо- и водоснабжения населения,  водоотведения, снабжения населения  топливом;

- организация охраны  общественного порядка на территории города муниципальной милицией;

- содержание и строительство  автомобильных дорог общего пользования,  мостов и иных транспортных  инженерных сооружений, за исключением  автомобильных дорог общего пользования,  мостов и иных транспортных инженерных сооружений федерального и регионального значения;

- организация строительства  и содержание муниципального  жилищного фонда, создание условий  для жилищного строительства;

- организация оказания  на территории города скорой  медицинской помощи;

- создание условий для предоставления транспортных услуг населению и организации транспортного обслуживания населения;

- участие в предупреждении  и ликвидации последствий чрезвычайных  ситуаций;

- обеспечение первичных  мер пожарной безопасности;

- создание условий для организации досуга и обеспечения жителей города услугами организаций культуры;

- сохранение, использование  и популяризацию объектов культурного  наследия (памятников истории и  культуры), находящихся в собственности  города, охрану объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) местного (муниципального) значения, расположенных на территории города;

- организация мероприятий  по охране окружающей среды;

- создание условий  для обеспечения жителей города  услугами связи, общественного  питания, торговли и бытового обслуживания;

- обеспечение условий  для развития на территории  города физической культуры и  массового спорта, проведение официальных  физкультурно-оздоровительных и  спортивных мероприятий города;

- создание условия  для массового отдыха жителей города и организует обустройство мест массового отдыха населения;

- организация и проведение  мероприятий по работе с детьми  и молодежью в городе;

- формирование и содержание  муниципального архива;

- организация ритуальных  услуг и содержание мест захоронения;

- организация, сбор, вывоз,  утилизация и переработка бытовых  и промышленных отходов;

- организация благоустройства  и озеленения территории города;

- организация мероприятий  по гражданской обороне, защите  населения и территории города  от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;

- создание и содержание  аварийно-спасательных служб;

- учет муниципального  жилищного фонда;

- учет граждан в  качестве нуждающихся в жилых  помещениях, предоставляемых по  договорам социального найма;

- согласование переустройства  и перепланировки жилых помещений;

- решение вопросов  опеки и попечительства;

- регистрирует трудовые  договоры, заключаемые работниками  с работодателями – физическими  лицами;

- устанавливает квалификационные  и иные требования к муниципальным должностям муниципальной службы;

- освещение улиц и  установку указателей с названиями  улиц и номерами домов; 

- предоставление общедоступного  и бесплатного начального общего, основного общего, среднего (полного)  общего образования по основным общеобразовательным программам, за исключением полномочий по финансовому обеспечению образовательного процесса, отнесенных к полномочиям органов государственной власти субъектов Российской Федерации;

- выдача разрешений  на установку рекламных конструкций на территории города, аннулирование таких разрешений, выдача предписаний о демонтаже самовольно установленных вновь рекламных конструкций на территории города в соответствии с Федеральным законом "О рекламе"; создание условия для расширения рынка сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия, содействие развитию малого предпринимательства;

- расчет субсидий на  оплату жилого помещения и  коммунальных услуг и организацию  предоставления субсидий гражданам,  имеющим право на их получение  в соответствии с жилищным законодательством [Устав, ст. 19].

2. Анализ системы управления организацией

1.2.2. Характеристика  внутренней среды администрации  г.Березники

Авторы учебного пособия  «Исследование систем управления»  А.В. Игнатьева и М.М. Максимцов  дают следующее определение системы управления – «сложная система, созданная  для сбора, анализа и переработки информации с целью получения максимального конечного результата при определенных ограничениях (наличия ресурсов, например)».[10; 2].

Внутренние переменные организации – это ситуационные факторы внутри организации – это цели, структура, задачи, технология и люди [14; 91].

1. Миссия администрации города Березники – динамично развивающийся многопрофильный индустриальный город, максимально использующий свой ресурсный потенциал; организационный и сервисный центр Верхнекамья, интегрированный в новейшие инновационные национальные и региональные процессы, способный обеспечивать достойный уровень жизни, комфортную и безопасную среду проживания горожан [Стратегический план г.Березники].

2. Цель администрации города Березники – создание комфортных условий жизни горожан к апрелю 2010 года.
3. Принципы управления

Система управления администрации г.Березники базируется на следующих принципах:

1. Общие и структурно-функциональные принципы управления

- принцип организационных  структур (систематическая реструктуризация  подразделений администрации г.Березники  в соответствии с первостепенными  задачами. (Например: беспорядок в  городе – необходимость срочных  мероприятий по благоустройству – создание управления благоустройства);

- принцип плановости  и стратегического планирования (разработка и утверждение в  первом чтении Стратегического  плана развития города Березники);

- принцип компьютеризации,  принцип инноваций (сдача квартальных  отчетов соответствует требованиям времени – в форме презентаций; развитие компьютерных технологий, выход на новый, более высокий уровень развития требует создания новой версии официального сайта администрации – началась его разработка).

2) Принципы, определяющие взаимоотношения в коллективе

- принцип партнерства, принцип сотрудничества (единая цель сотрудников администрации способствует объединению усилий в достижении этой цели, взаимопомощи);

- принцип корпоративной  культуры;

- принцип делегирования  полномочий (проявляется на всех уровнях          управления – глава делегирует полномочия заместителю, заместитель – начальнику Комитета/управления, начальник – заведующему отделом, заведующий – специалисту).

- принцип личного  стимулирования (материальное стимулирование деятельности сотрудников путем повышения процентной ставки премии).

3) Принципы, способствующие формированию менеджера-руководителя;

- принцип перманентного  повышения квалификации (большая  часть руководителей систематически  проходит курсы повышения квалификации: курсы переподготовки сроком 1 год, 2-хнедельные курсы повышения квалификации в Пермском филиале Уральской академии государственной службы, а также в Москве, Санкт-Петербурге и других городах).

- принцип целенаправленного  воспитания личности руководителя.

4. Функции управления

Функция планирования осуществляется через создание плановых документов.

Примером долгосрочного  планирования может служить Стратегический план развития города Березники до 2020 года.

Примером плановых документов на среднесрочную перспективу служат  программы и проекты структурных подразделений администрации (такие, как городская целевая программа «Развитие системы дополнительного образования детей в г.Березники на 2006-2010 годы», городской целевой проект «Каникулы», городская целевая комплексная программа профилактики алкоголизма, наркомании и токсикомании в детской, подростковой и молодежной среде г.Березники на 2008 – 2010 годы «Рывок из Зазеркалья» и многие другие документы.

Примером плановых документов на краткосрочную перспективу являются оперативные планы структурных подразделений администрации (на 1 год, на полугодие, на квартал).

Функция организации проявляется в разработке структуры управления. Структура администрации города утверждается городской Думой по представлению Главы администрации города. В настоящее время используется следующая структура администрации: 

Руководителем администрации  г.Березники является глава города. К его компетенции относятся:

1) представление муниципального  образования в отношениях с органами местного самоуправления других муниципальных образований, органами государственной власти, гражданами и организациями, действие без доверенности от имени муниципального образования;

2) подписание и обнародование  нормативных правовых актов, принятых городской Думой;

3) издание в пределах своих полномочий правовых актов;

4) организация работы по разработке проектов программ и планов развития города;

5) представление на утверждение городской Думе проектов планов и программ развития города;

7) осуществление международных и внешнеэкономических связей в соответствии с федеральными законами и другие полномочия.

В непосредственном подчинении главы находятся 3 помощника, 3 советника  и 6 заместителей, курирующих конкретные сферы деятельности городской администрации. В ведении заместителей главы города находятся управления и комитеты [Приложение № 1].        

В составе комитета или  управления находятся несколько  отделов, отвечающих за узко специализированный круг вопросов. Рассмотрим основные вопросы компетенции каждого из заместителей главы администрации и структурных подразделений, находящихся у них в подчинении (полномочия заместителей  главы администрации г. Березники определены в соответствии с постановлением главы города от 08.02.2008 № 193  «О распределении обязанностей между главой города и заместителями главы администрации»).

1. Первый заместитель главы администрации

Полномочия - организация благоустройства города. Осуществляет руководство деятельностью администрации города в период временного отсутствия главы города. В непосредственном подчинении находятся следующие структурные подразделения:

Управление  благоустройства – к функционалу относится  деятельность по проектированию, строительству, реконструкции, капитальному ремонту, ремонту и содержанию автомобильных дорог местного значения в границах города; организация благоустройства и озеленения территории города; организация  сбора, вывоза, утилизации и переработки бытовых и промышленных отходов; организация ритуальных услуг и содержание мест захоронения; организация освещения улиц города; создание условий для массового отдыха жителей города, организация обустройства мест массового отдыха населения.

2. Заместитель главы администрации по вопросам строительства и земелепользования

Полномочия - вопросы владения, пользования, распоряжения имуществом, находящимся в муниципальной собственности, в том числе земельными участками, организация строительства муниципального жилищного фонда, создание условий для жилищного строительства; обеспечение малоимущих граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий, жилыми помещениями, вопросы разработки и организации утверждения генеральных планов города, правил землепользования. В непосредственном подчинении находятся следующие структурные подразделения:

Управление  архитектуры и градостроительства:

Отдел генплана - создание и ведение геофонда города, оформление разрешительной документации для проектирования и строительства объектов капитального строительства.

Отдел архитектурно-строительного  контроля - контроль за строительством, реконструкцией, ремонтом объектов капитального строительства, оформление разрешительной документации на ввод в эксплуатацию законченных строительством объектов.

Сектор архитектуры и дизайна городской среды - контроль за внешним видом зданий с объектами городской инфраструктуры и состоянием благоустройства прилегающих к ним территорий, согласование вывесок, рекламы.

Управление  по распоряжению муниципальной собственностью:

Отдел собственности ведет учет и реестр муниципального имущества, муниципальных предприятий и учреждений; обеспечивает организацию и прием объектов из государственной (федеральной, краевой) и иных форм собственности в муниципальную; осуществляет мероприятия по передаче объектов муниципальной собственности в государственную; координирует деятельность муниципальных предприятий и учреждений по вопросам управления и распоряжения муниципальным имуществом,  осуществляет приватизацию муниципального имущества.

Отдел по учету арендных платежей осуществляет мероприятия по сдаче муниципального имущества в аренду, безвозмездное пользование; осуществляет контроль за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты, оформляет разрешения на установку рекламных конструкций  на территории города.

Отдел по учету, распределению, приватизации и обмену жилой площади организует учет граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий;  организует расселение из ветхого и аварийного жилья; оформляет договоры социального и коммерческого найма на заселение в жилые помещения; предоставляет места в муниципальных общежитиях города; осуществляет передачу муниципального жилья в собственность граждан.

Комитет по регулированию  земельных отношений - к функционалу относится осуществление управления и распоряжения земельными участками, находящимися в муниципальной собственности.

3. Заместитель главы администрации по социальной политике

Полномочия - общее руководство и контроль за деятельностью управлений культуры и здравоохранения, комитета по вопросам образования, комитета по физической культуре и спорту.

     Управление здравоохранения - к функционалу относится организация работы по охране здоровья населения города, проведению мероприятий, направленных на профилактику и снижение заболеваемости, инвалидности и смертности населения;  решение вопросов по обеспечению и поддержанию материально-технической базы учреждений здравоохранения, взаимодействие с Пермским краевым фондом обязательного медицинского страхования (ПКФОМС), фондом социального страхования (ФСС), страховыми медицинскими организациями с целью совершенствования оказания бесплатной медицинской помощи населению города, организация планирования бюджета здравоохранения, осуществление учета и контроля за правильным расходованием денежных средств.

       Комитет по физической культуре  и спорту - к функционалу относится  взаимодействие с городскими и краевыми спортивными федерациями, общественными и другими ведомствами, координация деятельности  в сфере физической культуры и спорта на предприятиях и в учреждениях города, разработка и реализация городских целевых программ и проектов, участие в формировании и реализации краевых и федеральных целевых программ.

Управление  культуры – к функционалу относится создание  условия для  массового отдыха жителей города и организация обустройства  мест массового отдыха населения, сохранение, использование и популяризация объектов культурного наследия, организация библиотечного обслуживания населения.

Комитет по вопросам образования

4. Заместитель главы администрации по связям с общественностью

Полномочия - вопросы реализации государственной и региональной политики в сфере развития общественно-политических процессов, мониторинга общественного мнения, координации взаимодействия администрации города с Законодательным Собранием Пермского края, Правительством Пермского края, администрацией губернатора Пермского края, Березниковской городской Думой, вопросы координации взаимодействия администрации города с населением города, обеспечения соблюдения порядка рассмотрения обращений граждан. В непосредственном подчинении находятся следующие структурные подразделения:

Управление  делами:

Общий отдел  администрации – организация приема, учета, регистрации, распределения,  доставки и отправки корреспонденции, формирование дел в соответствии с номенклатурой, текущее хранение документов.

Отдел муниципальной  службы и кадров – организация работы по кадровому обеспечению муниципальной службы, руководство профессиональной подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации  муниципальных служащих, архивное хранение документов.

Отдел по бухгалтерскому учету и контролю – исполнение сметы расходов на содержание администрации города Березники.

Хозяйственный отдел – организация материально-технического, транспортного и хозяйственного обеспечения деятельности администрации города.

Управление  по вопросам политики - к функционалу относится  обеспечение взаимодействия администрации города с  Березниковской городской Думой, политическими партиями, общественными объединениями и молодежными организациями, реализации мероприятий по развитию политической и правовой культуры населения города, поддержки гражданских инициатив, достижения гражданского согласия; развитие социально-культурных связей города Березники со странами ближнего и дальнего зарубежья.

Управление  по связям с общественностью

Отдел по работе с населением и обращениями граждан – прием устных и письменных обращений граждан, организация работы по рассмотрению обращений.

Отдел по организационно-массовой работе и взаимодействию со СМИ -

5. Заместитель главы администрации по вопросам безопасности

Полномочия - вопросы профилактики терроризма и экстремизма в границах города, предупреждения и ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций, обеспечения мер пожарной безопасности, организации и осуществления мероприятий по гражданской обороне, защите населения от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, создания, содержания и организации деятельности  аварийно-спасательных служб (формирований), организации мероприятий по мобилизационной подготовке муниципальных предприятий, обеспечения безопасности людей на водных объектах, взаимодействия с правоохранительными органами.

В непосредственном подчинении находятся следующие структурные подразделения:

Архивный отдел  – хранение документации как органов местного самоуправления, так и организаций, учреждений города, выдача справок населению.

Отдел по вопросам потребительского рынка и услуг  – контроль за деятельностью игорного бизнеса, ломбардов, предприятий торговли и услуг.

Отдел по делам  несовершеннолетних – профилактикадетской преступности.

Отдел ЗАГС – регистрация актов гражданского состояния граждан.

6. Заместитель главы администрации по финансовым вопросам

Полномочия - организация работы по формированию и исполнению бюджета города, вопросы установления, отмены местных налогов и  сборов, организация работы по разработке размера оплаты труда депутатов, осуществляющих свою деятельность на постоянной основе, главы города, муниципальных служащих, работников муниципальных предприятий.

В непосредственном подчинении находятся следующие структурные подразделения:

Финансовое  управление – к функционалу относится работа по формированию и исполнению бюджета города.

Планово-экономическое  управление – к функционалу относится организация сбора статистических показателей, характеризующих состояние экономики и социальной сферы города, организация работы по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для муниципальных нужд.

Функция мотивации

Одним из эффективных  способов мотивации является премирование сотрудников в виде надбавки за особые условия. Предельный размер данной надбавки определяется для каждой группы должностей муниципальных служащих (высшие, главные, ведущие, старшие, младшие) Постановлением главы города на определенный срок. Решение о назначении данной надбавки принимает руководитель структурного подразделения. Размер надбавки определяется сроком на 1 квартал. Утверждает данное решение заместитель главы, курирующий данное подразделение, а затем глава города.

Также в качестве способа мотивации можно назвать денежную надбавку за классные чины. Сдавать экзамен на присвоение классного чина имеет право любой муниципальный служащий, соответствующий квалификационным требованиям и имеющий опыт работы не менее полугода.

Кроме того, в соответствии с опытом работы на муниципальной службе (1 год, 5, 10, 15, 20, 25 лет) работники имеют право на дополнительный отпуск и надбавку за стаж работы.

Функция контроля – проявляется в осуществлении контроля со стороны городской администрации за деятельностью муниципальных предприятий и учреждений (относится к числу основных функций заместителей главы администрации,  контроль за расходованием бюджетных средств данными организациями и учреждениями осуществляет контрольно-ревизионный отдел финансового управления).