Коммерческая деятельность по закупкам сырья и материалов на производственном предприятии

СИБИРСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ 
 

Кафедра коммерции 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 
 

по  дисциплине: Организация коммерческой деятельности

на  тему: Коммерческая деятельность по закупкам сырья и материалов на производственном предприятии 

     Студента _____4_____курса

     Заикина М.В.

     Руководитель _______

     Оценка после  защиты

     ________________________

     Состав комиссии:

     ________________________

     (подпись) (ФИО)

     ________________________

     (подпись) (ФИО)

     ________________________

     (подпись) (ФИО)

     Дата защиты_____________  
 
 

Новосибирск 2012

Содержание 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

     В условиях рыночной экономики одним  из ключевых элементов организации  бизнеса является система организации  коммерческой деятельности. Мнения по этому поводу у представителей науки и практиков не слишком расходятся, по крайней мере, по ключевым позициям, однако в экономической литературе и в официальных источниках нет единого определения сущности и содержания категории «коммерческая деятельность». Существует несколько подходов к определению коммерческая деятельность, основные из которых сводятся отождествлению коммерческой деятельности и торговли, либо предпринимательской деятельности.

     Актуальность  темы определяется ролью и значимостью коммерческой деятельности в нашей жизни, что не требует особых доказательств, поскольку значение коммерческой деятельности понятна любому предпринимателю.

     Коммерция – слово латинского происхождения (от латинского «коммерциум» - торговля). Однако надо иметь в виду, что термин «торговля" имеет двойное значение: в одном случае он означает самостоятельную отрасль народного хозяйства (торговлю), в другом – торговые процессы, направленные на осуществление актов купли-продажи товаров. Коммерческая деятельность связана со вторым понятием торговли – торговыми процессами по осуществлению актов купли-продажи с целью получения прибыли.

     При переходе к рыночным отношениям значение коммерческой службы резко возросло.

     Как видно, спектр изучения вопросов организации коммерческой деятельности достаточно широк и представляет как теоретический, так и практический интерес. Именно в этом заключается цель данной работы, т.е. изучение теоретических, методологических и методических основ по организации коммерческой деятельности, и практической работы ООО Мебельная фабрика «Фестина» по производству и реализации мебельной продукции.

     Объектом  наблюдения является ООО Мебельная фабрика «Фестина». Предметом исследования является коммерческая деятельность предприятия по организации работы с поставщиками по закупкам сырья и материалов.

     При написании курсовой работы использованы учебная литература и информация в периодической печати по вопросам организации коммерческой деятельности. К методам исследования относятся  статический, статистический, методы цепной и базисной подстановки, индексный метод.

     Целью работы является определение роли и сущности коммерческой деятельности по закупкам сырья и материалов на примере мебельной фабрики «Фестина», разработка рекомендаций по ее совершенствованию.

     Для достижения поставленной цели решались следующие задачи:

     - дать характеристику производственному предприятию как субъекту коммерческой деятельности;

     - проанализировать коммерческую деятельность предприятия по организации работы с поставщиками по закупке сырья и материалов;

     - предложить пути повышения эффективности коммерческой деятельности на предприятии.

     Структурно  работа состоит из введения, трех разделов, заключения и библиографического списка литературы, изложенных на 30 страницах.

     В первом разделе описана необходимость правильной организации коммерческой работы предприятия на современном этапе, раскрыты основные категории и понятия по данному вопросу.

     Во  втором разделе дана организационно-экономическая характеристика предприятия, проанализирована его финансово-экономическое состояние, проанализирована и описана работа по закупке и реализации товаров, дана оценка предприятия с точки зрения его места на рынке;

     В третьем разделе предложены мероприятия по совершенствованию коммерческой деятельности на предприятии.

1. Производственное предприятие как  субъект коммерческой деятельности

1.1. Организационное построение коммерческих  служб на производственном предприятии  и факторы, влияющие на их  построение.

     В состав коммерческих служб включаются торговые или товарные отделы, отделы по изучению спроса или конъюнктуры торговли, коммерческие павильоны оптовых баз, залы товарных образцов и другие торговые подразделения предприятий (организаций), в крупных оптово-посреднических предприятиях могут создаваться отделы закупок и отделы сбыта.

     Формирование  организационной структуры коммерческих служб предприятия должно включать два аспекта: определение места  в структуре управления предприятием - установление соподчиненности и  функций; распределение функций между отдельными группами и работниками.

     На  построение организационной структуры  коммерческих служб оказывает влияние  ряд факторов, которые группируются по следующим направлениям:

     Технические факторы, оказывающие влияние на организационную структуру служб предприятия, относятся: уровень спроса на реализуемую продукцию, объем реализации, формы расчетов, доля мелких отправок и нетранзитных партий отгрузки.¹

     Факторы организации торгового процесса: вид торгового предприятия (оптовое, мелкооптовое, розничное и т.п), уровень специализации, территориальное размещение.

     В любой фирме-товаропроизводителе  существует типичный набор задач, связанных  с закупкой сырья и материалов. Основными задачами, решаемыми коммерческой службой, являются следующие:

• что закупить;
• у кого закупить;
• сколько закупить;
• на каких условиях закупить.

     Задачу  «что закупить» отдел снабжения/закупок  фирмы решает совместно с производственным отделом и инженерной службой. Совместно  определяются потребности в сырье  и материалах, качественные и эксплуатационные характеристики, параметры спецификации. Вся эта информация поступает в отдел снабжения.

     Решение «у кого купить» требует глубокого  анализа рынка интересующей фирму  продукции, существующих и потенциальных  поставщиков и выбора наиболее перспективных и эффективных из них. Данный вопрос находится полностью в компетенции работников отдела снабжения. Как показывает опыт, удачный выбор поставщика обеспечивает половину успеха предприятия (особенно это относится к деятельности торгово-посреднических структур).

     Решение «сколько закупить» осуществляется при согласовании с другими отделами (производственным, складским, финансовым/бухгалтерией). Совместно с производственным отделом  определяется требуемое количество материальных ресурсов. Проверяется наличие данного товара на складе (если склад находится в ведении отдела снабжения). Если на складе этой продукции нет (или ее недостаточно), то объем закупки необходимо согласовать с финансовым отделом/бухгалтерией.

     Задача  «на каких условиях закупить»  решается, когда поставщики уже предложили свои условия. Отдел снабжения рассматривает предложенные варианты и ведет переговоры с поставщиками. В решении данного вопроса могут участвовать и работники других отделов (финансового/бухгалтерии, логистики и т.д.). Решение данной задачи означает ясность по следующим параметрам: цена, условия оплаты, условия доставки, сроки и т.д.

     Коммерческой  службе фирмы следует уделять внимание сокращению общих затрат, связанных с процессом закупки, поскольку затраты на управление закупками по различным отраслям составляют от 40 до 60% в структуре себестоимости производства готовой продукции развитых стран. Наибольший удельный вес в затратах, связанных с закупками, занимают: собственно цена материальных ресурсов, затраты на транспортировку и управление запасами материальных ресурсов (складирование, грузопереработка, хранение и пр.).²

     Выигрыш от рациональной организации закупок  может быть весьма значительным. Учитывая, что издержки в этом случае составляют 40—60 % вырученных от продажи товаров средств, удачные решения в этой области превосходят эффект прибыльности компании как за счет маркетинга, так и за счет усовершенствований производства. По оценкам американских специалистов, для увеличения прибыли компании на 100 %:

• объем продаж должен возрасти на 100 %;
• цена товаров — возрасти на 15%;
• заработная плата и оклады — снизиться на 25 %;
• накладные расходы — снизиться на 33 %;
• затраты на закупки — снизиться на 8,5 %.

     Таким образом, на каждый процент снижения затрат на закупки приходятся 12% роста прибыли — лучший результат.

     Для сокращения числа составляющих компонентов  затрат на закупки необходима целенаправленная политика коммерческой службы, включающая комплекс мероприятий, среди которых можно указать:

• совершенствование планирования потребности и нормирования расхода материальных ресурсов для производственных подразделений фирмы;
• устранение потерь от брака (политика «ноль дефектов») в производстве и потерь материальных ресурсов при доставке от поставщиков;
• максимальное сокращение отходов производства и эффективное использование вторичных материальных ресурсов;
• исключение, по возможности, промежуточного складирования материальных ресурсов при доставке от поставщиков;
• доставка материальных ресурсов от поставщиков как можно большими отправками с максимальным использованием грузовместимости транспортных средств и минимальными тарифами;
• минимизация уровней запасов материальных ресурсов во все звенья складской системы и др.

     К основным этапам коммерческой работы по закупкам товаров относятся:

     1. Изучение рынка сырья и материалов. Позволяет выделить выгодных  поставщиков, которые будут максимально  удовлетворять условиям производственного  предприятия. 

     2. Организация хозяйственных связей  с поставщиками сырья. Заключение  договора поставки между продавцом и покупателем позволит уменьшить риск при занятии коммерческой деятельностью.

     3. Составление плана закупок. Необходимо  для рациональной закупки. Рационально  закупить сырье, значит, приобрести  его нужного качества, в необходимом  количестве, в требуемое время у надежного поставщика по приемлемой цене. 

     4. Организация закупок материальных  ресурсов. Приобретение товара, сырья  у изготовителя на прямую, через  оптового посредника, или мелким  партиями в магазинах мелкооптовой  и розничной торговли.

     5. Ведение расчетов с поставщиками  сырья. Определяется вид оплаты  за полученное сырье, это либо  в кредит, либо с предоплатой,  либо товар - деньги. Все это  оговаривается в договоре поставки.

     6. Стоимостной анализ заготовительной  сферы. Это метод системного изучения функций каждого материала, который направлен на минимизацию затрат на всех стадиях производства продукции, при увеличении ее качества. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.2. Определение эффективности закупочных  операций

     При определении эффективности закупочных операций необходимо комплексно оценить работу коммерческой службы закупок фирмы, приняв во внимание: выполнение плана закупок по объемным и качественным показателям, выполнение бюджета фирмы и объем сэкономленных средств, дополнительные меры по контролю качества входящей продукции, а также объем и стоимость упущенных продаж, общий объем операций, производительность труда, транспортные издержки и т.д. Исходя из этих данных, можно примерно определить стоимость той или иной коммерческой операции в процессе осуществления закупочных функций — например, среднюю стоимость разработки и оформления заказа или долю стоимости материальных ресурсов в объеме продаж готовой продукции. Можно оценить и долю административных затрат по закупке на каждый рубль, израсходованный на закупки в целом. Проследив, таким образом, деятельность отдела закупок, можно судить об эффективности его функционирования, а также определить имеющиеся проблемные моменты.

     Существуют  три основных показателя, по которым  осуществляется контроль деятельности коммерческого отдела: время, цены и надежность поставщиков.

     Контроль  фактора времени подразумевает  контроль задержанных поставок, а  также последствий опозданий. При  этом должны анализироваться такие, например, показатели, как

• доля задержанных заказов;
• доля случаев, когда просрочки доставки вызвали ощутимое отсутствие материальных ресурсов / готовой продукции на складе;
• число случаев остановки производства в результате просрочки и т.п.

     Фактор  «цена» подразумевает анализ цен, уплаченных при закупках продукции, в частности, их сравнение с ранее намеченными ценами, а также попытки избежать таких отклонений от бюджета закупок. Всестороннему анализу должны подвергаться:³

• цены, уплаченные поставщикам за материальные ресурсы / готовую продукцию;
• стандартные или расчетные цены за основные материальных ресурсов;
• индекс средних цен, уплаченных за продукцию по товарным группам;
• изменения цен, произошедшие в результате переговоров, анализа, в результате лучшей упаковки и рационализации перевозки и т.п.;
• форвардная закупочная деятельность в сравнении с соответствующим прогнозом для выявления его эффективности, а также сравнение цен, уплаченных при таких закупках, с теми, которые могли быть уплачены в случае закупок не форвардным, а обычным путем;
• доля закупочных ордеров, выданных без договоренности о твердой цене и т.д.

     Надежность  поставщика подразумевает соответствие качества и объемов его поставок условиям, зафиксированным в договорах. Следующие параметры позволяют  принимать обоснованные решения  при выборе продавца:

• доля просроченных доставок и отказов поставки;
• доля поставок, не соответствующих договорам по качеству продукции;
• доля заказов, доставленных вопреки договоренности не единой партией;
• качество услуг различных перевозчиков, измеренное временем в пути и числом поврежденных грузов и т.п.

     Эффективность работы службы снабжения/закупок фирмы  часто оценивается следующими показателями:

• сокращение издержек на закупки в структуре общих коммерческих издержек;
• допустимые уровни брака закупаемой продукции;
• доля закупок, совершенных вовремя;
• число ситуаций, когда нужных материальных ресурсов / готовой продукции не оказалось на складе, что повлекло сбои в графике производства или выполнения заказа клиента;
• число изменений, внесенных в заказы по вине службы закупок (учет по каждой причине внесения изменений);
• число полученных и обслуженных заявок;
• доля транспортных издержек в структуре общих затрат на закупки и т.п.

     Контроль  и анализ коммерческой функции (процесса) закупок компании должен осуществляться в соответствии с поставленными целями и задачами по управлению закупками в аспекте общей коммерческой системы фирмы. Традиционно такой анализ включает:

• анализ условий закупок и рынка поставщиков;
• контроль бюджета закупок;
• анализ финансовой деятельности;
• контроль и анализ качества закупаемой продукции;
• контроль и анализ процедур доставки материальных ресурсов и готовой продукции;
• анализ системы прогнозирования потребности и т.д.

     За  состоянием рынка поставщиков большинства  основных видов материальных ресурсов регулярно наблюдают, что обеспечивает фирму — потенциального покупателя информацией о возможностях закупки необходимых товаров и дает возможность принимать оптимальные решения в зависимости от колебаний рыночных цен. Вероятный дефицит основных видов материальных ресурсов может привести к сбоям производственного процесса, росту издержек и снижению прибыли.

     Однако  заблаговременная информация о возможных  перебоях в поставках материальных ресурсов позволяет подготовиться  к ним заранее и не допустить отклонений от графика производства. Так, в случае возможного роста цен покупатель может заранее закупить большое количество необходимого сырья, получив при этом значительные скидки.⁴

     Анализ  динамики связанных в закупленных  товарах оборотных средств помогает выявить тенденцию, определяющую политику фирмы в отношении их пополнения, а также изменить в случае необходимости логистическую стратегию закупок. Например, высокие ставки банковского процента, преобладавшие в 1980-е годы, заставили повысить внимание к эффективности вложений в товарные запасы и управлению ими, что привело в результате к широкому внедрению логистической концепции и общему сокращению уровня вложений в товарные запасы.

     Финансовый  анализ позволяет проводить сравнительную  оценку фактических затрат на закупочную деятельность с объемом средств, предусмотренных для этой цели бюджетом. Также ведется учет полученных и упущенных скидок и прочих выгод. В итоге основное внимание уделяется долгосрочным соглашениям о поставках материальных ресурсов / готовой продукции, а также учитывается период времени, на который фирма обеспечена поставками в соответствии с этими соглашениями. Знание объемов поставок по долгосрочным соглашениям позволяет финансовому отделу заранее выделять необходимые средства на закупки и планировать денежные потоки.

     Каждая  компания формирует систему отчетности по закупкам, исходя из целей и задач, сформулированных высшим менеджментом, в частности, на основе логистической  стратегии. В зарубежной практике распространены отчетные формы и системы показателей, которые отражают:

     1. Рыночные и экономические условия  и цены:

• тенденции движения цен на основные закупаемые товары и сравнение со средними затратами;
• изменения в соотношении спроса-предложения на рынке основных закупаемых товаров: прогнозы динамики рынка основных закупаемых товаров).

     2. Изменения вложений в товарные  запасы:

• инвестиции в товарные запасы, классифицируемые по основным группам материальных ресурсов / готовой продукции;
• дневные (декадные, ежемесячные) поставки и заказанный объем поставок по основным товарно-сырьевым группам;
• отношение объема вложений в товарные запасы к объему продаж фирмы;
• оборачиваемость основных видов закупаемых товаров;
• общая площадь складов, используемая для хранения запасов.

     3. Закупочные операции и их эффективность:

• сокращение издержек в результате изучения рынка и анализа данных;
• допустимые уровни качества закупаемых материальных ресурсов / готовой продукции;
• доля закупок, осуществленных вовремя;
• число ситуаций, когда нужного сырья не оказалось на складе, что повлекло за собой сбои в графике производства;
• число изменений, внесенных в заказы (учет по каждой причине внесения изменений);
• число полученных и обслуженных заявок;
• производительность труда и загруженность работников;
• транспортные издержки.

     4. Надежность поставщика/продавца:

• доля просроченных доставок и отказов;
• доля некондиционных поставок;
• доля заказов, вопреки договоренности доставленных не одной партией;
• качество услуг транспортировки, предоставленных различными перевозчиками, измеренное временем в пути и числом повреждений грузов.

     5. Операции, влияющие на управление  и финансовую деятельность:⁵

• сравнение фактических затрат по отдельным видам закупочной деятельности с предусмотренными бюджетом;
• выгоды от полученных скидок и потери от упущенных продаж;
• соглашения о закупках (классифицируются по типам действующих контрактов и в зависимости от ожидаемой даты поставки);
• изменения, внесенные поставщиками в предоставленные скидки;
• время доставки;
• доля просроченных заказов;
• доля случаев, когда задержка доставки повлекла ощутимое отсутствие материалов на складе;
• число случаев остановки производства в результате задержек доставки материальных ресурсов;
• цены, уплаченные за материальные ресурсы / готовой продукции;
• стандартные или прогнозируемые цены на основные материальные ресурсы;
• индекс средних цен, уплаченных за материальные ресурсы / готовую продукцию по товарным группам;
• изменения цен, произошедшие в результате переговоров, произведенного анализа, предложенные продавцом, произошедшие в результате улучшения упаковки и рационализации перевозки;
• анализ форвардной закупочной деятельности.

     Коммерческие  отношения могут развиваться  в условиях экономической свободы  субъектов деловых отношений, которая  предполагает:

     - владение капиталом и умение управлять финансами;

     - ориентацию на извлечение максимально возможной для складывающихся условий прибыли и наиболее выгодные способы ее капитализации;

     - умение управлять коммерческим риском, формирование таких организационных структур коммерции, которые способны приспосабливаться к меняющимся условиям;

     - восприимчивость к изменениям в потребностях рынка, полное равноправие партнеров.

     В тоже время нельзя считать экономической  свободой в коммерческой деятельности полную независимость от интересов  и действий субъектов рынка, поскольку в ряде случаев для достижения каких-либо стратегических целей необходим компромисс с деловыми партнерами.

     Кроме того, свобода коммерческих взаимоотношений  может ограничиваться условиями  внешней среды, коммерческой тайной и другими объективными факторами.

     Для достижения поставленных задач необходимо руководствоваться следующими основными  принципами: неразрывная связь коммерции с принципами маркетинга, гибкость коммерции, ее направленность на учет постоянно меняющихся требований рынка, умение предвидеть коммерческие риски, выделение приоритетов, проявление личной инициативы, высокая ответственность за выполнение принятых обязательств по торговым сделкам, нацеленность на достижение конечного результата прибыли. 
 

2. Анализ коммерческой деятельности по организации работы предприятия по закупкам сырья и материалов на ООО Мебельная фабрика «Фестина»

2.1. Краткая характеристика предприятия.

     ООО Мебельная фабрика «Фестина» основана в 2002 году. 
С самого основания миссией компании стало производство мебели самого высокого уровня, не уступающего известным европейским фабрикам. Использование натуральных материалов – массива дерева и шпона – стало визитной карточкой фабрики.

     Мебельная фабрика «Фестина» расположена  в г. Новосибирск, ул. Ракитная 2-я, 134.

     Фабрика имеет собственный производственный комплекс на площади 10 тыс. кв.м., в девяти современных корпусах расположено более 50 единиц современного немецкого и итальянского оборудования. Технология производства и качества отработана с участием специалистов из Европы. Производство работает по серийному принципу, что  обеспечивает высокое качество в сжатые сроки и выгодную для Покупателя цену.